Платежные документы

Версия 09:51, 18 мая 2011

Платежные документы - первичные документы о движении денежных средств предприятия. Платежные документы имеют примерно одинаковую структуру с некоторыми отличиями, в зависимости от вида документа.

Виды платежных документов

• Код. Смотри ниже перечень поддерживаемых АвтоПарк видов платежных документов.
• Обозначение. Краткое обозначение вида документа.
• Наименование.
• Наименование (ед.число).
• Группа операций.

Перечень видов платежных документов

Код Наименование Обозначение

• 01 (РКО) Расходные кассовые ордера
• 02 (ПКО) Приходные кассовые ордера
• 03 (ИПП) Исходящие платежные поручения
• 04 (ВПП) Входящие платежные поручения
• 05 (ИМО) Исходящие мемориальные ордера
• 06 (ВМО) Входящие мемориальные ордера
• 07 (ИТП) Исходящие требования-поручения
• 08 (ВТП) Входящие требования-поручения
• 09 (ОВН) Объявления о взносе наличными
• 10 (ЧНД) Чеки на получение денег
• 11 (АВО) Авансовые отчеты
• 12 (ВПК) Входящие платежные корректировки
• 13 (ИПК) Исходящие платежные корректировки
• 14 (ВхП) Входящие платежи прочие
• 15 (ИсП) Исходящие платежи прочие
• 16 (ВПГ) Входящие платежи от головной компании
• 17 (ИПГ) Исходящие платежи от головной компании
• 18 (АИН) Акты инвентаризации

Платежные документы

• Номер. Ведется автоматически. Формат ГГГГ/ННННН, где ГГГГ - цифры года, ННННН - порядковый номер документа в пределах года и данного вида платежных документов. Номера платежных документов с 1980/00000 по 1980/99999 зарезервированы системой для платежных документов в работе - см. ???
• Дата подготовки документа или дата начала выдачи. По умолчанию заполняется системной датой.
• Дата. Дата проведения платежного документа в бухгалтерском учете. По умолчанию равна дате подготовки.
• Вид операции.
• Тип документа. Имеет значение для платежных документов, относящихся к расчетам по заработной плате (РКО, ИПП):
  • Массовый - используется в платежных документах, отражающих массовую выдачу (окончательный расчет за месяц) заработной платы. Как правило устанавливается автоматически при формировании платежных документов для массовой выдачи за месяц.
  • Разовый - используется в платежных документах, отражающих текущие расчеты с персоналом по заработной плате. Внимание!!! Выдача работнику денежных средств с помощью документов с типом "Разовый" уменьшает сумму, причитающуюся этому работнику в окончательный расчет (массовую выдачу) за месяц. Для отражения выдачи без влияния на сумму окончательного расчета используется тип "Прочий".
  • Прочий - используется в платежных документах, НЕ связанных с расчетами по заработной плате и, кроме того, в платежных документах, отражающих расчеты по заработной плате, которые НЕ НУЖНО учитывать при окончательном расчете.
• Сумма. Общая сумма денежных средств по данному документу. В документах, имеющих ведомость (список) работников и /или перечень ссылок на товарные документы вычисляется автоматически и не может быть изменена. В ином случае следует заполнять вручную.
• Сумма НДС. Часть общей суммы, приходящаяся на налог на добавленную стоимость. Если НДС в данном платеже не предусмотрен, то необходимо оставить поле ПУСТЫМ, иначе указать величину (возможна величина НДС, равная нулю).
• Сумма налога с продаж. Часть общей суммы, приходящаяся на налог с продаж. Правила заполнения аналогичны правилам для суммы НДС.
• Вид платежа. Может принимать значения "почтой", "телеграфом", "электронно" или не заполняться вовсе. Используется только для печати платежного документа и заполняется в соответствии с требованиями банка.
• Плательщик. Указывается код контрагента-плательщика и номер счета, с которого делается платеж.
• Получатель. Указывается код контрагента-получателя и номер счета, на который зачисляются денежные средства.
• Очередь платежа. Заполнение в соответствии с текущим законодательством.
• Текстовые поля для оформления назначения платежа, основания для проведения кассовой операции и т.п., заполняются в принятом на Вашем предприятии порядке.
• Состояние. Отметка о прохождении. При формировании временного РКО ему присваивается статус "Подготовлен" (смотри особенности). Для остальных документов статус всегда "Проведен".

Перечень работников

Во всех случаях, когда платежный документ отражает какие-либо расчеты с работниками предприятия, необходимо указывать табельные номера работников и соответствующие суммы в ведомости (приложении) к платежному документу.

• Табельный.
• Сумма.
• Состояние. "Выдано", "НЕ выдано", "Депонент" (для поддержки устаревших технологий учета. В АвтоПарк лицевой счет работника по заработной плате ведется автоматически, поэтому нет необходимости депонировать невыданные суммы).

Ссылки на товарные документы

Для отражения платежей по конкретным товарным документам. Обратите внимание, что в этом случае вид операции в платежном документе всегда специальный - 420.

• Вид документа.
• Номер.
• Сумма платежа.
• НДС.
• НСП.

Отражение в учете

• Общие принципы обработки первичных документов
• Порядок определения необходимой для обработки платежного документа схемы операции:
  1. Группа операции - указана в справочнике видов платежных документов;
  2. Вид операции. Возможны два варианта:
     1. Если в платежном документе имеются ссылки на товарные документы, то используется вид операции, указанный в соответствующем товарном документе. Т.е. при обработке платежного документа могут быть применены несколько схем;
     2. В остальных случаях используется вид операции, указанный в платежном документе.
• В учете отражаются лишь документы, имеющие статус "Проведен". Но, есть важное исключение из общего правила - платежные документы по зарплате, имеющие статус "Подготовлен", отражаются в расчетных листках (и только в них) работников.

Взаимодействие с программами "Клиент-банк"

Имеется поддержка систем "Клиент-банк" для обмена платежными документами с банком по электронным каналам связи. Суть ее состоит в экспорте из АвтоПарк платежных банковских документов в транспортные файлы и импорте в АвтоПарк предоставляемых банком выписок с расчетных счетов. Сама процедура приема - передачи производится программным обеспечением банка. В настоящее время реализована поддержка системы "Клиент-банк" следующих банков: "Автобанк", "Возрождение", "Банк Москвы", "Новый символ", "ПромСвязьБанк", "ИнтерПрогрессБанк", "Мострансбанк". Возможности "Клиент - банк":

• передача с одновременной печатью всех ИПП за день; можно делать неоднократно - по мере появления новых, не переданных ИПП или один раз в день (по договоренности с банком);
• прием выписки с расчетного счета;
• отмена передачи документа (при надобности повторного экспорта платежного документа - при сбоях, необходимости исправления документа и т.п.).
• Одновременная поддержка нескольких программ "Клиент-банк" из разных банков;
• Подготовка дополнительных файлов, прилагаемых к платежным поручениям, например, списка для перечисления зарплаты работников. Формат файла устанавливается по согласованию с банком.

Передача подготовленных ИПП

1. В АвтоПарк тем или иным способом подготовить ИПП;
2. В локальном меню платежных документов выполнить "F9-Клиент банк-Передача и печать всех документов дня". Процедура последовательно выполнит следующие действия:
   • Подготовит транспортные файлы. Формат и состав транспортного файла устанавливается банком: это может быть например текстовый или dbf-файл, помещаемый в указанное банком место на локальном или сетевом диске, где его должен найти соответствующая (поставляемая банком) программа "Клиент-банк";
   • Отпечатает переданные платежные документы документы (опционально);
   • Сделает отметку в АвтоПарк о передаче каждого конкретного документа. Отметка передачи производится в специальном поле - штампе передачи. В штамп записывается в частности дата, время и оператор, выполнивший передачу.
3. Выполнить импорт транспортных файлов и процедуры передачи средствами программы "Клиент-банк".

Загрузка выписки

1. Произвести сеанс связи с банком средствами программы "Клиент-банк"
2. В локальном меню платежных документов выполнить "F9-Клиент банк-Загрузка выписки с банковского счета". Процедура последовательно выполнит следующие действия:
   • Чтение и разбор новых файлов, содержащих выписку;
   • Формирование в АвтоПарк входящих платежных документов;
   • Проведение исходящих платежного документов.

Приемы работы с платежными документами

Выдача наличных в течение нескольких дней

В ситуации, когда выдача наличных денежных средств производится в течение нескольких дней, соответствующий документ должен иметь временный номер (1980/00000 .. 1980/99999) и статус "Подготовлен". Все документы, имеющие такой номер будут относиться в графу "В том числе на зарплату" кассовой книги. По окончании выдачи необходимо выполнить процедуру присвоения постоянного номера. Статус при этом изменится на "Проведен".

Накопительные документы для пакетирования межрасчетных выплат

Накопительные платежные документы для пакетирования межрасчетных выплат (при увольнении, отпуске и т.п.) нескольким работникам. Накопительные платежные документы формируются автоматически при выполнении соответствующих подпунктов локального меню на работнике ("F9 - Зарплата - 'Вся зарплата' - вся заРплата и платежный документ") - создаются новые или дополняются уже имеющиеся ПД. Накопительные платежные документы создаются с временным номером вида 1980\000NN. Платежные документы с временным номером не могут быть проведены до присвоения постоянного номера. РКО с временным номером не участвуют в формировании кассовой книги (за исключением учета в строке "В том числе на зарплату"), а ИПП не передаются в клиент-банк. Получить список всех имеющихся накопительных платежных документов на платежном документе - "F9 - ПД в работе". Когда принято решение выдать (перечислить) накопленные за день или несколько дней заявки, следует "Присвоить постоянный номер" ("F9 - ПД в работе"). Далее как с обычным ПД - передать в банк (клиент-банк) или в кассу.

Корректировка суммы в 'ведомости'

Для зарплатных документов изменение сумм в большую или меньшую сторону на коэффициент. Например, чтобы перечислить премию к празднику без НДФЛ, можно скорректировать суммы на коэффициент 0,87 (то есть вычесть 13% от суммы премии).

Разделение 'ведомости'

Делит зарплатный документ на два по заданной сумме. В исходном документе остаются столько работников, чтобы общая сумма документа не превышала заданную. Оформляется новый документ с оставшимися работниками. Новый документ, в свою очередь, тоже можно разделить при надобности. Применяется, например, когда нет возможности перечислить массовую выдачу в полном объеме, есть только ограниченная сумма.