Сведения о доходах физических лиц в налоговую службу

Версия 16:07, 31 января 2008

Подготовка

• проверить правильность заполнения кодов доходов и кодов скидок и расходов в справочнике "Виды модификаций налогообложения" ("F10-Персонал-зарплата-справочники"). Справочник изначально предоставляется с правильными кодами и обычно не требует исправлений;
• у контрагента 0000 (Ваша организация) определить ИНН, наименование полное, определить на системную дату свойства;
  • 7099 Код причины постановки на учет в налоговой инспекции;
  • 7100 Наименование налогового органа (в который передаются сведения);
  • 1023 Отправитель сведений о доходах в налоговую инспекцию (необходимо только для данных ранее 2005 года).

Общая информация

• сформированные пачки сохраняется в базе данных в виде пакетов сведений.
• просмотреть результаты (файлы со сведениями) - на пакете "F9-Показать файлы по пакету"
• при подготовке сведений выполняется камеральная проверка данных. Необходимо изучить протокол камеральной проверки (перечень ФЛ, включенных в сведения с ошибками), устранить ошибки при наличии и повторно сформировать сведения о доходах ФЛ.

Массовая подача сведений

• установить требуемый месяц; для сведений за год необходимо установить последний месяц года, например, для сведений за 2007 год - декабрь 2007 года (число месяца любое).
• выполнить "F10-Персонал-Зарплата-Итоги-Министерство налогов и сборов РФ-Налог на доходы физических лиц-Сведения о доходах ФЛ с начала года по месяц-По всем ФЛ". Формируется транспортный файл (который и надо передавать в электронном виде) с временным именем и другие файлы.
• выполнить "F9-Копировать файлы" по каждому сформированному пакету на дискету, либо в произвольную папку на жесткий диск. Процедура копирования одновременно назначает правильные имена транспортным файлам вместо временных. В архив файлы помещать не надо, они будут храниться в папке REP\T3\YYYY, где YYYY - отчетный год.
• выполнить проверку полученных транспортных файлов проверочной программой. Ошибки требуют исправления и повторного формирования сведений (первичный пакет можно предварительно удалить за ненадобностью. Обратите внимание, при удалении пакета, одновременно удаляются все файлы в папке REP\T3\YYYY, сформированные с этим пакетом). Если ошибок нет - транспортные файлы готовы к передаче в налоговую службу.

Подача сведений по ФЛ, имеющих "Передано на взыскание"

• установить требуемый месяц;
• выполнить "Сведения о доходах ФЛ с начала года по текущий месяц" - "По ФЛ, имеющим 'передано на взыскание'".
• дальнейшие действия аналогичны сведениям по всем ФЛ.

Результаты

Обозначения:

• YYYY - отчётный год;
• NNNNNNN - внутренний номер пакета сведений.

Файлы

1. REP\T3\YYYY\TNNNNNNN.XML - транспортный файл в формате XML для передачи в налоговую службу в электронном виде.
2. REP\T3\YYYY\RNNNNNNN.rep - "Реестр сведений о доходах физических лиц" для передачи в налоговую службу в печатном виде (как приложение к транспортному файлу).
3. REP\T3\YYYY\ENNNNNNN.rep - протокол камеральной проверки, для внутренних целей, не для передачи в налоговую службу.

Результаты для сведений до 2005 года

Обозначения:

• YYYY - отчётный год;
• XXXXX - цифры из ИНН вашего предприятия;
• NN - порядковый номер файла

Файлы

1. REP\T3\YYYY\sXXXXXNN.txt - транспортный файл. В том случае, когда сведения не пригодны для передачи, файл имеет расширение xxt (в начале каждого файла помещена последовательность символов "XXXXX").
2. REP\T3\YYYY\rXXXXXNN.rep - "Реестр сведений о доходах физических лиц" для передачи в налоговую службу в печатном виде (как приложение к транспортному файлу).
3. REP\T3\YYYY\eXXXXXNN.rep - протокол камеральной проверки, для внутренних целей, не для передачи в налоговую службу.
4. REP\T3\YYYY\tXXXXXNN.rep - протокол формирования сведений, для внутренних целей, не для передачи в налоговую службу. В протокол помещаются все ФЛ, включенные в сведения и перечислены все важные показатели из сведений: ФИО и ИНН налогоплательщика, валовой доход, скидки, вычеты, облагаемый доход, исчисленный и удержанный налог и т.д. Кроме того. в этом протоколе могут быть диагностированы некоторые проблемы по каждому ФЛ:

• • переплата/недоплата налога, возникающая в связи с доходом будущих периодов (из-за переходящих отпусков). Это нормальная, не требующая особого внимания ситуация, которая могла возникнуть при налогообложении до 2001 года.
  • Прочие проблемы должны быть в единичных случаях и требуют проверки и анализа причин возникновения:
    • переплата/недоплата налога по причинам, не связанным с доходом будущих периодов;
    • (совокупный доход) не равен (валовой - скидки);
    • (облагаемый доход) не равен (валовой - скидки - вычеты).

Рекомендации

• Выполнить предварительное формирование сведений в декабре, когда налоговый период еще не закрыт, и есть возможность внести исправления в расчет налогов.
• Обнаруженные ошибки в расчете НДФЛ (неправильно предоставленные налоговые льготы, неправильно учтенные перерасчеты прошлых лет и т.п.) следует исправлять. Недоплату/переплату налога переносить в следующий налоговый период при невозможности пересчета налога в текущем (например при уже закрытом налоговом периоде).
• Проверять транспортные файлы проверочной программой, разработанной налоговой службой. Следует получить новую версию программы налоговой инспекции, поскольку в связи с изменением структуры транспортных файлов, программа для сведений прошлого года может быть непригодна.

Проблемные ситуации

Не заполнен номер налогового уведомления

Физическому лицу оформлена модификация "Расходы на жилье", но оформлена ненадлежащим образом - вычет, связанный с приобретением жилья, налоговый агент может представлять только на основе соответствующего уведомления из налоговой инспекции. Это уведомление следует оформить отдельной справкой с указанием реквизитов уведомления (номера и даты). Не нужно помещать эту модификацию в общую стартовую справку со стандартными налоговыми вычетами. Кроме того, обратите внимание, что уведомление такое - одно на один год, то есть период действия должен быть заполнен с 01 января по декабрь.

Отрицательный доход

Ситуации, когда физическое лицо в некоторых месяцах налогового периода имеет только отрицательный доход по одному или нескольким видам доходов в результате сторнирования начислений за прошлые периоды, следует исправлять через налоговые справки. Необходимо оформить две проводки - на сумму отрицательного дохода в проблемном месяце, и на такую же сумму, но со знаком "минус" в другом месяце, где есть начисления по соответствующему виду дохода.
Когда нет месяцев с начислениями по соответствующему виду дохода, в которых можно снять доход, следует снимать сумму по другому виду дохода. Пример: в январе у работника имеется отрицательная величина -10000.00 по виду дохода "2012 отпускные". Следует проверить по автоматическим справкам за период февраль - декабрь этого налогового года наличие начисления по виду дохода "2012 отпуск" (зарплата должна быть досчитана во всех месяцах). Например, в декабре есть начисление отпуска на сумму 20000.00, тогда надо оформить две проводки, в результате которых переносится отрицательный отпуск из января на декабрь:

• код дохода "2012 отпуск", период январь, величина 10000.00;
• код дохода "2012 отпуск", период декабрь, величина -10000.00.

Если начисление отпуска есть в разных месяцах, например в ноябре 5000 и в декабре 6000, то вторую проводку следует провести двумя частями:

• код дохода "2012 отпуск", период ноябрь, величина -5000.00;
• код дохода "2012 отпуск", период декабрь, величина -5000.00.

Если в налоговом периоде (налоговым периодом является календарный год с января по декабрь) нет начислений отпуска, следует провести -10000 по любому другому коду дохода, имеющемуся в нужной сумме, в первую очередь по коду дохода "2000 зарплата", а если такого дохода нет - по коду дохода "2300 по временной нетрудоспособности". Если полностью отсутствуют доходы, для таких ФЛ остается только один вариант - не включать в сведения: сторнировать отрицательный доход (указать доход с положительным знаком на такую сумму) и работник в сведения не попадет, потому что не будет необходимости в подаче сведений.