Выписка путевой документации (внедрение)

Текущая версия на 12:49, 30 августа 2013

Форма путевого листа

Необходимо предоставить Разработчику форму путевого листа в формате MS Word или MS Excel - обе стороны (и лицевую, и оборотную) в соответствии с требованиями и рекомендациями (см. ниже) и сообщить технологию печати - на бланк или вместе с бланком. Если печать ПЛ будет производиться на бланк, то заказывать бланки можно после согласования формы с Разработчиком. Готовые типографские бланки необходимо тоже предоставить Разработчику, если они отличаются от образца, иначе - сообщить, что бланки аналогичны образцу. Общие вопросы о бланках документов и выбор технологии печати.

Требования

1. Один путевой лист оформляется на одного водителя в соответствии со структурой данных путевого листа в базе данных ИС УТП «АвтоПарк».

Рекомендации

1. Предусмотреть пустое поле, как правило, называемое «Особые отметки». Это поле используется для печати различных сообщений водителю (например, «Водитель, проверь салон», «Требуется пройти медосмотр до …» и т.п.), а также отметок, которые требуют различные контролирующие органы (например, «Очки обязательны»), прочей служебной информации. Размеры такого поля следует делать настолько большими, насколько это возможно, поскольку практика показывает, что возможность впечатывания дополнительной информации очень интенсивно используется.
2. «Разгрузить» форму бланка путевого листа позволяет ликвидация раздела, в котором приведены результаты таксировки путевого листа и связанного, очевидно, с «ручными» технологиями документооборота, например, такие показатели, как отработанное время, общий пробег, экономия/перерасход топлива и т. п.
3. В любом случае, форма бланка путевого листа в той или иной степени будет изменена по отношению к утвержденной типовой форме. Рекомендуется указать в бланке путевого листа реквизиты приказа по предприятию, которым утверждена эта измененная форма.
4. Если по каким-либо организационным причинам требуется изготавливать бланки путевых листов, пронумерованные в типографии, рекомендуется размещать этот номер в самом «дальнем углу». Этот номер представляет собой номер бланка и никак не применяется в документообороте путевого листа. Документооборот основан на номере документа (и штрих-кодовом идентификаторе), присвоенном ИС УТП «АвтоПарк», который впечатывается в бланк в момент выдачи путевого листа.
5. Применять один и тот же бланк путевого листа для всех видов транспортных средств. Особенно актуально при выборе технологии печати "Печать в бланк", поскольку, либо от диспетчера будет требоваться выбор нужного бланка вручную, либо необходимо использование печатающих устройств с множеством подающих лотков.

Примеры

Обсуждение на форуме

Оборудование рабочего места диспетчера

Рекомендуется оборудование рабочих мест диспетчеров сканерами штрих-кодов, что существенно облегчает и ускоряет работу с путевой документацией.

"Вводный" режим

После утверждения и поддержки формы путевого листа выполняется переход в так называемый "вводный режим". Выделяют группу для тренировки, например, одну бригаду (часть бригады) водителей / ТС, или несколько водителей / ТС из разных бригад. Проводится разнарядка, выдача, прием путевых листов, то есть весь цикл диспетчерских операций по выписке ПЛ. Тренироваться следует на реальных данных - то есть именно часть реального наряда на конкретное число. Таксировать следует именно эти, проведенные через выписку, путевые листы, а не вставлять новые. Спидометр и бак на выезде в первых выданных через диспетчера ПЛ следует привести в соответствие (исправить) при таксировке. Одновременно разрешена вставка путевых листов по-старому для ПЛ, не прошедших операции выписки. На этом тренировочном этапе можно все операции проводить с запозданием или опережением, например, занаряжать и выдавать ПЛ, когда уже физически все эти водители на линии, можно принимать ПЛ, не дожидаясь фактической сдачи ПЛ (с примерными данными по спидометру и баку), можно отложить прием ПЛ на следующий день. В режиме нормальной эксплуатации все операции необходимо выполнять вовремя.

"Полный" режим

После "обкатки" подсистемы на "вводном" режиме переходят к полноценной эксплуатации. Следует согласовать с Разработчиком дату начала полного режима выписки. Отличия полного режима от вводного:

• Ручная вставка ПЛ без разнарядки запрещена. В исключительных случаях, когда есть транспортные средства, которые не должны проходить через выписку, но у них есть ПЛ, им указывают разнарядка "запрещена" и оформляют ПЛ без выписки.
• В проверках при подготовке наряда и выдаче ПЛ включается запрет использования водителя без действующего медицинского освидетельствования (мед. справки).
• Нельзя отменять выдачу ПЛ, выданных вчера или ранее.
• В ПЛ, прошедших выписку через диспетчера, запрещается при таксировке редактировать информацию из "шапки" путевого листа (дату ПЛ, водителя, автомобиль, остатки по баку и спидометр). При необходимости это выполняется через корректировку цепочки.
• В информационном киоске доступна информация по разнарядке.

Автоматизированная разнарядка

Для ведения автоматизированной разнарядки необходимо провести следующие подготовительные мероприятия:

1. заполнить закрепление классов выходов за секторами водителей: "перевозки" - "справочники" - "классы выхода" - на действующих классах регулярных выходов - F9 - "Закрепление класса выхода за сектором" - с даты ввода разнарядки - водительский сектор, за которым закреплен класс.
2. заполнить закрепление ТС за водителями с даты ввода разнарядки (на водителе F9 - "Перевозки" - "Водитель" - "Закрепление автомобилей").
3. ввести реальные графики работы водителей (кондукторов) - (например, "целодневная работа, выходной, выходной") в "персонал" - "справочники" - "режимы работы". В графиках необходимо использовать специальные виды работ по табелю "Работа в первую смену", "Работа во вторую смену", "Целодневка", "Отдых" и "Выходной" (вид 01). Графики предназначены только для разнарядки, в работниках по-прежнему следует указывать обычный водительский режим работы.
4. указать для каждого водителя график работы - на работнике - "все свойства работника" - добавить свойство 0210 "График работы водителя/кондуктора" с даты ввода разнарядки.
5. пробовать составление разнарядки: "перевозки" - "диспетчер" - "Подготовка наряда" - "Наряд на месяц" - "TwoAl Первоначальное заполнение наряда", сами ПЛ не вставляются (не следует делать "внесение ПЛ", пока не отладится). Смотреть, какие при этом выдаются сообщения, разбираться с ними.
6. оперативно оформлять для учета в нарядах документы об отсутствиях, например несданные больничные.