Платежные документы
Платежные документы - первичные документы о движении денежных средств предприятия. Платежные документы имеют примерно одинаковую структуру с некоторыми отличиями, в зависимости от вида документа.
Содержание |
Виды платежных документов
- Код. Смотри ниже перечень поддерживаемых АвтоПарк видов платежных документов.
- Обозначение. Краткое обозначение вида документа.
- Наименование.
- Наименование (ед.число).
- Группа операций.
Перечень видов платежных документов
Код Наименование Обозначение
- 01 (РКО) Расходные кассовые ордера
- 02 (ПКО) Приходные кассовые ордера
- 03 (ИПП) Исходящие платежные поручения
- 04 (ВПП) Входящие платежные поручения
- 05 (ИМО) Исходящие мемориальные ордера
- 06 (ВМО) Входящие мемориальные ордера
- 07 (ИТП) Исходящие требования-поручения
- 08 (ВТП) Входящие требования-поручения
- 09 (ОВН) Объявления о взносе наличными
- 10 (ЧНД) Чеки на получение денег
- 11 (АВО) Авансовые отчеты
- 12 (ВПК) Входящие платежные корректировки
- 13 (ИПК) Исходящие платежные корректировки
- 14 (ВхП) Входящие платежи прочие
- 15 (ИсП) Исходящие платежи прочие
- 16 (ВПГ) Входящие платежи от головной компании
- 17 (ИПГ) Исходящие платежи от головной компании
- 18 (АИН) Акты инвентаризации
Платежные документы
- Номер. Ведется автоматически. Формат ГГГГ/ННННН, где ГГГГ - цифры года, ННННН - порядковый номер документа в пределах года и данного вида платежных документов. Номера платежных документов с 1980/00000 по 1980/99999 зарезервированы системой для платежных документов в работе - см. ???
- Дата подготовки документа или дата начала выдачи. По умолчанию заполняется системной датой.
- Дата. Дата проведения платежного документа в бухгалтерском учете. По умолчанию равна дате подготовки.
- Вид операции.
- Тип документа. Имеет значение для платежных документов, относящихся к расчетам по заработной плате (РКО, ИПП):
- Массовый - используется в платежных документах, отражающих массовую выдачу (окончательный расчет за месяц) заработной платы. Как правило устанавливается автоматически при формировании платежных документов для массовой выдачи за месяц.
- Разовый - используется в платежных документах, отражающих текущие расчеты с персоналом по заработной плате. Внимание!!! Выдача работнику денежных средств с помощью документов с типом "Разовый" уменьшает сумму, причитающуюся этому работнику в окончательный расчет (массовую выдачу) за месяц. Для отражения выдачи без влияния на сумму окончательного расчета используется тип "Прочий".
- Прочий - используется в платежных документах, НЕ связанных с расчетами по заработной плате и, кроме того, в платежных документах, отражающих расчеты по заработной плате, которые НЕ НУЖНО учитывать при окончательном расчете.
- Сумма. Общая сумма денежных средств по данному документу. В документах, имеющих ведомость (список) работников и /или перечень ссылок на товарные документы вычисляется автоматически и не может быть изменена. В ином случае следует заполнять вручную.
- Сумма НДС. Часть общей суммы, приходящаяся на налог на добавленную стоимость. Если НДС в данном платеже не предусмотрен, то необходимо оставить поле ПУСТЫМ, иначе указать величину (возможна величина НДС, равная нулю).
- Сумма налога с продаж. Часть общей суммы, приходящаяся на налог с продаж. Правила заполнения аналогичны правилам для суммы НДС.
- Вид платежа. Может принимать значения "почтой", "телеграфом", "электронно" или не заполняться вовсе. Используется только для печати платежного документа и заполняется в соответствии с требованиями банка.
- Плательщик. Указывается код контрагента-плательщика и номер счета, с которого делается платеж.
- Получатель. Указывается код контрагента-получателя и номер счета, на который зачисляются денежные средства.
- Очередь платежа. Заполнение в соответствии с текущим законодательством.
- Текстовые поля для оформления назначения платежа, основания для проведения кассовой операции и т.п., заполняются в принятом на Вашем предприятии порядке.
- Состояние. Отметка о прохождении. При формировании временного РКО ему присваивается статус "Подготовлен" (смотри особенности). Для остальных документов статус всегда "Проведен".
Перечень работников
Во всех случаях, когда платежный документ отражает какие-либо расчеты с работниками предприятия, необходимо указывать табельные номера работников и соответствующие суммы в ведомости (приложении) к платежному документу.
- Табельный.
- Сумма.
- Состояние. "Выдано", "НЕ выдано", "Депонент" (для поддержки устаревших технологий учета. В АвтоПарк лицевой счет работника по заработной плате ведется автоматически, поэтому нет необходимости депонировать невыданные суммы).
Ссылки на товарные документы
Для отражения платежей по конкретным товарным документам. Обратите внимание, что в этом случае вид операции в платежном документе всегда специальный - 420.
- Вид документа.
- Номер.
- Сумма платежа.
- НДС.
- НСП.
Отражение в учете
- Общие принципы обработки первичных документов
- Порядок определения необходимой для обработки платежного документа схемы операции:
- Группа операции - указана в справочнике видов платежных документов;
- Вид операции. Возможны два варианта:
- Если в платежном документе имеются ссылки на товарные документы, то используется вид операции, указанный в соответствующем товарном документе. Т.е. при обработке платежного документа могут быть применены несколько схем;
- В остальных случаях используется вид операции, указанный в платежном документе.
- В учете отражаются лишь документы, имеющие статус "Проведен". Но, есть важное исключение из общего правила - платежные документы по зарплате, имеющие статус "Подготовлен", отражаются в расчетных листках (и только в них) работников.
Взаимодействие с программами "Клиент-банк"
Имеется поддержка систем "Клиент-банк" для обмена платежными документами с банком по электронным каналам связи. Суть ее состоит в экспорте из АвтоПарк платежных банковских документов в транспортные файлы и импорте в АвтоПарк предоставляемых банком выписок с расчетных счетов. Сама процедура приема - передачи производится программным обеспечением банка. В настоящее время реализована поддержка системы "Клиент-банк" следующих банков: "Автобанк", "Возрождение", "Банк Москвы", "Новый символ", "ПромСвязьБанк", "ИнтерПрогрессБанк", "Мострансбанк". Возможности "Клиент - банк":
- передача с одновременной печатью всех ИПП за день; можно делать неоднократно - по мере появления новых, не переданных ИПП или один раз в день (по договоренности с банком);
- прием выписки с расчетного счета;
- отмена передачи документа (при надобности повторного экспорта платежного документа - при сбоях, необходимости исправления документа и т.п.).
- Одновременная поддержка нескольких программ "Клиент-банк" из разных банков;
- Подготовка дополнительных файлов, прилагаемых к платежным поручениям, например, списка для перечисления зарплаты работников. Формат файла устанавливается по согласованию с банком.
Передача подготовленных ИПП
- В АвтоПарк тем или иным способом подготовить ИПП;
- В локальном меню платежных документов выполнить "F9-Клиент банк-Передача и печать всех документов дня". Процедура последовательно выполнит следующие действия:
- Подготовит транспортные файлы. Формат и состав транспортного файла устанавливается банком: это может быть например текстовый или dbf-файл, помещаемый в указанное банком место на локальном или сетевом диске, где его должен найти соответствующая (поставляемая банком) программа "Клиент-банк";
- Отпечатает переданные платежные документы документы (опционально);
- Сделает отметку в АвтоПарк о передаче каждого конкретного документа. Отметка передачи производится в специальном поле - штампе передачи. В штамп записывается в частности дата, время и оператор, выполнивший передачу.
- Выполнить импорт транспортных файлов и процедуры передачи средствами программы "Клиент-банк".
Загрузка выписки
- Произвести сеанс связи с банком средствами программы "Клиент-банк"
- В локальном меню платежных документов выполнить "F9-Клиент банк-Загрузка выписки с банковского счета". Процедура последовательно выполнит следующие действия:
- Чтение и разбор новых файлов, содержащих выписку;
- Формирование в АвтоПарк входящих платежных документов;
- Проведение исходящих платежного документов.
Приемы работы с платежными документами
- В ситуации, когда выдача наличных денежных средств производится в течение нескольких дней, соответствующий документ должен иметь временный номер (1980/00000 .. 1980/99999) и статус "Подготовлен". Все документы, имеющие такой номер будут относиться в графу "В том числе на зарплату" кассовой книги. По окончании выдачи необходимо выполнить процедуру присвоения постоянного номера. Статус при этом изменится на "Проведен".
- Накопительные платежные документы для пакетирования межрасчетных выплат (при увольнении, отпуске и т.п.) нескольким работникам. Накопительные платежные документы формируются автоматически при выполнении соответствующих подпунктов локального меню на работнике ("F9 - Зарплата - 'Вся зарплата' - вся заРплата и платежный документ") - создаются новые или дополняются уже имеющиеся ПД. Накопительные платежные документы создаются с временным номером вида 1980\000NN. Платежные документы с временным номером не могут быть проведены до присвоения постоянного номера. РКО с временным номером не участвуют в формировании кассовой книги (за исключением учета в строке "В том числе на зарплату"), а ИПП не передаются в клиент-банк. Получить список всех имеющихся накопительных платежных документов на платежном документе - "F9 - ПД в работе". Когда принято решение выдать (перечислить) накопленные за день или несколько дней заявки, следует "Присвоить постоянный номер" ("F9 - ПД в работе"). Далее как с обычным ПД - передать в банк (клиент-банк) или в кассу.
- Корректировка суммы в 'ведомости'. Для зарплатных документов изменение сумм в большую или меньшую сторону на коэффициент. Например, чтобы перечислить премию к празднику без НДФЛ, можно скорректировать суммы на коэффициент 0,87 (то есть вычесть 13% от суммы премии).
- Разделение 'ведомости'. Делит зарплатный документ на два по заданной сумме. В исходном документе остаются столько работников, чтобы общая сумма документа не превышала заданную. Оформляется новый документ с оставшимися работниками. Новый документ, в свою очередь, тоже можно разделить при надобности. Применяется, например, когда нет возможности перечислить массовую выдачу в полном объеме, есть только ограниченная сумма.