Сведения о доходах физических лиц в налоговую службу

Версия 10:55, 31 января 2008

Подготовка

• проверить правильность заполнения кодов доходов и кодов скидок и расходов в справочнике "модификации налогообложения". Справочник изначально поставляется с правильными кодами и обычно не требует исправлений;
• у контрагента 0000 (Ваша организация) определить ИНН, наименование полное, определить на системную дату свойства;
  • 7099 Код причины постановки на учет в налоговой инспекции;
  • 1023 Отправитель сведений о доходах в налоговую инспекцию (необходимо только для данных ранее 2005 года);
  • 7100 Наименование налогового органа (в который передаются сведения).

Общая информация

• сформированные пачки сохраняется в базе данных в виде пакетов сведений.
• при подготовке сведений выполняется камеральная проверка данных. Необходимо изучить протокол камеральной проверки (перечень ФЛ, включенных в сведения с ошибками), устранить ошибки при наличии и повторно сформировать сведения о доходах ФЛ.

Массовая подача сведений

• установить требуемый месяц; для сведений за год необходимо установить последний месяц года, например, для сведений за 2007 год - декабрь 2007 года (число месяца любое).
• выполнить "F10-Персонал-Зарплата-Итоги-Министерство налогов и сборов РФ-Налог на доходы физических лиц-Сведения о доходах ФЛ с начала года по месяц-По всем ФЛ". Формируется транспортный файл (который и надо передавать в электронном виде) с временным именем и другие файлы.
• выполнить "F9-Копировать файлы" по каждому сформированному пакету на дискету, либо в произвольную папку на жесткий диск. Процедура копирования одновременно назначает правильные имена транспортным файлам вместо временных. В архив файлы помещать не надо, они будут храниться в папке REP\T3\YYYY, где YYYY - отчетный год.
• выполнить проверку полученных транспортных файлов проверочной программой. Ошибки требуют исправления и повторного формирования сведений (первичный пакет можно предварительно удалить за ненадобностью. Обратите внимание, при удалении пакета, одновременно удаляются все файлы в папке REP\T3\YYYY, сформированные с этим пакетом). Если ошибок нет - транспортные файлы готовы к передаче в налоговую службу.

Подача сведений по ФЛ, имеющих "Передано на взыскание"

• установить требуемый месяц;
• выполнить "Сведения о доходах ФЛ с начала года по текущий месяц" - "По ФЛ, имеющим 'передано на взыскание'".
• дальнейшие действия аналогичны сведениям по всем ФЛ.

Результаты

1. REP\T3\YYYY\TNNNNNNN.XML - транспортный файл в формате XML для передачи в налоговую службу в электронном виде
2. REP\T3\YYYY\RNNNNNNN.rep - "Реестр сведений о доходах физических лиц" для передачи в налоговую службу в печатном виде (как приложение к транспортному файлу).
3. REP\T3\YYYY\ENNNNNNN.rep - протокол камеральной проверки, для внутренних целей, не для передачи в налоговую службу.

где YYYY - отчётный год, NNNNNNN - внутренний номер пакета сведений,

Результаты для сведений до 2005 года

1. REP\T3\YYYY\sXXXXXNN.txt - транспортные файлы

либо

1. REP\T3\YYYY\sXXXXXNN.xxt - транспортные файлы, не пригодные для передачи в налоговую службу, содержащие ошибки. В начале каждого файла помещена последовательность символов "XXXXX".
2. REP\T3\YYYY\rXXXXXNN.rep - "Реестр сведений о доходах физических лиц" для передачи в налоговую службу в печатном виде (как приложение к транспортному файлу).
3. REP\T3\YYYY\eXXXXXNN.rep - протокол камеральной проверки, для внутренних целей, не для передачи в налоговую службу.
4. REP\T3\YYYY\tXXXXXNN.rep - протокол формирования сведений, для внутренних целей, не для передачи в налоговую службу.

где YYYY - отчётный год, XXXXX - цифры из ИНН вашего предприятия, NN - порядковый номер файла. В протокол tXXXXXNN.rep помещаются все ФЛ, включенные в сведения и перечислены все важные показатели из сведений: ФИО и ИНН налогоплательщика, валовой доход, скидки, вычеты, облагаемый доход, исчисленный и удержанный налог и т.д. Необходимо изучить отчет tXXXXXNN.rep, в котором по каждому ФЛ диагностируется несколько проблем:

• • пере/недоплата налога, возникающая в связи с доходом будущих периодов (из-за переходящих отпусков). Это нормальная, не требующая особого внимания ситуация, которая могла возникнуть при налогообложении до 2001 года.
  • Прочие проблемы должны быть в единичных случаях и требуют проверки и анализа причин возникновения:
    • пере/недоплата налога по причинам, не связанным с доходом будущих периодов;
    • (совокупный доход) не равен (валовой - скидки);
    • (облагаемый доход) не равен (валовой - скидки - вычеты).

Рекомендации

• Выполнить предварительное формирование сведений в декабре, когда налоговый период еще не закрыт, и есть возможность внести исправления в расчет налогов.
• Обнаруженные ошибки в расчете НДФЛ (неправильно предоставленные налоговые льготы, неправильно учтенные перерасчеты прошлых лет и т.п.) следует исправлять. Недоплату/переплату налога переносить в следующий налоговый период при невозможности пересчета налога в текущем (например при уже закрытом налоговом периоде).
• Проверять транспортные файлы проверочной программой, разработанной налоговой службой. Следует получить новую версию программы налоговой инспекции, поскольку в связи с изменением структуры транспортных файлов, программа для сведений прошлого года может быть непригодна.

Проблемные ситуации

Отрицательный доход

Ситуации, когда физическое лицо в некоторых месяцах налогового периода имеет только отрицательный доход по одному или нескольким видам доходов в результате сторнирования начислений за прошлые периоды, следует исправлять через налоговые справки. Необходимо оформить две проводки - на сумму отрицательного дохода в проблемном месяце, и на такую же сумму, но со знаком "минус" в другом месяце, где есть начисления по соответствующему виду дохода.
Когда нет месяцев с начислениями по соответствующему виду дохода, в которых можно снять доход, следует снимать сумму по другому виду дохода. Пример: в январе у работника имеется отрицательная величина -10000.00 по виду дохода "2012 отпускные". Следует проверить по автоматическим справкам за период февраль - декабрь этого налогового года наличие начисления по виду дохода "2012 отпуск" (зарплата должна быть досчитана во всех месяцах). Например, в декабре есть начисление отпуска на сумму 20000.00, тогда надо оформить две проводки, в результате которых переносится отрицательный отпуск из января на декабрь:

• код дохода "2012 отпуск", период январь, величина 10000.00;
• код дохода "2012 отпуск", период декабрь, величина -10000.00.

Если начисление отпуска есть в разных месяцах, например в ноябре 5000 и в декабре 6000, то вторую проводку следует провести двумя частями:

• код дохода "2012 отпуск", период ноябрь, величина -5000.00;
• код дохода "2012 отпуск", период декабрь, величина -5000.00.

Если в налоговом периоде (налоговым периодом является календарный год с января по декабрь) нет начислений отпуска, следует провести -10000 по любому другому коду дохода, имеющемуся в нужной сумме, в первую очередь по коду дохода "2000 зарплата", а если такого дохода нет - по коду дохода "2300 по временной нетрудоспособности". Если полностью отсутствуют доходы, для таких ФЛ остается только один вариант - не включать в сведения: сторнировать отрицательный доход (указать доход с положительным знаком на такую сумму) и работник в сведения не попадет, потому что не будет необходимости в подаче сведений.