Документооборот (инструкция пользователя)

Материал из AutoPark
Перейти к: навигация, поиск

Содержание

Документооборот

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. В систему документооборота предприятия входят разнообразные документы – письма, договоры, различные первичные документы, документы учета отсутствия/оплаты по-среднему, специальные документы по учету НДС и т.п.

Учет действий над документом

Для формализации учета и контроля действий над документами необходимо делать отметки о выполненных над документом действиях. При выполнении предусмотренных в АвтоПарк для текущего типа документа действий, например выдача путевых листов, учет действий ведется в самих документах. При выполнении прочих действий, необходимо ставить отметки о выполнении действия над документом "F9-Меню стандартных сервисных процедур-Документооборот по текущему объекту" или "CtrlB" на текущем документе.

Возможные действия над документом

Разрешение к исполнению
Окончательное утверждение и подписание документа. Может содержать резолюцию (к оплате, в приказ, для принятия мер, оформить, рассмотреть и т.п. Полный список резолюций содержится в "Главное меню-Прочее-Справочники-Списки строковых значений"). Также может быть указано, какому работнику передается на исполнение документ.
Согласование
Предварительное рассмотрение и оценка документа работником с целью обеспечения правильного и всестороннего решения поставленных в нем вопросов, соответствия законодательству Российской Федерации.
Передача оригинала (копии)
Выдача документа (копии) работнику.
Ознакомление
Прочтение работником документа и подтверждение факта ознакомления работником с документом.
Передача электронной копии
Информирование работника о необходимости ознакомления с документом и с прикрепленными к документу файлами. Информирование осуществляется с помощью сообщения.
Ознакомление с электронной копией
Прочтение работником электронной копии документа и подтверждение факта ознакомления работником с документом.

Участники действия

Действие может выполняться одним или двумя участниками. Также действие может быть выполнено участником от имени другого работника. Например, секретарь согласовала документ от имени директора или курьер получил документ от имени непосредственного получателя документа.

Разрешение к исполнению или согласование выполняет только один участник (лично или "от имени") - текущий пользователь АвтоПарк.

Остальные действия над документами выполняются двумя участниками:

  1. Текущий пользователь АвтоПарк, который передал документ (копию)/ознакомил с документом.
  2. Работник, которому передали документ (копию)/которого ознакомили с документом (лично или "от имени").

При участии второго работника, именно он считается выполнившим действие в отметке. Для идентификации второго участника действия, в процессе выполнения требуется авторизация работника. Необходима настройка типа авторизации, выполняется разработчиком. Возможные способы авторизации второго участника:

Выполнение действия

Информирование о устанавливаемой отметке о действии над документом. При установке отметки, можно указать, что действие выполнено от имени другого работника.

Документ
Описание документа, над которым выполняется действие.
Авторизованный работник
Выполняющий действие работник.
Действует от имени
Заполняется, если авторизованный работник выполняет действие над документом не от своего имени.
Передать работнику
Работник, которому передается на исполнение документ. Только для действия "Разрешение к исполнению".
С резолюцией
Указания по исполнению документа. Только для действия "Разрешение к исполнению".

Отмена последнего действия

Если последнее действие выполнял не текущий пользователь - необходимо выбрать отменяемое действие из списка.

Контроль действий над документом

Контроль документооборота осуществляется путем анализа отчетов.

Просмотр действий над документом

"F9-Меню стандартных сервисных процедур-Документооборот по текущему объекту-Просмотр действий с документом" или "CtrlB-Просмотр действий с документом".

Документ
Описание текущего документа, над которым выполнялись действия.
Дополнительная информация
Курьер
Для действий, выполняемых двумя участниками. Работник, непосредственно взявший документ для передачи (выполнивший действие от имени).
Передать работнику
Работник, которому передается документ на исполнение. Только для действия "Разрешение к исполнению".
Резолюция
Указание по исполнению документа. Только для действия "Разрешение к исполнению".
Время
Дата время выполнения действия.
Действие
Описание действия.
Работник
Кто выполнил действие. Если действие было выполнено от имени этого работника, перед табельным номером будет стоять !
Пользователь
Логин текущего пользователя АвтоПарк, выполнившего действие.
Авторизация
Способ авторизации(Пользователь/Карта пропуск/Пин код)

Участие работника в документообороте

Отчет о действиях работника с документами. Стоя на работнике "F9-Сервисные процедуры-Участие в документообороте за период" для контроля действия работников с документами. Содержит описание, время, выполненное действие, состоит из трех частей:

Действия, записанные на работника (выполненные лично или от имени этого работника)
Действия, выполненные работником "от имени"
Совместные действия, где работник был текущим пользователем АвтоПарк

Отчет также содержит

О
Признак действия "от имени" (для действий, записанных на работника).
Таб
Табельный работника, на кого записано действие (для совместных действий и действий "от имени").
От
Табельный работника, выполнившего действие "от имени" (для совместных действий).
Личные инструменты
Пространства имён
Варианты
Действия
Навигация
Инструменты
Другие ресурсы