Документы учета отсутствия/оплаты по-среднему
Отражение первичных документов данного работника о разного рода отлучках (больничный лист, отпускная записка, служебная о неявке на работу и т.п.), а также, об изменениях условий труда (временный перевод на легкую работу и некоторые другие случаи).
Оформление
- Вид документа.
- Внутренний номер. Заполняется автоматически и не подлежит изменению.
- Статус:
- Подготовлен. Документ оформлен и обработан практически в полном объеме, за исключением отражения соответствующих начислений в расчетном листе.
- Таксирован. Документ полностью оформлен и обработан.
- Аннулирован. Документ не имеет никакого влияния ни на лицевой счет работника, ни на табель учета рабочего времени, ни на какой-либо другой компонент Системы. Понятие "аннулирован" введено для поддержки запрета удаления документа.
- Реквизиты документа. Серия и/или номер и дата первичного (бумажного) документа, на основе которого сформирован документ. Необязательны для заполнения.
- Период действия документа. Определяется как сумма периодов по различным подвидам (смотри ниже) и заполняется автоматически.
- За период. Заполняется только для документов, имеющих ограничение на предоставление в течение определенного периода.
- Первый месяц – заполняется ТОЛЬКО в случае, когда необходимо изменить начало расчетного периода (например, оформление больничного листа, который является продолжением другого больничного листа). По умолчанию начало расчетного периода – месяц, предшествующий месяцу начала документа.
- Средняя – заполняется только если необходимо отменить автоматизированный подсчет среднего заработка (например, в начале использования Системы).
Периоды
В терминологии подвидов документа:
- Начало периода.
- Окончание периода и количество дней. Заполнять следует только одно из этих двух полей, т.к. они жестко связаны согласно методике отражения документа в Системе. В совокупности с датой начала определяют период действия документа.
- Часы – заполняется только для однодневного периода документа (например, для справки донора). В этом случае изменяется методика оплаты документа – оплате подлежат указанные часы.
- Процент. Используется для корректировки величины оплаты периода документа.
Механизм отражения в Системе
Вычисление даты окончания периода документа или количества дней в каждом периоде
Вычисление производится раскруткой режима работы данного работника от даты начала периода документа. Днем по периоду (подвиду) документа считается день, в котором в соответствующей (согласно номеру заполнения в виде документа) сетке режима работы стоит "галочка". Остальные дни, приходящиеся на любой период действия документа, считаются выходными.
Модификация табеля
Модификация табеля делается в случае, если в подвиде документа указан непустой вид работы по табелю. В табеле работника за каждый период документа проставляются следующие значения:
- в день по документу – вид работы, указанный в подвиде документа;
- в выходной день – специальный вид работы, называемый "выходной за период документа".
В каждый день за каждый период документа проставляется время из графы "Время по норме" режима работы.
Оплата документа
Оплате подлежат дни (или часы) по каждому периоду документа. Оплата производится методом, соответствующим указанной в подвиде документа сфере применения. Правила метода работают с указанным в подвиде документа типом средней.
Подсчет количества дней в расчетном периоде за не полностью отработанный месяц
Имеется существенная неопределенность в порядке подсчета количества дней в расчетном периоде в том случае, когда какой-либо из месяцев расчетного периода отработан не полностью. Нет такого нормативного акта, в котором был бы представлен исчерпывающий порядок такого подсчета. Оба метода "разработаны" нами.
Порядок, который действовал всегда
Выявление доли, которую работник отработал в не полностью отработанном месяце, производится на основе соотношения корректированной нормы времени к полной норме времени за данный месяц. Этот способ имеет универсальный характер и, по нашему мнению, свободен от недостатков прочих способов.
Порядок, который возможен (только по требованию) с 01.01.2008
В каждом месяце расчетного периода производится подсчет количества дней по отметкам табеля, за исключением дней, в которых указан такой вид работы, который корректирует норму (например, больничные, включая "выходные по документу" и т.п.) или не "в штате". Вот эти дни работник и не "работал".
Недостатки:
- Не определено, как должен учитываться день, когда работник освобождался от работы с сохранением заработной платы лишь на часть рабочего дня (гособязанности, больничный не с начала рабочего дня и т.п.), а другую часть дня отработал обычным образом.
- Разное количество дней, а значит и разная средняя, будет в месяце приема у двух "одинаковых" работников (допустим, водителей или кондукторов), отработавших за месяц одинаковое количество часов, но принятых в разные дни - "не повезет" тому, кого оформили на работу в выходной.
- Разное количество включенных в расчет дней, а значит и разная средняя, будет у двух "одинаковых" работников, например, на пятидневном графике, при наличии больничного листа, действующего с понедельника по пятницу у одного работника, и с понедельника по воскресенье у другого работника.
Ограничения
- Оформление документа необходимо производить в месяце начала документа. Например, 20.07 в расчетную часть поступает больничный за период с 25.06 по 17.07. Необходимо установить текущий месяц 06 и оформить документ.
- Любой документ может быть оформлен только при условии досчета по работнику за месяц, предшествующий месяцу начала документа.
- Никакие два документа не могут перекрывать друг друга. Например, нельзя оформить отпуск с 25.06 по 26.07 и больничный с 20.07 по 29.07.
- Никакой документ не может быть оформлен на дни, за которые имеется другой документ - путевой лист, ремонтный наряд и т.п.
- Никакой документ, модифицирующий табель, не может быть оформлен на дни, когда работник не состоит в штате.
- Любой документ может быть оформлен в пределах только одного приказа о приеме/переводе.
Примеры
Пример раскрутки графика для вычисления сроков документа
Дано:Отпускная записка работника с табельным номером 1234 с 06.07.1998 на 10 дней.
Как это происходит: На дату начала документа действовал приказ о приеме/переводе от 12.05.1998, согласно которому был установлен режим работы с кодом 0010 (Пятидневка). Фрагмент режима работы:
| День | По графику ... | По норме | Сетка 0 | Сетка 1 | Сетка 2 |
|---|---|---|---|---|---|
| 05 | ..... | 0 | - | - | + |
| 06 | ..... | 8 | + | + | + |
| 07 | ..... | 8 | + | + | + |
| 08 | ..... | 8 | + | + | + |
| 09 | ..... | 8 | + | + | + |
| 10 | ..... | 8 | + | + | + |
| 11 | ..... | 0 | + | - | + |
| 12 | ..... | 0 | - | - | + |
| 13 | ..... | 8 | + | + | + |
| 14 | ..... | 8 | + | + | + |
| 15 | ..... | 8 | + | + | + |
| 16 | ..... | 8 | + | + | + |
| 17 | ..... | 8 | + | + | + |
Во всех подвидах документа (отпускная записка) используется заполнение с номером 0. Для получения даты окончания каждого периода документа необходимо отсчитать 10 дней, в которых стоит "галочка" в сетке 0. Ясно, что последний день нахождения работника в отпуске является 16.07 – это и есть дата окончания документа (отпуска). В случае, когда указана дата окончания каждого периода документа, встает обратная задача – вычисление количества дней – это просто подсчет "галочек" за каждый период действия документа.
Пример оплаты документа
Дано: Смотри выше Как это происходит: Расчетным является период с 04.1998 по 06.1998, т.к. документ начинается в 06.1998 и для расчета среднего заработка для оплаты отпуска берется 3 месяца. Средний заработок есть сумма начислений за расчетный период отнесенная к количеству отработанных дней за тот же период. В рассмотрение принимаются начисления тех видов, для которых указано – "Входит в среднюю для расчета отпуска". Вычисленный средний заработок умножается на кол-во дней по документу – 10 и полученная сумма записывается в расчетный лист.
Пример оформления документа, затрагивающий период после увольнения работника
Дано: Работнику, уволенному с 15 января, подлежит оплатить листок нетрудоспособности с 10 января по 20 января. Как это происходит: Оформляется одним документом на два периода: в первом, сроком с 10 января по 15, следует указать подвид с модификацией табеля, а во втором, с 15 января по 20 января, т.е. за период, когда работник не состоял в штате – подвид документа без модификации табеля. Конечно, предварительно следует описать такой "сложный" вид документа - что-то вроде "Больничный до и после увольнения".
Оформление документа в один день с иными отметками в табеле
Дано: оплатить работнику 3 часа гособязанности и рабочие часы в один день Как это происходит: В один день в табеле нельзя отразить разные виды работ, то есть отметить и рабочие часы (путевой лист или работу по графику), и отсутствие по документу, поэтому выбирают, какую отметку в табеле предпочтительнее оставить. Если оставляют отметку путевого листа или работу по графику (чтобы правильно рассчитать, например, сверхурочные), то следует гособязанности вводить документом без модификации табеля. Если хотят оставить в табеле отметку гособязанностей, то следует в путевом листе указать без модификации табеля.
Оформление больничного листа в течение отпуска
Дано: работнику, находящемуся в отпуске с 10 января по 05 февраля (24 дня), подлежит оплатить листок нетрудоспособности с 20 января по 25 января. Как это происходит: Отпуск прерывают на время больничного листа, то есть отражают его двумя документами: первая часть отпуска – до больничного, вторая часть – продление после больничного. Во введенном документе на отпуск, укорачивают дату окончания (до начала больничного листа), вводят больничный лист, вводят вторую часть отпуска – документ с датой начала после окончания больничного и оставшимся количеством дней отпуска. Таким образом должно быть введено три документа:
- отпуск с 10 января по 19 января (9 дней)
- больничный лист с 20 января по 25 января
- отпуск с 26 января по 11 февраля (15 дней (24-9))
Отзыв работника из отпуска с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск
Дано: Работника, находящегося в отпуске с 10 января по 05 февраля (27 календарных дней), отзывают из отпуска в связи с производственной необходимостью с 25 января с выплатой компенсации. Как это оформить: Во введенном документе на отпуск, изменяют дату окончания на 24 января, вводят второй документ с видом документа «Компенсация за неиспользованный отпуск» на оставшееся количество дней. Таким образом должно быть оформлено два документа:
- отпуск с 10 января по 24 января (15 дней)
- Компенсация за неиспользованный отпуск на 12 дней.
В расчетном листе работника будет отражена сторнировка начислений за 12 дней отпуска , и пройдут начисления компенсации за неиспользованный отпуск за 12 дней.
Отзыв работника из отпуска без удержания оплаты за отпуск с последующим предоставлением отгулов
Дано: Работника, находящегося в отпуске с 10 января по 05 февраля (27 календарных дней), отзывают из отпуска в связи с производственной необходимостью со 2 февраля с последующим предоставлением отгулов. Как это оформить: В справочнике «Виды документов» необходимо ввести (при его отсутствии) вид документа «Прерывание отпуска без удержания оплаты». Оформлен он должен быть аналогично виду документа «Отпуск», только «Вид работы по табелю» нужно оставлять пустым. Во введенном документе на отпуск, нужно изменить дату окончания на 1 февраля. Со 2 февраля (соответственно установив на календаре февраль), вводят второй документ с видом документа «Прерывание отпуска без удержания оплаты» на оставшееся количество дней. Для того, чтобы средний заработок был посчитан также как в документе об отпуске, нужно указать, что «1-й месяц» - январь. Таким образом должно быть оформлено два документа:
- Отпуск с 10 января по 1 февраля (23 календарных дня).
- Прерывание отпуска без удержания оплаты на 4 дня.
В расчетном листе работника начисления за отпуск пройдут полностью. Со 2 февраля будет начислена заработная плата обычным образом. Учет предоставленных дней отгулов должен вестись табельщиком.
Отзыв работника из отпуска с удержанием части оплаты за отпуск
Дано: Работника, находящегося в отпуске с 10 января по 05 февраля (27 календарных дней), отзывают из отпуска в связи с производственной необходимостью со 1 февраля с последующим предоставлением оставшихся дней отпуска.
Как это оформить: Во введенном документе на отпуск, нужно изменить дату окончания на 31 января.
В расчетном листе работника будут сняты начисления за те дни отпуска (5 дней), которые он не догулял. В результате возникнет долг за работником на удержанную сумму, при условии, что вся отпускная сумма была ему выплачена ранее.
Оформление доплаты до среднего заработка
Потребность в такой доплате возникает, как правило в двух случаях: перевод по производственной необходимости и перевод на легкий труд. Так как видимо не существует некой абстрактной необходимости доплаты, необходимо сделать по крайней мере два вида документа и, соответственно, две сферы применения и два метода по образцу (образец предоставляется по требованию). При необходимости начисления доплаты, следует оформлять документ соответствующего вида. Ограничение – документ делается в пределах одного (расчетного) месяца. Для длительных доплат – несколько документов.
Виды документов
Классификация документов, использующихся для фиксации отлучек, изменения условий труда и т.п. конкретного работника. Содержит атрибуты, регулирующие отражение в Системе введенного документа.
Оформление
- Код. Произвольно.
- Наименование.
- Средняя. Используется при расчете оплаты по документу. В Системе, в соответствии с законодательством, поддержаны 3 типа средних. Для каждого из этих типов определен перечень видов начислений, входящих в расчет средней. Методика расчета среднедневного (среднечасового) заработка на основе указанных начислений и отработанного в расчетный период времени отражает соответствующие законодательные акты.
- Д/отп. Для отпуска.
- Д/б.л. Для больничных листов.
- Д/ссд. Среднесдельная.
- Нет. Для документов без оплаты (например, неподтвержденный больничный лист, отсутствие по неизвестной причине).
- Заполнение. Определяет способ расчета количества дней или часов, подлежащих фиксации в табеле и оплате.
- Сетка.
- Шестидневка.
- График.
- Все дни. В табеле фиксируются все дни по документу.
- Календарь. В табеле фиксируются все дни по документу, кроме праздников.
- Предопределенная. Допускается только для больничных листов. До 01.01.2007 интерпретируется как "график", далее как "все дни".
- N. Выводится справочно. Показывает, номер заполнения режима работы, согласно которому рассчитывается количество дней или часов. Для сетки "шестидневка" используется заполнение 0, для сетки "график" - 1. Для остальных сеток не используется.
- Сетка.
- Действует с (до). Границы применимости данной записи справочника.
- Стадия расчета. Стадия расчета расчетного листка работника, на которой выполняется расчет документов данного вида:
- По документам. Стадия расчета, специально предназначенная для расчета по документам. Все документы, за редким исключением, должны рассчитываться на этой стадии.
- По табелю. Стадия расчета начислений по табелю. Применяется только если для расчета документа нужны данные о всех начислениях за расчетный месяц (например для расчета доплаты до среднего заработка).
- Тип ограничения. Некоторые документы отражают такое отсутствие на рабочем месте, общая продолжительность которых в течение определенного периода ограничивается различными нормативными актами. Системой поддерживаются три типа ограничений:
- Нет. Нет ограничений.
- Отпуск. Ежегодный отпуск.
- Учебный отпуск.
- Группы пользователей, имеющих право таксировки. Перечислены (через ";") группы пользователей в дополнение к группе бухгалтеров по учету заработной платы, которые имеют права таксировки (оплаты) документов данного вида.
Подвиды вида документа
Некоторые документы отражают такое отсутствие на рабочем месте, весь период которого условно делится на несколько периодов, имеющих различное отражение в учете и/или различный уровень и способ оплаты. Типичные примеры: ежегодный отпуск с делением на, так называемый, основной и дополнительный, больничный лист по бытовой травме, когда первые несколько дней не подлежат оплате и т.п.
- Код. Произвольная последовательная нумерация, начинающаяся с единицы.
- Наименование. Произвольно.
- Вид работы по табелю. Используется для формирования табеля за период действия документа.
- Сфера применения метода. Используется для выбора соответствующего метода оплаты документа.
- Вид отпуска. Указывается, какой именно вид отпуска оформляется данным подвидом документа.
