Диспетчер (инструкция пользователя)
Основные понятия
Обозначения
- Короткие пути (кнопки) пишутся в кавычках. Например, вот так - "F5". Если нужно нажать несколько кнопок одновременно, то используется знак плюс - вот так "Ctrl+Enter"
- Путь по меню пишется перечислением наименований пунктов, разделенных знаком "-" и тоже помещается в кавычки. Если меню "растет" из главного меню, то в начале пути пишется "F10", если из локального - "F9", если из меню рабочего места - "F8". Например, вот так "F10-Перевозки-Билетная касса-Итоги-Tck21 Движение БП в подотчете за период" или так - "F9-Зарплата-Расчетный лист за месяц".
Сообщения о важном выборе
Выбор настолько важен, что АвтоПарк не только "хочет убедиться" в том, что Вы действительно прочитали сообщение, но и записать объяснение, почему сделан именно такой выбор. После того, как Вы прочитали, подумали и сделали выбор, следует ввести объяснение сделанного выбора.
О сделанном выборе, включая объяснения, будет отправлено сообщение менеджеру соответствующей группы пользователей.
Фиктивные водитель и/или транспортное средство
- Фиктивное транспортное средство используется для указания того факта, что по путевому листу нет реального транспортного средства. Например, при отражении резерва водителя без машины.
- Фиктивный водитель используется для указания того факта, что по путевому листу нет водителя. Например, при отражении ремонта без участия водителя.
Верификация ПЛ
Выполняется при перепечатке ПЛ, если в диспетчерской используется сканер ШКИ. Заключается в прикладывании сканера ко вновь отпечатанному ПЛ. Служит для подтверждения факта наличия отпечатанной копии. Без верификации ПЛ недействителен. С другой стороны, регистрация факта верификации - свидетельство того, что копия была и диспетчер уже не может (не должен) говорить, что "принтер не сработал". Соответственно, если данный ПЛ имеет не первую верную копию, то должны быть представлены все предыдущие копии, если они были верифицированы.
Подготовка наряда
Как известно, результатом подготовки наряда (на месяц и суточного) являются автоматически разнаряженные путевые листы. В данной инструкции речь пойдет только о рекомендациях диспетчеру о том, что делать дальше.
Любые изменения наряда следует делать в режиме переключений.
Работа вне регулярных выходов
- Ремонт, простой автомобиля без водителя отражается в разнарядке отдельным путевым листом с фиктивным работником в качестве водителя.
- Резерв водителя отражается в разнарядке отдельным путевым листом. Нецелодневный резерв водителя занаряжается разными выходами (и путевыми листами) на соответствующую смену. Путевые листы на резерв выдаются на руки водителям. Переключение их на линейную работу отмечается диспетчером в путевом листе на бумажном носителе и в АвтоПарк - см. переключения.
Работа на заказе
- В дополнительной информации по путевому листу указывается список нарядов на заказные перевозки.
Выдача путевых листов
Выдача путевого листа выполняется непосредственно перед передачей водителю. Производится в окне "Выдача путевых листов" или "Выдача путевых листов за сегодня". Путевые листы следует идентифицировать по табельному номеру или гаражному номеру, или номеру выхода. Перед выдачей путевого листа должен быть подготовлен принтер - настроен и находиться в состоянии "готов" с заправленным бланком. В момент выдачи происходит следующее:
- Статус путевого листа изменяется на "выдан" (1).
- Время начала работы устанавливается следующим образом:
- Время начала работы по расписанию, если путевой лист разнаряжен на регулярный выход и выдается вовремя, до начала работы выхода по расписанию;
- Системное время во всех остальных случаях.
- В путевой лист переносятся остаток топлива и показания спидометра на выезде, "списанные" с предыдущего путевого листа. Исключение составляют путевые листы водителей второй смены в случае, когда передача транспортного средства производится за пределами парка (на линии, на автостанции и т.д.).
- Путевой лист печатается на принтер, исчезает из окна "Выдача путевых листов" и перемещается в окно "Выданные путевые листы". Верная копия путевого листа увеличивается на единицу.
- Если выход 2-х сменный и в расписании второй смены указано, что передача транспортного средства производится на линии, то вместе с ПЛ первой смены будет автоматически выдан ПЛ второй смены.
- Выдача всех ПЛ для 2 смены
- Потоковая выдача ПЛ для 2ой смены, где в выходах отмечено получение ПЛ "на автостанции".
- Удаление фиктивных ПЛ, выдача и прием ПЛ без водителя
- Удаление из разнарядки невыданных фиктивных ПЛ, где фиктивные водитель и ТС, (за исключением специальных ПЛ на резерв и простой кондукторов); прием ПЛ без водителя, где простой и ремонт ТС без водителя, простой и резерв кондукторов без водителя. "Прием" ПЛ при этом делается одновременно с выдачей, только без печати на бланк (поскольку эти бумажные ПЛ никому не требуются).
- BRWEr Проверка разнарядки за день
- Отчет об ошибках разнарядки.
- BgRWP Печать разнарядки на день
- Отчет, итоговые данные по персоналу, парку, регулярным выходам на текущий день.
- AvHol Работники, имеющие документ об отсутствии на день
Ограничения, наложенные на выдачу путевого листа
- Выдавать можно только разнаряженные на текущие диспетчерские сутки путевые листы. Выдать ПЛ За прошедшие даты разрешено Администратору. Пользоваться этой возможностью следует только при абсолютно ясной необходимости (например, выключили электроэнергию и поэтому ПЛ не были выданы вовремя).
- За будущие даты выдавать ПЛ запрещено.
- Путевой лист выдается при условии, что все ранее выданные путевые листы на данное транспортное средство приняты. Иначе выдается сообщение "Не сдан предыдущий путевой лист на автомобиль". Исключение составляют путевые листы водителей второй смены в случае, когда передача транспортного средства производится на линии.
Выдача путевых листов на сегодня
Показывает разнаряженные путевые листы за текущую дату. Облегчает процедуру поиска для выдачи нужного путевого листа в случае, когда наряд подготовлен на несколько дней вперед (например на субботу, воскресенье, понедельник).
Перепечатка выданного путевого листа
Используется в исключительных случаях (в момент печати сломался принтер и т.п.). Каждая перепечатка путевого листа увеличивает номер верной копии ПЛ на единицу.
Отмена выдачи путевого листа
Используется для отмены ошибочной выдачи путевого листа. Производится в окне "Выданные путевые листы". При этом путевой лист возвращается в состояние "разнаряжен".
Выдачу путевого листа нельзя отменить в следующих ситуациях:
- Если по путевому листу уже зафиксирована какая-либо деятельность. Например, выдача топлива, отметка о выезде и т.п.
- Если для данного автомобиля есть путевые листы, выданные позднее. Например, нельзя отменить выдачу путевого листа первой смены когда уже выдан путевой лист второй смены.
- Если путевой лист не за прошедшие диспетчерские сутки ("вчерашний" и ранее).
Контроль выдачи путевых листов
Помогает диспетчеру оперативно контролировать ситуацию с выпуском регулярных выходов в любой момент времени. В окне "Выдача путевых листов за сегодня" в специальную таблицу помещаются регулярные выходы, которые должны начинать работу в следующие 20 минут (подлежащие выдаче), упорядоченные по возрастанию времени начала работы. Выходы, до начала работы которых осталось 10 минут и менее, помечаются вопросительным знаком "?". Выходы, не выданные вовремя (опоздавшие, незакрытые), в пределах 30-ти минутного опоздания, отмечаются восклицательным знаком "!". Таблица постоянно обновляется (при выдаче путевых, изменениях в разнарядке и просто с течением времени).
Что делать с неиспользованными ПЛ
Неиспользованные (невыданные) путевые листы можно удалить. В том числе, с использованием функциональности "F9-Удаление фиктивных ПЛ, выдача и прием ПЛ Без водителя". Это следует делать своевременно, до наступления следующих диспетчерских суток (текущая настройка 9008). Удаление путевых листов за прошлые даты разрешено только Администратору. Невыданные ПЛ с реальными ТС (водитель не явился, не допущен или т.п.) рекомендуем выдавать с последующей таксировкой выходом "без выезда" или "простой в исправном состоянии".
Переключения
Иногда возникает необходимость корректировки разнарядки, то есть переключения водителя и/или автомобиля на другой регулярный выход или другую работу. Оперативное отражение в Системе диспетчерских переключений, то есть изменение выхода в путевых листах, позволяет видеть реальную картину исполнения разнарядки. Переключение производится в любом занаряженном или выданном путевом листе.
Ситуации, в которых требуется переключение
- Невыход автомобиля на линию по причине неисправности. ПЛ переключается на ремонт, в случае ремонта без участия водителя следует указать фиктивного водителя.
- Неявка водителя и связанный с этим простой автомобиля. Это ситуация может отражаться специальным выходом, тогда путевой лист следует выдать и принять в обычном порядке, но без выдачи водителю.
- Неявка водителя, например, по болезни. Рассмотрим следующую ситуацию. В наряде есть ПЛ №1 (водитель Иванов на регулярный выход с ТС №1) и ПЛ №2 (водитель Петров в резерве с ТС №2). Водитель Иванов заболел. Принято решение о переключении водителя Петрова на оставшийся незакрытым регулярный выход, причем на ТС №1 (из ПЛ №1). Что делать? Следует в ПЛ №1 заменить водителя (на Петрова), а ПЛ №2 удалить из разнарядки.
- Переключение на другой регулярный выход или перевод в резерв.
- Сход на линии.
Не только переключение, но еще и новый путевой лист
При смене водителя и/или автомобиля по ранее выданному путевому листу следует принять старый и выписать новый путевой лист.
Какие изменения происходят в результате переключения
- В разнаряженном путевом листе при переключении присваивается код нового выхода, аналогично внесению изменений в разнарядку. В выданном путевом листе при переключении код выхода не изменяется, а переключение отражается в рейсах.
- Если при переключении регулярный выход становится незакрытым (то есть не указан ни в одном путевом листе за эту дату), то в разнарядку автоматически вставляется новый путевой лист с фиктивными водителем и автомобилем, чтобы исключить ситуацию "не закрыт регулярный выход". Работа с этим путевым листом ведется в обычном порядке:
- Выдавать, принимать с указанием реального водителя и автомобиля, переключать на этот выход другие ПЛ.
- Выдавать, принимать и таксировать специальным видом работы "Не закрыт выход" с указанием причины (путем указания соответствующего качества) или аналогичными атрибутами.
- Изменять дату ПЛ и использовать этот ПЛ на следующий день.
- Удалять (см. ограничения).
Как это работает
В окнах "Выдача путевых листов" или "Выданные путевые листы" в локальном меню выбрать пункт "переключение". В специальном окне вводятся реквизиты для поиска переключаемого путевого листа, как минимум один из перечисленных:
- гаражный номер
- табельный номер водителя
- код выхода в виде МММВВВ
- номер ПЛ.
В случае неудачного поиска, следует проверить и заново ввести данные. Если под указанные реквизиты подпадает несколько путевых листов, Система предложит выбрать один из них.
- Выбирается вид переключения [F5]. При переключении на регулярный выход - указывается код нового выхода в виде МММВВВ, где МММ - маршрут, ВВВ - номер выхода, например 227301 - переключение на 227 маршрут, 301 график.
- Если в переключаемом путевом листе содержится дополнительная информация, Система запрашивает подтверждение на применение этой дополнительной информации. При указании "не применять", информация помечается как неиспользуемая и не отразится в путевом листе при печати.
Прием путевых листов
Если для идентификации ПЛ используются ШКИ и сканеры - "F8-Прием ПЛ" или "Alt+E", сканировать ШКИ ПЛ. Если ШКИ не используются, найти ПЛ в окне "Выданные путевые листы" по номеру, отпечатанному на принимаемом путевом листе, "F9-Принять путевой лист". Ввести остаток топлива и показания спидометра на возврате, а также, при отсутствии подсистемы "Заправка", информацию о выданном или сданном топливе. Путевой лист получает статус "принят"(2) и переносится в окно "Принятые путевые листы".
Отмена приема путевого листа
Используется для отмены ошибочного приема путевого листа. Если для идентификации ПЛ используются ШКИ - "F8-Отмена приема ПЛ", сканировать ШКИ ПЛ. Если ШКИ не используются, найти ПЛ в окне "Принятые путевые листы" по номеру, отпечатанному на принимаемом путевом листе и "F9-Отменить прием путевого листа". При этом путевой лист возвращается в состояние "выдан" и, соответственно, исчезает введенная при приеме информация.
Прием путевого листа нельзя отменить в том случае, если для данного транспортного средства есть путевые листы, принятые позднее. Например, нельзя отменить прием путевого листа первой смены когда уже принят путевой лист второй смены.
Особые случаи
Особенности выдачи первого путевого листа для ТС
При выдаче первого в Системе путевого листа на данное транспортное средство, назначаются нулевые остатки на выезде. При наличии подсистемы учета ГСМ следует оприходовать начальный остаток в баке, в противном случае остаток на выезде необходимо откорректировать в дальнейшем через специальную операцию - "корректировку цепочки" по топливу. Если при приеме путевого листа возникают проблемы с заполнением остатков на возврате (например, ненулевой остаток на возврате превышает нулевой остаток на выезде, и отсутствует заправка), то следует ввести на возврате тоже нулевой остаток. В дальнейшем исправить все остатки через корректировку цепочки.
Не считывается ШКИ
Для разрешения ситуаций, связанных с невозможностью считывания штрих-кода (нераспознавание штрих-кода из-за загрязнения путевого листа и т.п.) разработан механизм временного отключения сканера штрих-кода. Отключение производится путем выбора "F8 - Решение проблем со считыванием ШКИ ПЛ - ШКИ не считывается - Изменение режима работы сканера". При выборе этого пункта сканер будет отключен для выполнения какой-либо операции с ПЛ без чтения ШКИ. При отключенном сканере вместо требования считать штрих-код для однозначной идентификации путевого листа в диалоге необходимо указать номер путевого листа, его верную копию, гаражный номер и табельный номер водителя. Сканер отключается для выполнения только одной операции, после чего автоматически включается нормальный режим работы сканера.
Внимание! Отключение/включение сканера фиксируется в системном журнале (процесс - ImAction, объект - BCS_Reg, комментарий - "Отключение/Включение"). Это позволяет вести статистику изменений режима работы сканера. Принудительное включение нормального режима работы сканера - повторный выбор этого пункта меню. Наиболее часто встречающиеся проблемы выделены в отдельные пункты меню:
- перепечатка ПЛ в случае его утраты до выезда из парка ("Утрата ПЛ - До выезда из парка") - временное отключение сканера и перепечатка ПЛ, по которому не было работы (ТС не выезжало за ворота),
- принудительный прием ПЛ при потере бумажной копии на линии ("Утрата ПЛ - После выезда из парка") - временное отключение сканера и прием ПЛ вне зависимости от текущего состояния ПЛ. Если планируется восстановление ПЛ, то необходимо оформить новый ПЛ.
Работа второй смены начинается вне предприятия
В случаях, когда передача смены у водителей на 2-х сменных выходах происходит вне предприятия (например, на автостанции), в расписании стандартного выхода второй смены нужно указать "На а/с" в поле "Получение ПЛ". Это позволяет выдать п/л водителям второй смены до того, как будет сдан ПЛ первой смены. В этом случае остатки при выезде в ПЛ второй смены останутся незаполненными. Водитель должен их заполнить сам, в момент приема транспортного средства от водителя первой смены.
Имеется возможность потоковой выдачи всех ПЛ второй смены для выходов, для которых предусмотрено получение ПЛ на автостанции.
Прием таких ПЛ нужно производить последовательно - сначала первую смену, потом вторую.
Особенности выписки многодневных ПЛ и ПЛ с несколькими водителями
- Если поездка занимает два и более дней, то, как правило, автобус обслуживает экипаж из двух водителей. Возможны различные варианты выписки путевой документации.
- Выписывается многодневный п/л на одного из водителей, а второй водитель указывается в дополнительном персонале этого п/л тоже в качестве водителя. Оплата второму водителю, будет производиться по тем же правилам, как и основному водителю. Следует использовать, когда обоим водителям оплачивается одинаковое время.
- На каждого водителя выписывают отдельный п/л. В этом случае нужно ввести в справочник выходов два одинаковых выхода: например, заказ - 1-й водитель и заказ - 2-й водитель. В выходах следует указать 1 и 2 смену соответственно, а в поле "Получение ПЛ" во втором выходе указать - "На линии". Это позволит выдать одновременно два п/л на один автомобиль. Такой вариант можно использовать, когда время работы, пробег и топливо учитывается отдельно для каждого из водителей, а перевозки нерегулярные.
Оформлением последней заправки по многодневному ПЛ
- Если поездка по многодневному ПЛ попадает на границу месяца (начинается в одном месяце, а заканчивается в следующем), для оформления заправки на АЗС по окончании работы необходимо сдать ПЛ (при приеме остатки в баке указываются либо приблизительные, либо после замеров), выдать новый ПЛ только для заправки, по которому водитель заправит ТС. Если выявится ошибка при указании остатков в баке в первом ПЛ, ее необходимо устранить стандартным образом через "Корректировку цепочки".
"Отрицательный расход ГСМ" при приеме ПЛ
Предупреждение об отрицательном расходе ГСМ при приеме возможно при условии функционирования рабочего места оператора АЗС или в условиях, когда функция оформления величины заправки возложена на диспетчера. Это предупреждение означает, что остатки в баке при приеме больше чем остатки в баке при выезде + количество выданного топлива - количество сданного топлива по ПЛ. Возможные причины:
- Ошибка ввода (диспетчера) при приеме ПЛ - указан неправильный остаток при возврате
- Следует указать правильный остаток при возврате.
- В ПЛ указан неверный остаток на выезде - не был измерен, был измерен с ошибкой, был измерен правильно, но записан в ПЛ с ошибкой
- В этом случае ПЛ следует принять, указав остаток при возврате меньше, чем написано в ПЛ. ПЛ для таксировки обязательно передать с пометками о необходимости исправления остатков (корректировки цепочки).
- Нарушение порядка отражения заправок
- При условии функционирования АЗС:
- Заправка за наличный расчет: водитель после окончания смены ДО сдачи ПЛ в диспетчерскую должен обратиться на АЗС или в бухгалтерию (место оформления заправки за наличный расчет зависит от существующих бизнес-правил).
- На АЗС нарушен порядок отпуска топлива в баке: водитель должен вернуться на АЗС для оформления заправки по ПЛ.
- При вводе заправки диспетчером:
- Ошибка ввода
- В ПЛ указана неверная величина заправки
ПЛ на перегон нового ТС
Путевой лист на перегон поступающего на ваше предприятие ТС необходимо оформлять на заранее оформленный гаражный номер. Также см. пункт Особенности выдачи первого путевого листа для ТС.
Не было возможности работать в АвтоПарк
Если по каким-то причинам операции диспетчера не выполнялись своевременно (например, отключали электричество), необходимо как можно быстрее выполнить их. Если уже наступили следующие диспетчерские сутки, то выдать ПЛ за прошедшие даты разрешено только Администратору. Принять ПЛ может любой пользователь.
Настройка оборудования
Необходимо произвести настройку АвтоПарк на рабочей станции
Принтеры
Настройка принтера - однократная установка параметров печати для конкретного принтера, на котором планируется печатать путевые листы и для каждого пользователя. Корректировка может понадобиться при замене принтера, компьютера или при изменении формы бланков путевых листов. Следует ввести в окне "Настройки принтера" следующие параметры (в миллиметрах), определяемые с помощью обычной линейки:
- Верхнее поле бланка - расстояние от верхнего края бланка путевого листа до нижнего края первой печатной строки.
- Левый край бланка - расстояние от левого края бланка путевого листа до начала печатной строки.
- Наименование и лоток принтера для печати ПЛ на бланк
- Наименование и лоток принтера для печати ПЛ вместе с бланком
- Наименование и лоток принтера для печати каких-либо дополнительных документов (например, наряд на заказные перевозки)
Сканер штрих-кода
Выполняется только Администратором по соответствующей инструкции.
Считыватель бесконтактных карт
Выполняется только Администратором по соответствующей инструкции.
