Учет экземпляров (инструкция пользователя)

Версия 14:37, 5 июля 2011

Основные понятия

Обозначения

• Короткие пути (кнопки) пишутся в кавычках. Например, вот так - "F5". Если нужно нажать несколько кнопок одновременно, то используется знак плюс - вот так "Ctrl+Enter"
• Путь по меню пишется перечислением наименований пунктов, разделенных знаком "-" и тоже помещается в кавычки. Если меню "растет" из главного меню, то в начале пути пишется "F10", если из локального - "F9", если из меню рабочего места - "F8". Например, вот так "F10-Перевозки-Билетная касса-Итоги-Tck21 Движение БП в подотчете за период" или так - "F9-Зарплата-Расчетный лист за месяц".

Сообщения о важном выборе

Выбор настолько важен, что АвтоПарк не только "хочет убедиться" в том, что Вы действительно прочитали сообщение, но и записать объяснение, почему сделан именно такой выбор. После того, как Вы прочитали, подумали и сделали выбор, следует ввести объяснение сделанного выбора.
О сделанном выборе, включая объяснения, будет отправлено сообщение менеджеру соответствующей группы пользователей.

Любое движение экземпляров - в товарных документах

При оформлении любых товарных документов, для каждой строки документа, т.е. для каждого ОМУ, нужно перечислить внутренние номера экземпляров объектов, осуществляя поиск экземпляров, с которыми выполняется данная операция. Для этой цели используется окно "Перечень экземпляров", которое вызывается с помощью локального меню на строке документа.

При оформлении прихода на склад, первой выдачи со склада и фиксации в составе ТС для формирования списка экземпляров имеются специальные пункты локального меню. При оформлении документов, показывающих дальнейшее движение агрегатов необходимо указывать номера конкретных экземпляров, с которыми выполняется технологическая операция.

"Обычные" товарные документы

Если операция, производимая с экземпляром, имеет отношение к складскому учету, например, приход на склад от поставщиков, возврат на склад из производства, выдача со склада и т.п., то она оформляется соответствующим товарным документом, с указанием в нём перечня экземпляров.

Документы о движении агрегатов (ДДА)

Если операция, производимая с агрегатом, не имеет отношения к складскому учету (или по каким-то причинам не отражается в бухгалтерском учете на Вашем предприятии), то она оформляется документом о движении агрегатов (ДДА) с соответствующим видом операции. Примеры: фиксация уже установленного на ТС агрегата (приобретенного в составе ТС), установка агрегата (например, выданного ранее на данное транспортное средство и числившегося в запасе), списание экземпляра минуя склад. Документы о движении агрегатов отражают манипуляции в движении агрегатов, но никаких проводок в движении объектов материального учета не делают.

Перечень манипуляций с экземплярами

• Прием. Прием нового экземпляра извне предприятия. Например, покупка.
• Отпуск. Отпуск в эксплуатацию, например, установка на транспортное средство.
• Возврат. Возврат из эксплуатации.
• В ТР. Передача экземпляра в текущий ремонт.
• Из ТР. Возврат экземпляра из текущего ремонта.
• В КР1 (КР2). Передача экземпляра в капитальный ремонт. Например, для выполнения так называемой нарезки (КР1) или наварки (КР2) автошин. Понятно, что капремонт КР2 "более капитален".
• Из КР1 (КР2). Возврат экземпляра из капитального ремонта.
• Перемещение. Перемещение экземпляра из одного места хранения в другое.
• Упоминание. Для применения "для сведения", т.е. в тех товарных документах, которые не отражают реального движения экземпляра.
• Комплектование. Использование экземпляра в производстве другого ОМУ, например, сборка компьютера.
• В запас. Для указания факта того, что экземпляр, будучи в эксплуатации (установлен на транспортное средство), переведен в запас, т.е. не используется, т.е. не подвержен износу.
• Фиксация. Фиксация экземпляра в составе купленного (полученного даром и т.п.) транспортного средства.
• Списание. Списание экземпляра, пришедшего в негодность.
• Продажа. Продажа экземпляра. Экземпляр может появиться в учете вновь, например, для производства гарантийного ремонта.

Примеры

Прием на склад

Прием на склад оформляется накладной на приход. Для каждого из указанных в накладной ОМУ, по которым ведется инвентарный учет, нужно открыть окно "Перечень экземпляров" и выполнить "F9 - Оформить новые номера". Программа создаст внутренние инвентарные номера по количеству принимаемых экземпляров, и для каждого экземпляра укажет вид манипуляции "Прием".

Таким образом формируется перечень инвентарных номеров по каждому агрегату, без привязки к конкретным экземплярам.

Выдача со склада

При выдаче агрегатов в накладной на отпуск/возврат нужно указать количество выдаваемых агрегатов и режим, а в окне "Перечень экземпляров" выполнить "F9 - Присвоить свободные номера". При наличии на складе требуемого количества экземпляров указанного ОМУ, программа подберет свободные номера и укажет для каждого экземпляра вид манипуляции "Отпуск".

При сохранении документа будут напечатаны ярлыки для присвоения номеров экземпляров. Эти ярлыки передаются работнику, осуществляющему нанесение номеров, который должен:

1. нанести на каждый экземпляр внутренний номер, созданный компьютером,
2. проверить заводской номер, если он уже указан в описании экземпляра,
3. установить заводской номер, если он не указан (номер следует вписать в ярлык),
4. передать оформленные ярлыки в технический отдел или на склад.

На основании полученных ярлыков следует ввести в описание экземпляров установленные заводские номера.

Фиксация в составе ТС

При поступлении в организацию нового транспортного средства для всех установленных на нем агрегатов, по которым ведется инвентарный учет, необходимо оформить документы о движении агрегатов с видом операции "Фиксация в составе ТС".

Для быстрого оформления в окне "Перечень экземпляров" имеется пункт меню "Оформить фиксацию". Он создает новые экземпляры и добавляет их в перечень экземпляров с видом манипуляции "Фиксация".

При сохранении документа на принтере распечатывается документ о движении агрегатов, где указаны присвоенные номера. Процедура нанесения номеров аналогична выдаче со склада.

Прием на склад выданного ранее экземпляра

Оформить Возврат из производства с манипуляцией "Возврат".

Регистрация снятия

Оформить ДДА с манипуляцией "В запас", если снятый экземпляр остается на ТС, либо "Снятие" если он снимается с ТС, но не возвращается на склад (например, будет установлен на другое ТС).

Ремонт силами сторонней организации

Важный вопрос, который встает при отправке в сторонний ремонт - какой именно экземпляр будет возвращен после ремонта - то самый, который был отправлен, или другой? Как правило, однозначно ответить нельзя, ибо возможно все. Однако, есть понятие типичной практики во взаимоотношениях с конкретным поставщиком услуги по конкретной номенклатуре передаваемых в ремонт ОМУ. Кроме того, по каждому конкретному ОМУ само предприятие должно установить порядок учета экземпляров - определить, является ли критически важным для предприятия правильный учет физически одного и того же экземпляра на протяжении всей его жизни. Если да, то придется потрудиться.

Историей конкретного экземпляра можно пренебречь

• Передача в ремонт. В товарном документе следует указать манипуляцию "Списание". Вид товарного документа зависит от установленного документооборота, но как правило это ВПЦ.
• Возврат из ремонта. Вид товарного документа определяется существом ремонта, равно как и установленным документооборотом. Это может быть входящий акт (ВхА) за платный ремонт или внешнее перемещение ТМЦ (ВПЦ) в случае, например, гарантийного ремонта/замены. Вид манипуляции всегда "Прием".
  • Вернули экземпляр, которого в вашем предприятии еще не было. Нет проблем.
  • Вернули экземпляр, который побывал когда-то в вашем предприятии. И неважно, был он передан сторонней организации в "этот раз" или когда-то давно. Вот тут надо сделать одно из двух:
    1. Исправить заводской номер у того экземпляра, который был в предприятии "когда-то давно". Например, добавить что-то вроде "/NN" в конец заводского номера.
    2. Использовать для таких ОМУ собственную нумерацию, т.е. не пользоваться нумерацией изготовителя, т.е. просто присвоить экземпляру очередной "свой (местный)" номер (разумеется, уникальный).
  • Экземпляр непригоден к эксплуатации. В этом случае заводить новый экземпляр лишь для того чтобы списать его нет смысла. В возврате из ремонта следует указать тот экземпляр, который отправлялся в ремонт, с манипуляцией "Упоминание", в списании непригодного ОМУ указать его же, тоже "Упоминание".

История конкретного экземпляра важна

• Передача в ремонт. В товарном документе следует указать манипуляцию "В КР1" (или "В КР2", в зависимости от рода ремонта). Вид товарного документа зависит от установленного документооборота, но как правило это ВПЦ.
• Возврат из ремонта. Вид товарного документа - ВхА (и т.п., например, ВТН) или ВПЦ - зависит от существа выполненного ремонта и установленного документооборота.
  • Вернули тот же экземпляр. Манипуляция - "Из КР1" (или "Из КР2", в зависимости от рода ремонта).
  • Вернули другой экземпляр. В товарном документе оформить две строки:
    1. С указанием именно того экземпляра, который был заменен новым. Манипуляция - "Списание". Режим движения - 010 ("Замена - убывшие").
    2. Новый экземпляр. Манипуляция - "Прием". Режим движения - 011 ("Замена - прибывшие").

В процессе ремонта изменился ОМУ (да, бывает и такое!)

Особо "продвинутые" контрагенты могут так произвести ремонт, что возвращают аккумулятор вместо полученной в ремонт автошины. Шутка. Но вернуть вещь другой марки (модели) - вполне могут себе позволить. В этом случае следует произвести оформление факта "пересортицы в сторонней переработке" - ВПЦ с "Упоминанием" экземпляра, который отдали в ремонт и "Упоминанием" нового экземпляра нового ОМУ - того, который будет оприходован по ВхА. Кроме того, еще одна специфика документа о "пересортице" - использование специальных режимов движения - "зму" ("Замена - убывшие") и "змп" ("Замена - прибывшие"). Функциональность предоставляется по требованию.

Ремонт своими силами

• Передача в ремонт. В товарном документе следует указать манипуляцию "В ТР". Вид товарного документа - ТОВ.
• Возврат из ремонта. Манипуляция "Из ТР". Вид товарного документа - ВиП.

Переквалификация состояния экземпляра

• Если при оприходовании экземпляра на склад указали неверный режим движения, следует исправить ошибочный документ.
• Если состояние изменилось во время пребывания экземпляра на складе (пришёл в негодность от длительного хранения, либо изменились критерии определения состояния экземпляров). Следует оформить два документа:
  • Выдача в эксплуатацию по ТОВ с текущим состоянием экземпляра и манипуляцией "В ТР",
  • Возврат по ВиП с новым состоянием экземпляра и манипуляцией "Из ТР".

Списание, продажа

Экземпляр числится на складе

Оформить ТОВ с манипуляцией "Списание" или "Продажа".

Экземпляр в производстве (например, установлен на ТС)

Требуется оформить два документа - с манипуляцией "Возврат" и затем с манипуляцией "Списание" или "Продажа".

• Если списание ОМУ экземпляра проводится по бухгалтерскому учету, следует упомянуть экземпляр в товарных документах.
• Если в бухгалтерском учете движения ОМУ экземпляра не происходит, т.е. если ОМУ уже списан в производство, оформить два ДДА. Поскольку реального перемещения экземпляра при этом не происходит, место хранения в ДДА оставлять пустым, в ДДА на списание указать фиктивное ТС.

Экземпляр в стороннем ремонте

Если на ремонтном заводе экземпляр признали непригодным к ремонту, требуется оформить два документа с режимом "непригодные к эксплуатации" - ВПЦ на возврат из стороннего ремонта (см. пункт Ремонт силами сторонней организации) и затем ТОВ на списание со склада.

Ввод начальных остатков

Для того, чтобы начать экземплярный учет какого-либо агрегата, следует в описании агрегата указать дату начала экземплярного учета и ввести начальные остатки (экземпляры, установленные на ТС либо находящиеся на складе).

Экземпляры на складе

Начальные остатки для экземпляров на складе оформляются документом ДДА. Оформление:

• Дата документа. Указывается дата, предшествующая дате начала экземплярного учета.
• Транспортное средство. Указывается фиктивное ТС.
• Вид операции. "Первоначальный ввод".
• МХ. Указывается склад, на котором хранится экземпляр.
• Манипуляция. "Прием".

Экземпляры, установленные на ТС

Начальные остатки экземпляров, установленных на ТС на дату начала учета, оформляются документом ДДА. Оформление:

• Дата документа. Указывается дата установки агрегата на ТС.
• Транспортное средство. Указывается ТС, на которое установлен экземпляр.
• Вид операции. "Первоначальный ввод".
• МХ. Оставляется пустым.
• Манипуляция. "Отпуск", если экземпляр устанавливается на ТС, "В запас", если экземпляр отпущен, но не устанавливается на ТС (например, автошина - "запаска").

Если экземпляр эксплуатировался до последней установки на ТС

В этом случае следует отразить пробег, накопленный экземпляром до даты последней установки на ТС в описании экземпляра. Например, если на ТС отпускались 4 шины и запаска, которые должны были периодически переставляться, следует ДДА о первоначальном вводе оформить на дату последней перестановки, в каждом экземпляре указать накопленный экземпляром на эту дату пробег.

Использование сканера штрих-кода

Если на экземпляре нанесен штрих-код, идентифицирующий данный экземпляр вещи, то процесс оформления товарных документов с участием экземпляров может быть существенно улучшен.

Для ОМУ, по которым может быть определена маска серийных номеров

В кодах EAN ОМУ описать маски. При оформлении товарного документа просто считывать штрих-код серийного номера ОМУ.

Для ОМУ, по которым может быть определен код продукта

В кодах EAN ОМУ описать коды продукта, маски. При оформлении товарного документа сначала считать штрих-код продукта (либо любой другой штрих-код, однозначно идентифицирующий данный ОМУ), а потом считать штрих-код серийного номера ОМУ.

В остальных случаях

При оформлении товарного документа сначала ввести код ОМУ (с помощью клавиатуры, со специальным префиксом "!", а потом считать штрих-код серийного номера ОМУ.