Первичные документы

Для отражения в Системе документально зафиксированные события в предметной области Системы предназначены первичные документы, такие как путевые листы, товарные документы, платежные документы, записка о предоставлении отпуска, приказ о наложении взыскания и т.п. Если событие хозяйственной деятельности требует отражения в бухгалтерском учете, при обработке такого документа в расчетном месяце формируются соответствующие проводки в лицевых счетах объектов учета.

Дата и время документа

У большинства документов присутствует такое понятие как "дата документа", на основании которой происходит отнесение документа к отчетному периоду. Дата документа должна совпадать с датой соответствующего акта хозяйственной деятельности.

У ряда документов, для которых важен порядок их следования в течении дня, присутствует так же такой параметр, как "время документа". Этот параметр ведется системой автоматически и отражает исключительно последовательность ввода документов операторами АвтоПарк. Этот параметр важен при последовательной обработке документов, например когда поступление на склад должно быть проведено раньше отпуска этих же объектов со склада. В противном случае может оказаться, что Система не может провести отпуск из-за отсутствия необходимого количества на складе. Если в результате каких либо действий (например непоследовательное оформление первичных документов, или просто "заминка" при вводе первого из них, в результате которой второй документ оказался оформленным раньше, очередность документов получилась неправильной - ее можно изменить с помощью специального пункта локального меню. Другой пример необходимости строгой последовательности первичных документов в течении дня - сдача работником остатка по авансовому отчету и получение им в тот же день новой суммы для следующего авансового отчета. При непоследовательном оформлении приходного и расходного ордеров печать обоих авансовых отчетов будет неверной - т.к. Система обнаружит, после первого авансового отчета выдачу дополнительной суммы вместо сдачи остатка. Так же как и в случае с товарными документами, очередность платежных документов в пределах дня можно исправить с помощью пункта локального меню.

Ввод и модификация документов задним числом

Иногда случаются ошибки при вводе первичных документов. При обнаружении ошибки, даже если месяц уже закрыт, необходимо не формировать корректирующий документ, а исправить ошибочный задним числом. Это же относится к документам, которые своевременно не были введены - их так же нужно вводить задним числом. При этом корректирующие бухгалтерские проводки будут автоматически проведены в расчетном месяце.