Платежные документы

Версия 16:36, 1 июля 2010

Платежные документы - первичные документы о движении денежных средств предприятия. Платежные документы имеют примерно одинаковую структуру с некоторыми отличиями, в зависимости от вида документа.

Виды платежных документов

• Код. Смотри ниже перечень поддерживаемых АвтоПарк видов платежных документов.
• Обозначение. Краткое обозначение вида документа.
• Наименование.
• Наименование (ед.число).
• Группа операций.

Перечень видов платежных документов

Код Наименование Обозначение

• 01 (РКО) Расходные кассовые ордера
• 02 (ПКО) Приходные кассовые ордера
• 03 (ИПП) Исходящие платежные поручения
• 04 (ВПП) Входящие платежные поручения
• 05 (ИМО) Исходящие мемориальные ордера
• 06 (ВМО) Входящие мемориальные ордера
• 07 (ИТП) Исходящие требования-поручения
• 08 (ВТП) Входящие требования-поручения
• 09 (ОВН) Объявления о взносе наличными
• 10 (ЧНД) Чеки на получение денег
• 11 (АВО) Авансовые отчеты
• 12 (ВПК) Входящие платежные корректировки
• 13 (ИПК) Исходящие платежные корректировки
• 14 (ВхП) Входящие платежи прочие
• 15 (ИсП) Исходящие платежи прочие
• 16 (ВПГ) Входящие платежи от головной компании
• 17 (ИПГ) Исходящие платежи от головной компании
• 18 (АИН) Акты инвентаризации

Платежные документы

• Номер. Ведется автоматически. Формат ГГГГ/ННННН, где ГГГГ - цифры года, ННННН - порядковый номер документа в пределах года и данного вида платежных документов. Номера платежных документов с 1980/00000 по 1980/99999 зарезервированы системой для платежных документов в работе - см. ???
• Дата подготовки документа или дата начала выдачи. По умолчанию заполняется системной датой.
• Дата. Дата проведения платежного документа в бухгалтерском учете. По умолчанию равна дате подготовки.
• Вид операции.
• Тип документа. Имеет значение для платежных документов, относящихся к расчетам по заработной плате (РКО, ИПП):
  • Массовый - используется в платежных документах, отражающих массовую выдачу (окончательный расчет за месяц) заработной платы. Как правило устанавливается автоматически при формировании платежных документов для массовой выдачи за месяц.
  • Разовый - используется в платежных документах, отражающих текущие расчеты с персоналом по заработной плате. Внимание!!! Выдача работнику денежных средств с помощью документов с типом "Разовый" уменьшает сумму, причитающуюся этому работнику в окончательный расчет (массовую выдачу) за месяц. Для отражения выдачи без влияния на сумму окончательного расчета используется тип "Прочий".
  • Прочий - используется в платежных документах, НЕ связанных с расчетами по заработной плате и, кроме того, в платежных документах, отражающих расчеты по заработной плате, которые НЕ НУЖНО учитывать при окончательном расчете.
• Сумма. Общая сумма денежных средств по данному документу. В документах, имеющих ведомость (список) работников и /или перечень ссылок на товарные документы вычисляется автоматически и не может быть изменена. В ином случае следует заполнять вручную.
• Сумма НДС. Часть общей суммы, приходящаяся на налог на добавленную стоимость. Если НДС в данном платеже не предусмотрен, то необходимо оставить поле ПУСТЫМ, иначе указать величину (возможна величина НДС, равная нулю).
• Сумма налога с продаж. Часть общей суммы, приходящаяся на налог с продаж. Правила заполнения аналогичны правилам для суммы НДС.
• Вид платежа. Может принимать значения "почтой", "телеграфом", "электронно" или не заполняться вовсе. Используется только для печати платежного документа и заполняется в соответствии с требованиями банка.
• Плательщик. Указывается код контрагента-плательщика и номер счета, с которого делается платеж.
• Получатель. Указывается код контрагента-получателя и номер счета, на который зачисляются денежные средства.
• Очередь платежа. Заполнение в соответствии с текущим законодательством.
• Текстовые поля для оформления назначения платежа, основания для проведения кассовой операции и т.п., заполняются в принятом на Вашем предприятии порядке.
• Состояние. Отметка о прохождении. При формировании временного РКО ему присваивается статус "Подготовлен" (смотри особенности). Для остальных документов статус всегда "Проведен".

Перечень работников

Во всех случаях, когда платежный документ отражает какие-либо расчеты с работниками предприятия, необходимо указывать табельные номера работников и соответствующие суммы в ведомости (приложении) к платежному документу.

• Табельный.
• Сумма.
• Состояние. "Выдано", "НЕ выдано", "Депонент" (для поддержки устаревших технологий учета. В АвтоПарк лицевой счет работника по заработной плате ведется автоматически, поэтому нет необходимости депонировать невыданные суммы).

Ссылки на товарные документы

Для отражения платежей по конкретным товарным документам. Обратите внимание, что в этом случае вид операции в платежном документе всегда специальный - 420.

• Вид документа.
• Номер.
• Сумма платежа.
• НДС.
• НСП.

Отражение в учете

• Общие принципы обработки первичных документов
• Порядок определения необходимой для обработки платежного документа схемы операции:
  1. Группа операции - указана в справочнике видов платежных документов;
  2. Вид операции. Возможны два варианта:
     1. Если в платежном документе имеются ссылки на товарные документы, то используется вид операции, указанный в соответствующем товарном документе. Т.е. при обработке платежного документа могут быть применены несколько схем;
     2. В остальных случаях используется вид операции, указанный в платежном документе.
• В учете отражаются лишь документы, имеющие статус "Проведен". Но, есть важное исключение из общего правила - платежные документы по зарплате, имеющие статус "Подготовлен", отражаются в расчетных листках (и только в них) работников.

Взаимодействие с программами "Клиент-банк"

Имеется поддержка систем "Клиент-банк" для обмена платежными документами с банком по электронным каналам связи. Суть ее состоит в экспорте из АвтоПарк платежных банковских документов в транспортные файлы и импорте в АвтоПарк предоставляемых банком выписок с расчетных счетов. Сама процедура приема - передачи производится программным обеспечением банка. В настоящее время реализована поддержка системы "Клиент-банк" следующих банков: "Автобанк", "Возрождение", "Банк Москвы", "Новый символ", "ПромСвязьБанк", "ИнтерПрогрессБанк", "Мострансбанк". Возможности "Клиент - банк":

• передача с одновременной печатью всех ИПП за день; можно делать неоднократно - по мере появления новых, не переданных ИПП или один раз в день (по договоренности с банком);
• прием выписки с расчетного счета;
• отмена передачи документа (при надобности повторного экспорта платежного документа - при сбоях, необходимости исправления документа и т.п.).
• Одновременная поддержка нескольких программ "Клиент-банк" из разных банков;
• Подготовка дополнительных файлов, прилагаемых к платежным поручениям, например, списка для перечисления зарплаты работников. Формат файла устанавливается по согласованию с банком.

Передача подготовленных ИПП

1. В АвтоПарк тем или иным способом подготовить ИПП;
2. В локальном меню платежных документов выполнить "F9-Клиент банк-Передача и печать всех документов дня". Процедура последовательно выполнит следующие действия:
   • Подготовит транспортные файлы. Формат и состав транспортного файла устанавливается банком: это может быть например текстовый или dbf-файл, помещаемый в указанное банком место на локальном или сетевом диске, где его должен найти соответствующая (поставляемая банком) программа "Клиент-банк";
   • Отпечатает переданные платежные документы документы (опционально);
   • Сделает отметку в АвтоПарк о передаче каждого конкретного документа. Отметка передачи производится в специальном поле - штампе передачи. В штамп записывается в частности дата, время и оператор, выполнивший передачу.
3. Выполнить импорт транспортных файлов и процедуры передачи средствами программы "Клиент-банк".

Загрузка выписки

1. Произвести сеанс связи с банком средствами программы "Клиент-банк"
2. В локальном меню платежных документов выполнить "F9-Клиент банк-Загрузка выписки с банковского счета". Процедура последовательно выполнит следующие действия:
   • Чтение и разбор новых файлов, содержащих выписку;
   • Формирование в АвтоПарк входящих платежных документов;
   • Проведение исходящих платежного документов.

Приемы работы с платежными документами

• В ситуации, когда выдача наличных денежных средств производится в течение нескольких дней, соответствующий документ должен иметь временный номер (1980/00000 .. 1980/99999) и статус "Подготовлен". Все документы, имеющие такой номер будут относиться в графу "В том числе на зарплату" кассовой книги. По окончании выдачи необходимо выполнить процедуру присвоения постоянного номера. Статус при этом изменится на "Проведен".
• Накопительные платежные документы для пакетирования межрасчетных выплат (при увольнении, отпуске и т.п.) нескольким работникам. Накопительные платежные документы формируются автоматически при выполнении соответствующих подпунктов локального меню на работнике ("F9 - Зарплата - 'Вся зарплата' - вся заРплата и платежный документ") - создаются новые или дополняются уже имеющиеся ПД. Накопительные платежные документы создаются с временным номером вида 1980\000NN. Платежные документы с временным номером не могут быть проведены до присвоения постоянного номера. РКО с временным номером не участвуют в формировании кассовой книги (за исключением учета в строке "В том числе на зарплату"), а ИПП не передаются в клиент-банк. Получить список всех имеющихся накопительных платежных документов на платежном документе - "F9 - ПД в работе". Когда принято решение выдать (перечислить) накопленные за день или несколько дней заявки, следует "Присвоить постоянный номер" ("F9 - ПД в работе"). Далее как с обычным ПД - передать в банк (клиент-банк) или в кассу.
• Корректировка суммы в 'ведомости'. Для зарплатных документов изменение сумм в большую или меньшую сторону на коэффициент. Например, чтобы перечислить премию к празднику без НДФЛ, можно скорректировать суммы на коэффициент 0,87 (то есть вычесть 13% от суммы премии).
• Разделение 'ведомости'. Делит зарплатный документ на два по заданной сумме. В исходном документе остаются столько работников, чтобы общая сумма документа не превышала заданную. Оформляется новый документ с оставшимися работниками. Новый документ, в свою очередь, тоже можно разделить при надобности. Применяется, например, когда нет возможности перечислить массовую выдачу в полном объеме, есть только ограниченная сумма.