Учет материальных ценностей (внедрение)
Внедрение подсистемы Учет материальных ценностей (УМЦ).
Содержание |
Права пользователей
Бухгалтеры материальной части должны входить в группу пользователей STOCK.
Подготовительные мероприятия
Внедрение подсистемы УМЦ происходит в несколько этапов:
Заполнение справочника объектов материального учета (ОМУ)
Для автоматической загрузки справочника ОМУ из программного комплекса, использовавшегося для учета МЦ до АвтоПарк, необходимо предоставить нам данные по имеющимся в наличии материальным ценностям. Данные должны быть упорядочены (например в виде Excel-таблицы) и как можно более полные. Обязательным минимумом является наличие следующих показателей:
- Инвентарный (номенклатурный) номер в предыдущей системе учета.
- Наименование объекта учета.
- Вид объекта (материалы, запчасти, авторезина и т.п.)
- Единица измерения.
Обучение персонала
В тестовом режиме (без формирования проводок) бухгалтеры вводят реальные товарные документы на приход МЦ, отпуск в производство и т.п. При этом добавляются необходимые записи в справочники:
- Видов операций. Записи добавляются исходя из содержания и физического смысла операций, которые отражают эти документы. Например "Покупка", "Производство" (для отпуска в производство и возврата из него) и т.п.
- статей доходов и расходов. Записи добавляются при оформлении документов на отпуск со склада исходя из бухгалтерской проводки (синтетический учет, следует из набора учетных разрезов, указанного в статье затрат) и номенклатуры затрат (аналитический учет, собственно сами статьи доходов и расходов). Например "Колонна 1" (счет 20), "Столовая" (счет 29) и т.п.
Настройка справочников
Производится настройка справочников учетных разрезов, схем учета ОМУ и схем операций по видам, добавленным на предыдущем этапе.
Оформление схем учета ОМУ
Для каждого вида ОМУ оформляется несколько учетных разрезов: по одному на каждое состояние, по которому ведется учет: новый, б/у, требующие ремонта (трр), восстановленные (вст) и непригодные к эксплуатации (нпэ). Для каждого вида ОМУ и режима, соответствующего состоянию ОМУ, оформляется схема учета ОМУ. Для каждой схемы учета ОМУ описывается соответствующий набор учетных разрезов, в котором указываются разрезы для назначений:
- Запасы (нетто). Разрез учета материальных ценностей на складе (10 счет). Оформляется отдельный разрез для каждой схемы учета ОМУ, например: "Материалы нов", "Запчасти б/у", "Авторезина вст" и т.п. Ценовая группа в разрезе указывается по коду соответствующего режима движения ОМУ (1 для "нов", 2 для "б/у" и т.д.). Тип допустимого сальдо - "С количеством (дебетовое)".
- Запасы (НДС). 19 счет. Должен быть оформлен один разрез, который указывается во всех подобных схемах учета ОМУ. В разрезе указывается "Назначение" "НДС по приобретенным МПЗ", ценовая группа - 00. Тип допустимого сальдо - "Только дебетовое".
- Продажи (нетто). (обычно 91 счет). Оформляется отдельный разрез для каждого режима движения ОМУ (например "Продажи ТМЦ нов", "Продажи ТМЦ б/у". В разрезе должна быть указана соответствующая ценовая группа (см. выше). Тип допустимого сальдо - "Дебетовое или кредитовое".
- ТМЦ в подотчете. (забалансовый счет). Один разрез на каждый вид ОМУ. Только для тех видов ОМУ, по которым ведется учет по подотчете.
- ТМЦ в сторонней переработке. (10 счет). Один разрез для каждого вида ОМУ. Только для тех видов ОМУ, которые могут передаваться в стороннюю переработку.
Разумеется, не для всех видов ОМУ ведется учет сразу по всем состояниям (режимам движения), например, не бывает "Материалов б/у", так что схемы учета ОМУ и соответствующие учетные разрезы следует добавлять только по мере необходимости.
Так же следует заранее определиться с видами объектов, которые будут учитываться в подотчете. Обычно это "ИХП" и "Спецодежда". Следует иметь ввиду, что обычно учет в подотчете ведется за балансом в количественном выражении. В подотчете учитываются объекты, которые выданы работнику в пользование. В случаях, когда ТМЦ отпускаются со склада на отдел (например в ремзону с последующим списанием на ремонт ТС), то речь не о выдаче в подотчет, а об обычном межскладском перемещении в соответствующее место хранения ("Ремзона").
Корреспонденции
- Расход в подотчет. Общая корреспонденция с типом "Кредит" и видом "Сумма расчетная". Применяется при описании списания ОМУ с разреза учета на складе в подотчет.
- Приход в подотчет. Корреспонденция с типом "Дебет" и видом "Специальные обороты". Отдельная корреспонденция для каждого режима движения ОМУ, например "Приход в подотчет, нов", "Приход в подотчет, б/у" и т.п.
- Приход в подотчет из подотчета. Общая корреспонденция с типом "Дебет" и видом "Специальные обороты". Применяется в операциях передачи из подотчета в подотчет.
- Расход в подотчет из подотчета. Общая корреспонденция с типом "Кредит" и видом "Специальные обороты". Применяется в операциях передачи из подотчета в подотчет.
Ввод начальных остатков
Для автоматизированного импорта в АвтоПарк необходимо предоставить нам данные о количестве и стоимости ОМУ в разрезе местонахождения объектов (по складам и подотчетным лицам). Данные должны быть подготовлены по состоянию на начало месяца, с которого предполагается начать учет материальных ценностей в АвтоПарк.
Промышленная эксплуатация
Выполняется камеральная проверка импортированных остатков с помощью отчетности подсистемы УМЦ. Например, с помощью отчета "Инвентаризационная опись на начало месяца", сводов бухгалтерских проводок и т.п. После устранения возможных ошибок начинается промышленная эксплуатация подсистемы: товарные документы оформляются в АвтоПарк. Правильность проводок контролируется с помощью "Протоколов обработки документов" (F9 на документе).
