Билетная касса (инструкция пользователя)

Версия 07:14, 1 июля 2008

Основные понятия

Обозначения

• Короткие пути (кнопки) пишутся в кавычках. Например, вот так - "F5". Если нужно нажать несколько кнопок одновременно, то используется знак плюс - вот так "Ctrl+Enter"
• Путь по меню пишется перечислением наименований пунктов, разделенных знаком "-" и тоже помещается в кавычки. Если меню "растет" из главного меню, то в начале пути пишется "F10", если из локального - "F9", если из меню рабочего места - "F8". Например, вот так "F10-Перевозки-Билетная касса-Итоги-Tck21 Движение БП в подотчете за период" или так - "F9-Зарплата-Расчетный лист за месяц".

Сообщения о важном выборе

Выбор настолько важен, что АвтоПарк не только "хочет убедиться" в том, что Вы действительно прочитали сообщение, но и записать объяснение, почему сделан именно такой выбор. После того, как Вы прочитали, подумали и сделали выбор, следует ввести объяснение сделанного выбора.
О сделанном выборе, включая объяснения, будет отправлено сообщение менеджеру соответствующей группы пользователей.

Начало работы

• Зайти в программу «АвтоПарк» .
• Установить нужную дату, принять дату – "Ctrl+Enter"
• Стрелочками (вправо, влево) перейти в Перевозки – "Enter"
• Выбрать стрелочками (вверх, вниз) подпункт «Билетная касса» – "Enter"
• Зайти в любой из подпунктов Билетной кассы – "Enter"

Кнопка F8 – вызов меню, для работы с документами в разделе Билетной кассы.

Изменение смены

Процедура фиксации в АвтоПарк времени смены кассира в билетной кассе. Нужно для подготовки сменных отчетов - необходимо знать, операции БК с какого и до какого времени производила данная смена кассиров. Неважно, кто из кассиров это делает, важно, чтобы кассиры завершающейся смены не выполняли операций после отметки об изменении смены, а кассиры заступающей смены - до этой отметки.

Меню билетной кассы

"F10–Перевозки-Билетная касса"

Документы о движении билетной продукции

Здесь можно посмотреть все документы о движении билетной продукции (ДБП), которыми оформляют закладку билетной продукции (БП), возврат БП, инвентаризацию билетной сумки (БСм).

• Перейдя стрелочками вправо/влево в колонку «Место хранения» и набрав номер БСм или находясь в колонке «БУЛ» и набрав номер БУЛ, можно просмотреть документ нажав "Shift+Enter".
• Чтобы перепечатать этот документ (т.е. чек) надо, стоя на нем, нажать "F9-Печать".
• Чтобы посмотреть связанные с этим документом другие документы (БУЛ), надо нажать "Alt+B" или "F9 – связанные документы". Появится выбор связанных документов. По "Enter" осуществляется переход на выбранный документ.

Документы о движении денежных средств

Здесь можно посмотреть все документы о движении денежных средств (ДДС) - то есть наличных денег, принятых от кондукторов и водителей. Интересующий документ можно найти 4-мя способами:

1. Стоя курсором в колонке «Номер», набрать № квитанции.
2. Стоя курсором в колонке «БУЛ», набрать № БУЛ.
3. Стоя курсором в колонке «Работник», набрать табельный номер работника.
4. Стоя курсором в колонке «Дата», набрать дату.

Номера документов, БУЛ, табельные номера и дата в соответствующих колонках отсортированы в порядке возрастания.

• Чтобы перепечатать документ (т.е. квитанцию о приеме наличных) - "F9-Печать".
• Чтобы просмотреть документ - "Shift+Enter", будет показано сколько денег сдал работник по купюрам.
• Чтобы посмотреть связанные с этим документом другие документы (БУЛ) - "Alt+B" или "F9 – связанные документы". Появится выбор связанных документов. По "Enter" осуществляется переход на выбранный документ.

Разнаряженные БУЛ

В этом окне хранятся разнаряженные БУЛ (т.е. предварительные БУЛ на работников, которым была произведена ночная закладка билетной продукции).

• Нажав "Enter", можно зайти в БУЛ и написать сообщение для работника в разделе «Сообщение».
• Чтобы посмотреть связанные с этим разнаряженным БУЛ документы (Закладку) - "Alt+B" или "F9 – связанные документы". Появится выбор связанных документов. По "Enter" осуществляется переход на выбранный документ.
• "Alt+Z" или "F9–Экземпляры" - можно увидеть экземпляры, которые заложили в БУЛ (БСм, ККМ, валидатор, катушки). При нажатии "Enter" осуществляется переход в окно Экземпляры, где доступны свои операции:
  • Можно посмотреть местоположение БСм, нажав "Alt+E" или "F9-текущие свойства экземпляра".
  • Движение ККМ, валидатора, катушки (кому и когда была выдана и принята) можно посмотреть, нажав "F9-Движение".

Выданные БУЛ, Принятые БУЛ

Нажав "F9", можно выбрать следующее:

1. Перепечатка БУЛ – перепечатать билетно-учетный лист работнику
2. Печать расписки – перепечатывается расписка о получении БУЛ
3. Связанные документы – просмотр документов, связанных с БУЛ(так же как в разнаряженных БУЛ)
4. Экземпляры – можно увидеть №БСм и место хранения ККМ

Изменить смену

Выбрав этот пункт в меню Билетной кассы мы изменяем смену, т.е. закрываем предыдущую и начинаем новую. Изменение надо производить после принятия всех БУЛ за предыдущий день.

Билетные сумки

В этом окне показан список имеющихся билетных сумок.

• Добавление новой сумки:
  • "Insert".
  • Ввести наименование сумки.
  • Выбрать по F5 объект матучета (должен быть оформлен заранее).
  • Код экземпляра оставить пустым.
  • При сохранении будет предложено создать новый экземпляр ОМУ – выбрать «выполнить».
• Изменить закрепление сумки:
  • Выбрать сумку (самый быстрый способ – "F12" и приложить сканер к сумке, неважно в каком окне).
  • "Enter", "F3", "Insert".
  • Проверить дату, с которой меняется закрепление
  • Ввести табельный работника, за которым закрепляется сумка.
  • Cntrl+Enter, Esc, Cntrl+Enter.

Итоги

Ежедневно, после закрытия очередной смены

1. Сменный отчет кассира по приему выручки. Перечень документов о приеме наличных (включая документы о недостачах) с соответствующими итогами.
2. Сменный отчет билетного кассира. Перечень документов о движении билетной продукции (закладки и возвраты), а также общая оборотно-сальдовая ведомость в разрезе видов билетной продукции.
3. Распределение продаж по видам перевозок за день. Предварительное (на основе наряда) распределение продаж за смену по маршрутам и выходам с предварительной (очень грубой) оценкой выполнения плана. Точные результаты возможно получить только по таксированным путевым листам.

По окончании очередного месяца

После внедрения полного режима (экземплярного учета билетной продукции) следует выполнять:

1. Формирование ТД о движении БП за период (как правило, месяц, но можно делать и чаще).
2. Движение БП в операционной кассе за период и, в том числе, сверить остатки, показанные в этом отчете, с остатками билетной продукции по соответствующему МХ.

Меню рабочего места

"F8" в любом окне билетной кассы.

Выдача БУЛ

Короткий путь "Alt+D".

• Набрать табельный номер работника, которому выдается БУЛ и нажать "Enter".
• Внимательно проверить ФИО, если не совпадает, значит неверно набрали табельный номер, следует вернуться на поле "табельный" и исправить его.
• Если работник работает с ККМ, то "Enter" - перейти на ячейку ККМ и поставить галочку "Ctrl+стрелка вправо или влево". Для сохранения данных нажать "Ctrl+Enter".
• Будет предложено просканировать билетную сумку, ККМ (если работник работает с ККМ).
• После этого печатается Расписка в получении БУЛ работником с №БУЛ и №БСм.
• Кондуктор расписывается в расписке и отдает ее кассиру.
• Выдать кондуктору БСм и БУЛ.
• Расписка хранится до тех пор, пока кондуктор не сдаст БУЛ и БСм.

Закладка БП

Короткий путь "Alt+P". Дневная выдача БП по выданному БУЛ.

• Сканировать БУЛ и билетную сумку. Внимательно проверить ФИО работника.
• "F3" (переход в нижнюю часть окна).
• "Insert" для ввода новой строки. Появляется окошко «Сведения о билетной продукции». Далее заполнить все поля этого окна.
  • Стоя в поле «Вид», либо через справочник "F5" выбрать, либо, если и так известно, ввести код вида билетной продукции.
  • "Enter" для перехода в ячейку «Серия». Серия имеет следующий формат записи: 2 русские буквы, тире (-) и три цифры. Если требуется, переключить раскладку клавиатуры на русский язык ("Ctrl+Shift").
  • Далее "Enter" на поле «верхний номер». Надо ввести номер с выдаваемых катушек билетной продукции. Для сохранения записи нажать "Ctrl+Enter".

Совет. Чтобы сохранить запись и одновременно открыть новую для внесения данных по следующей катушке можно использовать комбинацию клавиш - "Ctrl+PageDown", вместо "Ctrl+Enter", "Insert". После ввода всех катушек билетной продукции внимательно проверить правильность ввода данных.

• Далее нажать "Esc" (переход из нижней части окна в верхнюю)
• "Ctrl+Enter" – сохранить документ закладки.

Прием наличных

Короткий путь "Alt+Y".

• Появляется таблица номиналов купюр.
• Нужно заносить количество бумажных купюр и монет. Переход на следующую ячейку – "Tab". Вернуться на предыдущее поле - "Shift+Tab".
• Внимательно проверить выручку в ячейке «Итого». Сумма в компьютере должна быть равна принимаемым денежным средствам.
• Убедившись в правильности, сохранить - "Ctrl+Enter".

Прием БУЛ

Короткий путь "Alt+E".

• Сканировать БУЛ, билетную сумку, ККМ.
• Появится окно «Прием БУЛ».
• Ввести конечные билеты в соответствующие серии ячейки. Вводить можно только последние изменившиеся цифры.
• Если катушка закончилась, то удалить данные из ячейки – "Delete" и перейти на следующую ячейку "Tab".
• При принятии ККМ надо проставить «необнуляемый итог» и количество пассажиров из Z-отчета.
• В случае, если сдается гашеная билетная продукция (возврат билетов в Z-отчете, либо, например, поломка машины во время выполнения рейса), то:
  • "F9-Ввод возвращенной БП"
  • Появится окно, в котором перечислены все экземпляры, проходившие по БУЛ.
  • Ввести перечень сдаваемого
  • Сохранить - "Ctrl+Enter".
• Сохранить документ – "Ctrl+Enter".

Если сумма по билетам не сойдется с принятыми наличными, то программа предложит оформить акт о недостаче или излишках. Убедиться, что все оформлено верно – концы билетов до и после работы. Только после этого формировать акты.

• При вводе сдаваемой БП по "F9":
  • "контроль соответствия продаж и принятых наличных" - позволяет до приема БУЛ сверить итоги по проданным билетам и прием выручки по БУЛ.
  • "печать акта сверки" - печатает акт сверки, где перечисляется сдаваемая БП и перечень ДДС по БУЛ. Этот акт можно передать кондуктору для сверки.

Ночная закладка БП

Короткий путь "Alt+Q". Служит для оформления закладки БП в сумку до выдачи БУЛ.

• Сканировать штрих код билетной сумки. Внимательно проверить ФИО работника.
• "F3" (переход в нижнюю часть окна).
• "Insert" для ввода новой строки. Появляется окошко «Сведения о билетной продукции». Далее заполнить все поля этого окна.
  • Стоя в поле «Вид», либо через справочник "F5" выбрать, либо, если и так известно, ввести код вида билетной продукции.
  • "Enter" для перехода в ячейку «Серия». Серия имеет следующий формат записи: 2 русские буквы, тире (-) и три цифры. Если требуется, переключить раскладку клавиатуры на русский язык ("Ctrl+Shift").
  • Далее "Enter" на поле «верхний номер». Надо ввести номер с выдаваемых катушек билетной продукции. Для сохранения записи нажать "Ctrl+Enter".

Совет. Чтобы сохранить запись и одновременно открыть новую для внесения данных по следующей катушке можно использовать комбинацию клавиш - "Ctrl+PageDown", вместо "Ctrl+Enter", "Insert". После ввода всех катушек билетной продукции внимательно проверить правильность ввода данных.

• Далее нажать "Esc" (переход из нижней части окна в верхнюю)
• "Ctrl+Enter" – сохранить документ закладки.

Билеты и чеки о ночной закладке билетной продукции подаются работнику утром вместе с БУЛ для росписи о получении билетов.

Возврат из сумки БП, ККМ

• Сканировать БУЛ и билетную сумку.
• Для каждой сдаваемой катушки/ККМ/терминала выполнить:
  • "Ins", выбрать из списка сдаваемую БП.
  • Проверить фактическое наличие.
  • Для билетной продукции ввести верхний номер, для ККМ также и количество пассажиров, "Ctrl+Enter".
• "Esc", "Ctrl+Enter" – сохранить документ.
• Печатается чек о возврате билетной продукции.

Поиск документа по ШКИ устройства (F12)

Это модернизированная глобальная функциональность АвтоПарк ("Главное меню-Прочее-Поиск документа/объекта по ШКИ"). Отличие поведения АвтоПарк от стандарта заключаются в следующем - если сканер приложен к билетной сумке, ККМ или валидатору, то происходит позиционирование на том БУЛ, по которому в последний раз был выдан или принят сканируемый предмет.

Верификация БУЛ

Короткий путь Alt+V. Служит для ручной верификации отпечатанного БУЛ.

После выбора данного пункта отсканировать БУЛ. Обычно при нормальной работе всегда выполняется автоверификация и делать ее вручную нет надобности. Верификация нужна, когда БУЛ перепечатывали повторно (например, при порче и утере) или когда при выдаче БУЛ произошел любой сбой (выключился компьютер, принтер, другой сбой) и автоверификация не произошла. Тогда при любых операциях с БУЛ предварительно будет требоваться выполнить ручную верификацию для подтверждения системе того, что БУЛ есть и напечатан нормальным образом. В АвтоПарк документ считается верифицированным в двух случаях:

• Документ напечатан обычным образом и в течение некоторого времени не был перепечатан (есть автоверификация).
• Документ верифицирован вручную.

Настройка принтера

Настройку необходимо выполнять для каждой рабочей станции (пользователей может быть много).

• Поля для печати. Если печать БУЛ производится методом впечатывания информации в типографский бланк, позволяют произвести точную настройку впечатывания.
• Принтеры. Позволяет указать конкретный принтер для печати указанных документов. Можно указать различные принтер и лоток для печати указанных документов (независимо от установленного принтера по умолчанию).
  • Печать документа на бланк.
  • Печать документа вместе с бланком.
  • Печать дополнительных документов.
• Чековый принтер.
  • Наименование. Указывается имя чекового принтера, используемого для печати расписок, ДБП, ДДС и т.п.,
  • Тип ленты. Указывается тип ленты, используемой в принтере.
  • Формат бумаги. Указывается формат бумаги, поддерживаемый принтером.

Печать управляющих ШКИ

• "Отказ от верификации". Для операций с БУЛ, который не напечатался на бумагу (сбой принтера и т.п.).
• "Не сканируется ШКИ БУЛ". Для операций с БУЛ, у которого перестал сканироваться ШКИ.

Трудные ситуации

Закрепление сумки за работником

Находим в АвтоПарк сумку одним из двух способов:

• "F12", сосканировать ШКИ сумки.
• "F10–Перевозки-Билетная касса–Билетные сумки", переходим (стрелками) на наименование и ищем нужную сумку по наименованию.

Оформляем закрепление сумки за работником:

• "Enter".
• "F3" (переход в нижнюю часть окна)
• "Insert" (новая строка)
• Ставим дату, с которой следует закрепить сумку, "Enter", в следующем поле набираем табельный номер работника (можно использовать "F5") и "Ctrl+Enter" – сохраняем строку.
• "Esc" (возврат в верхнюю часть окна) и "Ctrl+Enter" – сохраняем данные по билетной сумке.

Если речь не идет об исправлении ошибки в закреплении, ни в коем случае не исправляем имеющееся закрепления, а заводим новое закрепление новой строчкой.

Первая выдача БУЛ с ККМ

1. Оформить ночную закладку. Если билетная продукция не выдается, а только ККМ - ночную закладку оформить пустой. См. Ночная закладка БП.
2. Выдать БУЛ без ККМ. См. Выдача БУЛ.
3. Оформить выдачу ККМ. См. Закладка БП.

Если забыли указать ККМ при выдаче БУЛ

Если при выдаче БУЛ забыли поставить галочку ККМ, то надо произвести выдачу ККМ документом закладки билетной продукции. См. Закладка БП.

Замена ККМ

Если ошибочно выдали другой ККМ или водитель меняет один аппарат на другой, то нужно сделать:

• вернуть первый ККМ
  • В любом окне билетной кассы "F8–возврат БП"
  • Сканировать БУЛ и сумку.
  • "Ins", выбрать из списка ККМ.
  • Указать верхний номер и количество пассажиров, "Esc", "Ctrl+Enter" – сохранить документ.
  • Сканировать ККМ.
  • Напечатается документ о возврате БП.
• выдать второй ККМ
  • В любом окне билетной кассы "Alt+P" или "F8-Закладка БП".
  • Сканировать БУЛ и сумку.
  • "Alt+Ins", Сканировать ККМ.
  • "Esc", "Ctrl+Enter" – сохранить документ.
  • Напечатается документ о закладке БП.

Не считываются показания ККМ

• Оформить прием наличных на сумму продаж по ККМ.
• Оформить возврат ККМ с расчетными показаниями - в соответствии со "Сдано наличными" - при вводе верхнего номера - "F9 - ввод показания ККМ на основе сданной выручки".
• ККМ отложить в сторону для зарядки (или отправки в ремонт) и последующего разбора.

Что делать после того, как ККМ починили/зарядили

• Если показания ККМ совпали с оформленными по "Сдано наличными" - ничего не делать.
• Если показания ККМ больше, чем оформлено в БУЛ. Выдать БУЛ (текущей датой) с данным ККМ и соответствующим водителем, принять БУЛ с реальными показаниями ККМ. Получится (в АвтоПарк) акт о недостаче - соответственно, сумма недостачи будет удержана с водителя. Таксировка БУЛ - по вкусу - либо на имеющиеся у водителя ПЛ, либо специальным маршрутом, обозначающим специальные (внезапные) доходы (такие например, которые возникают, когда работник теряет билеты).
• Если показания ККМ меньше, чем оформлено в БУЛ, либо если счетчик ККМ обнулился. Пробить на ККМ такую сумму, чтобы показания ККМ совпали с оформленным в АвтоПарк. Составить (руками) акт, приложить к нему сменный отчет ККМ, пробитый чек. Положить в папку рукописных актов.

Перепечатка чека, БУЛ, сохранной расписки

Для перепечатки расписки о выдаче сумки или перепечатки БУЛ нужно

• встать в окно «выданные БУЛ».
• набрать цифрами таб. № работника.
• "F9", нужный пункт.

Для перепечатки расписки о возврате сумки нужно

• встать на окно «принятые БУЛ».
• набрать цифрами таб. № работника.
• "F9-Печать расписки".

Перепечатка документа о принятии денег

• В окне «Документы о движении денежных средств» встать на документ (обычно последний - "End").
• "F9-Печать".

Ошибка при принятии наличных

Можно исправить только до принятия БУЛ! Надо принять наличные еще раз ("Alt+Y" или "F8-прием наличных". Повторный прием наличных - событие редкое, поэтому будет важное сообщение о том, что "По БУЛ уже имеется сформированный ДДС".

• Если ошибочно в компьютер ввели сумму больше, чем имеется в наличии, то нужно оформить прием разницы между суммами со знаком "минус". Сохранить – "Ctrl+Enter". Например: Работник сдал 3250 руб., а кассир ввел и сохранил 3500 руб. Разница между суммами 250 руб. В ячейке купюр 100 руб. ставим "-2" и в ячейке купюр 50 руб. "-1".
• Аналогично делается если сумма меньше, чем имеется в наличии, только разницу ввести без минуса.
• Сохранить – "Ctrl+Enter".

Не сканируется ШКИ БУЛ

• Отсканировать напечатанный заранее специальный управляющий ШКИ "Не сканируется ШКИ БУЛ".
• Ввести с клавиатуры номер БУЛ и номер верной копии (напечатаны в БУЛ).

БУЛ не напечатался, а АвтоПарк требует верификацию

• Отсканировать напечатанный заранее специальный управляющий ШКИ "Отказ от верификации БУЛ".
• Устранить проблемы с печатью и перепечатать БУЛ.

Требуется вернуть билеты из билетной сумки работника в его нерабочий день (при увольнении)

• Выдать БУЛ.
• Оформить возврат БП.
• Оформить прием наличных на сумму 0-00.
• Принять БУЛ.

Администратору (руководителю БК)

Учет выдачи кондукторских терминалов

1. Ввести новый ОМУ ("Валидатор переносной такой-то", вид объекта 02) - будет использоваться в пп.2 и 3
2. Ввести новый "Вид проездных документов" с соответствующим "Типом", Характер изменения = "Нет", разрядность = 0.
3. В каждом ОС (автономный переносной контроллер):
   1. Оформить экземпляр
   2. Оформить свойство 7022 "Группировочный ОМУ" (указывать ОМУ, введенный в п.1).
   3. Напечатать наклейки с ШКИ и наклеить на валидаторы
4. При выдаче БУЛ ставить галку в поле "Валидатор". Можно также выдавать посредством "Закладки". Все движение валидаторов учитывается посредством приложения сканера ШКИ.

Благодарность

Первоначальный вариант инструкции сделан на основе текста, подготовленного и любезно предоставленного Светланой Геращенко и Мариной Ефремовой.