Учет расчетов (внедрение)

Внедрение подсистемы Учет расчетов

Содержание 1 Предусловия внедрения 1.1 Организационные 1.2 Требования к составу внедренных подсистем АвтоПарк 2 Перечень подготовительных работ 2.1 Заполнение справочников 2.2 Ввод начального сальдо 2.2.1 Оформление сальдо расчетов по договорам 2.2.1.1 Поставщики 2.2.1.2 Покупатели 2.3 Оформление сальдо по расчетным счетам 2.4 Оформление сальдо по кассе 3 Запуск 4 Трудные ситуации 4.1 Оформление ПД по сделкам, прошедшим до внедрения

Предусловия внедрения

Организационные

1. Совершенно необходимым является назначение главного специалиста внедрения подсистемы. Обязательно бухгалтера по профессии и занимаемой должности. Этот человек должен быть способен самостоятельно или после консультаций с руководителем (главным бухгалтером) конструктивно обсудить (с нами) и решить любой из большого количества возникающих, главным образом, методологических, вопросов. Понятно, что в процессе внедрения он должен интенсивно изучать устройство подсистемы АвтоПарк и работать с другими пользователями, участвующими во внедрении.
2. Практика такова, что одномоментное полное внедрение подсистемы просто физически невозможно, вследствие слишком обширного перечня задач, которые нужно решить внутри предприятия. В АвтоПарк есть специальная функциональность, которая позволяет начинать учет на разных участках в разные моменты времени (подробности см. отношение к учету в учетных разрезах). Понятно, что в этих условиях первоочередной задачей становится составление плана внедрения. План разумно составить в терминах плана счетов: сначала, например, 60 и 62, потом 79, потом 76 и т.п. (про счета 10, 08, 50, 51 и т.п. см. ниже).

Требования к составу внедренных подсистем АвтоПарк

Первичными документами подсистемы Учет расчетов являются товарные и платежные документы. Поэтому функционирование этой подсистемы подразумевает также обязательное функционирование подсистемы Учет МЦ и ведения документооборота по кассе/банку. Т.е. если на момент внедрения подсистемы Учет расчетов складской учет в АвтоПарк не велся, нужно будет внедрить так же и подсистему Учет МЦ. Наличие функционирующей подсистемы Учет ОС рекомендуется, но необязательно.

Перечень подготовительных работ

Заполнение справочников

Учетные разрезы

НДС накопление

Для учета начисления НДС к уплате и к вычету в лицевых счетах договоров. Счет 68, назначение "НДС накопление".

НДС в предоплате

Расчеты с покупателями по НДС, начисленному с авансов. Счет 62, назначение "НДС в предоплате".

Расчеты с контрагентами

Поскольку договоры выполняют роль объектов аналитического учета, достаточно завести всего по одному разрезу для каждого счета - один разрез по счету 60, один по 62, 76 и т.л. Для предприятий, являющихся обособленными подразделениями организации, исключением являются только два разреза по счету 79: 79.1 и 79.2.

• Ценовая группа - 00.
• Тип допустимого сальдо - "Дебетовое или кредитовое".
• Назначение - пусто.

Наборы учетных разрезов

По количеству учетных разрезов для расчетов с контрагентами оформляются соответствующие наборы учетных разрезов для указания в шаблонах договоров и договорах.

• Вид - "Учет расчетов".
• Назначение - "Расчеты по договору".

Банки и Контрагенты

По согласованию возможна автоматическая загрузка этих справочников из программного комплекса, использовавшегося для учета расчетов до АвтоПарк.

Договоры

Заполнить справочник договорами, действующими на дату ввода подсистемы.

Важно: Необходимо распределить обязанности по ведению справочников контрагентов и договоров. Заниматься этим должны 1-2 компетентных работника. Перед заполнением справочников договоров следует отчетливо уяснить себе назначение шаблонов договоров и представлять принципы оформления отдельных шаблонов и отнесения к ним договоров.

Правила

НДССальдоМинус

Для описания специальной проводки в схеме операций, когда она выполняется только если НДС в строке товарного документа - отрицательный.

• Подсистема - "Товарные документы".
• Наименование - "Проводка только при отрицательном НДС".

Объекты материального учета

Оплата

Специальный объект для оформления документов начального сальдо, СДУНДС, документов "к оплате" и пр. Вид ОМУ - 99 "Деньги".

После ввода этого ОМУ его код следует сообщить разработчикам для поддержки в программе.

Виды операций

Покупка

Для оформления стандартных товарных документов по договорам покупки. Тип - "Зависит от документа".

Продажа

Для оформления стандартных товарных документов по договорам продажи. Тип - "Зависит от документа".

Начальное сальдо

Вид операции для оформления документов с начальным сальдо. Тип "Зависит от документа".

Типовые схемы операций

Ввод начального сальдо

Рекомендуется приступать к учету по частям: сперва ввести и проверить начальное сальдо по счетам 60 и 62, после того как это будет выполнено - вводить сальдо и начинать учет по счетам 76 и 79 (не обязательно в том же месяце - учет по каждому счету можно начинать независимо от другого). Дата начала учета расчетов определяется по каждому учетному разрезу значением поля Отношение к учету. Значение этого поля оформляется Разработчиком, по соответствующему запросу. Ввод начальных данных осуществляется с помощью первичных документов:

Оформление сальдо расчетов по договорам

Особенности оформления товарных документов:

• Один документ на договор.
• Одна строка с использованием ОМУ – «Оплата»
• Величина сальдо расчетов указывается в структурном виде. Т.е. нетто и НДС.
• Дата документа – последний день месяца, предшествующего месяцу начала учета расчетов по соответствующем разрезу.
• Вид операции – как правило, выделяют специальный вид операции, например, "Начальные остатки" или "Вступительное сальдо".
• Каждая схема операций содержит только односторонние проводки с использованием соответствующей специальной корреспонденции:
  1. 901 «Вступительная запись кредитовая», «Кредит», «Только денежные обороты».
  2. 902 «Вступительная запись дебетовая», «Дебет», «Только денежные обороты».

Поставщики

• «Документ прочих покупок» (ППк)
• Дебетовое сальдо расчетов (ваша предоплата) - величина сальдо (нетто, НДС) со знаком “-” (минус)
• Кредитовое сальдо расчетов (ваша задолженность поставщику, т.е. ваша покупка без предоплаты) - величина сальдо (нетто, НДС) со знаком “+” (плюс)
• Описание схемы операций:

Проводка	Вступительное сальдо (нетто и НДС)
Обороты	Строка товарного документа,  +,  +,  0, Безотносительно 'Cпособа учета НДС'
Специальное правило	Пустое, Параметры оставить пустыми
Дебет	Пустой, Пустая, указанный разрез 'Фиктивный'
Кредит	Договор, 901, Расчеты по договору

Покупатели

• «Документ прочих продаж» (ППр)
• Дебетовое сальдо (ваша продажа без предоплаты) - величина сальдо (нетто, НДС …) со знаком “+” (плюс)
• Кредитовое сальдо (ваша задолженность, т.е. получение вами предоплаты) - величина сальдо (нетто, НДС …) со знаком “-“ (минус)
• Описание схемы операций:

Проводка	Вступительное сальдо (нетто)
Обороты	Строка товарного документа,  +,  0,  0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС'
Специальное правило	Пустое, Параметры оставить пустыми
Дебет	Договор, 902, Расчеты по договору
Кредит	Пустой, Пустая, указанный разрез 'Фиктивный'

Проводка	Вступительное сальдо (НДС)
Обороты	Строка товарного документа,  0,  +,  0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС'
Специальное правило	Пустое, Параметры оставить пустыми
Дебет	Договор, 902, Расчеты по договору
Кредит	Пустой, Пустая, указанный разрез 'Фиктивный'

Проводка	Вступительное сальдо (НДС в предоплате)
Обороты	Строка товарного документа,  0,  -,  0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС'
Специальное правило	'НДССальдоМинус', Параметры оставить пустыми
Дебет	Договор, 902, указанный разрез 'НДС в предоплате'
Кредит	Пустой, Пустая, указанный разрез 'Фиктивный'

Оформление сальдо по расчетным счетам

• «Входящий мемориальный ордер» (ВМО).
• Схема операции:

Проводка	Начальное сальдо по расчетному счету
Обороты	Сумма платежного документа,  +,  0,  0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС'
Специальное правило	Пустое, Параметры оставить пустыми
Дебет	р/с или касса, 902, Указанный 101 'Расчетный счет'
Кредит	Пустой, Пустая, Указанный 'Фиктивный разрез'

Оформление сальдо по кассе

• Приходный кассовый ордер (ПКО).
• Схема операции:

Проводка	Начальное сальдо по расчетному счету
Обороты	Сумма платежного документа,  +,  0,  0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС'
Специальное правило	Пустое, Параметры оставить пустыми
Дебет	р/с или касса, 902, Указанный 100 'Касса'
Кредит	Пустой, Пустая, Указанный 'Фиктивный разрез'

Запуск

Выполняется камеральная проверка введенного сальдо с помощью отчетности подсистемы Учет расчетов. Например с помощью отчета Cn001: Анализ расчетов, сводов бухгалтерских проводок и т.п. После устранения возможных ошибок - начинается промышленная эксплуатация подсистемы: товарные и платежные документы оформляются в АвтоПарк. Правильность проводок контролируется с помощью "Протоколов обработки документов" (F9 на документе).

Трудные ситуации

Оформление ПД по сделкам, прошедшим до внедрения

Необходимо выполнить распределении платежа по ПД. Если имеется несколько неоплаченных товарных документов, при выполнении этой процедуры пользователю будет предложено выбрать нужные из списка. Для оформления оплаты по сделкам, прошедшим до внедрения, выбираются товарные документы со вступительным сальдо по договору. При частичной оплате сделки при распределении платежа будет выдано соответствующее предупреждение.