Управление закупками
Управление закупками позволяет отслеживать исполнение заявок на приобретение ТМЦ, отслеживать текущие заявки как по конкретным ОМУ, так и в целом по предприятию, контролировать отгрузки (чтобы не приходовать то, что не заказывали).
Содержание |
Документооборот
Заявки на ТМЦ оформляются с помощью ТД одноименного вида "Заявки на ТМЦ" (ЗМЦ), в котором указывается номенклатура и количество требуемых ТМЦ.
Различают два вида заявок:
- Заявки на ОМУ с контролем минимального остатка на складе
- Оформляются службой снабжения при снижении остатка ОМУ на складе ниже минимального.
- Заявки по требованию от конкретных отделов и служб
- Оформляются непосредственно ответственным работником того подразделения, у которого возникла необходимость в ТМЦ.
Для отражения передачи заявки на согласование, утверждение и исполнение следует использовать механизм документооборота по текущему объекту.
С момента отправки заказа контрагенту(-ам), соответствующему ЗМЦ нужно присвоить состояние "Проведён". До этого момента, на этапе прохождения заявкой всех согласований и одобрений, ЗМЦ рекомендуется оставлять в состоянии "Подготовлен".
Контроль закупок
Не заказывать ТМЦ дважды
Простые механизмы, такие как просмотр текущих остатков по ОМУ позволят ещё на этапе оформления заявки убедиться, что на этот ТМЦ нет незакрытых ЗМЦ и, как следствие, избежать ненужного дублирования заявок на ТМЦ.
Если поставщик привез лишнего
Нередкие ситуации, когда поставщик привозит то, что у него вовсе не заказывали, кладовщик это приходует и только потом начинаются разбирательства: нужно ли это было кому-то и если не нужно, то как эти ТМЦ вернуть. При использовании механизма управления закупками система еще при оформлении ТД на отгрузку проверит наличие соответствующей заявки и при её отсутствии выдаст ошибку. Это позволит кладовщику сразу отказаться от доставленных ТМЦ, которые никто не заказывал.
Отчетность
- StOrd: ТМЦ в заказе
- Отчет показывает ТМЦ в заказе в разрезе ЗМЦ. Позволяет проанализировать заявки, по которым закупки еще не совершены или совершены лишь на часть ТМЦ.
- CnsMA: Анализ среднемесячного расхода ОМУ
- Позволяет проанализировать совершенные закупки и расход ТМЦ за период.
Внедрение
Заполнение справочников
- Учетные разрезы
-
- ТМЦ в заказе
- Учетный разрез по забалансовому счету для количественного учета заказанных ТМЦ. Ценовая група 00, тип допустимого сальдо "С количеством (дебетовое)".
- Правила
-
- ТМЦвЗаказе
- Применяется для выполнения стандартной проводки на основании описания соответствующей строки в схеме операций, но только по тем ОМУ, по которым ведется управление закупками (настройка осуществляется разработчиком). Подсистема "Товарные документы", комментарий "Проводка только по ТМЦ, по которым ведётся управление закупками".
- Виды операций
-
- Заказ ТМЦ
- Применяется для оформления ТД вида ЗМЦ. Тип "Приход".
- Схемы операций
-
- ЗМЦ с видом операции "Заказ ТМЦ"
| Проводка | |
| Обороты | Строка товарного документа, 0, 0, +, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | 'ТМЦвЗаказе', Параметры оставить пустыми |
| Дебет | ОМУ вне МХ, Явные обороты, Указанный 'ТМЦ в заказе' |
| Кредит | Пустой, Пустая, Указанный 'Фиктивный разрез' |
- ТД на поступление заказанных ТМЦ
- Необходимо проанализировать, товарными документами с какими видами операций оформляется поступление заказанных ТМЦ (например, это ВО "Покупка" и т.п.). В схемы операций с этими видами для ТД на поступление ТМЦ (ВТН, РПК и т.п.) нужно добавить модификацию с месяца начала управления закупками и проводку следующего вида:
| Проводка | |
| Обороты | Строка товарного документа, 0, 0, +, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | 'ТМЦвЗаказе', Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Пустой, Пустая, Указанный 'Фиктивный разрез' |
| Кредит | ОМУ вне МХ, Сумма расчетная, Указанный 'ТМЦ в заказе' |
Ввод начальных остатков
Поскольку с началом управления закупками система не даст обработать ТД на поступление тех ОМУ, по которым не было оформлено соответствующих ЗМЦ, прежде всего необходимо ввести начальные данные по ТМЦ, находящимся в заказе на начало месяца запуска подсистемы. Для этого достаточно задним числом оформить соответствующие ЗМЦ, по которым ТМЦ ещё не были в действительности заказаны (заявка проходит стадию согласования) или были заказаны, но ещё не поступили на склад. При этом будут выполнены обычные проводки на соответствующее количество по разрезу "ТМЦ в заказе". Обратите внимание, для возможности оформления ЗМЦ задним числом, в вышеперечисленных справочниках (учетном разрезе, виде операции и схеме операций для ЗМЦ) должны быть установлены соответствующие (задним же числом) даты начала их периодов применимости.
