Контрагенты
(→Адресная информация контакта) |
|||
| Строка 136: | Строка 136: | ||
====Пример правильной организации контактов контрагента==== | ====Пример правильной организации контактов контрагента==== | ||
[[Изображение:КонтактыКонтрагента.png|Пример правильной организации контактов контрагента]] | [[Изображение:КонтактыКонтрагента.png|Пример правильной организации контактов контрагента]] | ||
| + | |||
| + | ===Некоторые операции=== | ||
| + | ====Позвонить, написать письмо, перейти на сайт==== | ||
| + | Операция доступна в контекстном меню контактов контрагента. Строится список всех реквизитов и адресной информации контакта контрагента. Каждому типу в списке соответствует своя операция. | ||
| + | *"Пчт", "SMS" - будет создано e-mail письмо на выбранный адрес. | ||
| + | *"Тлф" - будет произведен набор соответствующего номера (при условии, что на компьютере установлена программа, с помощью которой можно звонить с компьютера на городские и мобильные телефоны). | ||
| + | *"WWW" - будет произведен переход на выбранный сайт. | ||
| + | *"Рег", "Фкт", "Пчт" - выбранный адрес будет отображен на http://maps.yandex.ru и http://maps.google.ru. | ||
| + | |||
| + | ====Проложить маршрут==== | ||
| + | Операция доступна в контекстном меню контактов контрагента. По умолчанию предлагается построение маршрута от "Общего" контакта контрагента с кодом 0000 до текущего контакта контрагента. Построение маршрута возможно только между контактами контрагента, у которых заполнена адресная информация. Для более точного построения маршрута рекомендуется помимо самого адреса заполнять "Географические координаты" (широту и долготу). Предусмотрена возможность построения многоточечного маршрута. Заданный маршрут прокладывается на http://maps.yandex.ru и http://maps.google.ru. | ||
==Адресная информация контакта== | ==Адресная информация контакта== | ||
Версия 09:15, 27 января 2011
Справочник контрагентов.
Содержание |
Оформление
- Код
- Как правило, код 0000 присваивается контрагенту, представляющему организацию, в которой установлен АвтоПарк (вашу организацию).
- Наименование внутреннее
- Заполнять так, чтобы было удобно искать. Если удобно "Рога и копыта", то так и писать. Полное наименование организации - это отдельно и независимо.
- Период применимости.
Атрибуты, заполняемые на основе свойств
При вставке нового контрагента нижеследующие атрибуты заполняются непосредственно в окне "Контрагент", при этом автоматически вставляются свойства 7105 и 7101. Последующее изменение этих атрибутов возможно только путем изменения указанных свойства контрагента:
- Тип контрагента
- Организация/Физическое лицо/Предприниматель/Филиал.
- Код головной организации
- Заполняется только для контрагентов типа Филиал, указывается код головной организации в справочнике контрагентов.
- ИНН
- Идентификационный номер налогоплательщика. ИНН формируется (органом, который присваивает ИНН) по специальным правилам. При вводе ИНН выполняется соответствующая проверка. При неудачной проверке следует еще раз (или несколько раз) проверить правильность вводимого ИНН.
- Полное наименование лица
- Официальное название организации. Печатается в документах, отчетах.
- Наименование филиала
- Заполняется только для контрагентов типа Филиал.
- Сокращенное наименование контрагента.
Свойства
Навигатор: 0015, 0024, 0025, 0027, 1013, 7099, 7101, 7105, 7106, 7107, 7108, 7115, 7216
- 0015 Телефон отдела кадров
- Описания пока нет
- 0024 Код подразделения
- Описания пока нет
- 0025 Наш код у них
- Описания пока нет
- 0027 Код по ОКАТО
- Описания пока нет
- 1013 Действует на основании (РП)
- Писать в родительном падеже, например, "Устава предприятия"
- 7099 Код причины постановки на учет в налоговой инспекции
- Описания пока нет
- 7101 Именование контрагента
-
- Тип контрагента
- Головная организация
- Указывается код контрагента - головной организации. Только для типа контрагента "Филиал".
- Полное наименование лица
- Из устанавливающих (или других имеющихся) документов, без общеупотребительных сокращений вида "ЗАО" и т.п. Для филиалов указывается полное наименование головной организации.
- Наименование филиала
- Указывается наименование филиала, без слов "филиал" и наименования головной организации. Только для типа контрагента "Филиал".
- Сокращенное наименование контрагента
- Упрощенное, с сокращениями "ЗАО" и т.п., но пригодное для печати в документах, наименование. Необходимо, поскольку во множестве документов ограничено место для наименования организации и целиком уместить длинное название невозможно.
- Полное наименование филиала
- Только для типа контрагента "Филиал".
- Документ
- Реквизиты документа, удостоверяющего личность, для контрагента - физического лица.
- 7105 ИНН
- Описания пока нет
- 7106 Код по ОКПО
- Описания пока нет
- 7107 ОГРН
- Описания пока нет
- 7108 Наименование организации в ПФРФ
- Описания пока нет
- 7115 Код по ОКОНХ
- Описания пока нет
- 7216 Коды классификационные из регистра Росстат
-
- ОКДП
- Код общероссийского классификатора видов экономической деятельности, продукции, услуг, присваиваемый органами государственной статистики.
- ОКОГУ
- Код общероссийского классификатора органов государственной власти и управления.
- ОКТМО
- Код общероссийского классификатора территорий муниципальных образований.
- ОКФС
- Код общероссийского классификатора форм собственности. Пример: код 16, наименование Частная собственность.
- ОКОПФ
- Код общероссийского классификатора организационно-правовых форм. Пример: код 65, наименование Общество с ограниченной ответственностью.
Как избежать беспорядка в 'Контрагентах'
- Оформляйте информацию о контрагенте тщательно и аккуратно. Оставление "на потом" ввода ИНН, неверное заполнение "Типа контрагента" и т.п. - источники больших проблем в будущем.
- Уделите время правильному именованию (атрибут "Наименование внутреннее") контрагента. Вот примеры правильного именования (обратите внимание, никаких ООО, ЗАО и прочего):
Автоколонна 1792 Клин Гугл Икеа МГТС, Тушинский ТУ Полак АйТи
- Прежде чем принять решение о вводе нового контрагента, убедитесь, что его действительно нет:
- Проверьте ИНН (обычный интерактивный поиск в окне).
- Посмотрите возможные варианты наименования.
- Не игнорируйте сообщения системы. Например, после оформления нового контрагента возможно сообщение о том, что другие контрагенты имеют такой же ИНН, что и в только что введенной записи.
Банковские (расчетные) счета контрагента
- №
- Номер по порядку.
- Гл
- Главный счет (счет по умолчанию).
- Тип счета.
- Период применимости.
- Банк.
- Филиал
- Заполняется, если счет открыт в филиале банка. Может быть пустым.
- Счет
- Номер счета. Расчетный счет содержит контрольный разряд. При вводе расчетного счета выполняется проверка: по специальному алгоритму с участием некоторых разрядов БИК и всех разрядов номера счета вычисляется контрольный разряд и сравнивается с введенным. При неудачной проверке следует проверять и расчетный счет, и БИК. Аналогичный алгоритм действует и при вводе реквизитов банка. Контрольный разряд также зависит от БИК и номера самого корреспондентского счета.
- Наименование владельца счета
- Следует заполнять только в случае, если в платежных документах требуется печатать иное наименование, чем сокращенное наименование контрагента. Обычно такая необходимость возникает при неадекватном заполнении банком реквизита "владелец счета" при открытии счета. Примеры:
- Предприниматели: Полное наименование ФЛ - его ФИО, банки счтитают, что "Предприниматель ФИО"/"Адвокат ФИО".
- Налоговые органы: Полное наименование - ИФНС ..., банки считают, что "Федеральное казначейство (для ИФНС ...)".
Контакты контрагента
В отличие от просто контактов, контакты данного контрагента представляют собой контактную информацию, соотнесенную с конкретным 'Контрагентом'. Один и тот же "Контакт" может выступать в качестве разных "Контактов контрагента" по одному "Контрагенту" (например, в качестве руководителя и главного бухгалтера). И даже по разным контрагентам.
- Номер
- Идентификатор контакта контрагента. Один и тот же контакт контрагента, например, "Директор" может изменяться со временем - был один человек, стал другой, или, изменилось наименование должности и т.п. См. подробнее.
- Период применимости
- Вид
- Внешнее наименование позиции (должности)
- Например, в одной организации руководителя называют директором, в другой - генеральным директором, в третьей - супердиректором и т.п.
- Контакт
- Ссылка на контакт. Особенность: для вставки нового контакта не следует нажимать "F5" и пытаться вставить контакт, надо нажимать "Insert" или "F9-оформить Новый контакт" прямо на поле ввода контакта.
- Примечание
- Комментарии произвольного вида.
Порядок оформления контактов контрагента
На списке контактов контрагента нажать "Insert" или "F9"-Добавить новый контакт/версию контакта.
Следует различать "Добавление нового контакта контрагента" и "Новая версия текущего контакта контрагента":
- Добавление нового контакта контрагента. Для добавления новых подразделений/контактных лиц контрагента.
- Новая версия текущего контакта контрагента. Для изменения описания контакта (изменилось контактное лицо по данному вопросу, изменилась должность/круг вопросов контактного лица). Все изменения версий контакта сохраняются, при удалении последней версии контакта начинает действовать предыдущая версия (если есть).
Минимальный набор контактов контрагента
Для любого контрагента необходимо оформление, минимум, одного контакта.
- Руководитель
- Для контрагентов - физических лиц или предпринимателей. Контакт соответствующего типа (следует из вида контактов контрагента. Рекомендуем ввести специальный вид "Физическое лицо" с типом "Руководитель").
- Общий
- Для остальных контрагентов. Контакт соответствующего типа.
Рабочие группы контактов контрагента
Контактную информацию рекомендуется вносить в соответствии со структурой организации контрагента, для этого нужно объединять родственные контакты в рабочие группы. В рабочие группы могут входить как персональные, так и групповые контакты. При наличии в структуре организации нескольких рабочих мест с одинаковой контактной информацией (например, в бухгалтерии 5 рабочих мест и у всех один номер телефона и/или один e-mail или общий городской номер с разными добавочными номерами) рекомендуется:
- создать рабочую группу, для объединения абонентов с одинаковой контактной информацией (например, рабочую группу "Бухгалтерия")
- добавить рабочей группе общую контактную информацию. Для общей контактной информации поставить в поле Н - "√" или "Д".
- добавить абонентов в рабочую группу
- добавить абонентам рабочей группы добавочные номера
Пример. В организации есть "Отдел1", внутри "Отдела1" есть "Сектор1" и "Сектор2", в "Секторе1" работают Иванов и Петров, а в "Секторе2" - Сидоров и Козлов. В "Секторе1" есть телефон +7(495)123-4567, на который можно позвонить, используя добавочные номера, у Иванова есть добавочный номер 123, у Петрова есть добавочный номер 124. Сидорову и Козлову можно позвонить лишь на городской номер "Сектора2" +7(495)123-6789, поэтому у этого телефона в поле "Н" стоит "√". Все сотрудники "Отдела1" пользуются общей электронной почтой otdel1@mail.ru, поэтому в контактную информацию "Отдела1" этот e-mail добавлен с "√" в поле "Н".
Пример правильной организации контактов контрагента
Некоторые операции
Позвонить, написать письмо, перейти на сайт
Операция доступна в контекстном меню контактов контрагента. Строится список всех реквизитов и адресной информации контакта контрагента. Каждому типу в списке соответствует своя операция.
- "Пчт", "SMS" - будет создано e-mail письмо на выбранный адрес.
- "Тлф" - будет произведен набор соответствующего номера (при условии, что на компьютере установлена программа, с помощью которой можно звонить с компьютера на городские и мобильные телефоны).
- "WWW" - будет произведен переход на выбранный сайт.
- "Рег", "Фкт", "Пчт" - выбранный адрес будет отображен на http://maps.yandex.ru и http://maps.google.ru.
Проложить маршрут
Операция доступна в контекстном меню контактов контрагента. По умолчанию предлагается построение маршрута от "Общего" контакта контрагента с кодом 0000 до текущего контакта контрагента. Построение маршрута возможно только между контактами контрагента, у которых заполнена адресная информация. Для более точного построения маршрута рекомендуется помимо самого адреса заполнять "Географические координаты" (широту и долготу). Предусмотрена возможность построения многоточечного маршрута. Заданный маршрут прокладывается на http://maps.yandex.ru и http://maps.google.ru.
Адресная информация контакта
Используется при печати товарных и других документов. При печати используется адресная информация контрагента из минимального набора контактов контрагента.
-
- Регистрации: Юридический адрес контрагента. Подразумевается не адрес регистрации юридического лица, а то, что в гражданском и налоговом кодексах упоминается как "место нахождения". Например, место нахождения филиала указано в Уведомлении о постановке на учет (филиала) в налоговом органе. При заполнении возможно использование КЛАДР в качестве справочника.
- Фактический: Фактический адрес контрагента. Заполняется, если не совпадает с юридическим адресом. При заполнении возможно использование КЛАДР в качестве справочника.
- Для переписки: Заполняется, если не совпадает с фактическим адресом.
- Вид
- Стандартный почтовый адрес: При заполнении возможно использование КЛАДР в качестве справочника.
- До востребования: Применяется только совместно с типом "Для переписки"
- Абонентский ящик: Применяется только совместно с типом "Для переписки"
- Индекс
- Для России заполнение обязательно
- Страна
- Регион
- Район
- Населенный пункт
- Город
- Улица
- Доступно только для вида адресной информации "Стандартный почтовый адрес"
- Дом
- Доступно только для вида адресной информации "Стандартный почтовый адрес"
- Корпус
- Доступно только для вида адресной информации "Стандартный почтовый адрес"
- Строение
- Доступно только для вида адресной информации "Стандартный почтовый адрес"
- Квартира
- Доступно только для вида адресной информации "Стандартный почтовый адрес"
- Адрес соответствует КЛАДР /Адрес действительно не соответствует КЛАДР
- Применяется только для страны Россия
- Абонентский ящик
- Например, "а/я 5". Доступно только для вида адресной информации "Абонентский адрес"
- Географические координаты в системе WGS84
- Широта
- Долгота
- Примечание
Географические координаты объекта можно узнать на сайте http://maps.google.ru. Для этого введите адрес объекта в строке поиска, нажмите кнопку "Поиск на карте". Найденный объект помечается на карте меткой "А". Щелчок правой кнопкой мыши на метке "А" -> "Что тут находится?" приводит к отображению в строке поиска географических координат объекта в системе WGS84 (см. http://ru.wikipedia.org/wiki/WGS84) в порядке широта, долгота
Использование КЛАДР в качестве справочника
Возможно использование федерального справочника адресов КЛАДР для правильного заполнения районов, городов, населенных пунктов, улиц, индексов (см. F5 на элементах адреса и локальное меню). При этом использование КЛАДР носит исключительно вспомогательный характер, никаких системных связей между адресами контрагентов и КЛАДР не устанавливается.
- Заполнять адрес следует последовательно. Дело в том, что на выбор предлагаются элементы адреса, которые однозначно следуют из уже введенных данных. Например, нет возможности выбрать улицу из всех улиц региона - предварительно необходимо указать город или населенный пункт.
- Типы городов, населенных пунктов и улиц представляют собой отдельные справочники. Если предварительно указать конкретный тип элемента адреса, то при вызове справочника наименований этого элемента будут предложены только элементы с этим типом. Пользоваться этим нужно аккуратно, т.к. с одной стороны это позволяет упростить поиск нужного элемента адреса, например выбрать только улицы с типом "бульвар" вместо всех улиц, с другой стороны это может привести к усложнению поиска в КЛАДР нужного элемента из-за небольших различий в типах, например если мы ищем населенный пункт с типом "поселок", а в КЛАДР он числится как "рабочий поселок". Поэтому в случае возникновения сомнений рекомендуется сразу вызывать справочник на наименовании элемента адреса, оставив поле типа пустым, чтобы увидеть полный перечень элементов - тогда при выборе из перечня нужного пункта автоматически будет заполнено как наименование, так и тип элемента адреса.
- Пункты локального меню:
- Заполнить индекс исхода из адреса. На основании заполненного адреса контрагента программа автоматически подберет в КЛАДР соответствующий индекс.
- Заполнить адрес по индексу. Исходя из указанного индекса программа по возможности заполнит остальные элементы адреса, которые однозначно соответствуют данном индексу.
- Проверить адрес. Введенный адрес проверяется на соответствие КЛАДР.
