Билетная касса (инструкция пользователя)

Содержание 1 Основные понятия 1.1 Обозначения 1.2 Сообщения о важном выборе 1.3 Начало работы 1.4 Изменение смены 2 Администратору (руководителю БК) 2.1 Учет выдачи кондукторских терминалов 3 Пользователю (кассиру) 3.1 Меню билетной кассы 3.1.1 Документы о движении билетной продукции 3.1.2 Документы о движении денежных средств 3.1.3 Разнаряженные БУЛ 3.1.4 Выданные БУЛ, Принятые БУЛ 3.1.5 Изменить смену 3.1.6 Билетные сумки 3.1.7 Итоги 3.2 Закрепление сумки за работником 3.3 Первая выдача БУЛ с ККМ 3.4 Ночная закладка БП 3.5 Закладка БП 3.6 Возврат билетной продукции 3.7 Выдача БУЛ и кондукторской сумки 3.8 Если забыли указать ККМ при выдаче БУЛ 3.9 Замена ККМ 3.10 Перепечатка чека, БУЛ, сохранной расписки 3.11 Перепечатка документа о принятии денег 3.12 Прием наличных 3.12.1 Ошибка при принятии наличных 3.13 Сдача кондуктором гашеных проданных билетов 3.14 Прием БУЛ, ККМ, билетной сумки 4 Благодарность

Основные понятия

Обозначения

• Короткие пути (кнопки) пишутся в кавычках. Например, вот так - "F5". Если нужно нажать несколько кнопок одновременно, то используется знак плюс - вот так "Ctrl+Enter"
• Путь по меню пишется перечислением наименований пунктов, разделенных знаком "-" и тоже помещается в кавычки. Если меню "растет" из главного меню, то в начале пути пишется "F10", если из локального - "F9", если из меню рабочего места - "F8". Например, вот так "F10-Перевозки-Билетная касса-Итоги-Tck21 Движение БП в подотчете за период" или так - "F9-Зарплата-Расчетный лист за месяц".

Сообщения о важном выборе

Выбор настолько важен, что АвтоПарк не только "хочет убедиться" в том, что Вы действительно прочитали сообщение, но и записать объяснение, почему сделан именно такой выбор. После того, как Вы прочитали, подумали и сделали выбор, следует ввести объяснение сделанного выбора.
О сделанном выборе, включая объяснения, будет отправлено сообщение менеджеру соответствующей группы пользователей.

Начало работы

• Зайти в программу «АвтоПарк» .
• Установить нужную дату, принять дату – "Ctrl+Enter"
• Стрелочками (вправо, влево) перейти в Перевозки – "Enter"
• Выбрать стрелочками (вверх, вниз) подпункт «Билетная касса» – "Enter"
• Зайти в любой из подпунктов Билетной кассы – "Enter"

Кнопка F8 – вызов меню, для работы с документами в разделе Билетной кассы.

Изменение смены

Процедура фиксации в АвтоПарк времени смены кассира в билетной кассе. Нужно для подготовки сменных отчетов - необходимо знать, операции БК с какого и до какого времени производила данная смена кассиров. Неважно, кто из кассиров это делает, важно, чтобы кассиры завершающейся смены не выполнял операций после отметки об изменении смены, а кассиры заступающей смены - до этой отметки.

Администратору (руководителю БК)

Учет выдачи кондукторских терминалов

1. Ввести новый ОМУ ("Валидатор переносной такой-то", вид объекта 02) - будет использоваться в пп.2 и 3
2. Ввести новый "Вид проездных документов" с соответствующим "Типом", Характер изменения = "Нет", разрядность = 0.
3. В каждом ОС (автономный переносной контроллер):
   1. Оформить экземпляр
   2. Оформить свойство 7022 "Группировочный ОМУ" (указывать ОМУ, введенный в п.1).
   3. Напечатать наклейки с ШКИ и наклеить на валидаторы
4. При выдаче БУЛ ставить галку в поле "Валидатор". Можно также выдавать посредством "Закладки". Все движение валидаторов учитывается посредством приложения сканера ШКИ.

Пользователю (кассиру)

Меню билетной кассы

"F10–Перевозки-Билетная касса"

Документы о движении билетной продукции

Здесь можно посмотреть все документы о движении билетной продукции (закладку БП, возврат БП, инвентаризацию билетной сумки (БСм)). *Перейдя стрелочками вправо/влево в колонку «Место хранения» и набрав №БСм или находясь в колонке «БУЛ» набрать №БУЛ, можно просмотреть документ нажав "Shift+Enter".

• Для того, чтобы перепечатать этот документ (т.е. чек) надо, стоя на нем нажать "F9-Печать".
• Чтобы посмотреть связанные с этим документом другие документы (БУЛ) - "Alt+B" или "F9 – связанные документы". Появится выбор связанных документов. По "Enter" осуществляется переход на выбранный документ.

Документы о движении денежных средств

Здесь можно посмотреть все документы о движении денежных средств (наличных денег, принятых от кондуктора/водителя). Интересующий документ можно найти 4-мя способами:

1. Стоя курсором в колонке «Номер», набрать № квитанции.
2. Стоя курсором в колонке «БУЛ», набрать № БУЛ.
3. Стоя курсором в колонке «Работник», набрать табельный номер работника.
4. Стоя курсором в колонке «Дата», набрать дату.

Номера документов, БУЛ, таб.№ и дата в колонке отсортированы в порядке возрастания.

• Для того чтобы перепечатать документ (т.е. квитанцию о приеме наличных) - "F9-Печать".
• Чтобы просмотреть документ - "Shift+Enter", будет показано сколько денег сдал работник по купюрам.
• Чтобы посмотреть связанные с этим документом другие документы (БУЛ) - "Alt+B" или "F9 – связанные документы". Появится выбор связанных документов. По "Enter" осуществляется переход на выбранный документ.

Разнаряженные БУЛ

В этом окне хранятся разнаряженные БУЛ (т.е. предварительные БУЛ на работников, которым была произведена ночная закладка билетной продукции).

• Нажав "Enter", можно зайти в БУЛ и написать сообщение для работника в разделе «Сообщение».
• Чтобы посмотреть связанные с этим разнаряженным БУЛ документы (Закладку) - "Alt+B" или "F9 – связанные документы". Появится выбор связанных документов. По "Enter" осуществляется переход на выбранный документ.
• "Alt+Z" или "F9–Экземпляры" - можно увидеть Экземпляры в БУЛ (БСм, ККМ, валидатор, катушки). При нажатии "Enter" осуществляется переход в окно Экземпляры.
  • Можно посмотреть местоположение БСм, нажав "Alt+E" или "F9-текущие свойства экземпляра".
  • Движение ККМ, валидатора, катушки (кому и когда была выдана и принята) можно посмотреть, нажав "F9-Движение".

Выданные БУЛ, Принятые БУЛ

Нажав "F9", можно выбрать следующее:

1. Перепечатка БУЛ – перепечатать билетно-учетный лист работнику
2. Печать расписки – перепечатывается расписка о получении БУЛ
3. Связанные документы – просмотр документов, связанных с БУЛ(так же как в разнаряженных БУЛ)
4. Экземпляры – можно увидеть №БСм и место хранения ККМ

Изменить смену

Выбрав этот пункт в меню Билетной кассы мы изменяем смену, т.е. закрываем предыдущую и начинаем новую. Изменение надо производить после принятия всех БУЛ за предыдущий день.

Билетные сумки

В этом окне показан список имеющихся билетных сумок.

• Добавление новой сумки:
  • "Insert".
  • Ввести наименование сумки.
  • Выбрать по F5 объект матучета.
  • Код экземмпляра оставить пустым.
  • При сохранении будет предложено создать новый экземпляр ОМУ – выбрать «выполнить».
• Изменить закрепление сумки:
  • Выбрать сумку (самый быстрый способ – "F12" и приложить сканер к сумке, неважно в каком окне).
  • "Enter", "F3", "Insert".
  • Проверить дату, с которой меняется закрепление
  • Ввести табельный работника, за которым закрепляется сумка.
  • Cntrl+Enter, Esc, Cntrl+Enter.

Итоги

Три базовых отчета, которые следует ежедневно после закрытия очередной смены. Необходимо установить дату начала отчетной смены.

1. Сменный отчет кассира по приему выручки. Перечень документов о приеме наличных с соответствующим итогом.
2. Сменный отчет билетного кассира. Перечень документов о движении билетной продукции (закладки и возвраты), а также общая оборотно-сальдовая ведомость в разрезе видов билетной продукции.
3. Распределение продаж по видам перевозок за день. Предварительное (на основе наряда) распределение продаж за смену по маршрутам и выходам с предварительной (очень грубой) оценкой выполнения плана.

Закрепление сумки за работником

Находим в АвтоПарк сумку. Варианты:

• "F12", сосканировать ШКИ сумки.
• "F10–Перевозки-Билетная касса–Билетные сумки", переходим (стрелками) на наименование и ищем нужную сумку по наименованию.

Для редактирования:

• "Enter".
• "F3" (переход в нижнюю часть окна)
• "Insert" (новая строка)
• Ставим дату, с которой следует закрепить сумку, "Enter", в следующем поле набираем табельный номер работника (можно использовать "F5") и "Ctrl+Enter" – сохраняем строку.
• "Esc" (возврат в верхнюю часть окна) и "Ctrl+Enter" – сохраняем данные по билетной сумке.

Если речь не идет об исправлении ошибки в закреплении, ни в коем случае не исправляем имеющееся закрепления, а заводим новое закрепление новой строчкой.

Первая выдача БУЛ с ККМ

1. Оформить ночную закладку. Если билетная продукция не выдается, а только ККМ - ночную закладку оформить пустой. См. Ночная закладка БП.
2. Выдать БУЛ без ККМ. См. Выдача БУЛ.
3. Оформить выдачу ККМ. См. Закладка БП.

Ночная закладка БП

• В любом окне билетной кассы "F8–ночная закладка БП" (или короткий путь "Alt+Q")- "Enter". Появляется окошко: «Ночная закладка: ШКИ билетной сумки».
• Сканировать штрих код билетной сумки. Внимательно проверить ФИО работника.
• "F3" (переход в нижнюю часть окна).
• "Insert" для ввода новой строки. Появляется окошко «Сведения о билетной продукции». Далее заполнить все поля этого окна.
  • Стоя в поле «Вид», либо через справочник "F5" выбрать, либо, если и так известно, ввести код вида билетной продукции.
  • "Enter" для перехода в ячейку «Серия». Серия имеет следующий формат записи: 2 русские буквы, тире (-) и три цифры. Если требуется, переключить раскладку клавиатуры на русский язык ("Ctrl+Shift").
  • Далее "Enter" на поле «верхний номер». Надо ввести номер с выдаваемых катушек билетной продукции. Для сохранения записи нажать "Ctrl+Enter".

Совет. Чтобы сохранить запись и одновременно открыть новую для внесения данных по следующей катушке можно использовать комбинацию клавиш - "Ctrl+PageDown", вместо "Ctrl+Enter", "Insert". После ввода всех катушек билетной продукции внимательно проверить правильность ввода данных.

• Далее нажать "Esc" (переход из нижней части окна в верхнюю)
• "Ctrl+Enter" – сохранить документ закладки.

Билеты и чеки о ночной закладке билетной продукции подаются работнику утром вместе с БУЛ для росписи о получении билетов.

Закладка БП

Дневная выдача БП по выданному БУЛ.

• В любом окне билетной кассы "F8–Закладка БП" (или короткий путь "Alt+P").
• Сканировать БУЛ и билетную сумку.
• Закладка БП осуществляется после выдачи БУЛ аналогично ночной закладке. Смотрите раздел «Ночная закладка».

Возврат билетной продукции

• В любом окне билетной кассы "F8-Возврат БП".
• Сканировать БУЛ и билетную сумку.
• Из нижней части окна (в сведениях о билетной продукции) удалить (встать на строчку с нужной катушкой и нажать "Delete") те катушки, которые не возвращает работник, оставить только те, которые сдает. При полном возврате ничего изменять не надо.
• По "Esc" перейти в верхнюю часть документа и сохранить "Ctrl+Enter".
• Печатается чек о возврате билетной продукции.

Выдача БУЛ и кондукторской сумки

• В любом окне билетной кассы "F8–Выдача БУЛ" (или короткий путь "Alt+D").
• Набрать табельный номер работника, которому выдается БУЛ и нажать "Enter".
• Внимательно проверить ФИО.
• Если работник работает с ККМ, то "Enter" - перейти на ячейку ККМ и поставить галочку "Ctrl+стрелка вправо или влево". Для сохранения данных нажать "Ctrl+Enter".
• Будет предложено просканировать Билетную сумку, БУЛ и ККМ (если работник работает с ККМ).
• После этого печатается Расписка в получении БУЛ работником с № БУЛ и № БСм.
• Кондуктор расписывается в расписке и отдает ее кассиру.
• Выдать кондуктору БСм и БУЛ.
• Расписка хранится до тех пор, пока кондуктор не сдаст БУЛ и БСм.

Если забыли указать ККМ при выдаче БУЛ

Если при выдаче БУЛ забыли поставить галочку ККМ, то надо произвести выдачу ККМ документом закладки билетной продукции.

• В любом окне билетной кассы "F8- закладка БП" или "Alt+P".
• Сканировать БУЛ.
• В появившемся окне «Закладка билетной продукции» нажать "Alt+Insert" и сканировать ККМ.

Замена ККМ

Если ошибочно выдали другой ККМ или водитель меняет один аппарат на другой, то нужно сделать:

• вернуть первый ККМ
  • В любом окне билетной кассы "F8–возврат БП"
  • Сканировать БУЛ и сумку.
  • На вопрос "Оформить возврат всего содержимого сумки?" ответить "Нет".
  • "Ins", выбрать из списка ККМ.
  • Указать верхний номер и количество пассажиров, "Esc", "Ctrl+Enter" – сохранить документ.
  • Сканировать ККМ.
  • Напечатается документ о возврате БП.
• выдать второй ККМ
  • В любом окне билетной кассы "Alt+P" или "F8-Закладка БП".
  • Сканировать БУЛ и сумку.
  • "Alt+Ins", Сканировать ККМ.
  • "Esc", "Ctrl+Enter" – сохранить документ.
  • Напечатается документ о закладке БП.

Перепечатка чека, БУЛ, сохранной расписки

Для перепечатки расписки о выдаче сумки или перепечатки БУЛ нужно

• встать в окно «выданные БУЛ».
• набрать цифрами таб. № работника.
• "F9", нужный пункт.

Для перепечатки расписки о возврате сумки нужно

• встать на окно «принятые БУЛ».
• набрать цифрами таб. № работника.
• "F9-Печать расписки".

Перепечатка документа о принятии денег

• В окне «Документы о движении денежных средств» встать на документ (обычно последний - "End").
• "F9-Печать".

Прием наличных

• В любом окне билетной кассы "Alt+Y" или "F8-прием наличных". Появляется таблица номиналов купюр.
• Нужно заносить количество бумажных купюр и монет. Переход на следующую ячейку – "Tab". Вернуться на предыдущее поле - "Shift+Tab".
• Внимательно проверить выручку в ячейке «Итого». Сумма в компьютере должна быть равна принимаемым денежным средствам.
• Убедившись в правильности, сохранить - "Ctrl+Enter".

Ошибка при принятии наличных

Можно исправить только до принятия БУЛ! Надо принять наличные еще раз ("Alt+Y" или "F8-прием наличных". Повторный прием наличных - событие редкое, поэтому будет важное сообщение о том, что "По БУЛ уже имеется сформированный ДДС".

• Если ошибочно в компьютер ввели сумму больше, чем имеется в наличии, то нужно оформить прием разницы между суммами со знаком "минус". Сохранить – "Ctrl+Enter". Например: Работник сдал 3250 руб., а кассир ввел и сохранил 3500 руб. Разница между суммами 250 руб. В ячейке купюр 100 руб. ставим "-2" и в ячейке купюр 50 руб. "-1".
• Аналогично делается если сумма меньше, чем имеется в наличии, только разницу ввести без минуса.
• Сохранить – "Ctrl+Enter".

Сдача кондуктором гашеных проданных билетов

В случае невозможной реализации (возврат билетов в Z-отчете), например, поломка машины во время выполнения рейса.

• Делается до принятия БУЛ.
• В любом окне билетной кассы "F8-недостача от списания БП".
• Сканировать сумку и т.п.
• Ввести общую сумму по акту в ячейку Итого.
• Сохранить – "Ctrl+Enter".

Прием БУЛ, ККМ, билетной сумки

• В любом окне билетной кассы "Alt+E" или "F8-прием БУЛ".
• Сканировать БУЛ, билетную сумку, ККМ.
• Появится окно «Прием БУЛ».
• Ввести конечные билеты в соответствующие серии ячейки. Вводить можно только последние изменившиеся цифры.
• Если катушка закончилась, то удалить данные из ячейки – "Delete" и перейти на следующую ячейку "Tab".
• При принятии ККМ надо проставить «необнуляемый итог» и количество пассажиров из Z-отчета.
• Сохранить документ – "Ctrl+Enter".

Если сумма по билетам не сойдется с принятыми наличными, то программа предложит оформить акт о недостаче или излишках. Убедиться, что все оформлено верно – концы билетов до и после работы. Только после этого формировать акты.

Благодарность

Первоначальный вариант инструкции сделан на основе текста, подготовленного и любезно предоставленного Светланой Геращенко и Мариной Ефремовой.