Учет материальных ценностей (внедрение)
Внедрение подсистемы Учет материальных ценностей (УМЦ).
Права пользователей
Бухгалтеры материальной части должны входить в группу пользователей STOCK.
Подготовительные мероприятия
Внедрение подсистемы УМЦ происходит в несколько этапов:
Заполнение справочника объектов материального учета (ОМУ)
Для автоматической загрузки справочника ОМУ из программного комплекса, использовавшегося для учета МЦ до АвтоПарк, необходимо предоставить нам данные по имеющимся в наличии материальным ценностям. Данные должны быть упорядочены (например в виде Excel-таблицы) и как можно более полные. Обязательным минимумом является наличие следующих показателей:
- Инвентарный (номенклатурный) номер в предыдущей системе учета.
- Наименование объекта учета.
- Вид объекта (материалы, запчасти, авторезина и т.п.)
- Единица измерения.
Обучение персонала
В тестовом режиме (без формирования проводок) бухгалтеры вводят реальные товарные документы на приход МЦ, отпуск в производство и т.п. При этом добавляются необходимые записи в справочники:
- Видов операций. Записи добавляются исходя из содержания и физического смысла операций, которые отражают эти документы. Например "Покупка", "Производство" (для отпуска в производство и возврата из него) и т.п.
- статей затрат. Записи добавляются при оформлении документов на отпуск со склада исходя из бухгалтерской проводки (синтетический учет, следует из набора учетных разрезов, указанного в статье затрат) и номенклатуры затрат (аналитический учет, собственно сами статьи затрат). Например "Колонна 1" (счет 20), "Столовая" (счет 29) и т.п.
Настройка справочников
Производится настройка справочников учетных разрезов, схем учета ОМУ и схем операций по видам, добавленным на предыдущем этапе.
Оформление схем учета ОМУ
Для каждого вида ОМУ оформляется несколько учетных разрезов: по одному на каждое состояние, по которому ведется учет: новый, б/у, требующие ремонта (трр), восстановленные (вст) и непригодные к эксплуатации (нпэ). Для каждого вида ОМУ и режима, соответствующего состоянию ОМУ, оформляется схема учета ОМУ. Для каждой схемы учета ОМУ описывается соответствующий набор учетных разрезов, в котором указываются разрезы для назначений:
- Запасы (нетто). Разрез учета материальных ценностей на складе (10 счет). Оформляется отдельный разрез для каждой схемы учета ОМУ, например: "Материалы нов", "Запчасти б/у", "Авторезина вст" и т.п. Ценовая группа в разрезе указывается по коду соответствующего режима движения ОМУ (1 для "нов", 2 для "б/у" и т.д.). Тип допустимого сальдо - "С количеством (дебетовое)".
- Запасы (НДС). 19 счет. Должен быть оформлен один разрез, который указывается во всех подобных схемах учета ОМУ. В разрезе указывается "Назначение" "НДС по приобретенным МПЗ", ценовая группа - 00. Тип допустимого сальдо - "Только дебетовое".
- Продажи (нетто). (обычно 91 счет). Оформляется отдельный разрез для каждого режима движения ОМУ (например "Продажи ТМЦ нов", "Продажи ТМЦ б/у". В разрезе должна быть указана соответствующая ценовая группа (см. выше). Тип допустимого сальдо - "Дебетовое или кредитовое".
- ТМЦ в подотчете. (забалансовый счет). Один разрез на каждый вид ОМУ. Только для тех видов ОМУ, по которым ведется учет по подотчете.
- ТМЦ в сторонней переработке. (10 счет). Один разрез для каждого вида ОМУ. Только для тех видов ОМУ, которые могут передаваться в стороннюю переработку.
Разумеется, не для всех видов ОМУ ведется учет сразу по всем состояниям (режимам движения), например не бывает "Материалов б/у", так что схемы учета ОМУ и соответствующие учетные разрезы следует добавлять только по мере необходимости.
Так же следует заранее определиться с видами объектов, которые будут учитываться в подотчете. Обычно это "ИХП" и "Спецодежда". Следует иметь ввиду, что обычно учет в подотчете ведется за балансом в количественном выражении. В подотчете учитываются объекты, которые выданы работнику в пользование. В случаях, когда ТМЦ отпускаются со склада на отдел (например в ремзону с последующим списанием на ремонт ТС), то речь не о выдаче в подотчет, а об обычном межскладском перемещении в соответствующее место хранения ("Ремзона").
Оформление схем операций для товарных документов
Корреспонденции и учетные разрезы применяемые при описании схем операций:
- Корреспонденции:
- Расход в подотчет. Общая корреспонденция с типом "Кредит" и видом "Сумма расчетная". Применяется при описании списания ОМУ с разреза учета на складе в подотчет.
- Приход в подотчет. Корреспонденция с типом "Дебет" и видом "Специальные обороты". Отдельная корреспонденция для каждого режима движения ОМУ, например "Приход в подотчет, нов", "Приход в подотчет, б/у" и т.п.
- Приход в подотчет из подотчета. Общая корреспонденция с типом "Дебет" и видом "Специальные обороты". Применяется в операциях передачи из подотчета в подотчет.
- Расход в подотчет из подотчета. Общая корреспонденция с типом "Кредит" и видом "Специальные обороты". Применяется в операциях передачи из подотчета в подотчет.
- Учетные разрезы:
- Поставщики. Разрезы по счетам 60 "Поставщики" для вида операций "Покупки", 79.2 "Расчеты с ГЛАВКом", 76 "Расчеты с прочими кредиторами и дебиторами" и т.п.
- Фиктивный. Фиктивный разрез (код 000).
Схемы операций для накладных на приход (НПР)
| Проводка | Проведение суммы-нетто из строки НПР |
| Обороты | Строка товарного документа, +, 0, +, Безотносительно 'Cпособа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | ОМУ МХ, Явные обороты, Запасы (нетто) |
| Кредит | Пустой, Пустая, указанный разрез 'Поставщики' |
При желании оформлять НПР в соответствии с бумажными накладными, с указанием НДС в отдельном поле, можно добавить в описании схемы операций вторую проводку. Она будет полностью или частично прибавлять НДС к стоимости ОМУ в соответствии с указанным в строке НПР способом учета НДС. Применение данного подхода рекомендуем предварительно согласовать с нами.
| Проводка | Вторая проводка по НПР - для учета НДС |
| Обороты | Строка товарного документа, 0, +, 0, Только НДС в соответствии со 'Cпособом учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | ОМУ МХ, Явные обороты, Запасы (нетто) |
| Кредит | Пустой, Пустая, Запасы (НДС) |
Схемы операций для требований на отпуск-возврат (ТОВ)
В общем случае описывается по две схемы для каждого вида операций: для объектов учитываемых и не учитываемых в подотчете.
Отпуск в производство
| Проводка | Отпуск в производство по ТОВ |
| Обороты | Строка товарного документа, 0, 0, +, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Пустой, Пустая, Расходы по СДР |
| Кредит | ОМУ МХ, Сумма расчетная, Запасы (нетто) |
Отпуск в подотчет
Первая проводка полностью аналогична схеме операций на отпуск в производство (см. выше), за исключением указания иной корреспонденции - "Расход в подотчет".
| Проводка | Первая проводка отпуска в подотчет по ТОВ |
| Обороты | Строка товарного документа, 0, 0, +, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Пустой, Пустая, Расходы по СДР |
| Кредит | ОМУ МХ, 'Расход в подотчет', Запасы (нетто) |
| Проводка | Вторая проводка отпуска в подотчет по ТОВ |
| Обороты | Строка товарного документа, 0, 0, +, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | ОМУ (п/о), 'Приход в подотчет', ТМЦ в подотчете |
| Кредит | Пустой, Пустая, указанный разрез 'Фиктивный' |
Схемы операций для накладных на отпуск возврат (НОВ)
Описываются аналогично схемам для требований на отпуск-возврат (см. выше).
Схемы операций для возвратов из производства (ВИП)
Аналогично схемам для ТОВ описывается два варианта схем - для возврата из производства обычных ОМУ и для возврата из подотчета объектов с соответствующим учетом.
Возврат из производства
Описывается проводка, обратная проводке в схеме операций требования или накладной на отпуск возврат (см. выше) с таким же видом операции.
| Проводка | Возврат из производства по ВиП |
| Обороты | Строка товарного документа, +, 0, +, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | ОМУ МХ, Явные обороты, Запасы (нетто) |
| Кредит | Пустой, Пустая, Расходы по СДР |
Возврат из подотчета
Первая проводка оформляется аналогично схеме возврата из производства (см. выше).
| Проводка | Первая проводка возврата из подотчета по ВиП |
| Обороты | Строка товарного документа, +, 0, +, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | ОМУ МХ, Явные обороты, Запасы (нетто) |
| Кредит | Пустой, Пустая, Расходы по СДР |
| Проводка | Вторая проводка возврата из подотчета по ВиП |
| Обороты | Строка товарного документа, 0, 0, +, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Пустой, Пустая, указанный разрез 'Фиктивный' |
| Кредит | ОМУ (п/о), Сумма расчетная, ТМЦ в подотчете |
Схемы операций для межскладских перемещений (МСП)
Описывается два варианта схем - для передачи сос склада на склад (или, в терминах АвтоПарк, с одного места хранения на другое) и для передачи между подотчетными лицами ОМУ, учитываемых в подотчете. В этих схемах применяются разные виды операций.
Передача со склада на склад
- Вид операции: Наименование "Отпуск со склада на склад", тип "Расход".
| Проводка | Передача со склада на склад |
| Обороты | Строка товарного документа, 0, 0, +, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | ОМУ МХ2, Сумма расчетная, Запасы (нетто) |
| Кредит | ОМУ МХ, Сумма расчетная, Запасы (нетто) |
Передача из подотчета в подотчет
- Вид операции: Наименование "Передача из ПО в ПО", тип "Приход".
| Проводка | Передача из подотчета в подотчет |
| Обороты | Строка товарного документа, 0, 0, +, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | ОМУ МХ2, 'Приход в подотчет из подотчета', ТМЦ в подотчете |
| Кредит | ОМУ МХ, 'Расход в подотчет из подотчета', ТМЦ в подотчете |
Схемы операций таксировки подотчета (ПО)
Описывается для каждого вида ОМУ, по которому ведется учет в ПО.
- Группа операций: 20 "Таксировка подотчета".
- Вид операции: "Фиктивный" (код 000).
Проводки в схеме условно можно разделить на несколько групп, следующих в описании схемы друг за другом в том порядке, в котором они перечислены ниже:
Расценка отпуска в ПО со склада
Состоит из пары проводок для каждого режима движения ОМУ с которым производится отпуск в ПО.
| Проводка | Проводка 1 |
| Обороты | Обороты лицевого счета, 0, 0, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | 'Ск_ПО', Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Пустой, Пустая, указанный разрез 'Фиктивный' |
| Кредит | ОМУ вне МХ, 'Расход в подотчет', указанный разрез 'Учета ОМУ на складе (см. "Запасы (нетто)")' |
| Проводка | Проводка 2 |
| Обороты | Обороты лицевого счета, 0, 0, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | 'ПОДбт', Параметры оставить пустыми |
| Дебет | ОМУ вне МХ, 'Приход в подотчет', указанный разрез 'учета ОМУ в подотчете (см. "ТМЦ в подотчете")' |
| Кредит | Пустой, Пустая, указанный разрез 'Фиктивный' |
Расценка передачи из ПО в ПО
| Проводка | Проводка 1 |
| Обороты | Обороты лицевого счета, 0, 0, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | 'ПО_ОбмКрд', Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Пустой, Пустая, указанный разрез 'Фиктивный' |
| Кредит | ОМУ вне МХ, 'Расход в подотчет из подотчета', указанный разрез 'Учета ОМУ в подотчете (см. "ТМЦ в подотчете")' |
| Проводка | Проводка 2 |
| Обороты | Обороты лицевого счета, 0, 0, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | 'ПО_ОбмДбт', Параметры оставить пустыми |
| Дебет | ОМУ вне МХ, 'Приход в подотчет из подотчета', указанный разрез 'Учета ОМУ в подотчете (см. "ТМЦ в подотчете")' |
| Кредит | Пустой, Пустая, указанный разрез 'Фиктивный' |
Расценка списания из ПО=
| Проводка | Проводка 1 |
| Обороты | Обороты лицевого счета, 0, 0, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | 'ПОКрд', Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Пустой, Пустая, указанный разрез 'Фиктивный' |
| Кредит | ОМУ вне МХ, Сумма расчетная, указанный разрез 'Учета ОМУ в подотчете (см. "ТМЦ в подотчете")' |
Ввод начальных остатков
Для автоматизированного импорта в АвтоПарк необходимо предоставить нам данные о количестве и стоимости ОМУ в разрезе местонахождения объектов (по складам и подотчетным лицам). Данные должны быть подготовлены по состоянию на начало месяца, с которого предполагается начать учет материальных ценностей в АвтоПарк.
Промышленная эксплуатация
Выполняется камеральная проверка импортированных остатков с помощью отчетности подсистемы УМЦ. Например, с помощью отчета "Инвентаризационная опись на начало месяца", сводов бухгалтерских проводок и т.п. После устранения возможных ошибок начинается промышленная эксплуатация подсистемы: товарные документы оформляются в АвтоПарк. Правильность проводок контролируется с помощью "Протоколов обработки документов" (F9 на документе).
