Расчет заработной платы (инструкция пользователя)

Содержание 1 Прием работника 2 Увольнение работника 3 Списание сальдо уволенных 4 Массовая выдача 5 Особенности расчета НДФЛ

Прием работника

1. Осмотреть, нет ли предшествующих контрактов (с другими табельными номерами) у этого физического лица с долгом по зарплате (дебетовым или кредитовым, неважно). Долг, вероятно, следует "перебросить" на новый табельный, то есть оформить приказ о начислении/удержании по специальному виду "Корректировка сальдо".
2. Оформить положенные работнику вычеты по НДФЛ, удержания профсоюзных взносов.
3. Оформить удержание для перечисления зарплаты в банк (при наличии).

Увольнение работника

1. Обработать первичные документы (путевые листы, билетно-учетные листы).
2. Оформить необходимые начисления (компенсацию за неиспользованный отпуск) и удержания (за ГСМ).
3. Проверить табель, досчитать зарплату по системную дату.
4. Проверить форму 2-НДФЛ по системную дату (системный месяц), чтобы в ней было "все чисто". Разобраться с задолженностями по НДФЛ, если возможно - вернуть излишне удержанное, удержать сверх ограничения.
5. Сформировать платежный документ на выплату зарплаты.
6. Сохранить полученный расчетный лист. Однако, до закрытия месяца расчетный лист еще может измениться, поэтому окончательный вариант расчетного листа, полученный после закрытия месяца, необходимо сохранять.

Списание сальдо уволенных

По разным причинам за уволенными работниками может "висеть" дебетовое или кредитовое сальдо. Обычно его списывают на прибыль и убытки через три года после увольнения. Списание сальдо делается через Приказы о начислении и удержании.

1. Оформить "шапки" приказов по двум разным видам НУ: по виду начисления "Списание с давно уволенных" для списания дебетового сальдо и по виду удержания "Списание с давно уволенных" для списания кредитового сальдо.
2. Выполнить в локальном меню "Стандартные приказы-списание Остатков с лицевых счетов давно уволенных" по каждому приказу отдельно. Нужные работники будет включены в соответствующий приказ.
3. Выполнять процедуру списания можно, например, раз в несколько месяцев (ежеквартально).

Массовая выдача

Формируется после закрытия месяца. Результатом являются сформированные платежные документы (РКО и ИПП) по работникам с суммами, причитающимися к выплате за соответствующий месяц, печатные формы ПД и их ведомости (Sal_ГГММ_*.rep, где ГГММ - год и месяц формирования, например, 1307 - за 07.2013), протокол формирования массовой выдачи (Slp_ГГММ*.rep), список созданных платежных документов (PDcL1.rep). Для работников, уволенных за период "текущий месяц - системный месяц" учитывается окончательное сальдо, для чего производится досчет зарплаты по системный месяц включительно. Если автоматический досчет по разным причинам не получится - потребуется досчитать таких работников "вручную".
Не рекомендуется эти платежные документы использовать для текущих расчетов, например, добавлять в них суммы выплаты отпускных с тем, чтобы "завтра" выдать их вместе с массовой выдачей. Рекомендуется формировать массовую выдачу накануне перед выдачей, не заранее, чтобы ВСЕ межрасчетные выплаты были учтены "автоматически". Чтобы заранее узнать сумму к выдаче, достаточно сформировать массовую выдачу, но не "Формировать собственно ПД" (снять соответствующую галочку в диалоговом сообщении при формировании).
В протоколе формирования приводится расшифровка сумм тех работников, у которых в массовую выдачу включается не ровно кредитовое сальдо расчетного месяца, а скорректированное в большую или меньшую сторону. Корректируют кредитовое сальдо в большую сторону суммы:

1. За будущие периоды. По умолчанию начисления учитываемые в следующих периодах включаются в массовую выдачу. Можно изменить по требованию.
2. Увеличено до окончательного сальдо сальдо. Выдается кредитовое сальдо следующего месяца, если работнику начислен отпуск в следующем месяце, а выплата этого отпуска произведена в текущем месяце (как требует ТК, выплата отпускных производится за несколько дней дней до начала отпуска) и уменьшила сальдо текущего месяца. Особенность предоставляется по требованию.

Корректируют кредитовое сальдо в меньшую сторону суммы:

1. Давно уволенных работников. "Давно" - уволенные в предыдущем месяце и ранее. Можно изменить по требованию.
2. Выдано в межрасчетный интервал. Выдача зарплаты в следующем месяце по ПД с типом "Разовый" (то есть выдача в счет текущего месяца).
3. Уменьшено до окончательного сальдо. Разница между суммой к выдаче и "окончательным" сальдо. Только для работников, уволенных за период "текущий месяц - системный месяц", сумма к выдаче ограничивается величиной неотрицательного сальдо на конец следующего месяца, то есть учитывается "окончательное" для этого работника сальдо. Без учета окончательного сальдо, может возникнуть "лишняя" выдача и долг работника по зарплате, когда в системном месяце есть удержания (например, снятие излишне начисленного отпуска в результате увольнения). Пример: работник уволен 03 августа, причитающаяся зарплата за июль выплачена не полностью, поскольку в августе удержания превышают начисления. Массовая выдача за июль уменьшит и не выплатит причитающуюся за июль зарплату, поскольку "окончательное" сальдо уже нулевое.
4. Невыдаваемые остатки округления. Величина "невыдаваемого остатка" определяется в настройке 9015 Минимальная купюра. Например, для выплаты зарплаты в целых рублях, в настройке должно быть 1.00, а для выплаты с копейками - 0.01. Исключение составляют уволенные работники, их сальдо входит без округления.
5. Будет выдано позднее. Здесь фигурируют все суммы, если снято условие "Формировать собственно ПД". По требованию могут поддержаны разные условия не включать работника в массовую выдачу, например не включать иностранных граждан в РКО, поскольку им выплачивают зарплату только безналичным способом и выплатят позднее после открытия счета для перечисления зарплаты в банке.

Особенности расчета НДФЛ

1. НДФЛ рассчитывается по ФЛ в целом, а контрактов ("табельных") в месяце у ФЛ может быть несколько. Невозможно рассчитать НДФЛ изолированно по каждому контракту, хотя бы потому, что вычеты (стандартные, имущественные) даются для ФЛ в целом. Рассчитанный НДФЛ удерживается в общем случае частями по каждому контракту, действующему в месяце, даже если по контракту нет начислений и, казалось бы, нет "основания" для удержания НДФЛ. В некоторых случаях, когда весь НДФЛ нужно учесть по одному контракту, требуется ручная корректировка - перераспределение сальдо между контрактами.
2. Ежегодно в последнем месяце налогового периода (декабре) у каждого ФЛ выявляется долг за налоговым агентом (переплата) или долг за налогоплательщиком и при наличии таковых переносятся в следующий год. При этом при досчете зарплаты выдается соответствующее предупреждение - "Долг за налоговым агентом (переплата НДФЛ) в размере х-хх перенесен на следующий год" или "Часть начисленного налога в размере х-хх перенесена на следующий год". Необходимо разобраться с каждым случаем и сторнировать не подлежащие переносу переплаты, т.е. оформить налоговую справку за декабрь месяц налогового периода с модификацией МНО "Переплата" и сторно на величину переплаты.
3. Для увольняемых работников при наличии переплаты НДФЛ выдается сообщение "Имеется долг за налоговым агентом (переплата НДФЛ) в размере хх". Если есть основания для возврата, следует оформить возврат переплаты в справках по НДФЛ.