Использование MS Word
Содержание |
Общая информация
MS Word - текстовый процессор. Обычно входит в состав пакета офисных программ MS Office. Система АвтоПарк поддерживает формирование отчетных форм с использованием MS Word. Обратите внимание: версия MS Word, пригодная для использования в Системе АвтоПарк - не ниже MS Word 2000.
Функционирование
Данные в Word АвтоПарк передаёт путём создания в документе набора переменных и присваивания им значений. Для управления отображением данных в шаблоне документа используются поля. Более подробно о том, что такое поля и переменные документа, смотрите в справочной системе Word. Начальные сведения содержатся в статьях "О полях", "Коды полей: DOCVARIABLE".
Разрабатываемые и поддерживаемые разработчиком шаблоны находятся в каталоге TXT\DOT.
Существует возможность создавать шаблоны, изменяемые пользователем. При использовании такого шаблона АвтоПарк подготавливает набор переменных документа в обычном режиме, но формирование входной формы происходит на основе пользовательского шаблона. Это позволяет использовать нестандартные формы вместо подготавливаемых АвтоПарком. Например, если на Вашем предприятии используется форма приказа о приёме на работу, отличная от стандартной формы T-1. Следует осознавать, что в случае изменения состава стандартно подготавливаемых переменных или необходимого вида отчётной формы может возникать необходимость вносить изменения в пользовательский шаблон. В случае использования собственного шаблона это придётся делать самостоятельно.
Существует три режима работы с Word:
- Обычный
- Разработка
- Публикация.
При старте АвтоПарка режим всегда обычный. Изменяется режим через пункт меню "Сервис - Администратор - Настройка системного окружения - ... для работы с шаблонами MS Word - Разработка шаблонов CtrlW". Изменение режима доступно только АДМИНИСТРАТОРУ.
Как заказать новый Word-отчёт
- В случае если Вам необходим какой-либо отчёт, его необходимо заказать, используя стандартную форму оформления технического требования.
- Если по каким-либо причинам Вам необходимо, чтобы отчёт готовился с использованием MS Word, следует отразить данный факт в ТТ. В ТТ следует отразить, какие данные должны быть выгружены в Word, а также приложить к нему проект шаблона отчёта, выполненный в виде шаблона Word.
Создание пользовательского шаблона
- Если не существует каталог TXT\DOT\BY_USER, создать его.
- Если этот каталог не указан в RED-файле, указать его:
- *.dot = txt\dot\by_user;txt\dot.
- Скопировать файл шаблона в каталог TXT\DOT\BY_USER.
- Внести необходимые изменения в созданную копию шаблона.
Обычный режим
Используется для подготовки документов на основе шаблона.
При создании отчётной формы АвтоПарк выполняет следующие операции: создаёт документ Word на основе соответствующего шаблона, создаёт в документе необходимые переменные, присваивает им значения, обновляет все поля документа, отправляет документ на печать либо (в зависимости от выбора пользователя) сохраняет его и открывает для редактирования.
Также в некоторых документах производится тиражирование многострочной части и вставка графических изображений.
Режим разработки шаблона
Используется для облегчения модификации шаблонов.
Отличается от обычного тем, что создаёт резервную копию шаблона, открывает сам шаблон, а не документ на его основе, выгружает все переменные, а не только необходимые, а также не тиражирует многострочные части и не вставляет графические изображения.
Открытый шаблон содержит все переменные, подготавливаемые АвтоПарком. Если переменной, которую Вы желали бы вывести в отчётной форме, нет в шаблоне, следует оформить ТТ на формирование такой переменной. Во время разработки шаблона можно выбрать режим с выгрузкой полного списка переменных этого шаблона.
Именование переменных документа
Основные принципы на примерах.
- Staff.TSN, Post.Name - переменные документа имеют названия в соответствии с наименованием полей файлов базы данных. Список файлов и их полей открывается в АвтоПарке по комбинации клавиш Ctrl+F10.
- Officer.Sort.Name - переменные могут содержать в наименовании, как наименование основного файла, так и файла - справочника (Поле Name из записи файла Sort, соответствующей записи файла Officer).
- OrderL[2].Sort.Name - в случае, когда подготавливаются переменные по нескольким записям в файле БД, после имени файла добавляется индекс (наименование сектора, соответствующего второй строке приказа). Важно знать: строки нумеруются, начиная с 0.
- Staff.BegDate.Month, Man.Name.Short - в переменной содержится модифицированное значение поля (только месяц из даты приёма, ФИО с инициалами вместо имени и отчества).
- OwnFirm.RegName, OwnFirm.AcntName - всегда создаётся набор переменных с префиксом OwnFirm, содержащих различные данные о Вашем предприятии (Наименование предприятия, ФИО главного бухгалтера).
- Math.BalCost - если значение переменной не берётся из какого-то конкретного поля, а вычисляется, то наименование передаёт смысл значения (балансовая стоимость объекта).
Публикация шаблона
Используется для окончательного оформления шаблона, подготовленного в режиме разработки или другим способом.
Сразу после установки режима предлагается выбрать шаблон для публикации.
С выбранного шаблона делается резервная копия, затем удаляются неиспользуемые в шаблоне переменные, значения используемых заменяются на символы "X" и "0", после чего шаблон сохраняется, а режим работы с Word возвращается в прежнее значение.
Повторно опубликовать шаблон безвредно.
Многострочные части
Если отчётная форма содержит одну или несколько многострочных частей, следует учитывать следующие особенности: Подлежащая тиражированию часть документа должна быть помечена закладкой. Имя закладки определено в программе подготовки документа. В наименовании переменных при тиражировании индексом строки считается первый встречающийся нулевой индекс в наименовании переменных. При добавлении каждой новой строки индекс увеличивается на единицу.
Если тиражируемая часть является набором строк таблицы Word, закладкой должны быть помечены и символы окончания строки (в режиме отображения непечатных символов выглядит как ¤).
Некоторые особенности использования MS Word
Для корректной автоматической нумерации страниц в формах, при печати необходимо выставить "галочку" в меню "Сервис" - "Параметры", закладка "Печать", группа "Режим", пункт "обновлять поля".
Процедура настройки шаблона
- Зарегистрироваться АДМИНИСТРАТОРОМ.
- Сохранить копию имеющегося шаблона.
- Запустить АвтоПарк.
- Установить режим разработки.
- Выполнить пункт АвтоПарка, который в обычном режиме подготавливает либо печатает отчётную форму.
- Внести требуемые изменения в шаблон.
- Сохранить шаблон.
- Повторить пункты 5 - 7 пока не будет достигнуто желаемое.
- Установить режим публикации и выбрать нужный шаблон.
- Установить обычный режим.
- Зарегистрироваться обычным пользователем.
- Примечания
- Перед тем, как начать работу с шаблоном в режиме публикации или разработки, программе необходимо снять с файла шаблона атрибут "только для чтения". Если шаблон в этот момент используется другим пользователем, появляется сообщение "Ошибка при установке атрибутов файла". В этом случае можно попробовать подождать некоторое время и нажать "повторить", так как есть вероятность, что файл быстро освободится.
Такое же сообщение может возникнуть, когда после публикации шаблона программа пытается установить атрибут "только для чтения". На этом этапе работы программы шаблон уже полностью подготовлен, и отмена не вернёт его в исходное состояние. Чтобы установить атрибут "только для чтения" в этом случае можно либо воспользоваться обычными средствами, либо повторно выполнить процедуру публикации шаблона.
