Билетная касса (внедрение)
Содержание |
Требования к стандартному программному обеспечению
см. таблицу совместимости АвтоПарк.
Требования к оборудованию
Требования к печатающим устройствам
Технически допускается использование принтера в качестве разделяемого (общего) ресурса несколькими рабочими местами. Однако это почти никогда не бывает целесообразно с точки зрения производительности труда кассиров
Чековые принтеры
см. Установка чекового принтера
Используются для печати на чековой ленте на рабочих местах билетных кассиров и кассиров по приему денежной выручки, т. е. на каждом рабочем месте, где производится печать документов:
- О движении билетной продукции – инвентаризация билетной сумки, закладка билетной продукции, возврат билетной продукции;
- Расписка в получении билетно-учетного листа, билетной сумки, контрольно-кассовой машины;
- Квитанция о приеме выручки;
- Акт о недостаче/излишке.
Лазерные принтеры
Используются на рабочих местах билетных кассиров (диспетчеров), т. е., на каждом рабочем месте, где производится печать БУЛ, на бумаге (или бланке) формата А4.
Требования к специальному оборудованию
Сканер штрих-кода на каждом рабочем месте
Любой первичный документ может быть оформлен только с применением штрих-кодового идентификатора (ШКИ) билетно-учетного листа, ШКИ билетной сумки и ШКИ контрольно-кассовой машины.
Права пользователей
Кассиры должны быть включены в группу пользователей TckCashier "Кассиры билетной кассы".
Старшему кассиру (начальник БК, ответственный кассир) установить галочку "Менеджер" в составе группы TckCashier.
Подготовительные мероприятия
- Оформить ОМУ для каждого вида проездных документов и каждой имеющейся модели ККМ и валидаторов. Имеющиеся ККМ, не являющиеся основными средствами, оформить как экземпляры соответствующих ОМУ. Если контрольно-кассовые машины оформлены как объекты ОС, необходимо в каждом ОС, относящемся к одной модели ККМ, указать соответствующий группировочный ОМУ в свойстве "7022 Группировочный ОМУ" и оформить один экземпляр объекта ОС.
- "Главное меню-Перевозки-Справочники-Виды проездных документов" - оформить ПД для билетов, валидаторов и ККМ с указанием соответствующих ОМУ по номиналам видов билетной продукции (например, билеты номиналом 10 руб, 7 рублей и т.п.). Для ККМ (тип - "Показания ККМ") и валидаторов, которые учитываются как основные средства, использовать группировочные ОМУ (п.1).
- "Главное меню-Перевозки-Билетная касса-Билетные сумки" ввести все имеющиеся билетные сумки кондукторов и водителей (список), закрепить за работниками. Т.е. заполнить наименование, (например, это номер по вашей нумерации), "Действует с" (текущая дата, например, 28.12.2005), ОМУ и закрепление за работником. Поле Код - не заполнять, при сохранении будет предложено создать новый экземпляр сумки, соглашайтесь - это и есть "Код экземпляра". Важно: билетные сумки должны быть у всех, одна сумка должна быть закреплена за одним работникам. Разумеется, закрепление может изменяться во времени, но оно должно быть. Совершенно неважно, в каком виде будут "сумки" - поясные сумки, баночки для мелочи, пластиковый пакет. Главное - чтобы на ней был приклеен штрих-код и очень желательно, чтобы его было удобно сканировать. Именно по этому штрих-коду АвтоПарк будет определять какому работнику выдается ККМ, от кого принимается выручка, БУЛ, ККМ и т.п.
- Распечатать ШКИ и наклеить наклейки на сумки, валидаторы и ККМ.
Тестовая эксплуатация
Первоначально достаточно оформить 10 сумок и 2 ККМ (по работникам, использующим ККМ, сумки должны быть введены). Обратите внимание, если сумка или ККМ однажды взята в работу, ее следует "вести" непрерывно - в течение всего периода опытной эксплуатации и, тем более, после него. Собственно, именно поэтому не нужно брать в работу сразу много сумок. Все БУЛ должны целиком и полностью соответствовать реальным БУЛ. Категорически нельзя оформлять БУЛ "как угодно, поскольку это тестовая эксплуатация". Все БУЛ пойдут в реальные данные.
Обучение кассиров
Можно проводить документы о движении билетной продукции и движении денежных средств только за вчерашний день (в Offline режиме). Все документы формируются только с помощью сканера штрих-кода, его необходимо включить в "F10 - Прочее - Администратор - Настройка системного окружения - Описание спец.оборудования".
- Установить текущую дату вчерашний день, первоначально "заполнить" сумки катушками билетов: "F10 - перевозки - билетная касса - разнаряженные БУЛ - F8 - Ночная закладка БП" - ввести имеющиеся на момент выдачи вчерашних БУЛ катушки с верхними номерами билетов. Если закладывать нечего, например для сумок с ККМ, где нет билетной продукции, - сделать пустую ночную закладку.
- Выдача БУЛ:
- В окне "разнаряженные БУЛ" - "F8 - выдача БУЛ" (или "F12").
- Ввести табельный работника (кому выдается). Будет оповещение, что ПЛ не найден (поскольку БУЛ вводим задним числом и ПЛ скорее всего уже таксированы), соглашайтесь. При эксплуатации в промышленном режиме "подхватываются" занаряженные ПЛ работников. Сумка подставляется из закрепления. Если выдается ККМ, валидатор, терминал приема банковских карт - поставить соответствующие галочки.
- На запрос "Выдача БУЛ: ШКИ билетной сумки" приложить сканер к ШКИ сумки (подтвердить, что именно та сумка выдается).
- На запрос "Выдача БУЛ: ШКИ ККМ" приложить сканер к ККМ (подтвердить ККМ). Если это первый БУЛ, проведенный через БК, то потребует галочку "ККМ" не ставить. Выдать БУЛ без ККМ, далее открыть "выданные БУЛ" - "F8 - закладка БП" - приложить сканер к БУЛ - приложить сканер к сумке - "F9 - ввод со сканером Штрих-кода" или "Alt+Ins" - приложить сканер к ККМ - "Enter" - ввести "верхний номер" для ККМ, то есть контрольное число, сохранить БУЛ. Отдать получателю.
- "F8 - прием Наличных" - указать количество принятых купюр.
- "F8 - Прием БУЛ" - аналогично выдаче, но требуется указать номера верхних билетов. БУЛ попадает в "принятые БУЛ".
- Таксировать БУЛ: "перевозки - БУЛ" - выбрать принятый БУЛ или по номеру или по "С"=2 (состояние 2, принят). Заполнить нижнюю часть БУЛ - продажи по рейсам.
Обучение таксировщиков
Кроме обучения кассиров, необходимо скоординировать таксировщиков: если на каком-то подмножестве работников/сумок производится тренировка билетной кассы, то таксировщикам следует таксировать те БУЛ, которые ввели в качестве тренировки в кассе, а не вводить новые.
О бланке БУЛ
При начале тестовой эксплуатации возникают вопросы по форме бланка БУЛ. Бланк БУЛ, печатающийся из АвтоПарк, отличается от принятого ранее на предприятии, так как часть полей, необходимых при ручном учете, делает ненужными сам факт компьютерного учета в АвтоПарк. Если бланк БУЛ чем-то не устраивает, то в него можно внести изменения. Для этого следует:
- Подготовить и обсудить с разработчиком перечень вносимых изменений.
- Изготовить окончательную форму бланка (в Word или Excel), утвердить приказом по предприятию.
- Заказать форму разработчику.
Замечания по форме бланка.
- Часто на этапе внедрения высказываются пожелания об отведении в бланке места под вписывание рядом с перечнем билетной продукции при выдаче БУЛ состояния при приеме и вычисления итоговой суммы продажи билетной продукции по БУЛ. Не рекомендуем менять форму бланка таким образом:
- Концы билетов следует писать в табличке "продажи по рейсам" - концы после каждого рейса, в том числе после последнего. Дублировать концы после последнего рейса вверху не следует.
- При приеме БУЛ кассир должен вносить в АвтоПарк концы билетов не на основании записей кондуктора в БУЛ, а по факту. Для этого мы рекомендуем, чтобы кондуктор подавал сумку с торчащими верхними концами билетов.
- Расчет того, сколько выручки должно быть по билетам в БУЛ тоже не предусмотрен. Технологией предусмотрена сдача всей выручки из сумки (кроме разменного фонда). Если кондуктору нужно провести такой подсчёт, он может его проводить где хочет. Считаем неправильным позволять делать эти, посторонние, расчеты на бланке БУЛ, а тем более - отводить для них специальное место.
Переход к промышленной эксплуатации
Промышленной эксплуатации в нормальном (полном) режиме предшествует стадия, на которой не производится контроль складских остатков билетной продукции - заложить в сумку можно катушку с любым верхним номером. Для перехода как к промежуточному режиму, так и к полному требуется модификация программ, поэтому о переходе требуется заранее уведомить разработчиков. Переход в полный режим промышленной эксплуатации возможен только при наличии подсистемы Учет материальных ценностей.
Промежуточный режим
- Определиться с датой запуска, обсудить с разработчиками.
- В АвтоПарке накануне (то есть в день, предшествующий дню запуска) запуска установить день "вчера", выдать и принять все вчерашние БУЛ, по которым до того велось тестирование.
- Установить специальное обновление с включением промышленного режима эксплуатации БК.
- Установить день "сегодня", выполнить "изменить смену". Если это делается впервые и система ругается "В настройках не определено значение свойства 9026", тогда надо "вручную" (единственный раз) оформить текущую настройку 9026 Описание смены в билетной кассе - указать дату "сегодня", время по плану - реальное время "пересменки" в билетной кассе, фактическое - такое же как по плану. Выдать все БУЛ, по которым велось тестирование за "сегодня". Принимать эти БУЛ нужно в реальном режиме - по мере фактической сдачи БУЛ и выручки (в режиме online).
- Делать ночную закладку билетов для всех остальных кондукторов/водителей, то есть по сумкам, по которым не велось тестирование (для целей отражения вступительного состояния сумки) и по сумкам, которые сегодня не в работе (т.е. уже сейчас доступны для инвентаризации). Обратите внимание(!), что закладки следует делать без ошибок. Исправить ошибки можно только после выдачи БУЛ (возврат БП возможен только по БУЛ).
- По работникам с ККМ делать ночную ПУСТУЮ закладку по всем сумкам, которые не были в тестировании (обратите внимание - по сумкам!).
- Закончив прием БУЛ "за сегодня" и ночную закладку (то есть закончив все операции за "сегодня"), выполнить "изменить смену".
- Выдавать БУЛ с сумками и ККМ кондукторам и водителям. Можно выдать часть БУЛ заранее (по тем людям, по которым есть уверенность, что они будут работать в этот день). При первой выдаче ККМ - выдать БУЛ БЕЗ ККМ, оформить закладку (не ночную) ККМ для ввода показаний счетчика. Выдачу БУЛ заранее практиковать не рекомендуется, чтобы не было пустых БУЛ, по которым никто не работал (кондуктор / водитель не вышли на работу), желательно выдавать БУЛ "в руки". Заранее ночью выдавать можно после времени окончания диспетчерских суток, указанном в текущей настройке 9008. Иначе дата БУЛ будет неправильная (предыдущая).
Полный режим
- "Главное меню-Ценности-Справочники-Места хранения" - оформить места хранения и для каждого места указать свойство 3501 (Особенности хранения ТМЦ) с соответствующим значением:
- Билетная касса. Для билетной продукции на складе (запасы).
- Операционная билетная касса. Обозначение ОБК. Для билетной продукции в обороте.
- Другие места хранения БП (если есть).
- Если какие-либо МХ уже оформлены и по ним в бухгалтерском учёте имеются остатки - сообщить об этом разработчикам.
- "Главное меню-Ценности-Справочники-Агрегаты, запчасти" - оформить агрегат "Билетная продукция", дату начала экземплярного учета не заполнять. Указать агрегат во всех ОМУ "билетная продукция".
- Подготовить перечень остатков билетной продукции на складе и в билетной кассе (и в других местах хранения, если есть) по состоянию на начало смены (позднее надо будет ввести их в АвтоПарк). Обратите внимание на остаток в операционной билетной кассе. Он складывается из билетной продукции, которая на текущий момент вообще не выдавалась в сумки, и билетной продукции, которая ранее была возвращена из сумок - следует подготовить два отдельных перечня. Обратите внимание, неполных катушек, которые никогда не были в сумках (в АвтоПарк), в операционной БК быть не должно. Все такие катушки следует либо предварительно разложить по сумкам, либо просто списать по акту, как негодную продукцию.
- С некоторого момента (после выдачи всех БУЛ) прекратить закладку (а также оформление возвратов). Прием БУЛ можно проводить.
- Подготовить перечень сумок (10 штук), в которые можно заложить катушки (т.е. в те, где это невредно). Крайне желательно наметить к закладке как новые катушки, так и возвращенные (хорошо бы и возвращенные непочатые и возвращенные неполные).
- Сообщить разработчикам о готовности к переходу (выполнении всех предыдущих пунктов).
- После установки обновления (обновление поступит после объявления готовности по предыдущим пунктам):
- На основе информации о возвращенной в операционную кассу билетной продукции будет автоматизированно (нами) сформированы два документа о движении ОМУ с одинаковым содержимым:
- ВиП. Возврат из производства (из сумок) билетной продукции в операционную билетную кассу. Этот документ трогать не нужно.
- ТОВ. В ТОВ необходимо оставить только те экземпляры, которые представляют собой мусор - результаты ошибок в течение промежуточной эксплуатации - билетную продукцию с неверными сериями/номерами. То есть следует удалить из ТОВ все экземпляры, входящие в подготовленный в п.3 перечень БП, которая ранее была возвращена из сумок.
- Установить в агрегате "Билетная продукция" дату начала учета (именно текущую дату, не первое число текущего месяца).
- Подготовить документы ВиП c теми катушками, которые еще вовсе не фигурировали в БК (по перечням из п.3). В первую очередь - ВиП по операционной кассе, а ВиП по остальным МХ можно оформить позже.
- Пробовать делать закладки в сумки по п.5. Сделать в том числе и "левые" закладки, которые тут же вернуть (по пустому БУЛ).
- На основе информации о возвращенной в операционную кассу билетной продукции будет автоматизированно (нами) сформированы два документа о движении ОМУ с одинаковым содержимым:
