Бухгалтер по учету расчетов (инструкция пользователя)
Основные понятия
Обозначения
- Короткие пути (кнопки) пишутся в кавычках. Например, вот так - "F5". Если нужно нажать несколько кнопок одновременно, то используется знак плюс - вот так "Ctrl+Enter"
- Путь по меню пишется перечислением наименований пунктов, разделенных знаком "-" и тоже помещается в кавычки. Если меню "растет" из главного меню, то в начале пути пишется "F10", если из локального - "F9", если из меню рабочего места - "F8". Например, вот так "F10-Перевозки-Билетная касса-Итоги-Tck21 Движение БП в подотчете за период" или так - "F9-Зарплата-Расчетный лист за месяц".
Сообщения о важном выборе
Выбор настолько важен, что АвтоПарк не только "хочет убедиться" в том, что Вы действительно прочитали сообщение, но и записать объяснение, почему сделан именно такой выбор. После того, как Вы прочитали, подумали и сделали выбор, следует ввести объяснение сделанного выбора.
О сделанном выборе, включая объяснения, будет отправлено сообщение менеджеру соответствующей группы пользователей.
Документооборот
При сверке документов и их твердых копий полученных в АвтоПарк не забывайте сличать номер верной копии.
Правила, нарушение которых, сводит на "нет" многие преимущества АвтоПарк. Для краткости, далее будем называть эти правила заповедями:
- Документы должны оформляться в АвтоПарк так быстро, как это возможно.
- Документы должны быть оформлены сразу максимально полно.
Заполнение атрибутов товарного документа
- Исходные номер и дата
- Договор
- Правильно идентифицируйте контрагента. Решение этой задачи на 90% зависит от качества оформления соответствующего справочника. Его ведение следует поручать ограниченному кругу лиц.
- Обратите внимание, ваше предприятие может иметь несколько действующих договоров с одним и тем же контрагентом - выбирайте нужный.
- Обратите внимание, наличие только одного действующего договора по выбранному контрагенту еще не значит, что следует выбрать именно его. Возможно, как раз тот документ, который Вы оформляете, следует отнести к другому (новому) договору. Ведение справочника договоров требует еще большей квалификации и аккуратности.
- Вид операции
- Вид операции отражает сущность факта хозяйственной деятельности. Так в ТД на приобретение ТМЦ и/или услуг используется вид операции "Покупка", а при реализации ТМЦ или услуг - "Продажа". Эти два вида операции применяются при оформлении большинства ТД, за редкими исключениями, такими как "Возврат из стороннего ремонта".
- Способ ввода сумм
- Т.к. разные поставщики выставляют счета и другие документы оформленные исходя из своих собственных соображений, при вводе строки товарного документа можно выбрать способ ввода сумм:
- По брутто
- Используется, если поставщик в своем документе указал только суммы с учетом НДС.
- По нетто
- Если указаны только суммы без НДС.
- Способ ввода сумм можно как непосредственно указать в соответствующем поле в окне строки товарного документа, так и выбрать в локальном меню по F9 или переключить с помощью горячих клавиш, назначенных этим пунктам локального меню.
Заполнение атрибутов платежного документа
- Вид операции
- В платежных документах по расчетам с контрагентами всегда используется специальный вид операции с назначением "ПД со ссылками на ТД". При обработке такого документа проводки будут следовать из видов операций, указанных в товарных документах (например "Покупка", "Продажа" и т.п.), на которые ссылается данный платежный документ.
- Ссылки на товарные документы
- Один ПД может отражать оплату по нескольким договорам, указанным в соответствующих товарных документах, на которые ссылается данный ПД. При этом договоры должны быть по тому же самому контрагенту, который указан в платежном документе. Исключением являются договоры, для которых контрагент, указанный в ПД является платежным агентом.
Входящий документооборот
Обратите внимание, во входящих документах имеются исходные номер и дата документа. Необходимо их точно и полно отражать в товарных документах АвтоПарк.
Заказ на поставку ТМЦ
Входящий счет (ВхС) должен быть оформлен тем, кто производит заказ у поставщика необходимой номенклатуры ТМЦ - см. заповедь №1. Предположим, "снабженцам некогда, они не могут, нет компьютера и т.п.", что тогда?
- Невозможно автоматически оформить платежное поручение. Но это половина проблемы. Его (ИПП) невозможно оформить правильно!
- Представьте себе работника склада, который получил накладную на приход запчастей. ТМЦ в накладной описаны так, как полагает нужным делать это поставщик ТМЦ. Совершенно понятно, что, во-первых, терминология в номенклатуре ОМУ вашего предприятия иная. Во-вторых, она будет другой у другого поставщика. Таким образом, кладовщик всякий раз должен будет решать задачу идентификации (перевода с одного языка на другой) ТМЦ из накладной для оформления.
- Работу по оформлению счета сделать все равно придется. Только, выполненная несвоевременно, она превращается в почти бессмысленное обременение.
Правильно и полно оформите счет!
- Никогда не используйте во ВхС ОМУ-мусоросборники, вроде "ТМЦ разные". Ведь все равно это нужно будет переделать. И чем позже счет обретет правильный вид, тем больше ненужной (и, следовательно, вредной) работы будет сделано.
Доверенность
При получении материальных ценностей доверенным лицом на его имя на основании соответствующего ВхС оформляется доверенность (ДВр). При необходимости напечатать бланк доверенности (когда реквизиты контрагента-продавца неизвестны) Двр оформляют на фиктивный договор.
Оплата
Оформляется платежными документами с видом операции "ПД со ссылками на ТД" и со ссылками на соответствующие товарные документы: входящие счета (ВхС), документы розничной покупки (РПк) и т.д.
Безналичная оплата
Проявите терпение при оформлении свойств 7322, 7338 шаблона (договора) и вы получите мощный механизм полностью автоматического изготовления исходящего платежного поручения (ИПП). Как это работает:
- Найти в АвтоПарк ВхС, по которому принято решение "Оплатить".
- "F9-Связанные документы-изготовление платежного Документа".
- АвтоПарк предложит включить в ИПП и другие неоплаченные (или оплаченные неполностью) счета от данного контрагента, если, конечно, таковые имеются. Можно сделать выбор:
- "Enter" - включение/исключение счета из состава документов, которые будут включены в платежку.
- "Esc" - завершение выбора и переход к собственно формированию платежного документа.
Оплата наличными
При расчетах с контрагентами через подотчетных лиц документом оплаты является авансовый отчет (АВО) со ссылками на соответствующие товарные документы.
Приход ТМЦ
- Отыскать ранее оформленный ВхС (а при наличии доверенности - и связанную с ним Двр). Способы поиска счета могут быть различными:
- Поиск по исходному номеру счета (доверенности) - если номер существует и известен.
- Выполнение отчета "F9-UnMDC Недооформленные сделки" по договору и/или "F9-UnMDF Недооформленные сделки" по контрагенту (используйте клавишу "F3" в получившемся отчете для перехода на документ).
- Проверить соответствие номенклатуры ВхС и ДВр бумажной накладной. Важно соответствие по составу, количеству и стоимости (в разрезе нетто и НДС). При необходимости, внести изменения в ВхС и привести ему в соответствие ДВр.
- Сформировать связанный документ на основании ДВр (при ее отсутствии - на ВхС).
- В сформированном документе:
- Указать исходные номер и дату документа.
Частичная отгрузка
Нередки ситуации, когда поставщик выставляет несколько накладных на основании одного счета. В этом случае каждая такая ВТН формируется на основании одного исходного ТД ВхС или Двр, а после формирования приводятся в соответствие с бумажной накладной - т.е. из нее удаляются позиции, которые поступили или еще поступят по другим накладным.
Оформление входящего счета-фактуры (ВСФ)
Единственный способ оформления ВСФ - формирование связанного документа на товарном документе, отражающем приход ТМЦ. В сформированном счете-фактуре следует:
- Указать исходные номер и дату документа.
- Внести ГТД в каждую строку ВСФ. Для быстрого оформления покупки ТМЦ российского происхождения можно воспользоваться пунктом локального меню "F9-Все ОМУ из России".
Счет на предоплату по договору
На основании счета на предоплату по договору оформляется входящий счет (ВхС). В отличии от обычного счета конкретный ОМУ при этом не определен, так что при оформлении такого ВхС используется ОМУ "Оплата". Документ реализации на основании такого счета не оформляется.
Исходящий документооборот
В общем случае оформляется аналогично входящему документообороту - Цепочка товарных документов ИсС-ИТН-ИСФ (ИсС-ИАС-ИСФ), ВхП со ссылками на ИсС.
Предоплата по договору
Если вы выставили контрагенту счет на предоплату, то следует просто оформить соответствующий ИсС. Но если такой счет не выставлялся, а контрагент перечислил "лишние" деньги, то возможны следующие варианты:
- Контрагент самостоятельно решил перечислить средства авансом по конкретному договору. В этом случае для ссылки из соответствующего платежного документа (ВхП) по этому договору оформляется документ ВОД, ОМУ "Оплата".
- Контрагент ошибочно перечислил средства. См. Ошибочные платежи.
Манипуляции с товарными документами
Изготовление копии документа
Функциональность, позволяющая получить копию текущего документа. По умолчанию копии могут быть изготовлены только со следующих видов товарных документов:
- Исходящие счета (ИсС);
- Требования на отпуск (ТОВ).
Возможность изготовления копий документов других видов предоставляется по требованию.
При наличии установленной функциональности мультифирменный учет и оформленного исходящего счета в адрес другой 'моей организации' возможно изготовление так называемого встречного документа - в данном случае речь о входящем счете. Договор, по которому будет оформлен встречный документ, определяется на основе исходного номера договора в документе, с которого делается копия. Если это невозможно, то производится запрос на ввод кода договора.
Связанные документы
Список
Показ списка связанных документов с возможностью перехода ("Enter") на выбранный документ.
Формирование
Удаление
Удаление ранее созданных связанных документов.
Специальные документы по учету НДС
Функциональность доступна только привилегированным пользователям (Разработчикам). Во всех случаях формирование СДУНДС выполняется только в массовом порядке.
Манипуляции с платежными документами
"Распределение платежа"
Процедура облегчает оформление платежных документов. Позволяет выбрать ТД с несоответствующей оплатой и оформить ссылки на них в текущем ПД.
- Термины
-
- ТД с несоответствующей оплатой
- ТД, которые были оплачены лишь частично, либо не были оплачены вовсе. При распределении под их суммой понимается сумма недооплаты.
- По подотчетному лицу
- При модификации АВО в распределении платежа учитываются ТД с несоответствующей оплатой, в которых указан работник, указанный в АВО.
- По контрагенту
- В остальных ПД - это ТД с несоответствующей оплатой по контрагенту, указанному в ПД.
- Сумма к распределению
- Сумма которую требуется распределить. Определяется как разница между суммой по ПД в целом и суммой уже введенных ссылок на ТД. Соответственно, если в ПД еще нет ссылок на ТД, то к распределению будет принята вся сумма по ПД.
Возможны несколько вариантов распределения платежа:
- Распределение суммы ПД
- В ПД указана итоговая сумма. В этом случае распределение происходит в несколько этапов:
- На первом этапе программа пытается подобрать один или несколько ТД с несоответствующей оплатой таким образом, чтобы их суммарная недооплата равнялась сумме к распределению. Если такие ТД найдены, то в ПД вставляются ссылки на них и распределение на этом завершается.
- Если автоматический подбор ТД не удался, то все ТД с несоответствующей оплатой выводятся в виде списка. Можно вручную выбрать требуемые ТД из списка с помощью клавиши "Enter", при этом будет уменьшаться оставшаяся сумма к распределению. Если сумма выбранного документа больше нераспределенного остатка, то такой ТД будет оплачен лишь в частично (при выборе такой ТД будет отмечен в списке не "галочкой", а "звездочкой"). Завершается распределение клавишей "Esc", при этом в ПД будут добавлены ссылки на все выбранные ТД.
- Сумма в ПД не указана
- Если процедура распределения вызывается в ПД, в котором не указана итоговая сумма, то сразу будет предложен список ТД с несоответствующей оплатой для выбора ТД вручную. После завершения распределения сумма по документу станет равной сумме выбранных при распределении ТД.
Если определенный ТД по каким-то причинам необходимо исключить из автоматического распределения платежа, это можно сделать указав в свойстве этого ТД 6020 Особенности контроля сделки значение "Исключать из контроля сделок". Например, это может потребоваться для ТД с начальным сальдо расчетов по договору, если это оно уже закрыто ПД со ссылкой на соответствующие этому сальдо счета (ВхС или ИсС) или ТД оплаты по договору (ВОД, ИОД).
Разрыв и установка связи между документами
При модификации товарных и платежных документов есть возможность разорвать системную связь с документом, на основании которого данный документ был сформирован ("F9 - Связанные документы - Разрыв связи"). А также - сделать вид, что данный документ бы сформирован на основании другого документа ("F9 - Связанные документы - Установка связи"). Это может потребоваться, например, чтобы связать РКО на выдачу перерасхода подотчетных средств, оформленный вручную, и соответствующий АВО, или "привязать" ВТН к ВхС, если их оформление проходило не в рекомендованном порядке. Данные манипуляции нужно выполнять с осторожностью и только в исключительных случаях.
Списание кредиторской и дебиторской задолженности
- Заполнение справочников
-
- Объекты материального учета
-
- Дебиторская задолженность
- Вид ОМУ "Расходы нескладируемые". В свойстве 7012 "Специальное отношение к НДС" указать "Не является объектом".
- Кредиторская задолженность
- Вид ОМУ "Доходы внереализационные" с типом "Доходы". Специальное отношение к НДС - "Не облагается".
Списание дебиторской задолженности оформляется с помощью ППк с видом операции "Покупка", кредиторской задолженности - с помощью ППр с видом операции "Продажа".
Взаимозачет
Часто возникает необходимость сделать проводку с одного договора на другой. Такую проводку можно выполнить как через Журнальные документы или доппроводки, так и с помощью исходящих (ИПК) и входящих (ВПК) платежных корректировок (таким образом удобно "закрывать" встречные ТД к оплате через ссылки на них в ПД):
Исходящая платежная корректировка (ИПК)
Оформляется при необходимости "перекинуть" дебетовое сальдо с одного договора на другой (обычно применяется для взаимозачета между договорами покупки). Пример оформления ИПК:
- Ссылка на ТД по договору, на который нужно "перекинуть" дебетовое сальдо. С указанием суммы со знаком "плюс";
- Ссылка на ТД по договору, с которого нужно "снять" дебетовое сальдо. С указанием суммы со знаком "минус".
Входящая платежная корректировка (ВПК)
Оформляется при необходимости "перекинуть" кредитовое сальдо с одного договора на другой (обычно применяется для взаимозачета между договорами продажи). Пример оформления ВПК:
- Ссылка на ТД по договору, на который нужно "перекинуть" кредитовое сальдо. С указанием суммы со знаком "плюс";
- Ссылка на ТД по договору, с которого нужно "снять" кредитовое сальдо. С указанием суммы со знаком "минус".
Платежные агенты
Иногда плательщиком (получателем платежей) по договору с одним контрагентом является один или несколько контрагентов-третьих лиц (платежных агентов). Например, тройственный договор, централизованный договор поставщика с головной организацией с точки зрения филиала и т.п. В этом случае платежные документы оформляются на контрагентов плательщиков (получателей платежей) (платежных агентов), при этом последние должны быть указаны в свойстве договора "Платежные агенты".
Трудные ситуации
Выделение поставщиком наценки
Т.к. по положениям по бухучету стоимость ТМЦ складывается из всех затрат на его приобретение, величина наценки распределяется между всеми ОМУ в товарном документе пропорционально их стоимости. Для этого следует ввести все строки документа кроме наценки. Затем с помощью "F9-Распределение наценки-На основании текущего документа" ввести величину наценки. Программа автоматически создаст для каждой строки дубликат с нулевым количеством и приходящейся на эту строку долей указанной величины наценки.
Выставление наценок, процентов и т.п. отдельным документом
Некоторые поставщики иногда выставляют наценки или проценты по кредиту на приобретение товаров отдельными документами. Как уже сказано выше, стоимость ТМЦ складывается из всех затрат на его приобретение, поэтому такая наценка должна быть отнесена в стоимость соответствующих ОМУ. Для этого при оформлении такого отдельного документа с помощью "F9-Распределение наценки-На основании другого документа" наценка распределяется аналогично предыдущему пункту с тем отличием, что исходный список объектов и их стоимость берутся не из текущего, а из первоначального документа, который программа предложит выбрать.
Исправление ошибочно указанного набора учетных разрезов в договоре или СДР
См. Исправление ошибок в оформлении учетного объекта.
Ошибочные платежи
Для отражения сделанных по ошибке платежей (как входящих, так и исходящих) по соответствующему контрагенту оформляется специальный договор "Ошибочные платежи". Целесообразно сделать шаблон "Ошибочные платежи" для таких договоров. Платежный документ на сумму ошибочного платежа оформляется со ссылкой на товарный документ по этому договору: ВОД (в случае получения средств) или ИОД (в случае ошибочного перечисления средств). Если платеж не был вовремя возвращен, по истечению срока исковой давности сальдо по такому договору списывается на прибыли и убытки предприятия.
Недопустимая величина сальдо по транзитной СДР
Если при досчете ЛС транзитной СДР возникает сообщение о недопустимой (отрицательной) величине сальдо, то чаще всего это означает, что сальдо на начало месяца + приход за месяц меньше, чем списание с транзитной СДР по РБП за месяц. Если величину сальдо и прихода (дебетовый оборот) можно оценить и проверить сразу, то списание по РБП (путем формирования соответствующих жБП) будет проведено только после успешного досчета ЛС СДР. Поэтому для анализа РБП следует воспользоваться "F9 - Правила списания РБП" по проблемной СДР. В открывшемся окне в разделе "РБП с данной СДР в роли транзитной" нужно проанализировать суммы по РБП, которые имеют дату начала в проблемном месяце.
Анализ
Оборотно-сальдовая ведомость по учетному разрезу
Как известно, любые обороты в АвтоПарк производятся по учетным разрезам. Оборотно-сальдовая ведомость в разрезе учетных объектов за целомесячный период:
- "Главное меню-Бухгалтерия-Справочники-Учетные разрезы"
- "F9-Анализ оборотов-Оборотно-сальдовая ведомость по разрезу-CAXFA За период"
Подобная ведомость, но из периода:
- "F9-Анализ оборотов-Оборотно-сальдовая Ведомость по разрезу-CAXFT Из периода"
Анализ оборотов по учетному разрезу
Отчет, позволяющий получить развернутые пообъектные обороты за целомесячный период в корреспонденции с данным разрезом:
- "Главное меню-Бухгалтерия-Справочники-Учетные разрезы"
- "F9-Анализ оборотов-Структура оборотов в корреспонденции с разрезом-CAXTA За период"
Подобная ведомость, но из периода:
- "F9-Анализ оборотов-Структура оборотов в корреспонденции с разрезом-CAXTT Из периода"
Обобщенный анализ
Выполняется с помощью MS Excel в форме Cn001. Подробно об этом см. статью Cn001: Анализ расчетов.
Контроль сделок по договору (контрагенту)
История баланса по договору
Баланс (оперативное сальдо) расчетов по договору формируется на основе товарных и платежных документов в статусе "Проведен". Все документы по договору упорядочиваются хронологически. Следует обратить внимание на специальный порядок принятия к учету документов в течение одного дня:
- Сначала все платежные документы по порядку следования внутренних номеров (фактически, в порядке оформления);
- Потом все товарные также по порядку следования внутренних номеров.
Инструменты контроля и анализа изменения баланса по договору:
- "F9-История баланса". Готовится за последние три месяца. Представляет собой список документов (влияющих на сальдо расчетов) по договору с указанием по каждому документу суммы документа и величине (со знаком) сальдо расчетов после принятия к учету данного документа.
- "F9-История баланса полная". Полная история изменения баланса.
Примеры
Возмещение по страховому случаю
Оформляется договор с контрагентом - страховой компанией, которая перечисляет возмещение, тип договора - "Продажа". Имеет смысл оформить для этого отдельный шаблон договоров с общими для таких договоров свойствами. Собственно начисление возмещения оформляется с помощью документа ППк с видом операции Продажа и ОМУ с видом "Доходы внереализационные" с типом "Доходы". При оформлении ВПП на перечисление суммы возмещения из него делается ссылка на данный ППк.
Возмещение по КАСКО
Обратите внимание, если происходит возмещение по договору страхования КАСКО, то на возмещение оформляется отдельный договор, иной чем договор приобретения полиса КАСКО. Во-первых, эти договоры имеют разное направление ("Покупка" в случае приобретения полиса КАСКО и "Продажа" в случае возмещения по страховому случаю). Во-вторых, расчеты по возмещению не относятся напрямую к расчетам по приобретению и оплате полиса КАСКО.
