Сведения о доходах физических лиц в налоговую службу

Содержание 1 Подготовка 2 Общая информация 3 Массовая подача сведений 4 Подача сведений по ФЛ, имеющих "Передано на взыскание" 5 Результаты 5.1 Файлы 6 Результаты для сведений до 2005 года 6.1 Файлы 7 Рекомендации 8 Проблемные ситуации 8.1 Не заполнен номер налогового уведомления 8.2 Отрицательный доход 8.3 Дискриминация нерезидентов с 01.2011 9 Прочая отчетность. Налоговые регистры 10 Особенности изготовления 2-НДФЛ при наличии имущественного вычета

Подготовка

• проверить правильность заполнения кодов доходов и вычетов в справочнике "Виды модификаций налогообложения" ("F10-Персонал-зарплата-справочники"). Справочник изначально предоставляется с правильными кодами и обычно не требует исправлений;
• у контрагента 0000 (Ваша организация) определить ИНН, наименование полное;
• определить на системную дату свойство 5601 Код причины постановки на учет в налоговом органе;
• определить на системную дату свойство 8007 Отправитель сведений о доходах в налоговую инспекцию.

Общая информация

• сформированные результаты сохраняются в базе данных в виде пакетов сведений "F10 - Персонал - Зарплата - Итоги - Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) - Пакеты сведений".
• просмотреть результаты (файлы со сведениями) - на пакете "F9"
• при подготовке сведений выполняется камеральная проверка данных. Необходимо изучить протокол камеральной проверки (перечень ФЛ, включенных в сведения с ошибками), устранить ошибки при наличии и повторно сформировать сведения о доходах ФЛ.

Массовая подача сведений

• установить требуемый месяц; для сведений за год необходимо установить последний месяц года, например, для сведений за 2007 год - декабрь 2007 года (число месяца любое).
• с 2013 года скорректировать имущественные вычеты как "фактически предоставленные".
• выполнить "F10 - Персонал - Зарплата - Итоги - Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) - Сведения о доходах ФЛ с начала года по месяц - По всем ФЛ". Формируется транспортный файл (который и надо передавать в электронном виде) с временным именем и другие файлы.
• выполнить "F9-Копировать файлы" по каждому сформированному пакету на дискету, либо в произвольную папку на жесткий диск. Процедура копирования одновременно назначает правильные имена транспортным файлам вместо временных. В архив файлы помещать не надо, они будут храниться в папке REP\T3\YYYY, где YYYY - отчетный год.
• выполнить проверку полученных транспортных файлов проверочной программой. Ошибки требуют исправления и повторного формирования сведений (первичный пакет можно предварительно удалить за ненадобностью. Обратите внимание, при удалении пакета, одновременно удаляются все файлы в папке REP\T3\YYYY, сформированные с этим пакетом). Если ошибок нет - транспортные файлы готовы к передаче в налоговую службу.

Подача сведений по ФЛ, имеющих "Передано на взыскание"

• делается только при необходимости по требованию Налоговой службы. В общем случае при подаче сведений за год достаточно сформировать "по всем ФЛ" (там включены в том числе и ФЛ, имеющие передачу на взыскание);
• установить требуемый месяц;
• выполнить "Сведения о доходах ФЛ с начала года по текущий месяц" - "По ФЛ, имеющим 'передано на взыскание'".
• дальнейшие действия аналогичны сведениям по всем ФЛ.

Результаты

Обозначения:

• YYYY - отчётный год;
• NNNNNNN - внутренний номер пакета сведений.

Файлы

1. REP\T3\YYYY\TNNNNNNN.XML - транспортный файл в формате XML для передачи в налоговую службу в электронном виде.
2. REP\T3\YYYY\RNNNNNNN.rep - "Реестр сведений о доходах физических лиц" для передачи в налоговую службу в печатном виде (как приложение к транспортному файлу).
3. REP\T3\YYYY\ENNNNNNN.rep - протокол камеральной проверки, для внутренних целей, не для передачи в налоговую службу.

Результаты для сведений до 2005 года

Обозначения:

• YYYY - отчётный год;
• XXXXX - цифры из ИНН вашего предприятия;
• NN - порядковый номер файла

Файлы

1. REP\T3\YYYY\sXXXXXNN.txt - транспортный файл. В том случае, когда сведения не пригодны для передачи, файл имеет расширение xxt (в начале каждого файла помещена последовательность символов "XXXXX").
2. REP\T3\YYYY\rXXXXXNN.rep - "Реестр сведений о доходах физических лиц" для передачи в налоговую службу в печатном виде (как приложение к транспортному файлу).
3. REP\T3\YYYY\eXXXXXNN.rep - протокол камеральной проверки, для внутренних целей, не для передачи в налоговую службу.
4. REP\T3\YYYY\tXXXXXNN.rep - протокол формирования сведений, для внутренних целей, не для передачи в налоговую службу. В протокол помещаются все ФЛ, включенные в сведения и перечислены все важные показатели из сведений: ФИО и ИНН налогоплательщика, валовой доход, скидки, вычеты, облагаемый доход, исчисленный и удержанный налог и т.д. Кроме того. в этом протоколе могут быть диагностированы некоторые проблемы по каждому ФЛ:

• • переплата/недоплата налога, возникающая в связи с доходом будущих периодов (из-за переходящих отпусков). Это нормальная, не требующая особого внимания ситуация, которая могла возникнуть при налогообложении до 2001 года.
  • Прочие проблемы должны быть в единичных случаях и требуют проверки и анализа причин возникновения:
    • переплата/недоплата налога по причинам, не связанным с доходом будущих периодов;
    • (совокупный доход) не равен (валовой - скидки);
    • (облагаемый доход) не равен (валовой - скидки - вычеты).

Рекомендации

• Проверить ФЛ, имеющих в отчетном году переплату прошлого года (список ФЛ по соответствующему виду модификаций налогообложения). Сторнировать устаревшие переплаты - оформить справку в отчетном году по виду модификаций налогообложения "Переплата прошлого года" на сумму переплаты со знаком "минус".
• Выполнить предварительное формирование сведений в декабре, когда налоговый период еще не закрыт, и есть возможность внести исправления в расчет налогов.
• Обнаруженные ошибки в расчете НДФЛ (неправильно предоставленные налоговые льготы, неправильно учтенные перерасчеты прошлых лет и т.п.) следует исправлять. Недоплату/переплату налога переносить в следующий налоговый период при невозможности пересчета налога в текущем (например при уже закрытом налоговом периоде).
• Проверять транспортные файлы проверочной программой, разработанной налоговой службой. Следует получить новую версию программы налоговой инспекции, поскольку в связи с изменением структуры транспортных файлов, программа для сведений прошлого года может быть непригодна.

Проблемные ситуации

Не заполнен номер налогового уведомления

Физическому лицу оформлена модификация "Расходы на жилье", но оформлена ненадлежащим образом - вычет, связанный с приобретением жилья, налоговый агент может представлять только на основе соответствующего уведомления из налоговой службы. Реквизиты уведомления необходимо оформить в справках.

Отрицательный доход

Ситуации, когда физическое лицо в некоторых месяцах налогового периода имеет только отрицательный доход по одному или нескольким видам доходов в результате сторнирования начислений за прошлые периоды, следует исправлять через налоговые справки. Необходимо оформить две проводки в налоговых справках - на сумму отрицательного дохода в проблемном месяце, и на такую же сумму, но со знаком "минус" в другом месяце, где есть начисления по соответствующему виду дохода.
Когда нет месяцев с начислениями по соответствующему виду дохода, в которых можно снять доход, следует снимать сумму по другому виду дохода. Пример: в январе у работника имеется отрицательная величина -10000.00 по виду дохода "2012 отпускные". Следует проверить по автоматическим справкам за период февраль - декабрь этого налогового года наличие начисления по виду дохода "2012 отпуск" (зарплата должна быть досчитана во всех месяцах). Например, в декабре есть начисление отпуска на сумму 20000.00, тогда надо оформить две проводки, в результате которых переносится отрицательный отпуск из января на декабрь:

• код дохода "2012 отпуск", период январь, величина 10000.00;
• код дохода "2012 отпуск", период декабрь, величина -10000.00.

Если начисление отпуска есть в разных месяцах, например в ноябре 5000 и в декабре 6000, то вторую проводку следует провести двумя частями:

• код дохода "2012 отпуск", период ноябрь, величина -5000.00;
• код дохода "2012 отпуск", период декабрь, величина -5000.00.

Если в налоговом периоде (налоговым периодом является календарный год с января по декабрь) нет начислений отпуска, следует провести -10000 по любому другому коду дохода, имеющемуся в нужной сумме, в первую очередь по коду дохода "2000 зарплата", а если такого дохода нет - по коду дохода "2300 по временной нетрудоспособности". Если полностью отсутствуют доходы, для таких ФЛ остается только один вариант - вообще не включать в сведения: сторнировать отрицательный доход, то есть оформить налоговую справку с нужным видом дохода ("заработная плата", "отпуск" и др.) в проблемном месяце на величину отрицательного дохода с положительным знаком. Работник в сведения не попадет, потому что в отсутствие дохода нет необходимости в подаче сведений.

Дискриминация нерезидентов с 01.2011

Как известно, с 01.2011 действует новая норма НК РФ (п. 1.1 ст. 231):

1.1. Возврат суммы налога налогоплательщику в связи с перерасчетом по итогу налогового периода в соответствии с приобретенным им статусом налогового резидента Российской Федерации производится налоговым органом, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания), при подаче налогоплательщиком налоговой декларации по окончании указанного налогового периода, а также документов, подтверждающих статус налогового резидента Российской Федерации в этом налоговом периоде, в порядке, установленном статьей 78 настоящего Кодекса. (п. 1.1 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ)

Вроде бы русским языком написано - "возврат". Понятия "возврат" и "зачет" определены точно (статья 78 Кодекса) и различны. Однако, нет. Появившиеся в изобилии "комментарии", "разъяснения" и "толкования" в один голос кричат и о возврате, и о зачете. Якобы, новая норма НК устанавливает запрет для налогового агента на зачет удержанного в текущем налоговом периоде налога по ставке 30%, начиная с того месяца (в том же налоговом периоде), когда налогоплательщик (ФЛ) стал резидентом. Иначе говоря, ФЛ, доходы которого облагались по ставке 30% в начале календарного года, и ставший в течение года налоговым резидентом, теперь сможет "увидеть" свои деньги только после окончания года и подачи декларации, и рассмотрения этой декларации инспекцией. Грубо говоря, через год.

Несмотря на то, что, по нашему мнению, такого рода толкования являются (еще раз грубо говоря) идиотизмом, бороться с ним (идиотизмом) мы не в состоянии. Поэтому АвтоПарк сейчас работает так, как предписано "толкователями" - излишне удержанного налога (за период, пока ФЛ было нерезидентом) "не видит" при расчете суммы НДФЛ за очередной месяц, но внезапно "прозревает" при подготовке 2-НДФЛ.

Если в вашем предприятии есть иная (на наш взгляд, правильная) точка зрения о смысле п. 1.1 ст.231 НК РФ, пожалуйста, сообщите.

Прочая отчетность. Налоговые регистры

Согласно статье 230 НК РФ с 2011 года налоговые агенты обязаны вести учет доходов, полученных от них физлицами, предоставленных вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета. Формы регистров не установлены, только перечислены обязательные для отражения в регистрах сведения: сведения о налогоплательщике; виды выплаченных доходов и налоговых вычетов с кодами; суммы доходов и даты их выплат; статус налогоплательщика; даты удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, реквизиты соответствующих платежных документов. За основу налогового регистра принята форма 1-НДФЛ, утвержденная приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583, она содержит все обязательные сведения. Обратите внимание:

• Не существует способа распределить уплаченный НДФЛ по работникам, так же как не существует налоговых агентов, имеющих сотни работников, но перечисляющих НДФЛ отдельно по каждому работнику и по каждому случаю выплаты. Таким образом, "даты" перечисления НДФЛ – это просто список платежных документов налогового агента по уплате НДФЛ за нужный период. В форме 1-НДФЛ приведена отсылка на этот список "Данные о перечислении НДФЛ в бюджет см. во вкладном листе 'Платежи по НДФЛ'.
• "Суммы доходов и даты их выплат". Это список платежных документов по зарплате работника за нужный период, который можно получить в меню "Расчеты". В 1-НДФЛ приведена отсылка на этот список "Данные о датах выдачи доходов см. во вкладном листе 'Платежные документы по зарплате'."
• Исходя из разъяснений, данных в письме Минфина России от 10.07.2006 № 03-05-01-04/206, налоговые агенты вправе "вести и хранить налоговые карточки в электронном виде". Обязанность распечатывать карточки отсутствует.

Особенности изготовления 2-НДФЛ при наличии имущественного вычета

В связи с появлением с 01.2013 новых требований Налоговой службы к формам 2-НДФЛ в случаях, когда имущественный вычет превышает налоговую базу ФЛ, то есть "фактически предоставленный вычет" меньше величины вычета из налогового уведомления, необходимо формировать форму 2-НДФЛ так:

• Сделать 2-НДФЛ по месяц, предшествующий месяцу принятия вычета к учету. Если имеется долг или переплата НДФЛ, то обратным счетом подсчитать базу: со знаком "минус" для долга и со знаком "плюс" для переплаты.
• Обнулить имущественный вычет, сделать 2-НДФЛ за полный период и посмотреть налоговую базу (после других имеющихся вычетов).
• Сложить величины из предыдущих пунктов и ввести в качестве имущественного вычета.
• Сформировать 2-НДФЛ.
• Если с ФЛ еще не закончены расчеты по НДФЛ (например, налоговый период еще не завершен), вернуть сумму вычета из налогового уведомления.