Контрагенты
Справочник контрагентов.
Содержание |
Оформление
- Код
- Как правило, код 0000 присваивается контрагенту, представляющему организацию, в которой установлен АвтоПарк (вашу организацию).
- Наименование внутреннее
- Заполнять так, чтобы было удобно искать. Если удобно "Рога и копыта", то так и писать. Полное наименование организации - это отдельно и независимо.
- Период применимости.
Атрибуты, заполняемые на основе свойств
При вставке нового контрагента нижеследующие атрибуты заполняются непосредственно в окне "Контрагент", при этом автоматически вставляются свойства 7105 и 7101. Последующее изменение этих атрибутов возможно только путем изменения указанных свойства контрагента:
- Тип контрагента
- Организация/Физическое лицо/Предприниматель/Филиал.
- Код головной организации
- Заполняется только для контрагентов типа Филиал, указывается код головной организации в справочнике контрагентов.
- ИНН
- Идентификационный номер налогоплательщика. ИНН формируется (органом, который присваивает ИНН) по специальным правилам. При вводе ИНН выполняется соответствующая проверка. При неудачной проверке следует еще раз (или несколько раз) проверить правильность вводимого ИНН. Правильность ИНН так же можно проверить, например, здесь. Если на указанном ресурсе ИНН проверку проходит, а в АвтоПарк - нет, следует обратиться к Разработчикам. Для решения всех вопросов, связанных с ИНН, необходим скан свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе.
- Полное наименование лица
- Официальное название организации. Печатается в документах, отчетах.
- Наименование филиала
- Заполняется только для контрагентов типа Филиал.
- Сокращенное наименование контрагента.
Свойства
Навигатор: 0024, 0025, 1013, 7099, 7101, 7105, 7106, 7107, 7108
- 0024 Код подразделения
- Описания пока нет
- 0025 Наш код у них
- Описания пока нет
- 1013 Действует на основании (РП)
- Писать в родительном падеже, например, "Устава предприятия"
- 7099 КПП
- Код причины постановки на учет в налоговом органе. Для указания КПП (одной из) собственной организации следует использовать свойство 5601 производственной площадки.
- 7101 Именование контрагента
- Тип контрагента
- Головная организация
- Указывается код контрагента - головной организации. Только для типа контрагента "Филиал".
- Полное наименование лица
- Из устанавливающих (или других имеющихся) документов, без общеупотребительных сокращений вида "ЗАО" и т.п. Для филиалов указывается полное наименование головной организации.
- Наименование филиала
- Указывается наименование филиала, без слов "филиал" и наименования головной организации. Только для типа контрагента "Филиал".
- Сокращенное наименование контрагента
- Упрощенное, с сокращениями "ЗАО" и т.п., но пригодное для печати в документах, наименование. Необходимо, поскольку во множестве документов ограничено место для наименования организации и целиком уместить длинное название невозможно.
- Полное наименование филиала
- Только для типа контрагента "Филиал".
- Документ
- Реквизиты документа, удостоверяющего личность, для контрагента - физического лица.
- 7105 ИНН
- Описания пока нет
- 7106 Код по ОКПО
- Описания пока нет
- 7107 ОГРН
- Описания пока нет
- 7108 Наименование организации в ПФРФ
- Описания пока нет
Как избежать беспорядка в 'Контрагентах'
- Оформляйте информацию о контрагенте тщательно и аккуратно. Оставление "на потом" ввода ИНН, неверное заполнение "Типа контрагента" и т.п. - источники больших проблем в будущем.
- Уделите время правильному именованию (атрибут "Наименование внутреннее") контрагента. Вот примеры правильного именования (обратите внимание, никаких ООО, ЗАО и прочего):
Автоколонна 1792 Клин Гугл Икеа МГТС, Тушинский ТУ Полак АйТи
- Прежде чем принять решение о вводе нового контрагента, убедитесь, что его действительно нет:
- Проверьте ИНН (обычный интерактивный поиск в окне).
- Посмотрите возможные варианты наименования.
- Не игнорируйте сообщения системы. Например, после оформления нового контрагента возможно сообщение о том, что другие контрагенты имеют такой же ИНН, что и в только что введенной записи.
Банковские (расчетные) счета контрагента
- №
- Номер по порядку.
- Гл
- Главный счет (счет по умолчанию). Из нескольких действующих главных счетов счетом по умолчанию считается счет, открытый позже.
- Тип счета.
- Период применимости.
- Банк.
- Филиал
- Заполняется, если счет открыт в филиале банка. Может быть пустым.
- Счет
- Номер счета. При вводе расчетного счета выполняется проверка контрольного разряда по специальному алгоритму с участием некоторых разрядов БИК и всех разрядов номера счета. Если номер счета не проходит проверку, это означает, что номер счета или БИК указаны неверно. В этом случае следует проверять и расчетный счет, и БИК - ошибка допущена либо при вводе номера с документа, предоставленного контрагентом, либо в самом документе.
Аналогичный алгоритм действует и при вводе реквизитов банка. Контрольный разряд также зависит от БИК и номера самого корреспондентского счета. - Наименование владельца счета
- Следует заполнять только в случае, если в платежных документах требуется печатать иное наименование, чем полное наименование контрагента. Обычно такая необходимость возникает при неадекватном заполнении банком реквизита "владелец счета" при открытии счета. Примеры:
- Предприниматели: Полное наименование ФЛ - его ФИО, банки считают, что "Предприниматель ФИО"/"Адвокат ФИО".
- Налоговые органы: Полное наименование - ИФНС ..., банки считают, что "Федеральное казначейство (для ИФНС ...)".
Контакты контрагента
В отличие от просто контактов, контакты данного контрагента представляют собой контактную информацию, соотнесенную с конкретным 'Контрагентом'. Один и тот же "Контакт" может выступать в качестве разных "Контактов контрагента" по одному "Контрагенту" (например, в качестве руководителя и главного бухгалтера). И даже по разным контрагентам.
- Номер
- Идентификатор контакта контрагента. Один и тот же контакт контрагента, например, "Директор" может изменяться со временем - был один человек, стал другой, или, изменилось наименование должности и т.п. См. подробнее.
- Период применимости
- Вид
- Внешнее наименование позиции (должности)
- Например, в одной организации руководителя называют директором, в другой - генеральным директором, в третьей - супердиректором и т.п.
- Контакт
- Ссылка на контакт. Особенность: для вставки нового контакта не следует нажимать "F5" и пытаться вставить контакт, надо нажимать "Insert" или "F9-оформить Новый контакт" прямо на поле ввода контакта.
- Примечание
- Комментарии произвольного вида.
Порядок оформления контактов контрагента
На списке контактов контрагента нажать "Insert" или "F9"-Добавить новый контакт/версию контакта.
Следует различать "Добавление нового контакта контрагента" и "Новая версия текущего контакта контрагента":
- Добавление нового контакта контрагента. Для добавления новых подразделений/контактных лиц контрагента.
- Новая версия текущего контакта контрагента. Для изменения описания контакта (изменилось контактное лицо по данному вопросу, изменилась должность/круг вопросов контактного лица). Все изменения версий контакта сохраняются, при удалении последней версии контакта начинает действовать предыдущая версия (если есть).
Минимальный набор контактов контрагента
Для любого контрагента необходимо оформление, минимум, одного контакта.
- Руководитель
- Для контрагентов - физических лиц или предпринимателей. Контакт соответствующего типа (следует из вида контактов контрагента. Рекомендуем ввести специальный вид "Физическое лицо" с типом "Руководитель").
- Общий
- Для остальных контрагентов. Контакт соответствующего типа.
Рабочие группы контактов контрагента
Для "больших" контрагентов может быть полезным использование так называемых рабочих групп - объединений "родственных" контактов. В рабочие группы могут входить как персональные, так и групповые контакты. При наличии в структуре организации нескольких рабочих мест с одинаковой контактной информацией (например, в бухгалтерии 5 рабочих мест и у всех один номер телефона и/или один e-mail или общий городской номер с разными добавочными номерами) рекомендуется:
- создать рабочую группу, для объединения абонентов с одинаковой контактной информацией (например, рабочую группу "Бухгалтерия")
- добавить рабочей группе общую контактную информацию. Для общей контактной информации поставить в поле Н - "√" или "Д".
- добавить абонентов в рабочую группу
- добавить абонентам рабочей группы добавочные номера
Пример. В организации есть "Отдел1", внутри "Отдела1" есть "Сектор1" и "Сектор2", в "Секторе1" работают Иванов и Петров, а в "Секторе2" - Сидоров и Козлов. В "Секторе1" есть телефон +7(495)123-4567, на который можно позвонить, используя добавочные номера, у Иванова есть добавочный номер 123, у Петрова есть добавочный номер 124. Сидорову и Козлову можно позвонить лишь на городской номер "Сектора2" +7(495)123-6789, поэтому у этого телефона в поле "Н" стоит "√". Все сотрудники "Отдела1" пользуются общей электронной почтой otdel1@mail.ru, поэтому в контактную информацию "Отдела1" этот e-mail добавлен с "√" в поле "Н".
Пример правильной организации контактов контрагента
Прокладка маршрута между контрагентами
Операция доступна в контекстном меню контактов контрагента "F9 - Проложить маршрут". По умолчанию предлагается построение маршрута от "Общего" контакта контрагента с кодом 0000 до текущего контакта контрагента. Построение маршрута возможно только между контактами контрагента, у которых заполнена адресная информация. Для более точного построения маршрута рекомендуется помимо самого адреса заполнять "Географические координаты" (широту и долготу). Предусмотрена возможность построения многоточечного маршрута. Заданный маршрут прокладывается на http://maps.yandex.ru.
Проверка контрагента с использованием web-сервиса ФНС
При наличии подключения к Интернет после вставки контрагента типа "Организация", "Предприниматель" или "Филиал" выполняется проверка контрагента с использованием web-сервиса ФНС [1]. Эта проверка предназначена для корректного заполнения книги покупок/продаж и журналов учета счетов-фактур - с 1 квартала 2015 года налоговая декларация по НДС содержит сведения из этих документов. Для контрагента типа "Организация" или "Филиал" проверка выполняется по паре значений ИНН и КПП, для типа "Предприниматель" - только по ИНН. Проверка выполняется на дату начала действия контрагента.
В настоящее время web-сервис ФНС работает в тестовом режиме, поэтому в некоторых случаях возможен ошибочный отрицательный результат проверки контрагента. В этом случае необходимо удостовериться, что введенные реквизиты контрагента совпадают с указанными в регистрационных документах и сохранить контрагента в АвтоПарк.
Результаты проверки контрагента с использованием web-сервиса ФНС
- Контрагент зарегистрирован в ЕГРН и имел статус действующего в интервале +/- 6 дней от даты проверки
- Проверка прошла успешно
- Контрагент зарегистрирован в ЕГРН, но не имел статус действующего в интервале +/- 6 дней от даты запроса
- Несоответствие ИНН и КПП контрагента
- В данных ФНС не найден контрагент по паре значений ИНН/КПП.
- Контрагент с указанными ИНН и КПП не зарегистрирован в ЕГРН
Проверка всех контрагентов с использованием web-сервиса ФНС
В локальном меню "Сервисные процедуры - Наведение порядка - CFPrt Проверка контрагентов с использованием web-сервиса ФНС на дату". Будет выполнена проверка всех действующих на текущую дату контрагентов типа "Организация", "Предприниматель" или "Филиал".
