Отражение первичных документов данного работника о разного рода отлучках (больничный лист, отпускная записка, служебная о неявке на работу и т.п.), а также, об изменениях условий труда (временный перевод на легкую работу и некоторые другие случаи).

Оформление

• Вид документа.
• Внутренний номер. Заполняется автоматически и не подлежит изменению.
• Статус:
  • Подготовлен. Документ оформлен и обработан практически в полном объеме, за исключением отражения соответствующих начислений в расчетном листе.
  • Таксирован. Документ полностью оформлен и обработан.
  • Аннулирован. Документ не имеет никакого влияния ни на лицевой счет работника, ни на  табель учета рабочего времени, ни на какой-либо другой компонент Системы. Понятие "аннулирован" введено для поддержки запрета удаления документа. 
• Реквизиты документа. Серия и/или номер и дата первичного (бумажного) документа, на основе которого сформирован документ. Необязательны для заполнения.
• Период действия документа. Определяется как сумма периодов по различным подвидам (смотри ниже) и заполняется автоматически.
• За период. Заполняется только для документов, имеющих ограничение на предоставление в течение определенного периода. 
• Первый месяц – заполняется ТОЛЬКО в случае, когда необходимо изменить начало расчетного периода (например, оформление больничного листа, который является продолжением другого больничного листа). По умолчанию начало расчетного периода – месяц, предшествующий месяцу начала документа.
• Средняя – заполняется ТОЛЬКО если необходимо отменить автоматизированный подсчет среднего заработка (например, в начале использования Системы).
• Периоды (в терминологии подвидов документа):
  • Начало периода.
  • Окончание периода и количество дней. Заполнять следует ТОЛЬКО ОДНО из этих двух полей, т.к. они жестко связаны согласно методике отражения документа в Системе. В совокупности с датой начала определяют период действия документа.
  • Часы – заполняется ТОЛЬКО для однодневного периода документа (например, для справки донора). В этом случае изменяется методика оплаты документа – оплате подлежат указанные часы.
  • Процент. Используется для корректировки величины оплаты периода документа.

Механизм отражения в Системе

• Вычисление даты окончания периода документа или количества дней в каждом периоде. Вычисление производится раскруткой режима работы данного работника от даты начала периода документа. Днем по периоду (подвиду) документа считается день, в котором в соответствующей (согласно номеру заполнения в виде документа) сетке режима работы стоит "галочка". Остальные дни, приходящиеся на любой период действия документа, считаются выходными. Пример.
• Модификация табеля. Модификация табеля делается в случае, если в подвиде документа указан непустой вид работы по табелю. В табеле работника за каждый период документа проставляются следующие значения: 
  в день по документу – вид работы, указанный в подвиде документа; 
  в выходной день – специальный вид работы, называемый "выходной за период документа". 
  В каждый день за каждый период документа проставляется время  из графы "Время по норме" режима работы.
• Оплата документа. Оплате подлежат дни (или часы) по каждому периоду документа. Оплата производится методом, соответствующим указанной в подвиде документа сфере применения. Правила метода работают с указанным в подвиде документа типом средней. Пример.

Ограничения

• Оформление документа необходимо производить в месяце начала документа. Например, 20.07 в расчетную часть поступает больничный за период с 25.06 по 17.07. Необходимо установить текущий месяц 06 и оформить документ.
• Любой документ может быть оформлен только при условии досчета по работнику за месяц, предшествующий месяцу начала документа.
• Никакие два документа не могут перекрывать друг друга. Например, нельзя оформить отпуск с 25.06 по 26.07 и больничный с 20.07 по 29.07.
• Никакой документ,  не может быть оформлен на дни, за которые имеется другой документ или путевые листы, ремонтные наряды и т.п.
• Никакой документ, модифицирующий табель, не может быть оформлен на дни, когда работник не состоит в штате. Пример.
• Любой документ может быть оформлен в пределах только одного приказа о приеме/переводе. 

Пример раскрутки графика для вычисления сроков документа

Дано:

Отпускная записка работника с табельным номером  1234 с 06.07.1998 на 10 дней.

Как это происходит:

На дату начала документа действовал приказ о приеме/переводе от 12.05.1998, согласно которому был установлен режим работы с кодом 0010 (Пятидневка). Фрагмент режима работы:

Во всех подвидах документа (отпускная записка) используется заполнение с номером 0. Для получения даты окончания каждого периода документа необходимо отсчитать 10 дней, в которых стоит "галочка" в сетке 0. Ясно, что последний день нахождения работника в отпуске является 16.07 – это и есть дата окончания документа (отпуска).
В случае, когда указана дата окончания каждого периода документа, встает обратная задача – вычисление количества дней – это просто подсчет "галочек" за каждый период действия документа.

 Пример оплаты документа

Дано: Смотри выше

Как это происходит:

Расчетным является период с 04.1998 по 06.1998, т.к. документ начинается в 06.1998 и для расчета среднего заработка для оплаты отпуска берется 3 месяца. Средний заработок есть сумма начислений за расчетный период отнесенная к количеству отработанных дней за тот же период. В рассмотрение принимаются начисления тех видов, для которых указано – "Входит в среднюю для расчета отпуска".
Вычисленный средний заработок умножается на кол-во дней по документу – 10 и полученная сумма записывается в расчетный лист.

Пример оформления документа, затрагивающий период после увольнения работника

Дано: Работнику, уволенному с 15 января, подлежит оплатить листок нетрудоспособности с 10 января по 20 января.

Как это происходит:

Оформляется одним документом на два периода: в первом, сроком с 10 января по 15, следует указать подвид с модификацией табеля, а во втором,  с 15 января по 20 января, т.е. за период, когда работник не состоял в штате – подвид документа без модификации табеля. 

Оформление документа в один день с иными отметками в табеле

Дано: оплатить работнику 3 часа гособязанности и рабочие часы  в один день

Как это происходит:

В один день в табеле нельзя отразить разные виды работ, то есть отметить и рабочие часы (путевой лист или работу по графику), и отсутствие по документу, поэтому выбирают, какую отметку в табеле предпочтительнее оставить. Если оставляют отметку путевого листа или работу по графику (чтобы правильно рассчитать, например, сверхурочные), то следует гособязанности вводить документом без модификации табеля. Если хотят оставить в табеле отметку гособязанностей, то следует в путевом листе указать без модификации табеля.

Оформление больничного листа в течение отпуска

Дано: работнику, находящемуся в отпуске с 10 января по 05 февраля (24 дня), подлежит оплатить листок нетрудоспособности с 20 января по 25 января.

Как это происходит:

Отпуск прерывают на время больничного листа, то есть отражают его двумя документами: первая часть отпуска  – до больничного, вторая часть – продление после больничного. Во введенном документе на отпуск, укорачивают дату окончания (до начала больничного листа), вводят больничный лист, вводят вторую часть отпуска – документ с датой начала после окончания больничного и оставшимся количеством дней отпуска. Таким образом должно быть введено три документа:

• отпуск с 10 января по 19 января (9 дней)
• больничный лист с 20 января  по 25 января
• отпуск с 26 января по 11 февраля (15 дней (24-9))

Отзыв работника из отпуска с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск.

Дано: Работника, находящегося в отпуске с 10 января по 05 февраля (27 календарных дней), отзывают из отпуска в связи с производственной необходимостью с  25 января с выплатой компенсации.

Как это оформить:

Во введенном документе на отпуск, изменяют дату окончания на 24 января,  вводят второй документ с видом документа  «Компенсация за неиспользованный отпуск» на оставшееся количество дней. Таким образом должно быть оформлено два документа:

1. отпуск с 10 января по 24 января (15 дней)
2. Компенсация за неиспользованный отпуск на 12 дней.

 В расчетном листе работника будет отражена сторнировка начислений за 12 дней отпуска , и пройдут начисления компенсации за неиспользованный отпуск  за 12 дней.

Отзыв работника из отпуска без удержания оплаты за отпуск с последующим предоставлением отгулов.

Дано: Работника, находящегося в отпуске с 10 января по 05 февраля (27 календарных дней), отзывают из отпуска в связи с производственной необходимостью со 2 февраля с последующим предоставлением отгулов.

Как это оформить:

В справочнике «Виды документов» необходимо ввести (при его отсутствии) вид документа «Прерывание отпуска без удержания оплаты» . Оформлен он должен быть аналогично виду документа «Отпуск», только «Вид работы по табелю» нужно оставлять пустым.  

Во введенном документе на отпуск, нужно изменить дату окончания на 1 февраля.

Со 2 февраля (соответственно установив на календаре февраль),  вводят второй документ с видом документа  «Прерывание отпуска без удержания оплаты» на оставшееся количество дней. Для того, чтобы средний заработок был посчитан также как в документе об отпуске, нужно указать, что  «1-й месяц» - январь.

Таким образом  должно быть оформлено два документа:

1. Отпуск с 10 января по 1 февраля (23 календарных дня).
2. Прерывание отпуска без удержания оплаты на 4 дня.

 В расчетном листе работника начисления за отпуск пройдут полностью. Со 2 февраля будет начислена заработная плата обычным образом. Учет предоставленных дней отгулов должен вестись табельщиком.

Отзыв работника из отпуска с удержанием части оплаты за отпуск.

Дано: Работника, находящегося в отпуске с 10 января по 05 февраля (27 календарных дней), отзывают из отпуска в связи с производственной необходимостью со 1 февраля с последующим предоставлением оставшихся дней отпуска.

Как это оформить:

Во введенном документе на отпуск, нужно изменить дату окончания на 31 января.

В расчетном листе работника будут сняты начисления за те дни отпуска (5 дней), которые он не догулял. В результате возникнет долг за работником на удержанную сумму, при условии, что вся отпускная сумма  была ему выплачена ранее.   

Оформление доплаты до среднего заработка.

Потребность в такой доплате возникает, как правило в двух случаях: перевод по производственной необходимости и перевод на легкий труд.

Так как видимо не существует некой абстрактной необходимости доплаты, необходимо сделать по крайней мере два вида документа и, соответственно, две сферы применения и два метода по образцу (образец предоставляется по требованию).

При необходимости начисления доплаты, следует оформлять документ соответствующего вида.
Ограничение – документ делается В ПРЕДЕЛАХ ОДНОГО (РАСЧЕТНОГО) МЕСЯЦА. Для длительных доплат– несколько документов.