Расчеты с подотчетными лицами
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в лицевом счете работника на специальном учетном разрезе по счету 71. Обратите внимание, предлагаемый ниже документооборот и проведение в учете основаны на методике, которая отличается от "традиционной".
Содержание |
Заполнение справочников
- Учетные разрезы
-
- Расчеты с подотчетными лицами
- Счет 71, назначение "Расчеты с подотчетными лицами".
- Удержание подотчетных сумм
- Счет 94 (часто так же вместо 94 используется 73), см. п. Удержание подотчетных сумм из зарплаты.
- Виды начислений и удержаний
-
- Удержание подотчетных сумм
- Для оформления удержаний несданных вовремя подотчетных сумм из зарплаты, учетный разрез "Удержание подотчетных сумм". Поддержка отражения записей по этим видам начисления/удержания из расчетного листка в лицевом счете работника, осуществляется по требованию.
- Виды операций
-
- Расчеты с подотчетными лицами
- Тип "Зависит от документа", назначение "Расчеты с подотчетными лицами".
Документооборот
Расчеты с подотчетными лицами отражаются в АвтоПарк с помощью платежных документов (ПД) с видом операции "Расчеты с подотчетными лицами":
Выдача аванса
- Оформляется с помощью ПД на выдачу/перечисление подотчетных средств (РКО или ИПП).
- Для того, чтобы можно было перечислить подотчетные средства на зарплатные карты работников нужно будет оформить начисление подотчетных средств в РЛ с помощью ИсП с ВО "Расчеты с подотчетными лицами". После этого перечисление на зарплатные карты оформляется с помощью обычного зарплатного ИПП.
Авансовый отчет
Оформляется с помощью платежного документа вида "Авансовый отчет" (АВО). В документе указываются ссылки на товарные документы, отражающие расход подотчетных средств на оплату по соответствующему договору, проводка к71(Подотчетное лицо)-д60(Договор). АВО можно либо просто добавить вручную, либо сформировать на основании платежного документа на выдачу аванса ("F9-Связанные документы-Формирование"). Второй вариант служит только для упрощения формирования АВО (автоматически заполняется ряд полей документа), но не влияет на печать или обработку АВО. В "ссылках на ТД" указываются ТД, которые являются приложением к авансовому отчету.
Печать авансового отчета
При печати авансового отчета учитывается информация не только самого АВО, но и предшествующих и даже последующих ПД по расчетам с подотчетными лицами:
- Аванс полученный определяется как сумма документов по расчетам с подотчетными лицами на выдачу денег, предшествующих текущему АВО вплоть до предыдущего АВО, за исключением документов на внесение остатка/выдачу перерасхода (см. раздел о правилах оформления таких документов).
- Остаток/перерасход предыдущего аванса определяется системой как сальдо расчетов с подотчетным лицом на дату АВО за минусом полученного аванса.
- Внесение остатка/выдача перерасхода определяется как сумма соответствующего ПД, сформированного на основании текущего АВО.
Внесение остатка/выдача перерасхода
На основании АВО формируется платежный документ на выдачу перерасхода или возврат остатка ("F9-Связанные документы-Формирование"). Сумма по документу определяется Системой автоматически. ПД на выдачу перерасхода/возврат остатка по АВО должен быть сформирован до оформления любых других документов по расчетам с данным подотчетным лицом. Формирование этого документа как связанного позволяет корректно вывести на печать и текущий авансовый отчет (в отношении значений в разделе "Остаток внесен/Перерасход выдан"), и, обратите внимание, следующий тоже (в отношении сумм в графе "Предыдущий аванс").
Удержание подотчетных сумм из зарплаты
Согласно описанию счета 71 в плане счетов:
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Таким образом, чтобы удержать подотчетную сумму через зарплату сперва нужно провести ее на разрез "Удержание подотчетных сумм" с помощью ВхП со все тем же видом операции "Расчеты с подотчетными лицами". Собственно удержание через расчетный лист работника оформляется обычным образом по виду НУ "Удержание подотчетных сумм".
Полезные приемы работы
Быстрое оформление авансового отчета
- Оформить ТД, которые описывают приобретение услуг и ТМЦ за счет подотчетных средств (приложение к авансовому отчету).
- Встать на ПД (РКО или ИПП), которым была оформлена выдача аванса. Для этого, стоя на работнике, выполнить "F9 - Расчеты - Подотчетное лицо - Полная история баланса", ПД на выдачу аванса обычно находится вверху списка (последний по времени оформления документ). Перейти к этому ПД (Enter на соответствующей строке).
- Стоя на ПД выдачи аванса сформировать авансовый отчет АВО (выполнить "F9 - Связанные документы - Формирование"). В диалоге выбрать "Выполнить и перейти к модификации".
- Стоя в окне модификации АВО выполнить в локальном меню "Распределение платежа".
- Завершить модификацию и сохранить АВО.
- При необходимости выдачи перерасхода или внесения остатка выполнить стоя на АВО "F9 - Связанные документы - Формирование" и оформить соответствующий ПД. Быстро вернуться к АВО можно с помощью списка связанных документов (F9 - Связанные документы - Список").
- Отпечатать АВО (F9 - Печать").
Изменение очередности документов в пределах дня
При анализе баланса расчетов с подотчетным лицом и при печати авансового отчета важную роль играет правильная последовательность документов в пределах дня. Например, если по каким-то причинам ПКО на возврат остатка проведен раньше, чем соответствующий АВО от этой же даты, то это повлияет на печать АВО - будет неправильно определена сумма остатка от предыдущего аванса. Строго говоря, последовательность документов может быть нарушена только при несоблюдении рекомендованного порядка их оформления, но если это все-таки случилось, изменить порядок следования двух ПД по подотчетному лицу можно стоя на одном из этих двух документов с помощью пункта локального меню "F9 - Связанные документы - Изменить очередность ПД по подотчетному лицу в пределах дня". Будет предложен список ПД расчетов по подотчетному лицу на дату текущего документа, из которого можно выбрать ПД, с которым текущий необходимо "поменять местами".
Схемы операций
Авансовый отчет (АВО)
| Проводка | Сумма нетто |
| Обороты | Сумма ссылки на ТД из ПД, +, 0, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Договор, Только деньги, Расчеты по договору |
| Кредит | Физлицо, Только деньги, Указанный 'Расчеты с подотчетными лицами' |
| Проводка | НДС |
| Обороты | Сумма ссылки на ТД из ПД, 0, +, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Договор, Только деньги, Расчеты по договору |
| Кредит | Физлицо, Только деньги, Указанный 'Расчеты с подотчетными лицами' |
Расходный кассовый ордер (РКО)
| Проводка | |
| Обороты | Сумма ссылки на ФЛ из ПД, +, +, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Физлицо, Только деньги, Указанный 'Расчеты с подотчетными лицами' |
| Кредит | р/с или касса, Только деньги, Указанный 'Касса' |
Исходящее платежное поручение (ИПП)
Применяется при перечислении подотчетных сумм работнику на карточку:
| Проводка | |
| Обороты | Сумма ссылки на ФЛ из ПД, +, +, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Физлицо, Только деньги, Указанный 'Расчеты с подотчетными лицами' |
| Кредит | р/с или касса, Только деньги, Указанный 'р/с' |
Приходный кассовый ордер (ПКО)
| Проводка | |
| Обороты | Сумма ссылки на ФЛ из ПД, +, +, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | р/с или касса, Только деньги, Указанный 'Касса' |
| Кредит | Физлицо, Только деньги, Указанный 'Расчеты с подотчетными лицами' |
Входящий платеж прочий (ВхП)
Документ формирует проводку на списание денежных средств из подотчета на разрез к удержанию из зарплаты
| Проводка | |
| Обороты | Сумма ссылки на ФЛ из ПД, +, 0, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Физлицо, Только деньги, Указанный 'Удержание подотчетных сумм' |
| Кредит | Физлицо, Только деньги, Указанный 'Расчеты с подотчетными лицами' |
Исходящий платеж прочий (ИсП)
Документ формирует проводку на начисление подотчетных средств с одновременной записью в РЛ по соответствующему виду НУ для последующего перечисления на зарплатную карту
| Проводка | |
| Обороты | Сумма ссылки на ФЛ из ПД, +, +, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | 'РасчетныйЛистРаб', 'Вид НУ для начислений подотчетных средств в РЛ' |
| Дебет | Физлицо, Только деньги, Указанный 'Расчеты с подотчетными лицами' |
| Кредит | Пустой, Пустая, Указанный 'Расчеты по заработной плате' |
Ввод начальных остатков
Необходимо определить дату, с которой предполагается начать учёт расчетов с подотчетными лицами и сообщить ее Разработчикам для включения учета по соответствующему разрезу.
Ввести начальные остатки можно с помощью платежных документов вида ИсП:
- В документе указываются все подотчетные лица, по которым есть сальдо.
- Оформляется на дату, предшествующую дате начала учета расчетов с подотчетными лицами.
- Вид операции - "Расчеты с подотчетными лицами".
- В документе указываются суммы, выданные в подотчет. Если у работника есть перерасход подотчетных средств, подлежащий возмещению, то его сумма указывается со знаком "минус".
Схема операции должна быть описана следующим образом:
| Проводка | Начальные данные по расчетам с подотчетными лицами |
| Обороты | Сумма ссылки на ФЛ из ПД, +, 0, 0, Недопустимо применение 'Способа учета НДС' |
| Специальное правило | Пустое, Параметры оставить пустыми |
| Дебет | Физлицо, 902, указанный разрез 'Расчеты с подотчетными лицами' |
| Кредит | Пустой, Пустая, указанный разрез 'Фиктивный' |
