Билетная касса (инструкция пользователя)

Материал из AutoPark
Перейти к: навигация, поиск

Содержание

Основные понятия

Обозначения

Сообщения о важном выборе

Выбор настолько важен, что АвтоПарк не только "хочет убедиться" в том, что Вы действительно прочитали сообщение, но и записать объяснение, почему сделан именно такой выбор. После того, как Вы прочитали, подумали и сделали выбор, следует ввести объяснение сделанного выбора.
О сделанном выборе, включая объяснения, будет отправлено сообщение менеджеру соответствующей группы пользователей.

Начало работы

Кнопка F8 - вызов меню рабочего места Билетной кассы.

Изменение смены в кассе по приему выручки

Процедура фиксации в АвтоПарк времени окончания смены в кассе по приему выручки. Нужно для того, чтобы документы о движении денежных средств имели дату, соответствующую дате получения выручки. Выполнять следует после приема всей выручки за прошедшую смену. Отклонение фактического времени изменения смены от планового более чем на полчаса сопровождается "важным выбором".

Важно: В случае, если подсистема "Билетная касса" работает в промежуточном режиме, смена билетных кассиров соответствует не диспетчерским суткам, а смене денежных кассиров.

Печать ШКИ

На все используемые сумки, валидаторы, терминалы и ККМ должны быть нанесены штрих-кодовые идентификаторы. Причем так, чтобы, по возможности, исключить порчу штрих-кода - например, заклеить скотчем или заламинировать, но и чтобы последующее сканирование ШКИ не вызывало затруднений.

Для всех валидаторов, терминалов приема карт и ККМ должны быть оформлены экземпляры объектов материального учета при оформлении приема на склад, см. Учет экземпляров (инструкция пользователя). Если используемые устройства (например, валидаторы) уже имеют свои ШКИ, можно использовать их, не формируя и не печатая новые ШКИ. Следует "считать" имеющийся ШКИ при оформлении экземпляра с помощью "F9 - Заполнить заводской номер со сканером ШКИ".

Настройки

Порядок формирования ШКИ

Меню билетной кассы

"F10-Перевозки-Билетная касса"

Документы о движении билетной продукции

Здесь можно посмотреть все документы о движении билетной продукции (ДБП), которыми оформляют закладку билетной продукции (БП), возврат БП, инвентаризацию билетной сумки (БСм).

Документы о движении денежных средств

Здесь можно посмотреть все документы о движении денежных средств (ДДС) - то есть наличных денег, принятых от кондукторов и водителей. Интересующий документ можно найти 4-мя способами:

  1. Стоя курсором в колонке <Номер>, набрать № квитанции.
  2. Стоя курсором в колонке <БУЛ>, набрать № БУЛ.
  3. Стоя курсором в колонке <Работник>, набрать табельный номер работника.
  4. Стоя курсором в колонке <Дата>, набрать дату.

Номера документов, БУЛ, табельные номера и дата в соответствующих колонках отсортированы в порядке возрастания.

Разнаряженные БУЛ

В этом окне хранятся разнаряженные БУЛ (т.е. предварительные БУЛ на работников, которым была произведена ночная закладка билетной продукции). При выдаче БУЛ они будут выданы.

Выданные БУЛ, Принятые БУЛ

Нажав "F9", можно выбрать следующее:

  1. Перепечатка БУЛ - перепечатать билетно-учетный лист работнику.
  2. Печать расписки - перепечатывается расписка о получении БУЛ.
  3. Связанные документы - просмотр документов, связанных с БУЛ (так же как в разнаряженных БУЛ).
  4. Экземпляры - можно увидеть № БСм и место хранения ККМ.

Изменить смену кассы по приему выручки

Выбрав этот пункт в меню Билетной кассы мы изменяем смену, т.е. закрываем предыдущую и начинаем новую. Изменение надо производить после принятия выручки по всем БУЛ за предыдущий день.

Билетные сумки

В этом окне показан список имеющихся билетных сумок.

Добавление новой сумки

Изменить закрепление сумки

Итоги

Ежедневно, после закрытия очередной смены

  1. Сменный отчет кассира по приему выручки. Перечень документов о приеме наличных (включая документы о недостачах) с соответствующими итогами.
  2. Сменный отчет билетного кассира. Перечень документов о движении билетной продукции (закладки и возвраты), а также общая оборотно-сальдовая ведомость в разрезе видов билетной продукции.
  3. Распределение продаж по видам перевозок за день. Предварительное (на основе наряда) распределение продаж за смену по маршрутам и выходам с предварительной (очень грубой) оценкой выполнения плана. Точные результаты возможно получить только по таксированным путевым листам.

По окончании очередного месяца

После внедрения полного режима (экземплярного учета билетной продукции) следует выполнять:

  1. "Главное меню-Перевозки-билетная Касса-Итоги-Tck23 движение БП в операционной Кассе за период" и, в том числе, сверить остатки, показанные в этом отчете, с остатками билетной продукции по соответствующему МХ.

Периодические операции

См. "Главное меню-Бухгалтерия-Итоги-периодические процедуры-Документы по итогам работы билетной кассы".

"Tck30 формирование платежных документов за день"

Следует выполнять ежедневно за предшествующий день. Исполнителем рекомендуем назначить кассира.
Результатом является формирование документов:

"Tck31 формирование ОБК за период"

Результатом является формирование товарного документа ОБК, отражающего реализацию билетной продукции. Следует выполнять периодически, не реже чем 1 раз за месяц. Исполнителем рекомендуем назначить работника бухгалтерии, так как и протоколы, и создаваемые документы касаются исключительно отражения работы БК в бухгалтерском учете.

"Tck32 формирование ТОВ и ВиП о движении БП"

Результатом является списание израсходованной БП из операционной кассы. Следует выполнять ежедневно за предшествующий день. Исполнителем рекомендуем назначить работника бухгалтерии, так как и протоколы, и создаваемые документы касаются исключительно отражения работы БК в бухгалтерском учете.

Меню рабочего места

"F8" в любом окне билетной кассы.

Выдача БУЛ

БУЛ выдается после получения ПЛ. БУЛ следует выдавать один на всю работу за день. Если из-за поломки автобуса выдается другой ПЛ, или если кондуктор работает в один день и в первую и во вторую смену - выдавать второй БУЛ не надо.

Короткий путь "Alt+D".

Закладка БП

Короткий путь "Alt+P". Дневная выдача БП по выданному БУЛ.

Совет. Чтобы сохранить запись и одновременно открыть новую для внесения данных по следующей катушке можно использовать комбинацию клавиш - "Ctrl+PageDown", вместо "Ctrl+Enter", "Insert".

После ввода всей билетной продукции внимательно проверить правильность ввода данных.

Прием наличных

Короткий путь "Alt+Y".

Прием БУЛ

Короткий путь "Alt+E".

Если сумма по билетам не сойдется с принятыми наличными, то программа предложит оформить акт о недостаче или излишках. Убедиться, что все оформлено верно - концы билетов до и после работы, показания ККМ, списание БП. Только после этого формировать акты.

Внимание! Внести исправления после того, как оформлен прием БУЛ, невозможно. Поэтому, в случае, если "что-то не так" - не следует оформлять прием БУЛ до того, как проблемная ситуация будет разобрана. Если в разделе "Трудные ситуации" проблема не описана, следует обратиться к ответственному работнику - в должностной инструкции должно быть указано, кто это и как с ним связаться (а в случае, если работник, с БУЛ которого проблема, не работает на следующий день, прием БУЛ можно отложить).

Ночная закладка БП

Короткий путь "Alt+Q". Служит для оформления закладки БП в сумку до выдачи БУЛ.

Совет. Чтобы сохранить запись и одновременно открыть новую для внесения данных по следующей катушке можно использовать комбинацию клавиш - "Ctrl+PageDown", вместо "Ctrl+Enter", "Insert".

После ввода всей билетной продукции внимательно проверить правильность ввода данных.

Билеты и чеки о ночной закладке билетной продукции подаются работнику утром вместе с БУЛ для росписи о получении билетов.

Возврат из сумки БП, ККМ

Служит для оформления изъятия из сумки по выданному БУЛ. Внимание: возврат из сумки означает, что данная группа БП в сумке не остается - если возвращается меньше чем было, остальное считается проданным.

Поиск документа по ШКИ устройства (F12)

Это модернизированная глобальная функциональность АвтоПарк ("Главное меню-Прочее-Сервис-Поиск документа/объекта по ШКИ" [f12]). Отличие поведения АвтоПарк от стандарта заключаются в следующем - если сканер приложен к билетной сумке, ККМ или валидатору, то происходит позиционирование на том БУЛ, по которому в последний раз был выдан или принят сканируемый предмет.

Верификация БУЛ

Короткий путь Alt+V. Служит для ручной верификации отпечатанного БУЛ.

После выбора данного пункта отсканировать БУЛ. Обычно при нормальной работе всегда выполняется автоверификация и делать ее вручную нет надобности. Верификация нужна, когда БУЛ перепечатывали повторно (например, при порче и утере) или когда при выдаче БУЛ произошел любой сбой (выключился компьютер, принтер, другой сбой) и автоверификация не произошла. Тогда при любых операциях с БУЛ предварительно будет требоваться выполнить ручную верификацию для подтверждения системе того, что БУЛ есть и напечатан нормальным образом. В АвтоПарк документ считается верифицированным в двух случаях:

Настройка принтера

Настройку необходимо выполнять для каждой рабочей станции (пользователей может быть много).

Печать управляющих ШКИ

Трудные ситуации

Закрепление сумки за работником

Находим в АвтоПарк сумку одним из двух способов:

Оформляем закрепление сумки за работником:

Если речь не идет об исправлении ошибки в закреплении, ни в коем случае не исправляем имеющиеся закрепления, а заводим новое закрепление новой строчкой.

Первая выдача сумки

  1. Перед первой выдачей новой сумки оформить ночную закладку. Если билетная продукция не выдается, а только ККМ - ночную закладку оформить пустой. См. Ночная закладка БП.

Если забыли указать ККМ при выдаче БУЛ

Если при выдаче БУЛ забыли поставить галочку ККМ, то надо произвести выдачу ККМ документом закладки билетной продукции. См. Закладка БП.

Замена ККМ

Если ошибочно выдали в АвтоПарк другой ККМ, чем реально выдан, или заменяют один аппарат на другой (например, при поломке / разрядке), то нужно сделать:

Не считываются показания ККМ

Что делать после того, как ККМ починили/зарядили

Если показания ККМ совпали с оформленными по "Сдано наличными"
Ничего не делать.
Если показания ККМ восстановлены
Если показания ККМ меньше, чем оформлено в БУЛ
Пробить на ККМ такую сумму, чтобы показания ККМ совпали с оформленным в АвтоПарк. Составить (руками) акт, приложить к нему сменный отчет ККМ, пробитый чек. Положить в папку рукописных актов.
Если показания ККМ больше, чем оформлено в БУЛ
Выдать БУЛ (текущей датой) с данным ККМ и соответствующим работником, принять БУЛ с реальными показаниями ККМ. Таксировка БУЛ - по вкусу - либо на имеющиеся у работника ПЛ за эту дату, либо специальным маршрутом, обозначающим фиктивные продажи (такие например, которые возникают, когда работник теряет билеты).
Если показания ККМ изменились в результате ремонта
Выбрать один из вариантов:
  • Поступить аналогично тому, как описано для случая "показания ККМ восстановлены":
  • Если новые показания ККМ меньше, чем оформлено в БУЛ - полностью аналогично.
  • Если новые показания ККМ больше, чем оформлено в БУЛ - выдать БУЛ (текущей датой) на ответственного работника билетной кассы с данным ККМ, принять БУЛ с реальными показаниями ККМ и выполнить ввод "Списанной БП". Таксировка БУЛ проста - внутри БУЛ в "шапке" "F9-Отметить таксировку".
  • Оформить новый экземпляр ККМ, старый экземпляр закрыть. Распечатать новый ШКИ и наклеить на ККМ вместо старого. С БУЛ ничего не делать (т.к. установить реальные показания уже невозможно).

Перепечатка чека, БУЛ, сохранной расписки

Для перепечатки расписки о выдаче сумки или перепечатки БУЛ нужно

Для перепечатки расписки о возврате сумки нужно

Перепечатка документа о принятии денег

Ошибка при принятии наличных

Можно исправить только до принятия БУЛ! Надо принять наличные еще раз ("Alt+Y" или "F8-прием наличных". Повторный прием наличных - событие редкое, поэтому будет важное сообщение о том, что "По БУЛ уже имеется сформированный ДДС".

Устранение последствий ошибочного приема БУЛ

БУЛ утрачен или испорчен ШКИ БУЛ

БУЛ не напечатался, а АвтоПарк требует верификацию

Возврат билетов из билетной сумки работника в его нерабочий день (при увольнении)

Выдача БУЛ на дату, когда работник уже не состоит в штате, допускается только старшему кассиру или Администратору.

Недостачи (утери, кражи) билетной продукции

Порча билетной продукции (когда БП в наличии, например, упало в грязь)

То есть, для случаев, когда, в отличие от недостачи, не надо удерживать с работника номинальную стоимость БП.

Ошибки при оформлении закладки или возврата БП, ККМ

В случае обнаружения ошибки при оформлении закладки или возврата БП, ККМ (например, если при оформлении возврата БП и/или ККМ были неверно указаны остатки), если БУЛ ещё не принят и не было последующего движения билетной продукции, ошибочно оформленный ДБП следует аннулировать и оформить новый:
Стоя на ошибочном ДБП, "F9-Аннулировать".

Не рекомендуем в случае ошибки при оформлении возврата оформлять повторную выдачу БП, так как:

По БУЛ слишком много билетной продукции

В случае, если у работника закончились билеты, и не получается оформить выдачу новых (АвтоПарк сообщает, что "Слишком много упаковок билетной продукции в одной сумке"). Это вызвано существующим техническим ограничением - по одному БУЛ может проходить максимум 14 экземпляров билетной продукции. Cледует:

Более "тяжёлый случай" - работник не оформил выдачу новых катушек в билетной кассе, а взял их у другого работника прямо на линии и оформить прием БУЛ не получается. Следует:

Если проблема переполнения случилась на этапе таксировки при попытке добавления так называемых чужих продаж - см. статью Билетно-учетные листы.

Утеря выданного оборудования

Прием БУЛ при невозможности считать ШКИ выданного оборудования (ККМ, валидатора и пр.), например в связи с утерей (порчей) этого оборудования, выполняется обычным образом как будто оборудование принимается кассиром. При этом получить ШКИ оборудования - напечатать его заново - по "F9-Экземпляры" - на экземпляре - "F9-(W) Печать ШКИ". Расписки о приеме оборудования - не подписывать, отметить, что утеряно, или т.п. Далее оформить утерю (порчу) обычными складскими операциями при наличии подсистемы Учет материальных ценностей.

Фальшивая (сомнительная) купюра в наличных

В зависимости от того, чья вина:

Не было возможности работать в АвтоПарк

В случае, если по каким-то причинам операции в билетной кассе не оформлялись своевременно (например, отключали электричество), необходимо как можно быстрее оформить все документы в АвтоПарк. Недопустима выдача новых БУЛ по сумке до того, как будут оформлены все предыдущие документы по этой сумке.

Возможность работать появилась в тот же день

В этом случае следует по БУЛ, принятым без отражения в АвтоПарк оформить все пропущенные операции незамедлительно и в том порядке, в котором они производились. По остальным БУЛ (непринятым) оформить пропущенную операцию затруднительно, т.к. сумка находится у работника. Поэтому операции следует оформлять перед тем, как оформить очередную операцию, то есть перед приемом БУЛ или закладкой БП.

Возможность работать появилась позже

В этом случае желательно оформить все пропущенные операции за прошлые дни, затем изменить смену и только затем оформить операции за текущий день. При этом БУЛ будут оформлены текущей датой, сменить дату на правильную Администратор АвтоПарк имеет возможность при таксировке БУЛ.

Требуется извлечь из сумки часть группы БП, а часть оставить в сумке

Для обычной БП (катушки) это не имеет смысла, однако для штучной БП иногда такая задача возникает. В этом случае следует:

  1. Оформить возврат всей группы БП, находящейся в сумке.
  2. Оформить закладку новой группы БП - указать ту БП, которая должна остаться в сумке. Для билетной продукции типа "Штучная БП" оформить новую закладку в этом же БУЛ невозможно. Поэтому следует принять БУЛ и только затем оформить ночную закладку. В случае, если работнику надо возвращаться на линию, выдать новый БУЛ.

Требуется выдать валидатор (ККМ) работнику, находящемуся на линии

В случае, когда у работника сломался валидатор или ККМ, и требуется передать ему новое устройство, например передать с водителем или работник может взять запасное устройство (из имеющегося в некой удалённой точке резерва).

Следует оформить закладку устройства. При требовании сканировать ШКИ, который находится далеко от кассы (БУЛ, сумка, валидатор) - использовать специальный управляющий ШКИ "Не сканируется ШКИ документа". Чек о передаче устройства дать подписать работнику, который передаст устройство.

Показания ККМ не помещаются в поле ввода

Показания (гросс-итог) ККМ в БУЛ вводятся не целиком, а только последние 8 знаков (в рублях или в копейках, в зависимости от того, как принято на предприятии). Если в результате работы в верхнем номере увеличились цифры в старших разрядах (которые не вводятся в АвтоПарк), при вводе показаний система сообщит примерно так: 

Номер должен быть не меньше предыдущего
              ККМ Касби
      Номер:            00000103
      Предыдущий номер: 99956201

Следует ввести верхний номер полностью: "F9 - Ввод точных показаний ККМ".

Изменился номинал билетной продукции

Ранее, когда БП была бумажной и номинал был на ней напечатан, такого быть не могло. Но с появлением электронных средств такое стало возможно - меняется залоговая стоимость электронных карт, стоимость проездных. Поступать следует ровно так же, как если бы речь шла о бумажной БП:

Благодарность

Первоначальный вариант инструкции сделан на основе текста, подготовленного и любезно предоставленного Светланой Геращенко и Мариной Ефремовой.

Источник — «http://www.autopark.ru/wiki/%D0%91%D0%B8%D0%BB%D0%B5%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%BA%D0%B0%D1%81%D1%81%D0%B0_(%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8F)»
Личные инструменты
Пространства имён
Варианты
Действия
Навигация
Инструменты
Другие ресурсы