Учет расчетов (внедрение)

Версия 09:26, 11 июня 2010

Внедрение подсистемы Учет расчетов

Предусловия внедрения

Первичными документами подсистемы Учет расчетов являются товарные и платежные документы. Поэтому функционирование этой подсистемы подразумевает также обязательное функционирование подсистемы Учет МЦ и ведения документооборота по кассе/банку. Т.е. если на момент внедрения подсистемы Учет расчетов складской учет в АвтоПарк не велся, нужно будет внедрить так же и подсистему Учет МЦ. Наличие функционирующей подсистемы Учет ОС рекомендуется, но необязательно.

Перечень подготовительных работ

Заполнение справочников

До начала эксплуатации системы необходимо:

1. Настроить справочники учетных разрезов. Поскольку договоры выполняют роль объектов аналитического учета, достаточно завести всего по одному разрезу для каждого счета - один разрез по счету 60, один по 62, 76 и т.л. Для предприятий, являющихся обособленными подразделениями организации, исключением являются только два разреза по счету 79: 79.1 и 79.2.
   • Ценовая группа - 00.
   • Тип допустимого сальдо - "Дебетовое или кредитовое".
   • Назначение - пусто.
2. По количеству учетных разрезов оформляются соответствующие наборы учетных разрезов для указания в шаблонах договоров и договорах.
   • Вид - "Учет расчетов".
   • Назначение - "Расчеты по договору".
3. Заполнить справочники банков и контрагентов. По согласованию возможна автоматическая загрузка этих справочников из программного комплекса, использовавшегося для учета расчетов до АвтоПарк.
4. Заполнить справочник договоров договорами, действующими на дату ввода подсистемы.
   Важно: Необходимо распределить обязанности по ведению справочников контрагентов и договоров. Заниматься этим должны 1-2 компетентных работника. Перед заполнением справочников договоров следует отчетливо уяснить себе назначение шаблонов договоров и представлять принципы оформления отдельных шаблонов и отнесения к ним договоров.
5. Настроить типовые схемы операций.

Ввод начального сальдо

Рекомендуется приступать к учету по частям: сперва ввести и проверить начальное сальдо по счетам 60 и 62, после того как это будет выполнено - вводить сальдо и начинать учет по счетам 76 и 79 (не обязательно в том же месяце - учет по каждому счету можно начинать независимо от другого). Дата начала учета расчетов определяется по каждому учетному разрезу значением поля Отношение к учету. Значение этого поля оформляется Разработчиком, по соответствующему запросу. Ввод начальных данных осуществляется с помощью первичных документов:

Оформление сальдо расчетов по договорам

Особенности оформления товарных документов:

• Один документ на договор.
• Одна строка с использованием ОМУ – «Оплата»
• Величина сальдо расчетов указывается в структурном виде. Т.е. нетто и НДС.
• Дата документа – последний день месяца, предшествующего месяцу начала учета расчетов по соответствующем разрезу.
• Вид операции – как правило, выделяют специальный вид операции, например, "Начальные остатки" или "Вступительное сальдо".
• Каждая схема операций содержит только односторонние проводки с использованием соответствующей специальной корреспонденции:
  1. 901 «Вступительная запись кредитовая», «Кредит», «Только денежные обороты».
  2. 902 «Вступительная запись дебетовая», «Дебет», «Только денежные обороты».

Поставщики

• «Документ прочих покупок» (ППк)
• Дебетовое сальдо расчетов (ваша предоплата) - величина сальдо (нетто, НДС) со знаком “-” (минус)
• Кредитовое сальдо расчетов (ваша задолженность поставщику, т.е. ваша покупка без предоплаты) - величина сальдо (нетто, НДС) со знаком “+” (плюс)
• Описание схемы операций:

Покупатели

• «Документ прочих продаж» (ППр)
• Дебетовое сальдо (ваша продажа без предоплаты) - величина сальдо (нетто, НДС …) со знаком “+” (плюс)
• Кредитовое сальдо (ваша задолженность, т.е. получение вами предоплаты) - величина сальдо (нетто, НДС …) со знаком “-“ (минус)
• Описание схемы операций:

Оформление сальдо по расчетным счетам

• «Входящий мемориальный ордер» (ВМО).
• Схема операции:

Оформление сальдо по кассе

• Приходный кассовый ордер (ПКО).
• Схема операции:

Запуск

Выполняется камеральная проверка введенного сальдо с помощью отчетности подсистемы Учет расчетов. Например с помощью отчета Cn001: Анализ расчетов, сводов бухгалтерских проводок и т.п. После устранения возможных ошибок - начинается промышленная эксплуатация подсистемы: товарные и платежные документы оформляются в АвтоПарк. Правильность проводок контролируется с помощью "Протоколов обработки документов" (F9 на документе).

Трудные ситуации

Оформление ПД по сделкам, прошедшим до внедрения

Необходимо выполнить распределении платежа по ПД. Если имеется несколько неоплаченных товарных документов, при выполнении этой процедуры пользователю будет предложено выбрать нужные их списка. Для оформления оплаты по сделкам, прошедшим до внедрения, выбираются товарные документы со вступительным сальдо по договору. При частичной оплате сделки при распределении платежа будет выдано соответствующее предупреждение.