Кладовщик (инструкция пользователя)
Основные понятия
Обозначения
- Короткие пути (кнопки) пишутся в кавычках. Например, вот так - "F5". Если нужно нажать несколько кнопок одновременно, то используется знак плюс - вот так "Ctrl+Enter"
- Путь по меню пишется перечислением наименований пунктов, разделенных знаком "-" и тоже помещается в кавычки. Если меню "растет" из главного меню, то в начале пути пишется "F10", если из локального - "F9", если из меню рабочего места - "F8". Например, вот так "F10-Перевозки-Билетная касса-Итоги-Tck21 Движение БП в подотчете за период" или так - "F9-Зарплата-Расчетный лист за месяц".
Сообщения о важном выборе
Выбор настолько важен, что АвтоПарк не только "хочет убедиться" в том, что Вы действительно прочитали сообщение, но и записать объяснение, почему сделан именно такой выбор. После того, как Вы прочитали, подумали и сделали выбор, следует ввести объяснение сделанного выбора.
О сделанном выборе, включая объяснения, будет отправлено сообщение менеджеру соответствующей группы пользователей.
Заполнение атрибутов товарного документа
Ключевыми атрибутами товарного документа являются:
- Вид операции
- Отражает суть производимой операции. Например, несмотря на схожесть бухгалтерских проводок при отпуске со склада в производство и при списании по износу, суть этих операций принципиально разная, поэтому рекомендуется при оформлении товарных документов использовать разные виды операций: "Отпуск/возврат ТМЦ" и "Списание по износу".
- СДР
- Служат для для учета затрат и доходов, соответствующих описываемому движению ТМЦ.
- Место хранения
- Описывает непосредственное место работы кладовщика (склад), на котором хранятся ТМЦ.
Для того, чтобы каждый раз в документах не указывать одно и то же МХ, кладовщик должен выбрать и закрепить склад по умолчанию по меню "F10-Ценности-Справочники-Место хранение по умолчанию":
- Установить "галочку" «Установить место хранения по умолчанию»
- Выбрать ("F5") нужное место хранения (склад) из справочника
- Сохранить изменения ("Esc" или "Ctrl+Enter")
Документооборот
Приобретение ТМЦ
Приобретение ТМЦ отражается товарными документами с видом операции "Покупка".
- При наличии подсистемы учета расчетов, приобретение ТМЦ отражается в зависимости от характера операции:
- при обычной покупке цепочка документов счет-накладная-счет-фактура (ВхС-ВТН-ВСФ).
- при розничной покупке - документ розничной покупки (РПк).
- При отсутствии подсистемы учета расчетов, приобретение ТМЦ отражается накладными на приход (НПР) с видом операции "Покупка".
В ТД в поле "Через кого" указывается работник, который приобрел ТМЦ - экспедитор или подотчетное лицо. При оформлении товарных документов следует учитывать, что у поставщика наименования ТМЦ не совпадают с наименованиями ОМУ в АвтоПарк - следует аккуратно подходить к указанию правильного ОМУ.
Отпуск/возврат в производство
Отпуск в производство и/или подотчет и возврат ранее отпущенных ТМЦ обратно на склад.
Отпуск в производство
Оформляются товарными документами с видом операции "Отпуск/возврат ТМЦ" и СДР, на которой ведется учет соответствующих производственных затрат.
- Расход ТМЦ на конкретное транспортное средство
- Оформляется с помощью накладной на отпуск-возврат (НОВ) с указанием соответствующего гаражного и (опционально) номера путевого листа.
- Обычный отпуск в производство и подотчет
- Оформляется с помощью требования на отпуск-возврат (ТОВ). Обратите внимание, что отпуск в подотчет оформляется точно так же, как и обычный отпуск в производство, разница заключается в описаниях соответствующих схем операций.
Возврат из производства
Возврат из производства и подотчета оформляется с помощью ВиП. Операция обратная отпуску в производство, поэтому при оформлении ТД используются тот же вид операции "Отпуск/возврат ТМЦ" и те же СДР, которые использовались при оформлении первоначального отпуска в производство со склада.
Приходование ТМЦ, изготовленных на предприятии и полученных от демонтажа оборудования
Оформляется с помощью ВиП, виды операций отражают происхождение ТМЦ: "Изготовление ТМЦ", "Поступления от демонтажа оборудования" и т.п.
Передача со склада на склад
Перемещение из одного места хранения на другое оформляется с помощью товарными документами МСП с видом операции "Межскладское перемещение".
Передача из подотчета в подотчет
Оформляется с помощью МСП с видом операции "Передача из подотчета в подотчет". В документе указываются МХ обоих материально-ответственных лиц - сдающего и принимающего. Если для принимающего работника это первая выдача в подотчет, то предварительно потребуется явно оформить ему МХ подотчетного лица.
Инвентаризация
Излишки и недостачи по результатам инвентаризации оформляются товарными документами с СДР для учета недостачи и излишков.
- Списание недостачи
- Оформляется с помощью ТОВ, видом операции "Инвентаризация".
- Оприходование излишков
- Оформляется с помощью ВиП по среднерыночной цене, видом операции "Инвентаризация".
Списание
Списание пришедших в негодность ТМЦ оформляется требованием на отпуск-возврат (ТОВ):
- Списание со склада
- ТОВ с видом операции "Списание по негодности" и СДР учета затрат по списанным по негодности ТМЦ.
- Списание из подотчета
- ТОВ с видом операции "Списание из подотчета". В документе указывается МХ подотчетного лица, СДР остается пустым.
Реализация
Реализация складских запасов отражается товарными документами с видом операции "Продажа" и указанием СДР учета выручки от реализации.
- При наличии подсистемы учета расчетов, реализация в зависимости от характера операции отражается соответствующими товарными документами:
- при обычной реализации - цепочка документов счет-накладная-счет-фактура (ИсС-ИТН-ИСФ) по соответствующему договору.
- при розничной продаже - документ розничной продажи (РПр) по договору продажи с контрагентом "Розничный покупатель/продавец".
- При отсутствии подсистемы учета расчетов, реализация ТМЦ отражается просто требованиями на отпуск-возврат (ТОВ).
Передача в другой филиал, в головную организацию или иное обособленное подразделение
Внутрихозяйственная передача складских запасов отражается товарными документами с видом операции "Внутрихозяйственная передача".
- При наличии подсистемы учета расчетов оформляется ТД вида ИТН по соответствующему договору расчетов с обособленным подразделением.
- При отсутствии подсистемы учета расчетов, передача ТМЦ отражается просто требованиями на отпуск-возврат (ТОВ).
Контроль остатков
При обработке товарного документа выполняется проверка, что остатки ОМУ по МХ не станут отрицательными. Данная проверка имеет несколько особенностей:
- Проверяемые остатки являются результатом обработки как текущего, так и остальных документов, поэтому важно своевременно обрабатывать все товарные документы.
- Данная проверка является предварительной. Она может не сработать если обработаны не все товарные документы или после обработки текущего документа другой документ исправляется таким образом, что остатки все равно получатся отрицательными (например, аннулируется ранее оформленный приход ОМУ). Поэтому при досчете лицевого счета ОМУ выполняется еще одна, окончательная проверка остатков.
- В исключительных случаях можно отключить проверку остатков при обработке ТД по конкретному МХ с помощью свойства МХ Особенности хранения ТМЦ. Данное свойство не отключает контроль остатков при досчете ЛС ОМУ, но позволяет оформлять расходные документы раньше приходных, когда такой порядок ввода вызван объективными причинами.
Примеры
Учет металлолома
При оформлении прихода металлолома, полученного от демонтажа какого-либо оборудования требуется отражения сразу двух событий:
- 1. Выбытия демонтируемого объекта
- Оформление зависит от характера демонтируемого объекта:
- Демонтаж ОМУ, пришедшего в негодность за время хранения на складе
- Следует отразить его списание с соответствующего МХ по ТОВ, вид операции "Списание по износу", СДР по учету результатов списания ОМУ и ОС.
- Демонтаж ОМУ, ранее отпущенного в производство
- Если по данному ОМУ ведется экземплярный учет, следует оформить списание соответствующего экземпляра, режим движения при этом указывается "нпэ". В противном случае никаких дополнительных действий не требуется.
- Демонтируемым объектом является объект основных средств
- Списание соответствующего ОС оформляется бухгалтером по учету ОС с помощью акта на списание ОС.
- 2. Приход полученного при демонтаже металлолома
- Оформляется с помощью ВиП. В нем указывается:
- Вид операции
- "Поступления от демонтажа оборудования".
- МХ
- Соответствует цеху или подразделению, занимающемуся демонтажем и на котором обычно металлолом и хранится до своей утилизации.
- СДР
- СДР по учету результатов списания ОМУ и ОС.
- ОМУ
- ОМУ вида "Материалы", например "Металлолом (черный)".
- Режим движения
- Как и для остальных ОМУ вида "Материалы", для металлолома не имеет смысла деление по режимам движения ("нов", "б/у" и т.п.), поэтому при оформлении товарных документов для этого ОМУ используется исключительно режим движения "нов".
- Стоимость
- Соответствует среднерыночным ценам.
- Передача металлолома на утилизацию (продажа)
- Оформляется обычным документом реализации.
Ремонт
Заполнение справочников
- Виды операций
-
- Ремонт
- Отражает ремонт оборудования и ТС на предприятии, тип "Расход". Оформление схем операций полностью аналогично "Отпуск/возврат ТМЦ".
- Ремонт сторонний
- Отражает ремонт оборудования и ТС в сторонней организации, тип "Расход".
- Возврат из стороннего ремонта нпэ
- Для отражения возврата из стороннего ремонта неремонтопригодных ОМУ, тип "Приход".
- Изменение состояния ОМУ
- Отражает изменение состояния объекта в процессе хранения в МХ, например оприходованного как "нов", но признанного требующим ремонта по результатам инвентаризации. Тип "Зависит от документа".
- Места хранения
-
- Склад ремонтной зоны
- Склад цеха по ремонту агрегатов (агрегатного цеха)
- Статьи доходов и расходов
-
- Ремонт оборудования
- Для учета расходов на ремонт оборудования на предприятии. Счет зависит от учетной политики предприятия (23 "Вспомогательные производства" или 25 "Общепроизводственные расходы"). В нашем примере учет ведется на 25 счете.
ОМУ, требующие ремонта
Движение требующих ремонта объектов описывается товарными документами с указанием режима движения ОМУ "трр" (требующие ремонта):
- Возврат из производства
- Оформляется ВиП с видом операции "Отпуск/возврат ТМЦ" с режимом движения "трр". В случае демонтажа оборудования (запчастей, агрегатов и т.д), установленного на ТС, в документе так же указывается соответствующий гаражный номер.
- Переквалификация состояния
- Если заключение о необходимости ремонта принято в отношении ОМУ, который находится на складе (в состоянии "нов", "б/у" и т.п.), то требуется переквалифицировать его состояние - оформляется отпуск этого ОМУ по ТОВ с видом операции "Изменение состояния ОМУ" на СДР для учета потерь от такой операции (счет 91, 23 и т.п. в зависимости от учетной политики) с режимом, который был указан в ТД при поступлении на склад ("нов", "б/у" и т.п.). Одновременно оформляется возврат из производства по ВиП с теми же видом операции и СДР, но режимом движения "трр". Обратите внимание, речь идет именно об ухудшении состояния во время хранения. В случае же, если только что поступивший объект сразу отправляется по рекламации поставщику, то предварительная переквалификация состояния ОМУ не требуется - товарный документ (ИТН и т.п) на возврат по рекламации оформляется с тем же режимом движения, что и в товарном документе на поступление.
Ремонт оборудования на предприятии
- 1. Передача ОМУ в агрегатный цех для проведения ремонта
- Если требующий ремонта ОМУ находится в другом МХ, то передача в агрегатный цех оформляется обычным МСП.
- 2. Передача в агрегатный цех материалов и запасных частей, необходимых для ремонта оборудования
- Оформляется полностью аналогично п.1.
- 3. Списание ОМУ в ремонт
- Списание в ремонт самого ремонтируемого ОМУ, а так же материалов и запчастей, требуемых для ремонта: Оформляется ТОВ, вид операции "Ремонт", СДР "Ремонт оборудования", режим движения соответствует состоянию списываемого ОМУ: для ремонтируемого ОМУ это "Требующий ремонта" (трр), для материалов - "Новые" (нов) и т.д. Проводка: д25 к10.
- Обратите внимание: при наличии подсистемы Управление ремонтным комплексом формирование ТОВ на списание в ремонт можно выполнить автоматически на основании соответствующего ремонтного листа.
- 4. Окончание ремонта
- Отремонтированный ОМУ возвращается в агрегатный цех: оформляется ВиП, вид операции "Ремонт", СДР "Ремонт оборудования", режим движения "Восстановленный" (вст). Стоимость восстановленного объекта указывается явно, она складывается из прямых затрат на ремонт (при определении таких затрат обычно ограничиваются стоимостью потраченных на ремонт ТМЦ, см. п.3). Проводка: д10 (либо д43 "Готовая продукция") к25.
- Обратите внимание: при наличии подсистемы Управление ремонтным комплексом формирование ВиП на восстановление из ремонта в состоянии "вст" можно выполнить автоматически на основании соответствующего ремонтного листа. Стоимость восстановленного двигателя в ВиП будет подсчитана автоматически, как сумма стоимости всех списанных в ремонт МЦ по данному РмЛ.
- Неремонтопригодность
- В случае, если ОМУ признается неремонтнопригодным, оформляется его возврат на МХ агрегатного цеха: ВиП, вид операции "Ремонт", СДР "Ремонт оборудования", режим "нпэ". В дальнейшем ОМУ списывается на расходы с помощью ТОВ.
- 5. После окончания ремонта
-
- Если требуется установка на транспортное средство
- Оформляется НОВ с видом операции "Отпуск/возврат ТМЦ", режим "вст". Проводка д20 к10 (или к43).
- Если требуется передача восстановленного объекта на склад для хранения
- Оформляется МСП со склада "Агрегатный цех" на склад хранения.
Ремонт оборудования силами сторонней организации
- Передача в сторонний ремонт
- Оформляется с помощью документа "Внешнее перемещение ценностей" (ВПЦ), вид операции "Ремонт сторонний", режим "трр" (д10 Сторонний ремонт - к10).
- Приход отремонтированного ОМУ на склад
- Оформляется через ВТН или ВхА (в зависимости от вида документов, выставляемых ремонтным предприятием), вид операции "Ремонт сторонний", режим "вст". Стоимость ремонта составляет стоимость отремонтированного объекта.
- Неремонтопригодность
- В случае, если ОМУ признается неремонтнопригодным, оформляется его возврат на предприятие: ВПЦ, вид операции "Возврат из стороннего ремонта нпэ", режим "нпэ". В дальнейшем ОМУ списывается на расходы с помощью ТОВ.
- Прием подменного оборудования
- Если на время ремонта сторонняя организация предоставляет подменное оборудование, то его поступление оформляется ВПЦ с видом операции "Прием подменного оборудования", режим "б/у" (д10 - к10 Сторонний ремонт).
- Возврат подменного оборудования
- ВПЦ с видом операции "Возврат подменного оборудования", режим "б/у" (д10 Сторонний ремонт - к10).
В процессе ремонта изменился ОМУ (да, бывает и такое!)
Особо "продвинутые" контрагенты могут так произвести ремонт, что возвращают аккумулятор вместо полученной в ремонт автошины. Шутка. Но вернуть вещь другой марки (модели) - вполне могут себе позволить. В этом случае следует произвести оформление факта "пересортицы в сторонней переработке" - ВПЦ с двумя строками:
- ОМУ, который отдали в ремонт: специальный режим движения "зму" ("Замена - убывшие")
- ОМУ, который будет оприходован по ВхА: специальный режим движения "змп" ("Замена - прибывшие").
Функциональность предоставляется по требованию.
Возврат брака по рекламации
В случае обнаружения брака оформляются товарные документы обратные документам на приобретение ТМЦ (т.е. если поступление оформлялось по ВТН, то возврат по рекламации - ИТН и т.п.) При этом обычно используется тот же самый вид операции "Покупка", а то что это именно возврат - следует из вида документов. Если ОМУ уже успели отпустить в производство (в ремонт и т.п.) - предварительно нужно оформить его возврат с исходным режимом движения, с которым оформлялись ТД на приобретение и отпуск в производство ОМУ, оказавшегося бракованным.
Изготовление топливной смеси
Иногда в условиях отсутствия специального зимнего дизтоплива при наступлении заморозков возникает необходимость приготовить зимнюю топливную смесь путем добавления в емкость с дизтопливом определенного количества керосина. Данная операция отражается двумя товарными документами:
- Списание керосина
- Отражается ТОВ с видом операции "Отпуск/возврат в производство", СДР "Изготовление топливной смеси" (25 счет), проводка д25(СДР)-к10(ОМУ).
- Приходование смеси
- Оформляется с помощью ВиП, аналогично ТОВ указываются вид операции "Отпуск/возврат в производство" и СДР "Изготовление топливной смеси". Полученная в результате смесь учитывается в составе дизтоплива. Таким образом необходимо указать в ВиП ОМУ "Дизтопливо", при этом указать количество и сумму равными количеству и стоимости добавленного в емкость керосина. д10(ОМУ)-к25(СДР).
В результате операции итоговая сумма по счету 10 должна остаться прежней, а сальдо в лицевом счете СДР "Изготовление топливной смеси" по счету 25 - остаться нулевым.
Трудные ситуации
Изменение документа, созданного другим пользователем
Обычный пользователь (кладовщик, член группы STOCK) не имеет полномочий для изменения (модификации) товарного документа, созданного другим пользователем. Такая привилегия предоставляется так называемым старшим кладовщикам - членам группы MAINSTOCK.
