Табель работника
Материал из AutoPark
(Перенаправлено с Табельный учет рабочего времени)
Содержание |
Оформление
- Дн
- День месяца. В один день может быть не более одной записи.
- Вид работы
- Вид работы по табелю.
- Время
- Количество часов, отработанных работником за этот день / смену.
- В сутки
- Время работы, падающее на первые сутки смены. Может быть пустым, если совпадает с общим временем.
- Дополнительное время
- Время, на которое начисляется доплата в зависимости от указанного типа дополнительного времени.
- ----
- Нет дополнительного времени.
- Ночь
- Указанное время интерпретируется как ночное.
- Вечер
- Указанное время интерпретируется как работа в вечернее время.
- До полн
- Указанное время подлежит оплате для некоторых категорий работников (несовершеннолетние, женщины на укороченном рабочем дне и т.п.).
- Источник
- Значение этого поля отражает, на основании чего оформлена запись в табеле, а также влияет на возможность внесения ручных либо автоматических изменений в запись в табеле. Возможные значения:
- График. Первоначальное заполнение в соответствии с режимом работы, указанным в приказе о приеме/переводе работника. В такую запись возможно внесение любых изменений.
- Приказы о П/П/У. Внесение изменений невозможно.
- Приказы по персоналу. Приказы по персоналу об изменении в графике работы. В такую запись возможно внесение любых изменений.
- Документы. Первичные документы о неявках по различным основаниям, например, отпуск, листок нетрудоспособности, отсутствие по неизвестной причине, прогул и т.п.. Внесение изменений невозможно.
- Путевой. Возможно только автоматическое внесение изменений из путевых листов.
- Оператор. Ручное оформление. Возможно только ручное изменение.
Виды работы по табелю
Классификация видов отметок, появляющихся в табеле.
- Код
- Произвольно, кроме определенного перечня (см. ограничения).
- Наименование
- Тип
-
- Производственное
- Для видов, отражающих работу (работа по ПЛ, командировка и т.п.).
- Оплачиваемое отсутствие
- Для полностью или частично оплачиваемых неявок (например, больничный, отпуск, учебный отпуск и т.п.).
- Неоплачиваемое отсутствие
- Для неоплачиваемых неявок (например, отпуск по разрешению администрации, прогул, отсутствие по неизвестной причине и т.п.).
- Выходной
- Для различных выходных.
- Период применимости.
- Оплачивать
- "Галочка" означает необходимость дополнительной оплаты времени, указанного в табеле с данным видом работы. Рассмотрим, например, распространенную дополнительную оплату - ночные часы. Ночные часы необходимо оплачивать в рабочие дни, когда оплата труда производится по тарифной ставке, такие, как "Работа", "Работа с выходного дня", "По путевому листу", "По путевому листу с выходного дня". Ночные часы не подлежат оплате в дни "Командировка", поскольку время в командировке оплачивается по-средней по документам. В непроизводственные дни (дни любых неявок, как оплачиваемых, так и неоплачиваемых) никакой дополнительной оплаты быть не должно, дополнительное время не подлежит оплате.
- Праздничный день
- Необходимость оплаты за работу в праздник. Разумеется, относится только к праздничным дням.
- Дополнительное время
- Необходимость оплаты дополнительного времени (ночных, вечерних).
- Другие особенности
-
- Корректировать норму
- Часы за день, помеченный данным видом, уменьшают норму времени работника.
- День в хозяйстве
- День в табеле работника, помеченный данным видом, считается днем в хозяйстве и входит, например, в расчет среднесписочной численности предприятия.
- Знак
- Символ для отражения данного вида работы. Используется табельщиками и преимущественно во внутренней отчетности, а также в форме Т-13 "Табель учета использования рабочего времени", если не заполнен знак дополнительный.
- Знак дополнительный
- Дополнительное условное обозначение вида работы, используется в форме Т-13. Может быть пустым.
- Печатать часы
- Выводить ли часы в "отметках о явках и неявках по числам месяца" в форме Т-13. Например, для вида "Выходной" не нужно выводить часы (они всегда нулевые), для видов "отпуск" и "нетрудоспособность" в-общем тоже часы не нужны, а вот для "работа" часы обязательны.
Ограничения
Перечень кодов, которые используются системой и не могут быть изменены:
- 00 - Работа
- 01 - Выходной
- 02 - По путевому листу
- 04 - Отпуск по беременности и родам
- 06 - Отпуск по уходу за ребенком
- 07 - Ежегодный оплачиваемый отпуск
- 08 - Вне штата
- 15 - Прогул
- 20 - Срок не наступил
- 21 - Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
- 32 - По путевому листу с выходного дня
- 35 - Работа в 1-ю смену по ПЛ
- 36 - Работа во 2-ю смену по ПЛ
- 37 - Целодневка по ПЛ
- 38 - Отдых
- 40 - Выходной по документу
- 47 - Отпуск по уходу за ребенком от 1.5 до 3 лет
- 48 - Дополнительный отпуск чернобыльцам
Порядок учета рабочего времени
- Каждому работнику на каждый месяц в АвтоПарке сопоставлены табельщик (путем заполнения штатного расписания) и режим работы (указан непосредственно в приказе о приеме/переводе). На основе этой информации в конце месяца производится процедура подготовки так называемых бланков табелей на следующий месяц.
- Бланк табеля - это печатная форма, содержащая в себе сведения о графике выходов на работу по каждому работнику на каждый день месяца, сгруппированная по табельщикам. Табельщик должен вести первичный учет рабочего времени, используя заранее подготовленный бланк табеля. Учет ведется путем внесения в бланк табеля (желательно с помощью цветных шариковых ручек) отклонений от предполагаемого графика по каждому работнику:
- Неявки по временной нетрудоспособности, в связи с ежегодным отпуском и т.п.;
- Внеплановые выходы на работу (работа в выходной день);
- Работа сверх нормы времени (равно как и недоработка) в конкретный день.
- Кроме того, в бланке должны отмечаться возможные переводы работника в течение расчетного месяца.
- Все отметки в бланке табеля в течение расчетного месяца производятся табельщиком на основании:
- Первичных документов - приказ о предоставлении ежегодного отпуска, справка о нетрудоспособности, повестка о необходимости исполнения гособязанностей, приказ о выходе на работу в выходной день и т.п.
- Предположений табельщика о причинах неявки работника. На наш взгляд, в подобных случаях может быть всего два варианта:
- У табельщика есть все основания полагать, что работник заболел. В этом случае рекомендуется использование отметки о так называемом "Неподтвержденном больничном листе".
- У табельщика нет никаких конкретных предположений о причине неявки. В этом случае рекомендуется использование отметки о "Неявке по неизвестной причине".
- По окончании месяца все табельщики должны сдать бланки табелей с внесенными в них отметками об отклонениях от графика в расчетную часть бухгалтерии.
- В течение расчетного месяца бухгалтеры расчетной части и, возможно, другие пользователи АвтоПарка (например, нарядчики, табельщики) занимаются, в частности, вводом первичных документов о неявках работников. Обратите внимание, оформление в АвтоПарке документов (ДСр: приказов об отпуске, больничных листов, несданных больничных, прогулов и т.п.; приказов о приме/переводе/увольнении и т.п.) следует производить по мере их возникновения, а не в конце расчетного и/или в начале следующего месяца.
- В начале следующего за расчетным месяца производится обязательная процедура сверки электронного табеля в АвтоПарке и бланка табеля с внесенными табельщиком изменениями. Процедура сверки заключается во взаимной проверке табельщиков и работников, пользователей АвтоПарка, занимавшихся вводом первичных документов, целью которой является достоверное заполнение электронного табеля. Что будет содержаться в электронном табеле к моменту сверки (при условии неукоснительного соблюдения правила о своевременном внесении первичных документов в АвтоПарк):
- Сведения о работе по графику с учетом приказов о приеме/переводе/увольнении;
- Сведения о неявках, автоматически попадающие в табель на основе введенных документов;
- Сведения о работе вне графика, проставленные пользователями на основе соответствующих приказов.
- По окончании процедуры сверки производится печать табеля с учетом всех отклонений от графика, который, собственно, и представляет собой первичный документ, соответствующим образом подписанный и являющийся одним из оснований для начисления заработной платы.
Практические рекомендации
- Печать бланка табеля возможна:
- По всему предприятию ("F10-Зарплата-Итоги-Отчеты-Табель-Бланк табеля");
- По конкретному табельщику ("Главное меню-Пеpсонал-Справочники-Табельщики" - "F9-бЛанк табеля").
- До выполнения сверки необходимо произвести так называемый досчет лицевых счетов всех работников за расчетный месяц ("F10-Зарплата-Итоги-Досчет"), который, в частности, выполняет окончательное заполнение электронного табеля, разумеется без учета возможных разночтений между откорректированным бланком табеля и совокупностью введенных первичных документов. Устранение указанных разночтений и есть цель сверки: возможно, забыли ввести какой-либо первичный документ и/или ввели его неверно, и/или ошибся табельщик и т.д.
- Все отметки в электронном табеле делаются автоматически на основе:
- Приказов о приеме/переводе/увольнении и указанных в них режимах работы (источник "График", "Приказы о П/П/У")
- Приказов по персоналу об изменении в графике работы (источник "Приказы по персоналу")
- Первичных документах о неявках по различным основаниям (источник "Документы"). Например: отпуск, листок нетрудоспособности, отсутствие по неизвестной причине, прогул и т.п.
- Путевых листов (источник "Путевой")
- Исключение представляют следующие случаи, когда требуется ввод изменений непосредственно в электронный табель - так называемые "ручные" проводки (источник "Оператор"):
- Выход на работу в выходной день;
- Не запланированный выходной день;
- Рабочая смена с отличной по сравнению с графиком продолжительностью.
- Доступ к электронному табелю конкретного работника осуществляется через локальное меню на работнике ("F9-Табель"). Табель открывается на текущий месяц. При отсутствии в табеле информации по всем или некоторым дням месяца (не был предварительно выполнен досчет), ее можно заполнить, выполнив - "F9-По графику". Сверка табеля и, при необходимости, корректировка производится в этом окне.
- Если исправления в бланке табеля по конкретному работнику имеют массовый характер, и свидетельствуют о том, что режим работы, указанный в приказе о приеме/переводе не соответствует реальному графику работы, то необходимо:
- Оформить перевод работника на другой режим работы с начала расчетного месяца;
- В табеле работника выполнить "F9-По графику";
- Выполнить повторную сверку бланка табеля с электронным табелем.
- После выполнения сверки всех табелей предприятия, необходимо выполнить окончательный досчет лицевых счетов всех работников за расчетный месяц ("F10-Зарплата-Итоги-Досчет").
- После завершения досчета нужно напечатать окончательные табеля за месяц, которые подписываются соответствующими табельщиками и в дальнейшем хранятся положенное время. Печать табеля возможна:
- По всему предприятию ("F10-Зарплата-Итоги-Отчеты-Табель-Табель за месяц);
- По конкретному табельщику ("F9-Табель за текущий месяц").
Контроль переработки, недоработки
- Для оперативного контроля переработки и недоработки рекомендуется формировать каждые 5-7 дней месяца отчет "UkSht: Недоработка/перерыв в работе (Основная работа)". Как правило обязательному контролю подлежат линейные водители, возможно кондукторы.
- Отчет "UNOVE[E] Недоработка/переработка за период" тоже позволяет вести оперативный контроль, но больше предназначен для анализа переработки и недоработки в целом за месяц, для печати на информационную доску.