Покупка за наличный расчет
Отражение в учете
Типичное отражение в бухгалтерском учете покупки за наличный расчет, рекомендуемое Инструкцией по применению плана счетов - дебет счета учета запасов (или затрат) кредит счета учета расчетов с подотчетными лицами. Однако, такой подход порождает проблемы. Рассмотрим простой пример - подотчетное лицо оплатило наличными (или по банковской карте) покупку материалов. Рекомендуемые Инструкцией проводки (проводки в дебет счета 19 в Инструкции, конечно, нет - про возможность наличия НДС в покупке за наличный расчет забыли до такой степени, что даже не включили такую проводку в План счетов):
д10 к71 на сумму без НДС д19 к71 на сумму НДС
Рекомендуемые нами:
д10 к60 на сумму без НДС д19 к60 на сумму НДС д60 к71 на полную сумму
Почему?
- Использование типового порядка учета расчетов с поставщиками в случае оплаты наличными подотчетными лицами неизбежно породит методологические и учетные проблемы, связанные как с различными требованиями к оформлению первичных документов, не имеющих никакого отношения к способу оплаты (входящие счета, акты, товарные накладные), так и с потенциальным возникновением (в случае комбинированной оплаты – наличным и безналичным образом) двух разрезов учета расчета по одному договору, что является методологическим нонсенсом
- Учет расчетов при оплате покупок через подотчетных лиц на 60-м счете не ведет к нарушению налогового законодательства и не искажает финансовых результатов деятельности предприятия. Кроме того, в "Инструкции по применению плана счетов" сказано следующее:
В случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные настоящей Инструкцией.
Пример консультации независимого эксперта
Вопрос: При аудиторской проверке было сделано замечание, что когда подотчетники приобретали материалы у предприятий за наличный расчет и отчитывались за данные суммы, то бухгалтер по их авансовым отчетам делал следующие проводки: Д-т сч.60 - К-т сч.71, а не дебет соответствующего счета учета материальных ценностей.
Но данная проводка облегчала ведение учета. Иногда, в силу специфики работы нашего предприятия, счета поставщиков мы оплачиваем частично по безналичному расчету, частично наличными деньгами. Так как бывают случаи, когда по счету не хватает денег и товаровед доплачивает за товар наличными.
Можно ли оставить старые проводки (продолжить использование 6 журнала-ордера)? Серьезно ли нарушение?
Ответ: В Вашей ситуации необходимо рассмотреть два варианта: когда подотчетное лицо приобретает материальные ценности на выданную ему сумму и когда подотчетник ДОПЛАЧИВАЕТ за товар наличными деньгами (в случае, если средств, перечисленных по безналичному расчету, не достаточно для приобретения товара).
По первому варианту: в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия, утвержденной Приказом Минфина СССР от 01.11.91 N 56 (далее - Инструкция), счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности (счета 10 "Материалы", 12 "МБП", 41 "Товары", 20 "Основное производство", 44 "Издержки обращения" и др.). При этом согласно Инструкции счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" показывает задолженность по расчетам. Но в случае, когда работник Вашего предприятия приобретает материальные ценности и полностью оплачивает их стоимость наличными деньгами, никакой задолженности по расчетам не может быть. Поэтому в данном случае замечание, сделанное Вам аудитором, справедливо.
Если рассматривать вопрос о серьезности данного нарушения, то очевидно, что в данном случае не происходит нарушения налогового законодательства и не искажаются финансовые результаты деятельности предприятия.
Нарушением является отход от единых методологических правил ведения бухгалтерского учета на предприятии, поскольку организация должна вести учет в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета (согласно п.5 ст.II Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина от 26.12.94 N 170).
В соответствии с п.12 ст.7 Закона о Государственной налоговой службе РСФСР от 21.03.91 N 943-1 ведение бухгалтерского учета с нарушением установленного порядка может повлечь наложение административного штрафа на должностных лиц предприятия. Установленный законом размер штрафа составляет сумму от 2 до 5 минимальных окладов на каждого виновного.
По второму варианту: поскольку Ваше предприятие производило перечисление средств в безналичном порядке в оплату за товарно-материальные ценности, то у Вас возникала задолженность по расчетам, которая в учете отражалась:
Д-т сч.60 - К-т сч.51 "Расчетный счет".
При получении товароведом продукции у поставщика он получал расчетные документы, в которых указывалась сумма большая, чем та, которая перечислена в безналичном порядке, поскольку он производил доплату за купленные материальные ценности. В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов в синтетическом учете счет 60 должен кредитоваться согласно расчетным документам:
Д-т сч.10 (12,41..) - К-т сч.60.
Тогда для закрытия расчетов с поставщиком по счету 60 необходима проводка:
Д-т сч.60 - К-т сч.71.
Данная проводка не предусмотрена Инструкцией по применению Плана счетов, но в соответствии со вступлением к данному документу: "В случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, предприятия могут дополнять ее, соблюдая основные методические принципы ведения бухгалтерского учета, установленные настоящей Инструкцией".Поэтому можно сделать вывод, что в случаях, когда возникает задолженность по расчетам с поставщиком, Вы вправе использовать счет 60. При этом данное утверждение распространяется и на тот случай, когда задолженность образуется при расчетах только наличными деньгами.
26.06.96 А. Баландин АКДИ
