Сведения о доходах физических лиц в налоговую службу

Версия 07:43, 21 марта 2014

Подготовка

• Проверить правильность заполнения кодов доходов и вычетов в справочнике "Виды модификаций налогообложения" ("F10-Персонал-зарплата-справочники"). Справочник изначально предоставляется с правильными кодами и обычно не требует исправлений.
• У контрагента 0000 (Ваша организация) определить ИНН, наименование полное.
• Определить на системную дату свойство 5601 Код причины постановки на учет в налоговом органе.
• Определить на системную дату свойство 8007 Отправитель сведений о доходах в налоговую инспекцию.
• Для формирования сведений по разным ОКТМО необходимо оформить соответствующие производственные площадки со свойством 5600.

Общая информация

• сформированные результаты сохраняются в базе данных в виде пакетов сведений "F10 - Персонал - Зарплата - Итоги - Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) - Пакеты сведений".
• просмотреть результаты (файлы со сведениями) - на пакете "F9"
• при подготовке сведений выполняется камеральная проверка данных. Необходимо изучить протокол камеральной проверки (перечень ФЛ, включенных в сведения с ошибками), устранить ошибки при наличии и повторно сформировать сведения о доходах ФЛ.

Массовая подача сведений

• Установить требуемый месяц; для сведений за год необходимо установить декабрь месяц соответствующего года (число любое).
• Для сведений с 2013 года скорректировать имущественные вычеты как "фактически предоставленные".
• Выполнить "F10 - Персонал - Зарплата - Итоги - Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) - Сведения о доходах ФЛ с начала года по месяц - По всем ФЛ". Формируется транспортный файл (который и надо передавать в электронном виде) с временным именем и другие файлы.
• Для формирования сведений по разным ОКТМО сформировать сведения отдельно по каждой производственной площадке. Обратите внимание: по одному ФЛ формируется одна справка 2-НДФЛ за период, по ОКАТО, где ФЛ числилось на конец отчетного периода, невзирая на работу ФЛ в разных площадках.
• По каждому сформированному пакету скопировать транспортный файл на дискету, либо в произвольную папку на жесткий диск ("F9 - Транспортный файл"). Процедура копирования одновременно назначает правильные имена транспортным файлам вместо временных. В архив файлы помещать не надо, они будут храниться в папке REP\T3\YYYY, где YYYY - отчетный год.
• Выполнить проверку полученных транспортных файлов проверочной программой. Ошибки требуют исправления и повторного формирования сведений (либо на уже сформированных пакетах "F9 - Формирование сведений о доходах ФЛ", либо еще раз "По всем ФЛ", тогда надо предыдущие пакеты аннулировать, чтобы не было путаницы). Если ошибок нет - транспортные файлы готовы к передаче в налоговую службу.

Подача сведений по ФЛ, имеющих "Передано на взыскание"

• делается только при необходимости по требованию Налоговой службы. В общем случае при подаче сведений за год достаточно сформировать "по всем ФЛ" (там включены в том числе и ФЛ, имеющие передачу на взыскание);
• установить требуемый месяц;
• выполнить "Сведения о доходах ФЛ с начала года по текущий месяц" - "По ФЛ, имеющим 'передано на взыскание'".
• дальнейшие действия аналогичны сведениям по всем ФЛ.

Подача сведений по конкретным ФЛ

• делается только при необходимости, например по требованию Налоговой службы. Необходимо оформить пакет за нужный период с перечнем конкретных ФЛ и выполнить по пакету "Формирование сведений о доходах ФЛ".

Результаты

Обозначения:

• YYYY - отчётный год;
• NNNNNNN - внутренний номер пакета сведений.

Файлы

1. REP\T3\YYYY\TNNNNNNN.XML - транспортный файл в формате XML для передачи в налоговую службу в электронном виде.
2. REP\T3\YYYY\RNNNNNNN.rep - "Реестр сведений о доходах физических лиц" для передачи в налоговую службу в печатном виде (как приложение к транспортному файлу).
3. REP\T3\YYYY\ENNNNNNN.rep - протокол камеральной проверки, для внутренних целей, не для передачи в налоговую службу.

Результаты для сведений до 2005 года

Обозначения:

• YYYY - отчётный год;
• XXXXX - цифры из ИНН вашего предприятия;
• NN - порядковый номер файла

Файлы

1. REP\T3\YYYY\sXXXXXNN.txt - транспортный файл. В том случае, когда сведения не пригодны для передачи, файл имеет расширение xxt (в начале каждого файла помещена последовательность символов "XXXXX").
2. REP\T3\YYYY\rXXXXXNN.rep - "Реестр сведений о доходах физических лиц" для передачи в налоговую службу в печатном виде (как приложение к транспортному файлу).
3. REP\T3\YYYY\eXXXXXNN.rep - протокол камеральной проверки, для внутренних целей, не для передачи в налоговую службу.
4. REP\T3\YYYY\tXXXXXNN.rep - протокол формирования сведений, для внутренних целей, не для передачи в налоговую службу. В протокол помещаются все ФЛ, включенные в сведения и перечислены все важные показатели из сведений: ФИО и ИНН налогоплательщика, валовой доход, скидки, вычеты, облагаемый доход, исчисленный и удержанный налог и т.д. Кроме того. в этом протоколе могут быть диагностированы некоторые проблемы по каждому ФЛ:

• • переплата/недоплата налога, возникающая в связи с доходом будущих периодов (из-за переходящих отпусков). Это нормальная, не требующая особого внимания ситуация, которая могла возникнуть при налогообложении до 2001 года.
  • Прочие проблемы должны быть в единичных случаях и требуют проверки и анализа причин возникновения:
    • переплата/недоплата налога по причинам, не связанным с доходом будущих периодов;
    • (совокупный доход) не равен (валовой - скидки);
    • (облагаемый доход) не равен (валовой - скидки - вычеты).

Рекомендации

• Проверить ФЛ, имеющих в отчетном году переплату прошлого года (список ФЛ по соответствующему виду модификаций налогообложения). Сторнировать устаревшие переплаты - оформить справку в отчетном году по виду модификаций налогообложения "Переплата прошлого года" на сумму переплаты со знаком "минус".
• Выполнить предварительное формирование сведений в декабре, когда налоговый период еще не закрыт, и есть возможность внести исправления в расчет налогов.
• Обнаруженные ошибки в расчете НДФЛ (неправильно предоставленные налоговые льготы, неправильно учтенные перерасчеты прошлых лет и т.п.) следует исправлять. Недоплату/переплату налога переносить в следующий налоговый период при невозможности пересчета налога в текущем (например при уже закрытом налоговом периоде).
• Проверять транспортные файлы проверочной программой, разработанной налоговой службой. Следует получить новую версию программы налоговой инспекции, поскольку в связи с изменением структуры транспортных файлов, программа для сведений прошлого года может быть непригодна.

Проблемные ситуации

Не заполнен номер налогового уведомления

Физическому лицу оформлена модификация "Расходы на жилье", но оформлена ненадлежащим образом - вычет, связанный с приобретением жилья, налоговый агент может представлять только на основе соответствующего уведомления из налоговой службы. Реквизиты уведомления необходимо оформить в справках.

Отрицательный доход

Ситуации, когда физическое лицо в некоторых месяцах налогового периода имеет только отрицательный доход по одному или нескольким видам доходов в результате сторнирования начислений за прошлые периоды, следует исправлять через налоговые справки. Необходимо оформить две проводки в налоговых справках - на сумму отрицательного дохода в проблемном месяце, и на такую же сумму, но со знаком "минус" в другом месяце, где есть начисления по соответствующему виду дохода.
Когда нет месяцев с начислениями по соответствующему виду дохода, в которых можно снять доход, следует снимать сумму по другому виду дохода. Пример: в январе у работника имеется отрицательная величина -10000.00 по виду дохода "2012 отпускные". Следует проверить по автоматическим справкам за период февраль - декабрь этого налогового года наличие начисления по виду дохода "2012 отпуск" (зарплата должна быть досчитана во всех месяцах). Например, в декабре есть начисление отпуска на сумму 20000.00, тогда надо оформить две проводки, в результате которых переносится отрицательный отпуск из января на декабрь:

• код дохода "2012 отпуск", период январь, величина 10000.00;
• код дохода "2012 отпуск", период декабрь, величина -10000.00.

Если начисление отпуска есть в разных месяцах, например в ноябре 5000 и в декабре 6000, то вторую проводку следует провести двумя частями:

• код дохода "2012 отпуск", период ноябрь, величина -5000.00;
• код дохода "2012 отпуск", период декабрь, величина -5000.00.

Если в налоговом периоде (налоговым периодом является календарный год с января по декабрь) нет начислений отпуска, следует провести -10000 по любому другому коду дохода, имеющемуся в нужной сумме, в первую очередь по коду дохода "2000 зарплата", а если такого дохода нет - по коду дохода "2300 по временной нетрудоспособности". Если полностью отсутствуют доходы, для таких ФЛ остается только один вариант - вообще не включать в сведения: сторнировать отрицательный доход, то есть оформить налоговую справку с нужным видом дохода ("заработная плата", "отпуск" и др.) в проблемном месяце на величину отрицательного дохода с положительным знаком. Работник в сведения не попадет, потому что в отсутствие дохода нет необходимости в подаче сведений.

Дискриминация нерезидентов с 01.2011

Как известно, с 01.2011 действует новая норма НК РФ (п. 1.1 ст. 231):

1.1. Возврат суммы налога налогоплательщику в связи с перерасчетом по итогу налогового периода в соответствии с приобретенным им статусом налогового резидента Российской Федерации производится налоговым органом, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания), при подаче налогоплательщиком налоговой декларации по окончании указанного налогового периода, а также документов, подтверждающих статус налогового резидента Российской Федерации в этом налоговом периоде, в порядке, установленном статьей 78 настоящего Кодекса. (п. 1.1 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ)

Вроде бы русским языком написано - "возврат". Понятия "возврат" и "зачет" определены точно (статья 78 Кодекса) и различны. Однако, нет. Появившиеся в изобилии "комментарии", "разъяснения" и "толкования" в один голос кричат и о возврате, и о зачете. Якобы, новая норма НК устанавливает запрет для налогового агента на зачет удержанного в текущем налоговом периоде налога по ставке 30%, начиная с того месяца (в том же налоговом периоде), когда налогоплательщик (ФЛ) стал резидентом. Иначе говоря, ФЛ, доходы которого облагались по ставке 30% в начале календарного года, и ставший в течение года налоговым резидентом, теперь сможет "увидеть" свои деньги только после окончания года и подачи декларации, и рассмотрения этой декларации инспекцией. Грубо говоря, через год.

Несмотря на то, что, по нашему мнению, такого рода толкования являются (еще раз грубо говоря) идиотизмом, бороться с ним (идиотизмом) мы не в состоянии. Поэтому АвтоПарк сейчас работает так, как предписано "толкователями" - излишне удержанного налога (за период, пока ФЛ было нерезидентом) "не видит" при расчете суммы НДФЛ за очередной месяц, но внезапно "прозревает" при подготовке 2-НДФЛ.

Если в вашем предприятии есть иная (на наш взгляд, правильная) точка зрения о смысле п. 1.1 ст.231 НК РФ, пожалуйста, сообщите.

Общая сумма предоставленных вычетов превысила общую сумму доходов

С 02.2014 в проверочных программах для сведений в Налоговую службу появился контроль превышения суммы вычетов над суммой доходов. Часто возникает в случаях, когда ФЛ не имеет "достаточную" (не менее величины стандартного вычета) налоговую базу по причине ухода за ребенком, но стандартный вычет на ребенка при этом должен быть предоставлен хотя бы на один месяц. Проблема решается ручной корректировкой вычета. Необходимо оформить налоговую справку вида "Корректировка" и в ней скорректировать "лишнюю" сумму вычета (сторно) в месяце предоставления вычета, чтобы сумма вычета стала равна общей сумме дохода.

Прочая отчетность. Налоговые регистры

Согласно статье 230 НК РФ с 2011 года налоговые агенты обязаны вести учет доходов, полученных от них физлицами, предоставленных вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета. Формы регистров не установлены, только перечислены обязательные для отражения в регистрах сведения: сведения о налогоплательщике; виды выплаченных доходов и налоговых вычетов с кодами; суммы доходов и даты их выплат; статус налогоплательщика; даты удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, реквизиты соответствующих платежных документов. За основу налогового регистра принята форма 1-НДФЛ, утвержденная приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583, она содержит все обязательные сведения. Обратите внимание:

• Не существует способа распределить уплаченный НДФЛ по работникам, так же как не существует налоговых агентов, имеющих сотни работников, но перечисляющих НДФЛ отдельно по каждому работнику и по каждому случаю выплаты. Таким образом, "даты" перечисления НДФЛ – это просто список платежных документов налогового агента по уплате НДФЛ за нужный период. В форме 1-НДФЛ приведена отсылка на этот список "Данные о перечислении НДФЛ в бюджет см. во вкладном листе 'Платежи по НДФЛ'.
• "Суммы доходов и даты их выплат". Это список платежных документов по зарплате работника за нужный период, который можно получить в меню "Расчеты". В 1-НДФЛ приведена отсылка на этот список "Данные о датах выдачи доходов см. во вкладном листе 'Платежные документы по зарплате'."
• Исходя из разъяснений, данных в письме Минфина России от 10.07.2006 № 03-05-01-04/206, налоговые агенты вправе "вести и хранить налоговые карточки в электронном виде". Обязанность распечатывать карточки отсутствует.

Особенности изготовления 2-НДФЛ при наличии имущественного вычета

В связи с появлением с 01.2013 новых требований Налоговой службы к формам 2-НДФЛ в случаях, когда имущественный вычет превышает налоговую базу ФЛ, то есть "фактически предоставленный вычет" меньше величины вычета из налогового уведомления, необходимо формировать форму 2-НДФЛ так:

• Сделать 2-НДФЛ по месяц, предшествующий месяцу принятия вычета к учету. Если имеется долг или переплата НДФЛ, то обратным счетом подсчитать базу: со знаком "минус" для долга и со знаком "плюс" для переплаты.
• Обнулить имущественный вычет, сделать 2-НДФЛ за полный период и посмотреть налоговую базу (после других имеющихся вычетов).
• Сложить величины из предыдущих пунктов и ввести в качестве имущественного вычета.
• Сформировать 2-НДФЛ.
• Если с ФЛ еще не закончены расчеты по НДФЛ (например, налоговый период еще не завершен), вернуть сумму вычета из налогового уведомления.