Табель работника

Версия 08:00, 14 февраля 2012

Оформление

Дн

День месяца. В один день может быть не более одной записи.

Вид работы

Вид работы по табелю.

Время

Количество часов, отработанных работником за этот день / смену.

В сутки

Время работы, падающее на первые сутки смены. Может быть пустым, если совпадает с общим временем.

Дополнительное время

Время, на которое начисляется доплата в зависимости от указанного типа дополнительного времени.

----

Нет дополнительного времени.

Ночь

Указанное время интерпретируется как ночное.

Вечер

Указанное время интерпретируется как работа в вечернее время.

До полн

Указанное время подлежит оплате для некоторых категорий работников (несовершеннолетние, женщины на укороченном рабочем дне и т.п.).

Источник

Табель может быть заполнен автоматически на основании режима работы, указанного в приказе о приеме/переводе работника (по графику), документов системы, влияющих на отработанное время или вручную. Вносить ручные корректировки можно только в строки, имеющие источник "График" или "Оператор".

Виды работы по табелю

Классификация видов отметок, появляющихся в табеле.

Код

Произвольно, кроме определенного перечня (см. ограничения).

Наименование

Тип

Производственное

Для видов, отражающих работу (работа по ПЛ, командировка и т.п.).

Оплачиваемое отсутствие

Для полностью или частично оплачиваемых неявок (например, больничный, отпуск, учебный отпуск и т.п.).

Неоплачиваемое отсутствие

Для неоплачиваемых неявок (например, отпуск по разрешению администрации, прогул, отсутствие по неизвестной причине и т.п.).

Выходной

Для различных выходных.

Оплачивать

"Галочка" означает необходимость дополнительной оплаты времени, указанного в табеле с данным видом работы. Рассмотрим, например, распространенную дополнительную оплату - ночные часы. Ночные часы необходимо оплачивать в рабочие дни, когда оплата труда производится по тарифной ставке, такие, как "Работа", "Работа с выходного дня", "По путевому листу", "По путевому листу с выходного дня". Ночные часы не подлежат оплате в дни "Командировка", поскольку время в командировке оплачивается по-средней по документам. В непроизводственные дни (дни любых неявок, как оплачиваемых, так и неоплачиваемых) никакой дополнительной оплаты быть не должно, дополнительное время не подлежит оплате.

Праздничный день

Необходимость оплаты за работу в праздник. Разумеется, относится только к праздничным дням.

Дополнительное время

Необходимость оплаты дополнительного времени (ночных, вечерних).

Другие особенности

Корректировать норму

Часы за день, помеченный данным видом, уменьшают норму времени работника.

День в хозяйстве

День в табеле работника, помеченный данным видом, считается днем в хозяйстве и входит, например, в расчет среднесписочной численности предприятия.

Знак

Символ для отражения данного вида работы. Используется табельщиками и преимущественно во внутренней отчетности, а также в форме Т-13, если не заполнен знак дополнительный.

Знак дополнительный

Дополнительное условное обозначение вида работы, используется в форме Т-13. Может быть пустым.

Печатать часы

Ограничения

Перечень кодов, которые используются системой и не могут быть изменены:

• 00 - Работа.
• 01 - Выходной.
• 02 - По путевому листу.
• 04 - Отпуск по беременности и родам.
• 06 - Отпуск по уходу за ребенком.
• 08 - Вне штата.
• 20 - Срок не наступил.
• 32 - По путевому листу с выходного дня.
• 35 - Работа в 1-ю смену по ПЛ.
• 36 - Работа во 2-ю смену по ПЛ.
• 37 - Целодневка по ПЛ.
• 38 - Отдых.
• 40 - Выходной по документу.

Порядок учета рабочего времени

• Каждому работнику на каждый месяц в АвтоПарке сопоставлены табельщик (путем заполнения штатного расписания) и режим работы (указан непосредственно в приказе о приеме/переводе). На основе этой информации в конце месяца производится процедура подготовки так называемых бланков табелей на следующий месяц.
• Бланк табеля - это печатная форма, содержащая в себе сведения о графике выходов на работу по каждому работнику на каждый день месяца, сгруппированная по табельщикам. Табельщик должен вести первичный учет рабочего времени, используя заранее подготовленный бланк табеля. Учет ведется путем внесения в бланк табеля (желательно с помощью цветных шариковых ручек) отклонений от предполагаемого графика по каждому работнику:
  • Неявки по временной нетрудоспособности, в связи с ежегодным отпуском и т.п.;
  • Внеплановые выходы на работу (работа в выходной день);
  • Работа сверх нормы времени (равно как и недоработка) в конкретный день.
  • Кроме того, в бланке должны отмечаться возможные переводы работника в течение расчетного месяца.
• Все отметки в бланке табеля в течение расчетного месяца производятся табельщиком на основании:
  • Первичных документов - приказ о предоставлении ежегодного отпуска, справка о нетрудоспособности, повестка о необходимости исполнения гособязанностей, приказ о выходе на работу в выходной день и т.п.
  • Предположений табельщика о причинах неявки работника. На наш взгляд, в подобных случаях может быть всего два варианта:
    1. У табельщика есть все основания полагать, что работник заболел. В этом случае рекомендуется использование отметки о так называемом "Неподтвержденном больничном листе".
    2. У табельщика нет никаких конкретных предположений о причине неявки. В этом случае рекомендуется использование отметки о "Неявке по неизвестной причине".
• По окончании месяца все табельщики должны сдать бланки табелей с внесенными в них отметками об отклонениях от графика в расчетную часть бухгалтерии.
• В течение расчетного месяца бухгалтеры расчетной части и, возможно, другие пользователи АвтоПарка (например, нарядчики, табельщики) занимаются, в частности, вводом первичных документов о неявках работников. Обратите внимание, оформление в АвтоПарке документов (приказов об отпуске, больничных листов, приказов о приме/переводе/увольнении и т.п.) следует производить по мере их возникновения, а не в конце расчетного и/или в начале следующего месяца.
• В начале следующего за расчетным месяца производится обязательная процедура сверки электронного табеля в АвтоПарке и бланка табеля с внесенными табельщиком изменениями. Процедура сверки заключается во взаимной проверке табельщиков и работников, пользователей АвтоПарка, занимавшихся вводом первичных документов, целью которой является достоверное заполнение электронного табеля. Что будет содержаться в электронном табеле к моменту сверки (при условии неукоснительного соблюдения правила о своевременном внесении первичных документов в АвтоПарк):
  • Сведения о работе по графику с учетом приказов о приеме/переводе/увольнении;
  • Сведения о неявках, автоматически попадающие в табель на основе введенных документов;
  • Сведения о работе вне графика, проставленные пользователями на основе соответствующих приказов.
• По окончании процедуры сверки производится печать табеля с учетом всех отклонений от графика, который, собственно, и представляет собой первичный документ, соответствующим образом подписанный и являющийся одним из оснований для начисления заработной платы.

Практические рекомендации

• Печать бланка табеля возможна:
  • По всему предприятию ("F10-Зарплата-Итоги-Отчеты-Табель-Бланк табеля");
  • По конкретному табельщику ("Главное меню-Пеpсонал-Справочники-Табельщики" - "F9-бЛанк табеля").
• До выполнения сверки необходимо произвести так называемый досчет лицевых счетов всех работников за расчетный месяц ("F10-Зарплата-Итоги-Досчет"), который, в частности, выполняет окончательное заполнение электронного табеля, разумеется без учета возможных разночтений между откорректированным бланком табеля и совокупностью введенных первичных документов. Устранение указанных разночтений и есть цель сверки: возможно, забыли ввести какой-либо первичный документ и/или ввели его неверно, и/или ошибся табельщик и т.д.
• Все отметки в электронном табеле делаются автоматически на основе приказов о приеме/переводе/увольнении или приказов по персоналу об изменении в графике работы и указанных в них режимах работы (источник "График", "Приказы о П/П/У" или "Приказы по персоналу"), введенных первичных документах о неявках по различным основаниям (источник "Документы"), а также введенных путевых листов (источник "Путевой"), за исключением следующих случаев, когда требуется ввод изменений непосредственно в электронный табель - так называемые "ручные" проводки (источник "Оператор"):
  • Выход на работу в выходной день;
  • Не запланированный выходной день;
  • Рабочая смена с отличной по сравнению с графиком продолжительностью.
• Доступ к электронному табелю конкретного работника осуществляется через локальное меню на работнике ("F9-Табель"). Табель открывается на текущий месяц. При отсутствии в табеле информации по всем или некоторым дням месяца (не был предварительно выполнен досчет) , ее можно заполнить, выполнив - "F9-По графику". Сверка табеля и, при необходимости, корректировка производится в этом окне.
• Если исправления в бланке табеля по конкретному работнику имеют массовый характер, и свидетельствуют о том, что режим работы , указанный в приказе о приеме/переводе не соответствует реальному графику работы, то необходимо:
  • Оформить перевод работника на другой режим работы с начала расчетного месяца;
  • В табеле работника выполнить "F9-По графику";
  • Выполнить повторную сверку бланка табеля с электронным табелем.
• После выполнения сверки всех табелей предприятия, необходимо выполнить окончательный досчет лицевых счетов всех работников за расчетный месяц ("F10-Зарплата-Итоги-Досчет").
• После завершения досчета нужно напечатать окончательные табеля за месяц, которые подписываются соответствующими табельщиками и в дальнейшем хранятся положенное время. Печать табеля возможна:
  • По всему предприятию ("F10-Зарплата-Итоги-Отчеты-Табель-Табель за месяц);
  • По конкретному табельщику ("F9-Табель за текущий месяц").

Контроль переработки, недоработки

• Для оперативного контроля переработки и недоработки рекомендуется формировать каждые 5-7 дней месяца отчет "UkSht Недоработка за период (осн.работа)". В отчете показаны работники, имеющие недоработку или более двух выходных дней подряд. Состав работников определяется по наличию "Специального контроля отработки" в табельщиках. Как правило обязательному контролю подлежат линейные водители, возможно кондукторы, для них требуются обработанные путевые листы.
• Отчет "UNOVE[E] Недоработка/переработка за период" тоже позволяет вести оперативный контроль, но больше предназначен для анализа переработки и недоработки в целом за месяц, для печати на информационную доску.