Документы учета отсутствия/оплаты по-среднему

Версия 14:50, 8 мая 2013

Отражение первичных документов данного работника о разного рода отлучках (больничный лист, отпускная записка, служебная о неявке на работу и т.п.), а также, об изменениях условий труда (временный перевод на легкую работу и некоторые другие случаи).

Оформление

Месяц

Месяц, соответствующий дате начала документа. Когда возникает необходимость сделать перерасчет документа, следует выполнить пересчет по документам именно в этом месяце. Заполняется автоматически из текущей даты и не подлежит изменению. Перенос документа в другой месяц можно выполнить в локальном меню.

Внутренний номер

Заполняется автоматически и не подлежит изменению.

Статус

Подготовлен

Документ оформлен и обработан практически в полном объеме, за исключением соответствующих начислений в расчетном листе.

Таксирован

Документ полностью оформлен и обработан.

Аннулирован

Документ не имеет никакого влияния ни на лицевой счет работника, ни на табель учета рабочего времени, ни на какой-либо другой компонент Системы. Понятие "аннулирован" введено для поддержки запрета удаления документа.

Вид документа

Реквизиты документа

Серия и/или номер и дата первичного (бумажного) документа, на основе которого сформирован документ. Необязательны для заполнения.

Период действия документа

Определяется как сумма периодов по различным подвидам (смотри ниже) и заполняется автоматически.

За период

Заполняется только для документов, имеющих ограничение на предоставление в течение определенного периода.

Первый месяц

Заполняется только в случае, когда необходимо изменить начало расчетного периода (например, оформление больничного листа, который является продолжением другого больничного листа). По умолчанию начало расчетного периода – месяц, предшествующий месяцу начала документа.

Средняя

Заполняется только если необходимо отменить автоматизированный подсчет среднего заработка (например, в начале использования Системы).

Периоды

Подвид документа

Начало периода

Окончание периода и количество дней

Заполнять следует только одно из этих двух полей, т.к. они жестко связаны согласно методике отражения документа в Системе. В совокупности с датой начала определяют период действия документа.

Часы

требуемые часы оплаты в день. Заполняется для однодневного документа (например, для оплаты донорства или гособязанностей), когда оплате подлежит часть рабочего дня (например, 3 часа). Другой пример необходимости указания часов - оплачиваемый выходной на ребенка-инвалида нужно оплатить 8 часов в день, включая выходные дни. В этом случае изменяется методика оплаты документа – оплате подлежат указанные часы.

Процент

Используется для корректировки величины оплаты периода документа.

Период документа указывается для каждого подвида документа, причем именно в том порядке, в котором они описаны в соответствующем виде документа. При этом не обязательно указывать все подвиды документа - те подвиды, которые не актуальны в данном конкретном документе можно из перечня периодов удалить. При необходимости, восстановить удаленные подвиды можно с помощью пункта локального меню "F9 - Заполнить периоды".

Свойства

Навигатор: 3000, 3001

3000 Больничный лист

Служит для целей анализа заболеваемости (причины, выдавшее мед. учреждение, ответственное лицо, выдавшее листок нетрудоспособности).

3001 Особенности таксировки документа.

Особенности оплаты пособий ФСС автоматически определяются из различных условий, с возможностью ручной корректировки при надобности (корректировка производится "внутри" документа):

Ограничить среднюю

Оплата из величины МРОТ при недостаточном стаже.

Количество дней оплаты за счет работодателя

Расчетный период (годы)

Применяется с 01.2011 при необходимости заменить предшествующие расчетные года.

Порядок расчета

Применяется с 01.2011 для случаев расчета пособия в порядке, действующем до 01.2011.

Механизм отражения в Системе

Вычисление даты окончания периода документа или количества дней в каждом периоде

Вычисление производится раскруткой режима работы данного работника от даты начала периода документа. Днем по периоду (подвиду) документа считается день, в котором в соответствующей (согласно номеру заполнения в виде документа) сетке режима работы стоит "галочка". Остальные дни, приходящиеся на любой период действия документа, считаются выходными.
Для документов, не имеющих отношения к табелю и служащих для оплаты конкретного количества дней, в частности, для компенсации за неиспользованный отпуск, дата окончания не имеет практического значения и заполняется только для единообразия (чтобы пустых дат не было), поэтому не все правила подсчета дней учитывает (например, не учитывает праздничные дни).

Модификация табеля

Модификация табеля делается в случае, если в подвиде документа указан непустой вид работы по табелю. В табеле работника за каждый период документа проставляются следующие значения:

• в день по документу – вид работы, указанный в подвиде документа;
• в выходной день – специальный вид работы, называемый "выходной за период документа".

В каждый день за каждый период документа проставляется время из графы "Время по норме" режима работы.

Оплата документа

Оплате подлежат дни (или часы) по каждому периоду документа. Оплата производится методом, соответствующим указанной в подвиде документа сфере применения. Правила метода работают с указанным в подвиде документа типом средней.

Подсчет количества дней в расчетном периоде за не полностью отработанный месяц

Имеется существенная неопределенность в порядке подсчета количества дней в расчетном периоде в том случае, когда какой-либо из месяцев расчетного периода отработан не полностью. Нет такого нормативного акта, в котором был бы представлен исчерпывающий порядок такого подсчета. Оба метода "разработаны" нами.

Порядок, который действовал всегда

Выявление доли, которую работник отработал в не полностью отработанном месяце, производится на основе соотношения корректированной нормы времени к полной норме времени за данный месяц. Этот способ имеет универсальный характер и, по нашему мнению, свободен от недостатков прочих способов.

Порядок, который возможен (только по требованию) с 01.01.2008

В каждом месяце расчетного периода производится подсчет количества дней по отметкам табеля, за исключением дней, в которых указан такой вид работы, который корректирует норму (например, больничные, включая "выходные по документу" и т.п.) или не "в штате". Вот эти дни работник и не "работал".

Недостатки:

1. Не определено, как должен учитываться день, когда работник освобождался от работы с сохранением заработной платы лишь на часть рабочего дня (гособязанности, больничный не с начала рабочего дня и т.п.), а другую часть дня отработал обычным образом.
2. Разное количество дней, а значит и разная средняя, будет в месяце приема у двух "одинаковых" работников (допустим, водителей или кондукторов), отработавших за месяц одинаковое количество часов, но принятых в разные дни - "не повезет" тому, кого оформили на работу в выходной.
3. Разное количество включенных в расчет дней, а значит и разная средняя, будет у двух "одинаковых" работников, например, на пятидневном графике, при наличии больничного листа, действующего с понедельника по пятницу у одного работника, и с понедельника по воскресенье у другого работника.

Протокол обработки

После модификации документа в обязательном порядке формируется протокол обработки. Все протоколы необходимо печатать на бумагу и в бумажном виде хранить, например вместе с расчетными листами работников или вместе с оригиналом документа (приказа, распоряжения).

Ограничения

1. Оформление документа необходимо производить в месяце начала документа. Например, 20.07 в расчетную часть поступает больничный за период с 25.06 по 17.07. Необходимо установить текущий месяц 06 и оформить документ.
2. Любой документ может быть оформлен только при условии досчета по работнику за месяц, предшествующий месяцу начала документа.
3. Никакие два документа не могут перекрывать друг друга. Например, нельзя оформить отпуск с 25.06 по 26.07 и больничный с 20.07 по 29.07.
4. Никакой документ не может быть оформлен на дни, за которые имеется другой документ - путевой лист, ремонтный наряд и т.п.
5. Никакой документ, модифицирующий табель, не может быть оформлен на дни, когда работник не состоит в штате.
6. Любой документ может быть оформлен в пределах только одного приказа о приеме/переводе. При необходимости следует изменить дату приказа о приеме/переводе на следующую после даты окончания документа.

Примеры

Пример раскрутки графика для вычисления сроков документа

Дано:Отпускная записка работника с табельным номером 1234 с 06.07.1998 на 10 дней.

Как это происходит: На дату начала документа действовал приказ о приеме/переводе от 12.05.1998, согласно которому был установлен режим работы с кодом 0010 (Пятидневка). Фрагмент режима работы:

Во всех подвидах документа (отпускная записка) используется заполнение с номером 0. Для получения даты окончания каждого периода документа необходимо отсчитать 10 дней, в которых стоит "галочка" в сетке 0. Ясно, что последний день нахождения работника в отпуске является 16.07 – это и есть дата окончания документа (отпуска). В случае, когда указана дата окончания каждого периода документа, встает обратная задача – вычисление количества дней – это просто подсчет "галочек" за каждый период действия документа.

Пример оплаты документа

Дано: Смотри выше Как это происходит: Расчетным является период с 04.1998 по 06.1998, т.к. документ начинается в 06.1998 и для расчета среднего заработка для оплаты отпуска берется 3 месяца. Средний заработок есть сумма начислений за расчетный период отнесенная к количеству отработанных дней за тот же период. В рассмотрение принимаются начисления тех видов, для которых указано – "Входит в среднюю для расчета отпуска". Вычисленный средний заработок умножается на кол-во дней по документу – 10 и полученная сумма записывается в расчетный лист.

Пример оформления документа, затрагивающий период после увольнения работника

Дано: Работнику, уволенному с 15 января, подлежит оплатить листок нетрудоспособности с 10 января по 20 января. Как это происходит: Оформляется одним документом на два периода: в первом, сроком с 10 января по 15, следует указать подвид с модификацией табеля, а во втором, с 15 января по 20 января, т.е. за период, когда работник не состоял в штате – подвид документа без модификации табеля. Конечно, предварительно следует описать такой "сложный" вид документа - что-то вроде "Больничный до и после увольнения".

Оформление документа в один день с иными отметками в табеле

Дано: оплатить работнику 3 часа гособязанности и рабочие часы в один день Как это происходит: В один день в табеле нельзя отразить разные виды работ, то есть отметить и рабочие часы (путевой лист или работу по графику), и отсутствие по документу, поэтому выбирают, какую отметку в табеле предпочтительнее оставить. Если оставляют отметку путевого листа или работу по графику (чтобы правильно рассчитать, например, сверхурочные), то следует гособязанности вводить документом без модификации табеля. Если хотят оставить в табеле отметку гособязанностей, то следует в путевом листе указать без модификации табеля.

Оформление больничного листа в течение отпуска

Дано: работнику, находящемуся в отпуске с 10 января по 05 февраля (24 дня), подлежит оплатить листок нетрудоспособности с 20 января по 25 января. Как это происходит: Отпуск прерывают на время больничного листа, то есть отражают его двумя документами: первая часть отпуска – до больничного, вторая часть – продление после больничного. Во введенном документе на отпуск, укорачивают дату окончания (до начала больничного листа), вводят больничный лист, вводят вторую часть отпуска – документ с датой начала после окончания больничного и оставшимся количеством дней отпуска. Таким образом должно быть введено три документа:

1. отпуск с 10 января по 19 января (9 дней)
2. больничный лист с 20 января по 25 января
3. отпуск с 26 января по 11 февраля (15 дней (24-9))

Отзыв работника из отпуска с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск

Дано: Работника, находящегося в отпуске с 10 января по 05 февраля (27 календарных дней), отзывают из отпуска в связи с производственной необходимостью с 25 января с выплатой компенсации. Как это оформить: Во введенном документе на отпуск, изменяют дату окончания на 24 января, вводят второй документ с видом документа «Компенсация за неиспользованный отпуск» на оставшееся количество дней. Таким образом должно быть оформлено два документа:

1. отпуск с 10 января по 24 января (15 дней)
2. Компенсация за неиспользованный отпуск на 12 дней.

В расчетном листе работника будет отражена сторнировка начислений за 12 дней отпуска , и пройдут начисления компенсации за неиспользованный отпуск за 12 дней.

Отзыв работника из отпуска без удержания оплаты за отпуск с последующим предоставлением отгулов

Дано: Работника, находящегося в отпуске с 10 января по 05 февраля (27 календарных дней), отзывают из отпуска в связи с производственной необходимостью со 2 февраля с последующим предоставлением отгулов. Как это оформить: В справочнике «Виды документов» необходимо ввести (при его отсутствии) вид документа «Прерывание отпуска без удержания оплаты». Оформлен он должен быть аналогично виду документа «Отпуск», только «Вид работы по табелю» нужно оставлять пустым. Во введенном документе на отпуск, нужно изменить дату окончания на 1 февраля. Со 2 февраля (соответственно установив на календаре февраль), вводят второй документ с видом документа «Прерывание отпуска без удержания оплаты» на оставшееся количество дней. Для того, чтобы средний заработок был посчитан также как в документе об отпуске, нужно указать, что «1-й месяц» - январь. Таким образом должно быть оформлено два документа:

1. Отпуск с 10 января по 1 февраля (23 календарных дня).
2. Прерывание отпуска без удержания оплаты на 4 дня.

В расчетном листе работника начисления за отпуск пройдут полностью. Со 2 февраля будет начислена заработная плата обычным образом. Количество дней отпуска, предоставленных фактически работнику, равняется 27. Почему дни отзыва правильно учитывать как фактически отгулянный отпуск? Для того, чтобы при увольнении этого работника, было очевидно, что компенсацию ему предоставлять не нужно, весь отпуск предоставлен, как отгулянный фактически, так и неотгулянный, но оплаченный. Учет предоставленных дней отгулов должен вестись табельщиком.

Отзыв работника из отпуска с удержанием части оплаты за отпуск

Дано: Работника, находящегося в отпуске с 10 января по 05 февраля (27 календарных дней), отзывают из отпуска в связи с производственной необходимостью со 1 февраля с последующим предоставлением оставшихся дней отпуска. Как это оформить: Во введенном документе на отпуск, нужно изменить дату окончания на 31 января.
В расчетном листе работника будут сняты начисления за те дни отпуска (5 дней), которые он не догулял. В результате возникнет долг за работником на удержанную сумму, при условии, что вся отпускная сумма была ему выплачена ранее.

Ежегодный отпуск уже оплаченный

Предоставление дней отпуска (отгулов), оплаченных ранее при отзыве из отпуска без удержания. Вид документа должен быть оформлен аналогично виду документа «Отпуск», только сфера применения "Без начислений", а тип ограничения "Нет". Вид работы по табелю нужно выбрать на свое усмотрение - либо "Отпуск" (как в оплачиваемом отпуске), если нет никакой надобности разделять такие дни с обычными оплачиваемыми днями отпуска, либо "Отгул", либо специальный вид "Отпуск, оплаченный ранее".

Переиспользованный отпуск

Снятие оплаты (сторно) предоставлении авансом дней отпуска. Обычно требуется при увольнении работника, когда выясняется, что работник использовал дни отпуска, которые ему не положены. Вид документа должен быть оформлен аналогично виду документа «Отпуск», но сфера применения специальная "Переиспользованый отпуск" и пустой вид работы по табелю (так как в табеле ничего отмечать не надо, только снять излишне оплаченные дни отпуска). В документе указывается дата начала равная дате увольнения и количество дней переиспользованного работником отпуска.

Оформление доплаты до среднего заработка

Потребность в такой доплате возникает, как правило в двух случаях: перевод по производственной необходимости и перевод на легкий труд. Так как видимо не существует некой абстрактной необходимости доплаты, необходимо сделать по крайней мере два вида документа и, соответственно, две сферы применения и два метода по образцу (образец предоставляется по требованию). При необходимости начисления доплаты, следует оформлять документ соответствующего вида. Ограничения:

• документ оформляется в пределах одного (расчетного) месяца. Для длительных доплат – несколько документов.
• если доплата действует не полный месяц, то на период доплаты должен быть оформлен приказ о приеме/переводе, чтобы зарплата рассчиталась отдельно. Обратите внимание, когда работнику установлены несколько "разовых" случаев доплаты в месяце, например, три дня в месяце, причем идущих не подряд, то придется оформить три документа и много переводов в месяце, тогда лучше использовать оплату по-среднему, которая специальных переводов не требует.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Для оформления используется вид документа "Компенсация за неиспользованный отпуск". Оформление этого вида: Средняя "для отпуска", сетка "календарь", тип ограничения "отпуск", подвид документа без отражения в табеле. В документе указывается дата начала равная дате увольнения и явно количество дней неиспользованного работником отпуска.

Примечание

Время от времени возникает вопрос - компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении должна начисляться за нецелое количество дней, потому что "округление законодательством не предусмотрено". Совершенно верно - не предусмотрено. Имеется и другой факт - законодательством не установлен такой порядок расчета, при котором "всплывают" дробные дни. В АвтоПарк не предусмотрено оформление документов учета отсутствия/оплаты по-среднему в нецелых днях. Почему?

• Компенсация за неиспользованный отпуск возникает тогда, когда работник либо не использовал полностью причитающийся ему по различным основаниям отпуск, либо использовал больше. В любом случае речь идет о процессе, протяженность во времени которого может быть выражена исключительно в терминах целых дней. Логично предположить, что компенсация ненулевого сальдо в этом расчете между работником и работодателем также должно быть выражено в целых днях.
• Порядок расчета компенсации в законодательстве не обновлялся с 30.04.1930 (!) - с момента издания Правил об очередных и дополнительных отпусках. Именно в этом документе в пункте 29 в последний раз описан порядок расчета количества дней, за которые следует начислить компенсацию. Именно на этот пункт ссылаются многочисленные комментаторы законодательства, когда пишут, что "смотрите, за один отработанный месяц следует прибавлять 2,33 дня компенсации" (в случае стандартного отпуска в 28 дней). Обратите внимание, в "Правилах" нет ни одной буквы, которые подтверждают правомерность такого вывода. В Правилах имеется безупречная логика - поскольку установленная продолжительность ежегодного отпуска может быть либо 12 дней, либо 24 дня, либо 1 месяц, либо полтора месяца, либо два месяца, "Правила" предписывают, во-первых, округление количества отработанных месяцев, и, во-вторых, абсолютно логичное применение в последующих расчетах целого количества дней за каждый отработанный месяц (1, 2, 3 или 4 дня за каждый). Четкий порядок, "заточенный" на текущие (на тот момент) нормы и технологии (ручной учет). Именно по этой причине описано правило выявления количества отработанных месяцев и приведения его к целому виду. Молодцы! Был еще порох в пороховницах.
• Что происходит в течение почти 80-и последующих лет? Верно, продолжительность гарантированного ежегодного отпуска меняется, а порядок, по представлению большого количества комментаторов, остается прежним и, более того, "творчески" дорабатывается - в "Правилах" нет никаких процедур деления нормативной продолжительности отпуска на число месяцев (12) - вся процедура прописана в табличной форме. А комментаторы делают "логические" выводы вроде 28/12 и, увидев периодическую дробь, произвольно выбирают точность представления результата - два знака после точки.
• Имеются официальные ответы на официальные запросы относительно того, можно ли и как именно можно округлять количество дней компенсации. Например, такой.

Очень интересная статья на эту тему

Невыход на работу

Оформляется документом специального вида "Отсутствие по неизвестной причине" с одноименным видом работы по табелю. Если работник отсутствует несколько дней - документ ежедневно продлевается (исправляется дата окончания документа). После выяснения причины отсутствия работника документ перетаксировывается на соответствующий вид: вид "Листок нетрудоспособности" на основании предъявленного больничного, вид "Прогул" в случае отсутствия без уважительной причины и т.п. Рекомендуется перед закрытием месяца проверять наличие в этом месяце работников с документами вида "Отсутствие по неизвестной причине" с тем чтобы не забыть указать в них правильный вид документа.

Виды документов

Классификация документов, использующихся для фиксации отлучек, изменения условий труда и т.п. конкретного работника. Содержит атрибуты, регулирующие отражение в Системе введенного документа.

Оформление

Код

Произвольно.

Наименование

Средняя

Используется при расчете оплаты по документу. В Системе, в соответствии с законодательством, поддержаны 3 типа средних. Для каждого из этих типов определен перечень видов начислений, входящих в расчет средней. Методика расчета среднедневного (среднечасового) заработка на основе указанных начислений и отработанного в расчетный период времени отражает соответствующие законодательные акты.

Д/отп.

Для отпуска.

Д/б.л.

Для больничных листов.

Д/ссд.

Среднесдельная.

Нет

Для документов без оплаты (например, неподтвержденный больничный лист, отсутствие по неизвестной причине).

Заполнение

Определяет способ расчета количества дней или часов, подлежащих фиксации в табеле и оплате.

Сетка

Для больничных листов с 01.01.2007 предусмотрена оплата календарных дней не зависимо от указанной сетки. Правильная сетка для больничных - это "График" или "Предопределенная".

Шестидневка

График

Все дни

В табеле фиксируются все дни по документу.

Календарь

В табеле фиксируются все дни по документу, кроме праздников.

Предопределенная

Допускается только для больничных листов. До 01.01.2007 интерпретируется как "график", далее как "все дни".

N

Выводится справочно. Показывает, номер заполнения режима работы, согласно которому рассчитывается количество дней или часов. Для сетки "шестидневка" используется заполнение 0, для сетки "график" - 1. Для остальных сеток не используется.

Период применимости

Стадия расчета

Стадия расчета расчетного листка работника, на которой выполняется расчет документов данного вида:

По документам

Стадия расчета, специально предназначенная для расчета по документам. Все документы, за редким исключением, должны рассчитываться на этой стадии.

По табелю

Стадия расчета начислений по табелю. Применяется только если для расчета документа нужны данные о всех начислениях за расчетный месяц (например для расчета доплаты до среднего заработка).

Тип ограничения

Некоторые документы отражают такое отсутствие на рабочем месте, общая продолжительность которых в течение определенного периода ограничивается различными нормативными актами. Системой поддерживаются три типа ограничений:

Нет

Нет ограничений.

Отпуск

Ежегодный отпуск.

Учебный отпуск

Специальные полномочия таксировки документов

Нет. Полномочия таксировки документов стандартные - группа пользователей PayRoll.

Да. Права на таксировку документов данного вида регулируются точкой доступа.

Подвиды вида документа

Некоторые документы отражают такое отсутствие на рабочем месте, весь период которого условно делится на несколько периодов, имеющих различное отражение в учете и/или различный уровень и способ оплаты. Типичные примеры: ежегодный отпуск с делением на, так называемый, основной и дополнительный, больничный лист по бытовой травме, когда первые несколько дней не подлежат оплате и т.п.

Код

Произвольная последовательная нумерация, начинающаяся с единицы.

Наименование

Произвольно.

Вид работы по табелю

Используется для формирования табеля за период действия документа.

Сфера применения метода

Используется для выбора соответствующего метода оплаты документа.

Вид отпуска

Указывается, какой именно вид отпуска оформляется данным подвидом документа. Заполняется, когда в документе указан тип ограничения "Отпуск". Для отпусков, предоставляемых сверх нормы, положенной по рабочему месту, следует указать вид отпуска "Дополнительный - Сверх нормативного". Примеры таких отпусков: "За участие в общественной комиссии по безопасности движения", "За участие в добровольной пожарной дружине".