Учет экземпляров (инструкция пользователя)

Материал из AutoPark
Перейти к: навигация, поиск

Содержание

Основные понятия

Обозначения

Сообщения о важном выборе

Выбор настолько важен, что АвтоПарк не только "хочет убедиться" в том, что Вы действительно прочитали сообщение, но и записать объяснение, почему сделан именно такой выбор. После того, как Вы прочитали, подумали и сделали выбор, следует ввести объяснение сделанного выбора.
О сделанном выборе, включая объяснения, будет отправлено сообщение менеджеру соответствующей группы пользователей.

Любое движение экземпляров - в товарных документах

Экземплярный учет невозможен без подсистемы Учет материальных ценностей.

Для отражения движения экземпляров служат товарные документы, в виде которых указан признак "Использование экземпляров". При оформлении таких товарных документов, для каждой строки документа, т.е. для каждого ОМУ, по которому ведется экземплярный учет, нужно перечислить внутренние номера экземпляров объектов, осуществляя поиск экземпляров, с которыми выполняется данная операция. Для этой цели используется окно "Перечень экземпляров", которое вызывается с помощью локального меню на строке документа.

При оформлении прихода на склад, первой выдачи со склада и фиксации в составе ТС для формирования списка экземпляров имеются специальные пункты локального меню. При оформлении документов, показывающих дальнейшее движение агрегатов необходимо указывать номера конкретных экземпляров, с которыми выполняется технологическая операция.

"Обычные" товарные документы

Если операция, производимая с экземпляром, имеет отношение к складскому учету, например, приход на склад от поставщиков, возврат на склад из производства, выдача со склада и т.п., то она оформляется соответствующим товарным документом, с указанием в нём перечня экземпляров.

Документы о движении агрегатов (ДДА)

Если операция, производимая с агрегатом, не имеет отношения к складскому учету (или по каким-то причинам не отражается в бухгалтерском учете на Вашем предприятии), то она оформляется документом о движении агрегатов (ДДА) с соответствующим видом операции. Примеры: фиксация уже установленного на ТС агрегата (приобретенного в составе ТС), установка агрегата (например, выданного ранее на данное транспортное средство и числившегося в запасе), списание экземпляра минуя склад. Документы о движении агрегатов отражают манипуляции в движении агрегатов, но никаких проводок в движении объектов материального учета не делают.

Перечень манипуляций с экземплярами

Прием
Прием нового экземпляра извне предприятия. Например, покупка.
Отпуск
Отпуск в эксплуатацию, например, установка на транспортное средство.
Возврат
Возврат из эксплуатации.
В ТР
Передача экземпляра в текущий ремонт.
Из ТР
Возврат экземпляра из текущего ремонта.
В КР1 (КР2)
Передача экземпляра в капитальный ремонт. Например, для выполнения так называемой нарезки (КР1) или наварки (КР2) автошин. Понятно, что капремонт КР2 "более капитален".
Из КР1 (КР2)
Возврат экземпляра из капитального ремонта.
Перемещение
Перемещение экземпляра из одного места хранения в другое, в том числе в подотчет.
Упоминание
Для применения "для сведения", т.е. в тех товарных документах, которые не отражают реального движения экземпляра.
Комплектование
Использование экземпляра в производстве другого ОМУ, например, сборка компьютера.
В запас
Для указания факта того, что экземпляр, будучи в эксплуатации (установлен на транспортное средство), переведен в запас, т.е. не используется, т.е. не подвержен износу.
Фиксация
Фиксация экземпляра в составе купленного (полученного даром и т.п.) транспортного средства.
Списание
Списание экземпляра, пришедшего в негодность.
Продажа
Продажа экземпляра. Экземпляр может появиться в учете вновь, например, для производства гарантийного ремонта.

Примеры

Прием на склад

Прием на склад оформляется накладной на приход. Для каждого из указанных в накладной ОМУ, по которым ведется инвентарный учет, нужно открыть окно "Перечень экземпляров" и выполнить "F9 - Оформить новые номера". Программа создаст внутренние инвентарные номера по количеству принимаемых экземпляров, и для каждого экземпляра укажет вид манипуляции "Прием".

Таким образом формируется перечень инвентарных номеров по каждому агрегату, без привязки к конкретным экземплярам.

Выдача со склада

При выдаче агрегатов в строке товарного документа нужно указать количество выдаваемых агрегатов и режим движения, а в окне "Перечень экземпляров" выполнить "F9 - Присвоить свободные номера". Программа добавит в список экземпляров требуемое количество экземпляров указанного ОМУ (при наличии на складе) и укажет для каждого экземпляра вид манипуляции, предусмотренный для данного документа - при необходимости вид манипуляции следует изменить. При выдаче в подотчет манипуляция "Перемещение", в остальных случаях "Отпуск" или "В запас".

При сохранении документа будут напечатаны ярлыки для присвоения номеров экземпляров. Эти ярлыки передаются работнику, осуществляющему нанесение номеров, который должен:

  1. нанести на каждый экземпляр внутренний номер, созданный компьютером,
  2. проверить заводской номер, если он уже указан в описании экземпляра,
  3. установить заводской номер, если он не указан (номер следует вписать в ярлык),
  4. передать оформленные ярлыки в технический отдел или на склад.

На основании полученных ярлыков следует ввести в описание экземпляров установленные заводские номера.

Фиксация в составе ТС

При поступлении в организацию нового транспортного средства для всех установленных на нем агрегатов, по которым ведется инвентарный учет, необходимо оформить документы о движении агрегатов с видом операции "Фиксация в составе ТС".

Для быстрого оформления в окне "Перечень экземпляров" имеется пункт меню "Оформить фиксацию". Он создает новые экземпляры и добавляет их в перечень экземпляров с видом манипуляции "Фиксация".

При сохранении документа на принтере распечатывается документ о движении агрегатов, где указаны присвоенные номера. Процедура нанесения номеров аналогична выдаче со склада.

Возврат на склад выданного ранее экземпляра

Оформить Возврат из производства. При возврате из подотчета манипуляция "Перемещение", в остальных случаях "Возврат".

Перемещение со склада на склад, из подотчета в подотчет

Оформить Межскладское перемещение с манипуляцией "Перемещение".

Оформление изготовленного своими силами экземпляра

  1. Оформить новый экземпляр.
  2. Оприходование нового экземпляра:
    • При наличии ремонтного листа на изготовление своими силами экземпляра (при наличии подсистемы Управление ремонтным комплексом): оформить возврат из производства нового экземпляра со ссылкой на РмЛ, манипуляция "Прием".
    • При отсутствии РмЛ: оформить возврат из производства нового экземпляра с манипуляцией "Прием".

Регистрация снятия

Оформить ДДА с манипуляцией "В запас", если снятый экземпляр остается на ТС, либо "Снятие" если он снимается с ТС, но не возвращается на склад (например, будет установлен на другое ТС).

Ремонт силами сторонней организации

Важный вопрос, который встает при отправке в сторонний ремонт - какой именно экземпляр будет возвращен после ремонта - тот самый, который был отправлен, или другой? Как правило, однозначно ответить нельзя, ибо возможно все. Однако, есть понятие типичной практики во взаимоотношениях с конкретным поставщиком услуги по конкретной номенклатуре передаваемых в ремонт ОМУ. Кроме того, по каждому конкретному ОМУ само предприятие должно установить порядок учета экземпляров - определить, является ли критически важным для предприятия правильный учет физически одного и того же экземпляра на протяжении всей его жизни. Если да, то придется потрудиться.

Историей конкретного экземпляра можно пренебречь

Передача в ремонт
В товарном документе следует указать манипуляцию "Списание". Вид товарного документа зависит от установленного документооборота, но как правило это ВПЦ.
Возврат из ремонта
Вид товарного документа определяется существом ремонта, равно как и установленным документооборотом. Это может быть входящий акт (ВхА) за платный ремонт или внешнее перемещение ТМЦ (ВПЦ) в случае, например, гарантийного ремонта/замены. Вид манипуляции всегда "Прием".
Вернули экземпляр, которого в вашем предприятии еще не было
Нет проблем.
Вернули экземпляр, который побывал когда-то в вашем предприятии
И неважно, был он передан сторонней организации в "этот раз" или когда-то давно. Вот тут надо сделать одно из двух:
  1. Исправить заводской номер у того экземпляра, который был в предприятии "когда-то давно". Например, добавить что-то вроде "/NN" в конец заводского номера.
  2. Использовать для таких ОМУ собственную нумерацию, т.е. не пользоваться нумерацией изготовителя, т.е. просто присвоить экземпляру очередной "свой (местный)" номер (разумеется, уникальный).
Вернули другое ОМУ (да, бывает и такое!)
В этом случае следует произвести оформление факта "пересортицы в сторонней переработке", ВПЦ с двумя строками:
  • Выбывший экземпляр - режим движения "зму" ("Замена-убывшие)", манипуляция - "упоминание".
  • Новый экземпляр - режим движения "змп" ("Замена - прибывшие"), манипуляция "упоминание".
Экземпляр непригоден к эксплуатации
В этом случае заводить новый экземпляр лишь для того чтобы списать его нет смысла. В возврате из ремонта следует указать тот экземпляр, который отправлялся в ремонт, с манипуляцией "Упоминание", в списании непригодного ОМУ указать его же, тоже "Упоминание".

История конкретного экземпляра важна

Передача в ремонт
В товарном документе следует указать манипуляцию "В КР1" (или "В КР2", в зависимости от рода ремонта). Вид товарного документа зависит от установленного документооборота, но как правило это ВПЦ.
В процессе ремонта изменился ОМУ (да, бывает и такое!) или экземпляр
В этом случае следует произвести оформление факта "пересортицы в сторонней переработке":
  • ТД - ВПЦ, вид операции "Пересортица в сторонней переработке", СДР "Пересортица в сторонней переработке". Две строки ТД:
    • Выбывший экземпляр - режим движения "зму" ("Замена-убывшие)", манипуляция "Списание".
    • Новый экземпляр - режим движения "змп" ("Замена - прибывшие"), манипуляция "В КР1" (или "В КР2", в зависимости от рода ремонта).
Возврат из ремонта
Вид товарного документа - ВхА (и т.п., например, ВТН) или ВПЦ - зависит от существа выполненного ремонта и установленного документооборота. Манипуляция - "Из КР1" или "Из КР2", в зависимости от манипуляции при передаче в ремонт.

На время ремонта предоставляется подменное оборудование

Прием подменного оборудования
В товарном документе (ВПЦ) указать манипуляцию "Прием". Для возможности учета наличия подменного оборудования и минимизации ошибок при оформлении ТД следует оформить специальную ситуацию движения ОМУ: вид ТД "ВПЦ", вид операции Прием подменного оборудования, режим движения "б/у", тип оборота "Приход", манипуляция "Прием", характер "Подменный".
Возврат подменного оборудования
В товарном документе (ВПЦ) указать манипуляцию "Списание". Оформление специальной ситуации движения ОМУ не обязательно, но желательно: вид ТД "ВПЦ", вид операции Возврат подменного оборудования, режим движения "б/у", тип оборота "Расход", манипуляция "Списание", характер - пусто.

Ремонт своими силами

Передача в ремонт
В товарном документе следует указать манипуляцию "В ТР", или "В КР1", "В КР2", в зависимости от рода ремонта. Вид товарного документа - ТОВ.
В процессе ремонта изменился ОМУ или экземпляр
В этом случае следует произвести оформление факта "пересортицы в собственном ремонте", оформить ДДА с двумя строками:
  • Выбывший экземпляр - режим движения "зму" ("Замена-убывшие)", манипуляция "списание".
  • Новый экземпляр - режим движения "змп" ("Замена - прибывшие"), манипуляция "В ТР", или "В КР1", "В КР2", в зависимости от рода ремонта.
Возврат из ремонта
Манипуляция "Из ТР", "Из КР1", "Из КР2", в зависимости от манипуляции при передаче в ремонт. Вид товарного документа - ВиП.

Переквалификация состояния экземпляра

Списание, продажа

Экземпляр числится на складе

Оформить ТД с манипуляцией "Списание" или "Продажа".

Экземпляр в производстве (например, установлен на ТС)

Требуется оформить два документа - с манипуляцией "Возврат" и затем с манипуляцией "Списание" или "Продажа".

Экземпляр в стороннем ремонте

Если на ремонтном заводе экземпляр признали непригодным к ремонту, требуется оформить два документа с режимом "непригодные к эксплуатации" - ВПЦ на возврат из стороннего ремонта (см. пункт Ремонт силами сторонней организации) и затем ТОВ на списание со склада.

Ввод начальных остатков

Начать учитывать экземпляры конкретного агрегата можно самостоятельно. Порядок описан ниже. Однако, при самостоятельном вводе документов сложно обеспечить контроль, и если речь не идёт всего о нескольких экземплярах, то быстро и безошибочно оформить все документы может быть затруднительно. Поэтому рекомендуется вводить учет с помощью импорта. Для этого следует сообщить разработчикам, какие агрегаты предполагаете начать учитывать (например, автошины), заполнить шаблон для импорта данных об установленных агрегатах. Шаблон пришлем.

Для того, чтобы начать экземплярный учет какого-либо агрегата, следует в описании агрегата указать дату начала экземплярного учета и ввести начальные остатки (экземпляры, установленные на ТС либо находящиеся на складе).

Экземпляры на складе

Начальные остатки для экземпляров на складе оформляются документом ДДА. Оформление:

Дата документа
Указывается дата, предшествующая дате начала экземплярного учета.
Транспортное средство
Указывается фиктивное ТС.
Вид операции
"Первоначальный ввод".
МХ
Указывается склад, на котором хранится экземпляр.
Манипуляция
"Прием".

Экземпляры, установленные на ТС

Начальные остатки экземпляров, установленных на ТС на дату начала учета, оформляются документом ДДА. Оформление:

Дата документа
Указывается дата установки агрегата на ТС.
Транспортное средство
Указывается ТС, на которое установлен экземпляр.
Вид операции
"Первоначальный ввод".
МХ
Оставляется пустым.
Манипуляция
  • "Отпуск", если экземпляр устанавливается на ТС
  • "В запас", если экземпляр отпущен, но не устанавливается на ТС (например, автошина - "запаска").

Если экземпляр эксплуатировался до последней установки на ТС

В этом случае следует отразить пробег, накопленный экземпляром до даты последней установки на ТС в описании экземпляра. Например, если на ТС отпускались 4 шины и запаска, которые должны были периодически переставляться, следует ДДА о первоначальном вводе оформить на дату последней перестановки, в каждом экземпляре указать накопленный экземпляром на эту дату пробег.

Использование сканера штрих-кода

Если на экземпляре нанесен штрих-код, идентифицирующий данный экземпляр вещи, то процесс оформления товарных документов с участием экземпляров может быть существенно улучшен.

Для ОМУ, по которым может быть определена маска серийных номеров

В кодах EAN ОМУ описать маски. При оформлении товарного документа просто считывать штрих-код серийного номера ОМУ.

Для ОМУ, по которым может быть определен код продукта

В кодах EAN ОМУ описать коды продукта, маски. При оформлении товарного документа сначала считать штрих-код продукта (либо любой другой штрих-код, однозначно идентифицирующий данный ОМУ), а потом считать штрих-код серийного номера ОМУ.

В остальных случаях

При оформлении товарного документа сначала ввести код ОМУ (с помощью клавиатуры, со специальным префиксом "!", а потом считать штрих-код серийного номера ОМУ.

Источник — «http://www.autopark.ru/wiki/%D0%A3%D1%87%D0%B5%D1%82_%D1%8D%D0%BA%D0%B7%D0%B5%D0%BC%D0%BF%D0%BB%D1%8F%D1%80%D0%BE%D0%B2_(%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8F)»
Личные инструменты
Пространства имён
Варианты
Действия
Навигация
Инструменты
Другие ресурсы