Как в АвтоПарк устроено ведение бухгалтерского учета

Версия 07:43, 28 сентября 2009

Введение

Как известно, инструментом ведения учета является так называемая система двойной записи. Один факт хозяйственной деятельности отражается в учете посредством оформления одной или нескольких записей одновременно по дебету и кредиту счетов на одну сумму.

Такие записи называют проводками. Иногда проводки бывают односторонними (только по дебету или только по кредиту какого-либо субсчета, об этом ниже) В АвтоПарк для отражения одной полной (двусторонней) проводки производится две записи – отдельно по дебету и кредиту.

Рассмотрим простой пример

Выдали со склада №2 запасную часть для выполнения текущего ремонта транспортного средства. Проводка в традиционном учете может быть такой - д20 к10 (или д23 – не в этом суть). Теперь подробнее о том, как это происходит в АвтоПарк. Сделаем предположения:

1. Требуется вести обособленный учет расходов по каждому транспортному средству – на основе СДР.
2. Указанная запасная часть (ОМУ) учитывается на разрезе Р10.1
3. Расходы на ремонт транспортных средств учитываются на разрезе Р20.3

В АвтоПарке будут выполнены следующие записи:

1. Дебетовый оборот по объекту СДР по разрезу Р20.3в корреспонденции с разрезом Р10.1. Этот оборот увеличит дебетовое сальдо на разрезе Р20.3
2. Кредитовый оборот по объекту «ОМУ» (с учетом места хранения «Склад №2») по разрезу Р10.1 в корреспонденции с разрезом Р20.3. Этот оборот уменьшит дебетовое сальдо на разрезе Р10.1

Таким образом, можно видеть, что записи о проводках делаются в связи с каким-либо учетным объектом. Всякий раз, когда необходимо отразить какой-либо факт хозяйственной деятельности, нужно иметь ясное представление о двух вещах:

1. Какие учетные объекты «затронуты»?
2. Какие учетные разрезы следует применить?

Учетные объекты

Непременным атрибутом каждого объекта учета является его отнесение к определенной моей организации. В АвтоПарк поддержаны следующие типы учетных объектов:

ОУ по банковским счетам и кассе предприятия

Объекты учета, на которых производится учет оборотов по каждому банковскому счету и кассе предприятия.

ОУ физлица

Объекты учета, ассоциированные с каждым физлицом.

ОУ договора

Объект учета, ассоциированные с каждым договором.

ОУ статьи доходов и расходов

Объекты учета, ассоциированные с каждой СДР.

Единственный ОУ

Объект учета, единственный для каждой из моих организаций.

ОУ, связанные с ОМУ

ОУ для ОМУ в каждом МХ

Объекты учета, ассоциированные с каждым ОМУ в связи с конкретным МХ. Такими МХ могут быть:

Различные склады и кладовки предприятия

Специальные МХ, связанные с учетом ТМЦ в подотчете у работников предприятия

Специальные МХ, связанное с учетом ТМЦ, переданного на переработку, ремонт или хранение контрагенту предприятия по соответствующему договору

ОУ для ОМУ вне МХ

Объекты учета, ассоциированные с каждым ОМУ вне связи с каким-либо МХ. Используются, например, для учета входного НДС при приобретении ОМУ.

ОУ для ОС

Учет движения основных средств и нематериальных активов.

Учетные разрезы

Учетный разрез это некий аналог субсчета, но с очень существенной оговоркой. Большое количество субсчетов в традиционном учете вводится в том случае, когда нет другого способа обособить учет (как учет оборотов, так и сальдирование). Как вы уже знаете, в АвтоПарк проводки всегда выполняются не только «по счетам» (разрезам), но и, обязательно, в связи с каким-либо учетным объектом.

Почему нет необходимости делать много разрезов

Рассмотрим примеры.

• Счет 68. Как правило, в традиционном учете, вводится довольно большое количество субсчетов – в соответствии с номенклатурой налогов (бывает, что несколько субсчетов вводят на один налог – в связи с особенностями его уплаты). Соответственно, первым делом хочется ввести соответствующее количество учетных разрезов. Но, секундочку. Расчеты с бюджетом по налогам и сборам в АвтоПарк должны строиться на основе договоров – все учетные аспекты расчетов по конкретному налогу (а иногда и по его частям) не отличаются от таковых по обычным договорам покупки: начислили (купили), оплатили, текущее сальдо расчетов и т.п. и т.д. Таким образом, в АвтоПарк расчеты по конкретному налогу (или его частям) уже (!) обособлены – по договорам. Поэтому нет никакой нужды нагружать номенклатуру учетных разрезов большим перечнем субсчетов по счету 68. Достаточно одного.
• Счет 60. Часто бывает, что вводятся субсчета вроде «Запчасти», «Услуги» и т.п. Имеется ввиду деление поставщиков на таких, этаких и т.п. Но расчеты по счету 60 производятся по объектам «Договоры». А договоры, в свою очередь, классифицированы по видам. Такая классификация позволяет получить желаемую группировку состояния расчетов и, более того, гораздо более подробную.

Почему разрезов все таки больше, чем счетов

Однако, не следует делать вывод, что учетных разрезов по счету должно быть ровно один. Конечно, нет. Есть три причины, по которым появляются новые разрезы в пределах одного счета:

1. Действующая норма. Например, обязательно отделение НДС в составе счета 90. По счету 91 - очевидная необходимость отделения расходов и доходов и т.д.
2. Желание обособить учет каких-либо важных (имеющих большой вес) операций
3. Технологические ограничения, накладываемые АвтоПарк. Например, введение разных разрезов по счету 69 в части единого социального налога.

Лицевые счета учетных объектов

Предназначены для отражения информации о хозяйственных операциях с объектами учета.

Разрез

Период

Месяц проведения операции.

Сальдо на дату

Учет, Факт

Учетное/фактическое сальдо за месяц.

Дебет, Кредит

Дебетовый/Кредитовый обороты.

Обороты

Проводки по лицевому счету.

Кор

Разрез

Учетный разрез корреспондирующего счета.

Счет

Тип оборота по корреспондирующему счету и номер счета

Оборот

Источник

Оператор/Конвертер/Online/Зарплата/Расчеты/ТД/ПД/Амортизация/Акт ОС/Учет МЦ/ПЛ и т.п.

Из

Из какого месяца проводка.

Исправление ошибок в оформлении учетного объекта

Некоторые ошибки в оформлении учетного объекта могут привести к проводкам в лицевом счете по неверному учетному разрезу. Такой ошибкой может быть указание неверного набора учетных разрезов в описании СДР или договора, или указание неверного вида ОМУ в описании объекта материального учета и т.п. Для исправления подобной ошибки необходимо проделать следующее:

• Для учетного объекта, движение по которому началось недавно и проводок в закрытых месяцах нет:
  1. Выполнить откат всех первичных документов по объекту (с помощью "F9-Сервисные процедуры-Откат документов за месяц").
  2. Выполнить досчет лицевого счета. При этом лицевой счет объекта станет пустым.
  3. Войти в редактирование объекта и исправить ошибку.
  4. Обработать первичные документы по объекту.
• Для учетных объектов, первичных документов по которому оформлено немного, но уже есть проводки в закрытых месяцах:
  1. Оформить новый учетный объект аналогичный ошибочному, но с правильным оформлением.
  2. Во всех первичных документах исправить некорректный учетный объект на новый.
  3. Убедиться, что по некорректному учетному объекту не осталось упоминаний в первичных документах, а все проводки по лицевому счету сторнированы в расчетном месяце. Закрыть его датой на день большей даты "Действует С".
• Для старых учетных объектов, по которым уже оформлено много первичных документов:
  1. Оформить новый учетный объект аналогичный ошибочному, но с правильным оформлением.
  2. Списать текущие остатки по некорректному учетному объекту на корректный:
     • Для ОМУ: списать остатки с помощью ТОВ с видом операций "Инвентаризация". Равные списанным остатки по новому ОМУ оприходовать на склад с помощью ВиП от той же даты с тем же видом операции.
     • Для договоров:
       • По обоим договорам оформляются товарные документы:
         • По договорам покупки - ИОД с видом операции "Покупка".
         • По договорам продажи - ВОД с видом операции "Продажа".
       • В товарном документе по договору, сальдо по которому в результате должно быть уменьшено - сумма указывается с минусом.
       • Оформляется платежная корректировка:
         • По договорам покупки - ИПК со ссылками на вышеупомянутые ИОД.
         • По договорам продажи - ВПК со ссылками на ВОД.
     • Для СДР: сальдо с ошибочного объекта на новый можно провести обычным Жрн.
  3. Закрыть некорректный учетный объект датой списания остатков.