АЗС (инструкция пользователя)
Содержание
|
Основные понятия
Обозначения
- Короткие пути (кнопки) пишутся в кавычках. Например, вот так - "F5". Если нужно нажать несколько кнопок одновременно, то используется знак плюс - вот так "Ctrl+Enter"
- Путь по меню пишется перечислением наименований пунктов, разделенных знаком "-" и тоже помещается в кавычки. Если меню "растет" из главного меню, то в начале пути пишется "F10", если из локального - "F9", если из меню рабочего места - "F8". Например, вот так "F10-Перевозки-Билетная касса-Итоги-Tck21 Движение БП в подотчете за период" или так - "F9-Зарплата-Расчетный лист за месяц".
Сообщения о важном выборе
Выбор настолько важен, что АвтоПарк не только "хочет убедиться" в том, что Вы действительно прочитали сообщение, но и записать объяснение, почему сделан именно такой выбор. После того, как Вы прочитали, подумали и сделали выбор, следует ввести объяснение сделанного выбора.
О сделанном выборе, включая объяснения, будет отправлено сообщение менеджеру соответствующей группы пользователей.
Выбор места хранения по умолчанию
Для того, чтобы каждый раз в документах не указывать склад, с которого происходит выдача топлива, оператор АЗС должен выбрать и закрепить склад по умолчанию по меню "F10-Ценности-Справочники-Место хранение по умолчанию":
- Установить "галочку" «Установить место хранения по умолчанию»
- Выбрать ("F5") нужное место хранения (склад) из справочника
- Сохранить изменения ("Esc" или "Ctrl+Enter")
Документооборот
Приобретение топлива
Оформляется обычными товарными документами на покупку ТМЦ.
Заправка на собственных АЗС
Оформляется с помощью НОВ с видом операций "Отпуск топлива в баки".
Возврат топлива из баков
Оформляется с помощью НОВ с видом операции "Возврат топлива из баков"
Отпуск ГСМ по требованию
Отпуск ГСМ на технологические нужды и для заправки оборудования, не являющегося ТС: бензопил, дизель-генераторов и т.п. Оформляется по ТОВ с видом операции "Отпуск/возврат ТМЦ" и СДР, на которой ведется учет соответствующих производственных затрат.
Заправка сторонних ТС
- При наличии подсистемы учета расчетов
- Заправка сторонних ТС оформляется двумя документами, отражающими два разных события: отпуск топлива и его продажу.
- Отпуск топлива
- По факту конкретной заправки оформляется ТЧк по договору с покупателем, вид операции "Продажа".
- Продажа
- При отсутствии подсистемы учета расчетов
- Оформляется обычный отпуск ГСМ по требованию.
Заправка на сторонних АЗС
Оформляется два документа о двух различных фактах хозяйственной деятельности - покупка топлива и отпуск в баки ТС.
- Приобретение топлива
-
- Заправка за наличный расчет
- РПк на основе предъявленного кассового чека, ВО - "Покупка за наличный расчет", МХ - "Топливо в подотчете".
- Заправка по безналичному расчету
- Периодически (обычно раз в декаду или раз в месяц) оформляется цепочка ВхС-ВТН-ВСФ на основе документов, выставленных поставщиком. Указывается обычный ВО "Покупка", МХ - "Топливо по безналичному расчету на сторонних АЗС".
- Заправка по талонам
- Поставщику оплачивают топливо, получают талоны на купленное топливо. Оформляется как покупка топлива на специальное МХ "Топливо в талонах". Собственно талоны (как бумажные бланки) "ничего не стоят". Заправка по таким талонам возможна только при предъявлении актуального путевого листа с оформлением в нем соответствующей записи оператором сторонней АЗС. По итогам месяца (или меньшего периода) производится сверка данных предприятия с данными поставщика.
- Отпуск в баки
- НОВ с ВО "Отпуск топлива в баки", МХ - в зависимости от источника приобретения ("Топливо в подотчете", "Топливо по безналичному расчету на сторонних АЗС" или "Топливо по талонам").
Заправочная станция
Начало работы
Открытие окна "Заправочная станция": "F10 - Ценности - Документы о движении ОМУ - F3 - F8 - Заправочная станция". Начало процедуры оформления заправки: Alt+Insert, после чего требуется сканирование штрих-кодового идентификатора (ШКИ). Отправки запроса на заправку (включение колонки) после заполнения всех полей, необходимых для отпуска топлива: Ctrl+Enter. Формируется товарный документ в состоянии "Подготовлен".
Отпуск топлива на собственные нужды
Заправка собственных ТС
Осуществляется по ШКИ путевого листа. Заправка по путевым листам допускается для ПЛ текущих диспетчерских суток (за исключением специальных случаев - например, заправка дежурных ТС), находящихся в состоянии "Выдан". После сканирования ШКИ необходимо указать номер пистолета, с которого будет производиться заправка. Вид топлива заполняется автоматически, если разрешенный по указанному пистолету вид топлива совпадает с главным топливом в марке, в противном случае вид топлива требуется указать оператору. Количество отпускаемого топлива может быть заполнено автоматически в зависимости от принятого способа заправки ТС: емкость бака ТС, если требуется заправка до полного бака, либо норма по маршруту из ПЛ.
Отпуск топлива по управляющим ШКИ
После сканирование ШКИ выполняется интерактивное оформление соответствующего управляющему ШКИ обычного товарного документа.
Отпуск нефтепродуктов по МСП
- Передача нефтепродуктов на другой склад
- МСП оформляется аналогично обычной передаче со склада на склад: вид операции "Межскладское перемещение".
- Технологическая прокачка колонок
- Для отражения налива топлива в мерную емкость необходимо предварительно оформить специальное МХ "Технологическая прокачка колонок". В остальном - обычный МСП.
- Для фиксации факта возврата топлива в емкости АЗС необходимо оформить "обратный" МСП либо сразу после прокачки, либо в конце смены на все количество топлива, затраченное на прокачку. В результате по итогам дня остатки по МХ "Технологическая прокачка колонок" должны быть нулевыми.
Отпуск нефтепродуктов по ТОВ
- Отпуск топлива на технологические нужды предприятия
- Оформление документа как при обычном отпуске со склада в производство: указываются вид операции "Отпуск/возврат ТМЦ" и СДР, на которой ведется учет соответствующих производственных затрат.
Заправка сторонних ТС
При наличии подсистемы Учет расчетов для заправки сторонних ТС необходимо сканирование ШКИ договора. Рекомендуется для таких договоров оформлять отдельные шаблоны договоров, это позволит оформлять новые договора без обращений к Разработчику, достаточно распечатать новый ШКИ. При оформлении нового договора с закрытием текущего договора следует изъять ШКИ закрытого договора - оформление ТД по закрытому договору невозможно.
- Отпуск топлива, находящегося на ответственном хранении
- Сканирование ШКИ договора на ответственное хранение топлива.
- Заправка за наличный расчет
- Сканирование ШКИ договора с розничным покупателем.
- Заправка по безналичному расчету
- Сканирование ШКИ договора контрагента, для которого заправка осуществляется по безналичному расчету.
При отсутствии подсистемы Учет расчетов заправка сторонних ТС осуществляется по управляющему ШКИ "Отпуск по ТОВ". Деньги от продажи топлива за наличный расчет приходуются по ПКО.
Отображение процесса заправки
После отправки запроса на заправку в окне заправочная станция отображаются некоторые важные этапы процесса заправки. Отображение текущей стадии - слева от номера пистолета, с которого осуществляется отпуск топлива. Если индикация длительное время не меняется, следует проверить работоспособность колонки, управляющей программы АЗС или АвтоПарк - возможны технические сбои в работе.
- ∙
- Запрос на заправку принят управляющей программой АЗС. Этот этап имеет очень короткую продолжительность.
- Х
- Начат отпуск топлива. Этап может занимать довольно продолжительное время - зависит от количества отпускаемого топлива, пропускной способности колонки и т.п. В процессе отпуска топлива возможно отображение количества отпущенного на текущий момент топлива (если это реализовано в протоколе взаимодействия).
Останов заправки
Останов заправки производится из меню рабочего места "Заправочной станции" (F8). При останове заправки оператору предлагается выбор из списка колонок, по которым на текущий момент был отправлен запрос на заправку. АвтоПарк отправляет специфический запрос на заправку с количеством отпущенного топлива 0. После обработки этого запроса управляющей программой АЗС будет сформирован ответ с фактически отпущенным количеством топлива до останова (либо с нулевым количеством, если заправка не началась). Заправка, по которой бы отправлен запрос на останов, выделяется синим цветом.
Отпуск прочих нефтепродуктов
Для выдачи прочих нефтепродуктов на АЗС не через колонки (масло, тосол и т.п.) также необходимо сканирование ШКИ. Отпуск оформляется на специальный пистолет с номером 00. Отпуск топлива через пистолет 00 запрещен.
Поиск уведомлений о заправках
В режиме работы заправочной станции АвтоПарк периодически (1 раз в 5 секунд) ищет уведомления о заправках, поступающие от АРМ АЗС. При необходимости поиск уведомлений о заправках можно выполнить принудительно: в меню рабочего места "Заправочная станция" - "Поиск уведомлений о заправках".
Трудные ситуации
Не считывается ШКИ ПЛ
В случае невозможности сканирования ШКИ ПЛ заправка выполняется по управляющему ШКИ "Не сканируется ШКИ документа". После сканирования этого управляющего ШКИ оператору АЗС для идентификации ПЛ необходимо указать номер ПЛ, его верную копию, гаражный номер ТС и табельный номер водителя из ПЛ.
Проблемы при проведении/печати ТД
При загрузке файла-подтверждения от управляющей программы о результатах заправки последовательно выполняется проведение, обработка и печать соответствующего товарного документа. Возможно возникновение проблем, не позволяющий выполнить ту или иную операцию, в этому случае оператору выдается соответствующее предупреждение. Как правило, проблемы носят временный характер и чаще всего связаны с конфликтом доступа к ключевым файлам. Если ошибка не исчезает, оператору необходимо обратиться к Администратору.
- Проблемы при проведении ТД: после 3-х неудачных попыток загрузить файл-подтверждение файл переносится в архив, оператору необходимо провести ТД вручную.
- Проблемы при обработке/печати ТД: повторных попыток выполнить эту операцию не производится, оператору необходимо выполнить ее вручную (ТД находится в списке документов).
Отсутствует связь с управляющей программой
В меню рабочего места "Заправочной станции" добавлена обработка типичных случаев отсутствия связи с управляющей программой АЗС:
- Файл-разрешение не принят, заправка не началась
- Аннулирование товарного документа, созданного при отправке запроса на заправку.
- Файл-уведомление не получен, заправка окончена
- Ввод оператором количества отпущенного топлива (так как связь с управляющей программой отсутствует, количество отпущенного топлива определяется по показаниям счетчика колонки или по данным управляющей программы АЗС).
- Изменение режима сопряжения с управляющей программой
- В случае отказа управляющей программы на длительное время оператор АЗС может изменить режим сопряжения с управляющей программой (в системном журнале событий фиксируется факт изменения режимы сопряжения). Работа Заправочной станции в режиме "Не формировать управляющие файлы":
- файл-уведомление (PRM) не формируется;
- количество отпускаемого топлива автоматически не заполняется (оператор АЗС должен указать фактическое количество отпущенного топлива);
- после завершения оформления заправки товарный документ сразу проводится и обрабатывается (файл-подтверждение (ADV) не ожидается).
После восстановления работоспособности необходимо установить режим сопряжения "Стандартный".
Примеры
Новое ТС с непустым баком
При поступлении на предприятие нового ТС с непустым баком, необходимо оприходовать начальный остаток топлива в баке на 10 счет, МХ "Топливо в баках". Самый простой и точный способ определить начальное количество топлива в ТС - заправить его до полного бака (разумеется, с отражением этой заправки в системе). Начальное количество топлива будет равно емкости бака минус количество заправленного топлива. Определенное этим или иным способом начальное количество топлива приходуется в два этапа:
- Предварительно топливо в баке нового ТС приходуется на специальное МХ "Поступление/выбытие ТС с непустым баком" (10 счет). Оформление этой операции может отличаться в зависимости от характера документов, выставленных поставщиком ТС:
- Если топливо в баке в приходных документах отдельно не выделено, то на МХ оно приходуется возвратом из производства: ВиП, вид операции "Отпуск/возврат в производство". Сумма в документе указывается исходя из средней стоимости топлива в месяце поступления ТС.
- Если в приходных документах топливо в баке выделено отдельно, то на их основании нужно оформить поступление топлива на МХ "Поступление/выбытие ТС с непустым баком" обычными приходными ТД.
- Списание этого топлива с МХ "Поступление/выбытие ТС с непустым баком" в бак ТС по НОВ с видом операции "Отпуск в баки ТС".
Если на дату поступления ТС нет подходящего ПЛ, то для отражения заправок оформляется специальный ПЛ.
Выбытие ТС с непустым баком
При выбытии ТС списание топлива из бака тоже происходит в два этапа (встречные операции по отношению к приходу ТС с непустым баком):
- Остаток топлива в баке требуется оприходовать на МХ "Поступление/выбытие ТС с непустым баком". Это оформляется обычным НОВ на возврат топлива по последнему путевому листу (если он был в текущем месяце), или по специальному ПЛ, оформленному только в целях сдачи топлива.
- После этого оформляется списание соответствующего количества топлива с МХ "Поступление/выбытие ТС с непустым баком":
- Если топливо в баке в расходных документах отдельно не выделяется, то оно списывается по ТОВ, вид операции "Отпуск/возврат в производство".
- Если в расходных документах топливо в баке нужно выделить отдельно, то списание топлива с МХ "Поступление/выбытие ТС с непустым баком" оформляется обычными ТД на реализацию ТМЦ.
