Табель работника

Версия 13:45, 11 октября 2010

Оформление

• Дн. День месяца. В один день может быть не более одной записи.
• Вид работы. Вид работы по табелю.
• Время. Количество часов, отработанных работником за этот день / смену.
• В сутки. Время работы, падающее на первые сутки смены. Может быть пустым, если совпадает с общим временем.
• Дополнительное время: Время, на которое начисляется доплата в зависимости от указанного типа дополнительного времени.
  • ----. Нет дополнительного времени.
  • Ночь. Указанное время интерпретируется как ночное.
  • Вечер. Указанное время интерпретируется как работа в вечернее время.
  • До полн. Указанное время подлежит оплате для некоторых категорий работников (несовершеннолетние, женщины на укороченном рабочем дне и т.п.).
• Источник. Табель может быть заполнен автоматически на основании режима работы, указанного в приказе о приеме/переводе работника (по графику), документов системы, влияющих на отработанное время или вручную. Вносить ручные корректировки можно только в строки, имеющие источник "График" или "Оператор".

Виды работы по табелю

Классификация видов отметок, появляющихся в табеле.

• Код. Произвольно, кроме определенного перечня (см. ограничения).
• Наименование.
• Тип:
  • Производственное. Для видов, отражающих работу (работа по ПЛ, командировка и т.п.).
  • Оплачиваемое отсутствие. Для полностью или частично оплачиваемых отлучек (больничный, отпуск, учебный отпуск и т.п.).
  • Неоплачиваемое отсутствие. Для неоплачиваемых отлучек (отпуск по разрешению администрации, прогул, отсутствие по неизвестной причине и т.п.).
  • Выходной. Для различных выходных.
• Оплачивать:
  • Праздничный день. "Галочка" указывает на необходимость праздничной оплаты данного рабочего дня данного работника. Конечно, если этот день помечен в календаре как праздничный.
  • Дополнительное время. "Галочка" указывает на необходимость соответствующего учета дополнительного времени, указанного в табеле за данный день.
• Другие особенности:
  • Корректировать норму.Часы за день, помеченный данным видом, уменьшают норму времени для данного работника за данный месяц.
  • День в хозяйстве. День в табеле работника, помеченный данным видом, считается днем в хозяйстве и входит, например, в расчет среднесписочной численности предприятия.
• Знак. Символ для отражения данного вида работы. Используется табельщиками и преимущественно во внутренней отчетности, а также в форме Т-13, если не заполнен знак дополнительный.
• Знак дополнительный. Дополнительное условное обозначение вида работы, используется в форме Т-13. Может быть пустым.
• Печатать часы.

Ограничения

Перечень кодов, которые используются системой и не могут быть изменены:

• 00 - Работа.
• 01 - Выходной.
• 02 - По путевому листу.
• 04 - Отпуск по беременности и родам.
• 06 - Отпуск по уходу за ребенком.
• 20 - Срок не наступил.
• 32 - По путевому листу с выходного дня.
• 35 - Работа в 1-ю смену по п/л.
• 36 - Работа во 2-ю смену по п/л.
• 37 - Целодневка.
• 38 - Отдых.
• 40 - Выходной по документу.

Порядок учета рабочего времени

• Каждому работнику на каждый месяц, в АвтоПарке сопоставлены табельщик (путем заполнения штатного расписания) и режим работы (указан непосредственно в приказе о приеме/переводе). На основе этой информации, в конце месяца производится процедура подготовки так называемых бланков табелей на следующий месяц.
• Бланк табеля - это печатная форма, содержащая в себе сведения о графике выходов на работу по каждому работнику на каждый день месяца, сгруппированная по табельщикам. Табельщик должен вести первичный учет рабочего времени, используя заранее подготовленный бланк табеля. Учет ведется путем внесения в бланк табеля (желательно с помощью цветных шариковых ручек) отклонений от предполагаемого графика по каждому работнику:
  • Неявки по временной нетрудоспособности, в связи с ежегодным отпуском и т. п.;
  • Внеплановые выходы на работу (работа в выходной день);
  • Работа сверх нормы времени (равно как и недоработка) в конкретный день.
  • Кроме того, в бланке должны отмечаться возможные переводы работника в течение расчетного месяца.
• Все отметки в бланке табеля, в течение расчетного месяца производятся табельщиком на основании:
  • Первичных документов - приказ о предоставлении ежегодного отпуска, справка о нетрудоспособности, повестка о необходимости исполнения гособязанностей, приказ о выходе на работу в выходной день и т.п.
  • Предположений табельщика о причинах неявки работника. На наш взгляд, в подобных случаях может быть всего два варианта:
    1. У табельщика есть все основания полагать, что работник заболел. В этом случае рекомендуется использование отметки о так называемом "Неподтвержденном больничном листе".
    2. У табельщика нет никаких конкретных предположений о причине неявки. В этом случае рекомендуется использование отметки о "Неявке по неизвестной причине".
• По окончании месяца, все табельщики должны сдать бланки табелей с внесенными в них отметками об отклонениях от графика в расчетную часть бухгалтерии.
• В течение расчетного месяца бухгалтеры расчетной части и, возможно, другие пользователи АвтоПарка (например, нарядчики, табельщики) занимаются, в частности, вводом первичных документов о неявках работников. Обратите внимание, оформление в АвтоПарке документов (приказов об отпуске, больничных листов, приказов о приме/переводе/увольнении и т.п.) производится по мере их возникновения, а не в конце расчетного и/или в начале следующего месяца.
• В конце расчетного и/или начале следующего месяца производится обязательная процедура сверки электронного табеля в АвтоПарке и бланка табеля с внесенными табельщиком изменениями. Процедура сверки заключается во взаимной проверке табельщиков и работников, пользователей АвтоПарка, занимавшихся вводом первичных документов, целью которой является достоверное заполнение электронного табеля. Что будет содержаться в электронном табеле к моменту сверки (при условии неукоснительного соблюдения правила о своевременном внесении первичных документов в АвтоПарк):
  • Сведения о работе по графику с учетом приказов о приеме/переводе/увольнении;
  • Сведения о неявках, автоматически попадающие в табель на основе введенных документов;
  • Сведения о работе вне графика, проставленные пользователями на основе соответствующих приказов.
• По окончании процедуры сверки производится печать табеля с учетом всех отклонений от графика, который, собственно и представляет собой первичный документ, соответствующим образом подписанный и являющийся одним из оснований для начисления заработной платы.

Практические рекомендации

• Печать бланка табеля возможна:
  • По всему предприятию ("F10-Зарплата-Итоги-Отчеты-Табель-Бланк табеля");
  • По конкретному табельщику ("Главное меню-Пеpсонал-Справочники-Табельщики" - "F9-бЛанк табеля").
• До выполнения сверки необходимо произвести так называемый досчет лицевых счетов всех работников за расчетный месяц ("F10-Зарплата-Итоги-Досчет"), который, в частности, выполняет окончательное заполнение электронного табеля, разумеется без учета возможных разночтений между откорректированным бланком табеля и совокупностью введенных первичных документов. Устранение указанных разночтений и есть цель сверки: возможно, забыли ввести какой-либо первичный документ и/или ввели его неверно, и/или ошибся табельщик и т.д.
• Все отметки в электронном табеле делаются автоматически на основе приказов о приеме/переводе/увольнении или приказов по персоналу об изменении в графике работы и указанных в них режимах работы (источник "График", "Приказы о П/П/У" или "Приказы по персоналу"), введенных первичных документах о неявках по различным основаниям (источник "Документы"), а также введенных путевых листов (источник "Путевой"), за исключением следующих случаев, когда требуется ввод изменений непосредственно в электронный табель - так называемые "ручные" проводки (источник "Оператор"):
  • Выход на работу в выходной день;
  • Не запланированный выходной день;
  • Рабочая смена с отличной по сравнению с графиком продолжительностью.
• Доступ к электронному табелю конкретного работника осуществляется через локальное меню на работнике ("F9-Табель"). Табель открывается на текущий месяц. При отсутствии в табеле информации по всем или некоторым дням месяца (не был предварительно выполнен досчет) , ее можно заполнить, выполнив - "F9-По графику". Сверка табеля и, при необходимости, корректировка производится в этом окне.
• Если исправления в бланке табеля по конкретному работнику имеют массовый характер, и свидетельствуют о том, что режим работы , указанный в приказе о приеме/переводе не соответствует реальному графику работы, то необходимо:
  • Оформить перевод работника на другой режим работы с начала расчетного месяца;
  • В табеле работника выполнить "F9-По графику";
  • Выполнить повторную сверку бланка табеля с электронным табелем.
• После выполнения сверки всех табелей предприятия, необходимо выполнить окончательный досчет лицевых счетов всех работников за расчетный месяц ("F10-Зарплата-Итоги-Досчет").
• После завершения досчета, нужно напечатать окончательные табеля за месяц, которые подписываются соответствующими табельщиками и в дальнейшем хранятся положенное время. Печать табеля возможна:
  • По всему предприятию ("F10-Зарплата-Итоги-Отчеты-Табель-Табель за месяц);
  • По конкретному табельщику ("F9-Табель за текущий месяц").

Контроль переработки, недоработки

Для оперативного контроля переработки и недоработки рекомендуется формировать каждые 5-7 дней месяца отчет "F10 - Персонал - Зарплата - Итоги - Отчеты - Табель - UkSht Недоработка за период (осн.работа)". В отчете показаны работники, имеющие недоработку или более двух выходных дней подряд. Состав работников определяется по наличию "Специального контроля отработки" в табельщиках. Как правило обязательному контролю подлежат линейные водители, возможно кондукторы, для них требуются обработанные путевые листы. Отчет "UNOVE[E] Недоработка/переработка за период" тоже позволяет вести оперативный контроль, но больше предназначен для анализа переработки и недоработки в целом за месяц, для печати на информационную доску.