Платежные документы
Платежные документы - первичные документы о движении денежных средств предприятия. Платежные документы имеют примерно одинаковую структуру с некоторыми отличиями, в зависимости от вида документа.
Содержание |
Виды платежных документов
- Код. Смотри ниже перечень поддерживаемых АвтоПарк видов платежных документов.
- Обозначение. Краткое обозначение вида документа.
- Наименование.
- Наименование (ед.число).
- Группа операций.
Перечень видов платежных документов
Код Наименование Обозначение
- 01 (РКО) Расходные кассовые ордера
- 02 (ПКО) Приходные кассовые ордера
- 03 (ИПП) Исходящие платежные поручения
- 04 (ВПП) Входящие платежные поручения
- 05 (ИМО) Исходящие мемориальные ордера
- 06 (ВМО) Входящие мемориальные ордера
- 07 (ИТП) Исходящие требования-поручения
- 08 (ВТП) Входящие требования-поручения
- 09 (ОВН) Объявления о взносе наличными
- 10 (ЧНД) Чеки на получение денег
- 11 (АВО) Авансовые отчеты
- 12 (ВПК) Входящие платежные корректировки
- 13 (ИПК) Исходящие платежные корректировки
- 14 (ВхП) Входящие платежи прочие
- 15 (ИсП) Исходящие платежи прочие
- 16 (ВПГ) Входящие платежи от головной компании
- 17 (ИПГ) Исходящие платежи от головной компании
- 18 (АИН) Акты инвентаризации
Платежные документы
- Номер
- Ведется автоматически. Формат ГГГГ/ННННН, где ГГГГ - цифры года, ННННН - порядковый номер документа в пределах года и данного вида платежных документов. Номера платежных документов с 1980/00000 по 1980/99999 зарезервированы системой для ПД в работе.
- Дата подготовки документа
- По умолчанию заполняется системной датой. В РКО означает дату начала выдачи.
- Дата
- Дата проведения платежного документа в бухгалтерском учете. По умолчанию равна дате подготовки.
- Вид операции
- Тип документа
- Имеет значение для платежных документов, относящихся к расчетам по заработной плате (РКО, ИПП):
- Массовый
- Используется в платежных документах, отражающих массовую выдачу (окончательный расчет за месяц) заработной платы. Как правило устанавливается автоматически при формировании платежных документов для массовой выдачи за месяц. Выплаты по таким ПД отражаются в РЛ работника специальным образом.
- Разовый
- Используется в платежных документах, отражающих текущие расчеты с персоналом по заработной плате. Внимание! Выдача работнику денежных средств с помощью документов с типом "Разовый", фактически произведенные в следующем за расчетным месяце, уменьшает сумму, причитающуюся этому работнику в окончательный расчет (массовую выдачу) за расчетный месяц. Для отражения выдачи без влияния на сумму окончательного расчета используется тип "Прочий".
- Прочий
- Используется в остальных случаях. В частности, в ПД, не связанных с расчетами по заработной плате и, кроме того, в платежных документах, отражающих расчеты по заработной плате, которые не нужно учитывать при окончательном расчете.
- Сумма
- Общая сумма денежных средств по данному документу. В документах, имеющих ведомость (список) работников и /или перечень ссылок на товарные документы вычисляется автоматически и не может быть изменена. В ином случае следует заполнять вручную.
- Сумма НДС
- Часть общей суммы, приходящаяся на налог на добавленную стоимость. Если НДС в данном платеже не предусмотрен, то необходимо оставить поле ПУСТЫМ, иначе указать величину (возможна величина НДС, равная нулю).
- Вид платежа
- Может принимать значения "почтой", "телеграфом", "электронно" или не заполняться вовсе. Используется только для печати платежного документа и заполняется в соответствии с требованиями банка.
- Плательщик
- Указывается код контрагента-плательщика и номер счета, с которого делается платеж.
- Получатель
- Указывается код контрагента-получателя и номер счета, на который зачисляются денежные средства.
- Очередь платежа
- Заполнение в соответствии с текущим законодательством.
- Назначение платежа (основание для проведения кассовой операции и т.п.)
- Заполняются в принятом на предприятии порядке.
- Состояние
- Отметка о прохождении. При формировании временного РКО ему присваивается статус "Подготовлен" (смотри особенности). Для остальных документов статус всегда "Проведен".
Перечень работников
Во всех случаях, когда платежный документ отражает какие-либо расчеты с работниками предприятия, необходимо указывать табельные номера работников и соответствующие суммы в ведомости (приложении) к платежному документу.
- Табельный.
- Сумма.
- Состояние
-
- Выдано
- НЕ выдано
- Депонент
- Устаревшая технология учета. В АвтоПарк лицевой счет работника по заработной плате ведется автоматически, поэтому нет необходимости депонировать невыданные суммы.
Ссылки на товарные документы
Для отражения платежей по конкретным товарным документам. Обратите внимание, что в этом случае всегда используется вид операции с назначением "ПД со ссылками на ТД".
- Вид документа.
- Номер.
- Сумма платежа.
- НДС.
Свойства
- 6100 Штамп передачи в клиент-банк
- Заполняется автоматически в ПД, переданных в клиент-банк.
- 6101 Штамп приема из клиент-банка
- Заполняется автоматически в ПД, принятых из клиент банка при выполнении загрузки выписки.
- 6102 Местоположение производственной площадки
- Используется для ИПП на уплату НДФЛ от обособленного подразделения, территориально отделенного от организации, имеющего свои КПП и/или ОКАТО.
Отражение в учете
- Общие принципы обработки первичных документов
- Порядок определения необходимой для обработки платежного документа схемы операции:
- Группа операции - указана в справочнике видов платежных документов;
- Вид операции. Возможны два варианта:
- Если в платежном документе имеются ссылки на товарные документы, то используется вид операции, указанный в соответствующем товарном документе. Т.е. при обработке платежного документа могут быть применены несколько схем;
- В остальных случаях используется вид операции, указанный в платежном документе.
- В учете отражаются лишь документы, имеющие статус "Проведен". Но, есть важное исключение из общего правила - платежные документы по зарплате, имеющие статус "Подготовлен", отражаются в расчетных листках (и только в них) работников.
Взаимодействие с программами "Клиент-банк"
Имеется поддержка систем "Клиент-банк" для обмена платежными документами с банком по электронным каналам связи. Суть ее состоит в экспорте из АвтоПарк платежных банковских документов в транспортные файлы и импорте в АвтоПарк предоставляемых банком выписок с расчетных счетов. Сама процедура приема - передачи производится программным обеспечением банка. В настоящее время реализована поддержка системы "Клиент-банк" следующих банков: Автобанк, Возрождение, Банк Москвы, Новый символ, ПромСвязьБанк, ИнтерПрогрессБанк, Мострансбанк, Сбербанк. Транспортные файлы (как для передачи в клиента-банк, так и для загрузки выписок) должны быть так называемого "формата 1С". Возможности "Клиент - банк":
- передача с одновременной печатью всех ИПП за день; можно делать неоднократно - по мере появления новых, не переданных ИПП или один раз в день (по договоренности с банком);
- прием выписки с расчетного счета;
- отмена передачи документа (при надобности повторного экспорта платежного документа - при сбоях, необходимости исправления документа и т.п.).
- Одновременная поддержка нескольких программ "Клиент-банк" из разных банков;
- Подготовка дополнительных файлов, прилагаемых к платежным поручениям, например, списка для перечисления зарплаты работников. Формат файла устанавливается по согласованию с банком.
Настройка передачи платежных документов в клиент-банк
Для настройки передачи платежных документов в клиент-банк необходимо в сообщить Разработчику название банка, условия для выгрузки определенных ИПП (как правило, это код расчетного счета контрагента 0000), каталог для выгрузки платежных документов. Рекомендуется создавать каталог для выгрузки в каталоге AutoPark (например, AutoPark\REP\CB\IMPORT) с соответствующим назначением NTFS-разрешений для ограничения доступа к каталогу. В программе "клиента-банка" необходимо указать в настройках этот каталог для импорта платежных документов. По умолчанию, для одного ИПП формируется один транспортный файл для передачи. Имеется возможность все платежные документы выгружать в один файл, однако такой способ выгрузки крайне не рекомендуется - отмена передачи платежных документов в клиент-банк невозможна. При необходимости может быть реализовано хранение копий переданных транспортных файлов (необходимо сообщить имя каталога).
Настройка загрузки выписок из клиент-банка
Для настройки загрузки выписок из клиент-банка необходимо в сообщить Разработчику название банка и каталог, в котором находятся выписки клиент-банка. Рекомендуется создавать каталог в каталоге AutoPark (например, AutoPark\REP\CB\EXPORT). В программе "клиента-банка" необходимо указать в настройках этот каталог для экспорта выписок.
Передача подготовленных ИПП
- В АвтоПарк тем или иным способом подготовить ИПП;
- В локальном меню платежных документов выполнить "F9-Клиент банк-Передача и печать всех документов дня". Процедура последовательно выполнит следующие действия:
- Подготовит транспортные файлы. Формат и состав транспортного файла устанавливается банком: это может быть например текстовый или dbf-файл, помещаемый в указанное банком место на локальном или сетевом диске, где его должен найти соответствующая (поставляемая банком) программа "Клиент-банк";
- Отпечатает переданные платежные документы (опционально);
- Сделает отметку в АвтоПарк о передаче каждого конкретного документа. Отметка передачи производится в специальном поле - штампе передачи. В штамп записывается в частности дата, время и оператор, выполнивший передачу.
- Выполнить импорт транспортных файлов и процедуры передачи средствами программы "Клиент-банк".
Загрузка выписки
- Произвести сеанс связи с банком средствами программы "Клиент-банк"
- В локальном меню платежных документов выполнить "F9-Клиент банк-Загрузка выписки с банковского счета". Процедура последовательно выполнит следующие действия:
- Чтение и разбор новых файлов, содержащих выписку;
- Формирование в АвтоПарк входящих платежных документов;
- Проведение исходящих платежного документов.
Приемы работы с платежными документами
Выдача наличных в течение нескольких дней
В ситуации, когда выдача наличных денежных средств производится в течение нескольких дней, соответствующий документ должен иметь временный номер (1980/00000 .. 1980/99999) и статус "Подготовлен". Все документы, имеющие такой номер будут относиться в графу "В том числе на зарплату" кассовой книги. По окончании выдачи необходимо выполнить процедуру присвоения постоянного номера. Статус при этом изменится на "Проведен". Присвоение временного и постоянного номера выполняется с помощью пунктов локального меню "F9 - ПД в работе".
Накопительные документы для пакетирования межрасчетных выплат
Накопительные платежные документы для пакетирования межрасчетных выплат (при увольнении, отпуске и т.п.) нескольким работникам. Накопительные платежные документы формируются автоматически при выполнении соответствующих подпунктов локального меню на работнике ("F9 - Зарплата - 'Вся зарплата' - вся зарплата и платежный документ") - создаются новые или дополняются уже имеющиеся ПД. Накопительные платежные документы создаются с временным номером вида 1980\000NN. Платежные документы с временным номером не могут быть проведены до присвоения постоянного номера. РКО с временным номером не участвуют в формировании кассовой книги (за исключением учета в строке "В том числе на зарплату"), а ИПП не передаются в клиент-банк. Получить список всех имеющихся накопительных платежных документов на платежном документе - "F9 - ПД в работе". Когда принято решение выдать (перечислить) накопленные за день или несколько дней заявки, следует "Присвоить постоянный номер" ("F9 - ПД в работе"). Далее как с обычным ПД - передать в банк (клиент-банк) или в кассу.
Корректировка суммы в 'ведомости'
Только для зарплатных ПД (ИПП либо РКО). Выполняется изнутри процесса изменения ПД (F9). Применяется, например, для уменьшения суммы к выдаче на величину НДФЛ. А также для уменьшения общей суммы документа (когда денег на полную сумму не хватает).
Разделение 'ведомости'
Выполняется для текущего ПД (F9). Делит его на два по заданной сумме. В исходном документе остаются столько работников, чтобы общая сумма документа не превышала заданную. Оформляется новый документ с оставшимися работниками. Новый документ, в свою очередь, тоже можно разделить при надобности. Применяется, например, когда нет возможности перечислить массовую выдачу в полном объеме, есть только ограниченная сумма.
Выплата зарплаты работника третьим лицам
Начисления в пользу работника, получателями которых будут третьи лица (например, материальную помощь в связи со смертью работника) рекомендуем проводить по зарплате (то есть по счету "Заработная плата") и оформлять в расчетном листе работника самым обычным образом. В этом случае будут исчислены все причитающиеся налоги, начисления пройдут в отчетности, то есть будет полный учет. Возникает вопрос, как оформить выплату зарплаты работника третьим лицам? Тоже самым обычным образом - зарплатными платежными документами - либо по РКО, либо по ИПП:
- Наличные выплаты (РКО)
- Оформить РКО на работника, ФИО получателя (третьего лица) указать в строке "Основание" (например "В связи со смертью получил ...", реквизиты паспорта получателя - в строке "Приложение").
- Безналичные выплаты (ИПП)
- На лицевой счет работника, если это устраивает получателя, или на лицевой счет, указанный получателем - для этого работнику оформить новое удержание для перечисления зарплаты.
