Платежные документы

Материал из AutoPark
(Перенаправлено с Ссылки по ПД на работников)
Перейти к: навигация, поиск

Платежные документы - первичные документы о движении денежных средств предприятия. Платежные документы имеют примерно одинаковую структуру с некоторыми отличиями, в зависимости от вида документа.

Содержание

Виды платежных документов

Перечень видов платежных документов

Код Наименование Обозначение

Платежные документы

Номер
Ведется автоматически. Формат ГГГГ/ННННН, где ГГГГ - цифры года, ННННН - порядковый номер документа в пределах года и данного вида платежных документов. Номера платежных документов с 1980/00000 по 1980/99999 зарезервированы системой для ПД в работе.
Дата подготовки документа
По умолчанию заполняется системной датой. В РКО означает дату начала выдачи.
Дата
Дата проведения платежного документа в бухгалтерском учете. По умолчанию равна дате подготовки.
Вид операции
Тип документа
Имеет значение для платежных документов, относящихся к расчетам по заработной плате (РКО, ИПП):
Массовый
Используется в платежных документах, отражающих массовую выдачу (окончательный расчет за месяц) заработной платы. Как правило устанавливается автоматически при формировании платежных документов для массовой выдачи за месяц. Выплаты по таким ПД отражаются в РЛ работника специальным образом.
Разовый
Используется в платежных документах, отражающих текущие расчеты с персоналом по заработной плате. Внимание! Выдача работнику денежных средств с помощью документов с типом "Разовый", фактически произведенные в следующем за расчетным месяце, уменьшает сумму, причитающуюся этому работнику в окончательный расчет (массовую выдачу) за расчетный месяц. Для отражения выдачи без влияния на сумму окончательного расчета используется тип "Прочий".
Аванс
Для ПД по выплате зарплаты за первую половину месяца. На сумму, причитающуюся в окончательный расчет влияет также, как "Разовый".
Прочий
Используется в остальных случаях. В частности, в ПД, не связанных с расчетами по заработной плате и, кроме того, в платежных документах, отражающих расчеты по заработной плате, которые не нужно учитывать при окончательном расчете.
Сумма
Общая сумма денежных средств по данному документу. В документах, имеющих ведомость (список) работников и /или перечень ссылок на товарные документы вычисляется автоматически и не может быть изменена. В ином случае следует заполнять вручную.
Сумма НДС
Часть общей суммы, приходящаяся на налог на добавленную стоимость. Если НДС в данном платеже не предусмотрен, то необходимо оставить поле ПУСТЫМ, иначе указать величину (возможна величина НДС, равная нулю).
Вид платежа
Может принимать значения "почтой", "телеграфом", "электронно" или не заполняться вовсе. Используется только для печати платежного документа и заполняется в соответствии с требованиями банка.
Плательщик
Указывается код контрагента-плательщика и номер счета, с которого делается платеж.
Получатель
Указывается код контрагента-получателя и номер счета, на который зачисляются денежные средства.
Очередь платежа
Заполнение в соответствии с текущим законодательством.
Назначение платежа (основание для проведения кассовой операции и т.п.)
Заполняются в принятом на предприятии порядке.
Дополнительная (налоговая) информация
Дополнительная информация ([F5]) для ИПП в уплату платежей в бюджетную систему РФ, требующих указания специальных реквизитов (КБК, ОКТМО, налоговый период и прочих).
Состояние
Отметка о прохождении. При формировании временного РКО ему присваивается статус "Подготовлен" (смотри особенности). Для остальных документов статус всегда "Проведен".

Перечень работников

Во всех случаях, когда платежный документ отражает какие-либо расчеты с работниками предприятия, необходимо указывать табельные номера работников и соответствующие суммы в ведомости (приложении) к платежному документу.

Табельный.
Сумма.
Состояние
Выдано
НЕ выдано
Депонент
Устаревшая технология учета. В АвтоПарк лицевой счет работника по заработной плате ведется автоматически, поэтому нет необходимости депонировать невыданные суммы.

Ссылки на товарные документы

Для отражения платежей по конкретным товарным документам. Обратите внимание, что в этом случае всегда используется вид операции с назначением "ПД со ссылками на ТД".

Вид документа.
Номер.
Сумма платежа.
НДС.

Свойства

Навигатор: 6100, 6101, 6102, 6103, 6104

6100 Штамп передачи в клиент-банк
Заполняется автоматически в ПД, переданных в клиент-банк.
6101 Штамп приема из клиент-банка
Заполняется автоматически в ПД, принятых из клиент банка при выполнении загрузки выписки.
6102 Местоположение производственной площадки
Используется для ИПП на уплату НДФЛ от обособленного подразделения, территориально отделенного от организации, имеющего свои КПП и/или ОКТМО.
6103 Примечание
Примечание к ВПП, ИПП. Выводится в печатную формы платежного авизо
6104 Сведения об удержании НДФЛ
Имеет смысл только применительно к ПД "по зарплате". Используется для заполнения (в трудных ситуациях) формы 6-НДФЛ.

Отражение в учете

Взаимодействие с программами "Клиент-банк"

Имеется поддержка систем "Клиент-банк" для обмена платежными документами с банком по электронным каналам связи. Суть ее состоит в экспорте из АвтоПарк платежных банковских документов в транспортные файлы и импорте в АвтоПарк предоставляемых банком выписок с расчетных счетов. Сама процедура приема - передачи производится программным обеспечением банка. В настоящее время реализована поддержка системы "Клиент-банк" следующих банков: Уралсиб, Возрождение, Банк Москвы, Новый символ, ПромСвязьБанк, ИнтерПрогрессБанк, Мострансбанк, Сбербанк. Транспортные файлы (как для передачи в клиента-банк, так и для загрузки выписок) должны быть так называемого "формата 1С". Возможности "Клиент - банк":

Передача платежных документов в клиент-банк

В клиент-банк передаются ИПП в состоянии "Подготовлен", которые не передавались ранее (в ПД отсутствует штамп передачи в клиент-банк). Передаются все ИПП с датой документа, совпадающей с датой текущего ПД.

Настройка

Для настройки передачи платежных документов в клиент-банк необходимо в сообщить Разработчику название банка, условия для выгрузки определенных ИПП (как правило, это код расчетного счета контрагента 0000), каталог для выгрузки платежных документов. Рекомендуется создавать каталог для выгрузки в каталоге AutoPark (например, AutoPark\REP\CB\IMPORT) с соответствующим назначением NTFS-разрешений для ограничения доступа к каталогу. В программе "клиента-банка" необходимо указать в настройках этот каталог для импорта платежных документов. По умолчанию, для одного ИПП формируется один транспортный файл для передачи. Имеется возможность все платежные документы выгружать в один файл, однако такой способ выгрузки крайне не рекомендуется - отмена передачи платежных документов в клиент-банк невозможна. При необходимости может быть реализовано хранение копий переданных транспортных файлов (необходимо сообщить имя каталога).

Передача в клиент-банк

  1. В АвтоПарк тем или иным способом подготовить ИПП;
  2. В локальном меню платежных документов выполнить "F9-Клиент банк-Передача и печать всех документов дня". Процедура последовательно выполнит следующие действия:
    • Подготовит транспортные файлы. Формат и состав транспортного файла устанавливается банком: это может быть например текстовый или dbf-файл, помещаемый в указанное банком место на локальном или сетевом диске, где его должен найти соответствующая (поставляемая банком) программа "Клиент-банк";
    • Отпечатает переданные платежные документы (опционально);
    • Сделает отметку в АвтоПарк о передаче каждого конкретного документа. Отметка передачи производится в специальном поле - штампе передачи. В штамп записывается в частности дата, время и оператор, выполнивший передачу.
  3. Выполнить импорт транспортных файлов и процедуры передачи средствами программы "Клиент-банк".

Загрузка выписки из клиент-банка

Настройка

Для настройки загрузки выписок из клиент-банка необходимо в сообщить Разработчику название банка и каталог, в котором находятся выписки клиент-банка. Рекомендуется создавать каталог в каталоге AutoPark (например, AutoPark\REP\CB\EXPORT). В программе "клиента-банка" необходимо указать в настройках этот каталог для экспорта выписок. Поддержан следующие виды ПД, которые могут быть загружены из выписки:

Загрузка выписки

  1. Произвести сеанс связи с банком средствами программы "Клиент-банк"
  2. В локальном меню платежных документов выполнить "F9-Клиент банк-Загрузка выписки с банковского счета". Процедура последовательно выполнит следующие действия:
    • Чтение и разбор новых файлов, содержащих выписку;
    • Откат загружаемых исходящих платежных документов.
    • Формирование в АвтоПарк входящих платежных документов;
    • Проведение и обработка загруженных платежных документов.
    • Автоматическое распределение платежа.

Протокол загрузки выписки

В протоколе загрузки выписки перечислены все ПД, присутствующие в выписке, и результаты их загрузки в АвтоПарк. Все нормально, если в протоколе запись "Успешно загружен". Запись "Уже загружен" означает, что документ был загружен ранее в, например, утренней выписке, что тоже нормально. Остальные сообщения свидетельствуют о той или иной проблеме.

Ошибка загрузки ПД

ПД загружается в АвтоПарк в неготовом состоянии и нуждается в ручном дооформлении. Следует устранять причины, приведшие к ошибкам загрузки - это уменьшит ручную работу при следующей загрузке.

Не определен плательщик/получатель
АвтоПарк выполняет попытку сопоставить данные плательщика/получателя из выписки с конкретным контрагентом из справочника "Контрагенты" двумя способами:
  • Идентификация плательщика/получателя по номеру расчетного счета и ИНН: В АвтоПарк должен присутствовать единственный действующий на дату ПД контрагент с таким номером счета. БИК из выписки должен совпадать с БИК банка, в котором открыт расчетный счет. ИНН в выписке может быть пустым, либо совпадать с ИНН контрагента.
  • Идентификация плательщика/получателя по ИНН: Если номер расчетного счета не найден в АвтоПарк, выполняется поиск контрагента по ИНН. В АвтоПарк должен присутствовать единственный контрагент с ИНН, указанным в выписке. В этом случае счет плательщика/получателя не может быть идентифицирован.
Не определен собственный счет/Не определен счет контрагента
В АвтоПарк определен плательщик/получатель, однако не удалось однозначно идентифицировать его счет (контрагент идентифицирован по ИНН, либо в счетах контрагента отсутствует или не действует расчетный счет, указанный в выписке).
Не указан исходный номер/дата подготовки/дата проводки и т.п.
Диагностика на полноту представления в файле выписки обязательных для заполнения в АвтоПарк полей ПД.
Не удалось распределить платеж
Не удалось выполнить подбор неоплаченных ТД ровно на сумму ПД.
Нет ТД с несоответствующей оплатой
Невозможно выполнить автоматическое распределение платежа из-за отсутствия неоплаченных ТД.
Ошибка при обработке <описание ошибки>
Неудачная попытка обработки ПД после загрузки.
Критические ошибки

Загрузка ПД в АвтоПарк в этом случае не выполняется. После устранения причин, приведших к критической ошибке, необходимо заново выгрузить выписку из клиент-банка и повторить процедуру загрузку выписки в АвтоПарк.

Не удалось идентифицировать ни плательщика, ни получателя
Не удалось сопоставить и плательщика, и получателя в документе из выписки с соответствующими контрагентами в АвтоПарк.
Неизвестный вид ПД
Если в выписке присутствует неизвестный АвтоПарк документ, необходимо оформить Техническое требование, к которому приложить файл с выпиской.
ПД не найден
При наличии в выписке документов вида ИПП, ЧНД или ОВН на момент загрузки выписки эти документы должны быть оформлены в АвтоПарк. При загрузке ПД ИМО или ИТП в АвтоПарк должен присутствовать встречный ПД, в котором плательщик является получателем, и наоборот. В найденных ПД должны совпадать сумма и исходный номер, ПД не должны быть ранее загружены (не должно быть штампа загрузки выписки).
ПД уже загружен
В найденном в АвтоПарк ПД уже присутствует штамп загрузки из клиент-банка.
Документ уже существует
В АвтоПарк уже оформлены ПД вида ВПП, ВМО, ИМО или ИТП без штампа загрузки из клиент-банка.
В ПД нет контрагента XXX
В ПД в АвтоПарк указан другой плательщик/получатель, чем в выписке.
Не передан в клиент-банк
Загружаемые ПД вида ЧНД или ОВН не имеют штампа передачи в клиент-банк.
Статус - не 'подготовлен'
Загружаемые ПД вида ИПП, ЧНД или ОВН на момент загрузки должны быть в состоянии 'Подготовлен'.
Различные суммы
В найденных в АвтоПарк ПД вида ИПП, ЧНД или ОВН указаны другие суммы, чем в ПД в выписке.
Ошибка при откате <описание ошибки>
Неудачная попытка отката ПД перед загрузкой.

Проблемные ситуации

При передаче документа возник сбой (документ не был передан в клиент-банк)
  • Отменить передачу документа и выполнить передачу заново.
  • В режиме передачи в клиент-банк всех ПД одним файлом невозможно отменить передачу одного ПД. В этом случае следует аннулировать проблемный ПД и оформить заново, либо оформить соответствующий документ непосредственно в клиент-банке вручную.
После передачи документа возникла необходимость внести в него исправления
Разумеется, речь идет о ситуации, когда проблемный документ еще не был передан в банк.
  • Следует отменить передачу ПД, внести необходимые исправления и выполнить передачу заново.
  • При невозможности отменить передачу (в режиме передачи в клиент-банк всех ПД одним файлом) - внести исправления в ПД без отмены передачи и продублировать эти исправления непосредственно в клиент-банке.

Приемы работы с платежными документами

Выдача наличных в течение нескольких дней

В ситуации, когда выдача наличных денежных средств производится в течение нескольких дней, соответствующий документ должен иметь временный номер (1980/00000 .. 1980/99999) и статус "Подготовлен". Все документы, имеющие такой номер будут относиться в графу "В том числе на зарплату" кассовой книги. По окончании выдачи необходимо выполнить процедуру присвоения постоянного номера. Статус при этом изменится на "Проведен". Присвоение временного и постоянного номера выполняется с помощью пунктов локального меню "F9 - ПД в работе".

Накопительные документы для пакетирования межрасчетных выплат

Накопительные платежные документы для пакетирования межрасчетных выплат (при увольнении, отпуске и т.п.) нескольким работникам. Накопительные платежные документы формируются автоматически при выполнении соответствующих подпунктов локального меню на работнике ("F9 - Зарплата - 'Вся зарплата' - вся зарплата и платежный документ") - создаются новые или дополняются уже имеющиеся ПД. Накопительные платежные документы создаются с временным номером вида 1980\000NN. Платежные документы с временным номером не могут быть проведены до присвоения постоянного номера. РКО с временным номером не участвуют в формировании кассовой книги (за исключением учета в строке "В том числе на зарплату"), а ИПП не передаются в клиент-банк. Получить список всех имеющихся накопительных платежных документов на платежном документе - "F9 - ПД в работе". Когда принято решение выдать (перечислить) накопленные за день или несколько дней заявки, следует "Присвоить постоянный номер" ("F9 - ПД в работе"). Далее как с обычным ПД - передать в банк (клиент-банк) или в кассу.

Корректировка суммы в 'ведомости'

Только для зарплатных ПД (ИПП либо РКО). Выполняется изнутри процесса изменения ПД (F9). Применяется, например, для уменьшения суммы к выдаче на величину НДФЛ. А также для уменьшения общей суммы документа (когда денег на полную сумму не хватает).

Разделение 'ведомости'

Выполняется для текущего ПД (F9). Делит его на два по заданной сумме. В исходном документе остаются столько работников, чтобы общая сумма документа не превышала заданную. Оформляется новый документ с оставшимися работниками. Новый документ, в свою очередь, тоже можно разделить при надобности. Применяется, например, когда нет возможности перечислить массовую выдачу в полном объеме, есть только ограниченная сумма.

Выплата зарплаты работника третьим лицам

Начисления в пользу работника, получателями которых будут третьи лица (например, материальную помощь в связи со смертью работника) рекомендуем проводить по зарплате (то есть по счету "Заработная плата") и оформлять в расчетном листе работника самым обычным образом. В этом случае будут исчислены все причитающиеся налоги, начисления пройдут в отчетности, то есть будет полный учет. Возникает вопрос, как оформить выплату зарплаты работника третьим лицам? Тоже самым обычным образом - зарплатными платежными документами - либо по РКО, либо по ИПП:

Наличные выплаты (РКО)
Оформить РКО на работника, ФИО получателя (третьего лица) указать в строке "Основание" (например "В связи со смертью получил ...", реквизиты паспорта получателя - в строке "Приложение").
Безналичные выплаты (ИПП)
На лицевой счет работника, если это устраивает получателя, или на лицевой счет, указанный получателем - для этого работнику оформить новое удержание для перечисления зарплаты.

Выплата подотчетных средств безналичным способом

Личные инструменты
Пространства имён
Варианты
Действия
Навигация
Инструменты
Другие ресурсы