Закрытие месяца

Закрытие месяца– специальная процедура, гарантирующая неизменность лицевых счетов объектов учета за данный месяц при любых последующих изменениях. Перерасчет оборотов по одному, группе или всем объектам учета за данный месяц может быть произведен в любом последующем периоде, причем все требуемые изменения оказываются в лицевом счете расчетного месяца.

Общие правила закрытия месяца:

1. Процедура закрытия начинается не ранее 1-ого числа следующего за расчетным месяца.
2. Все первичные документы должны быть введены и обработаны.

Содержание 1 Заработная плата 2 Бухгалтерский учет 2.1 Подсистема учет расчетов 3 Открытие месяца 4 Трудные ситуации 4.1 При досчете лицевых счетов остались недосчитанные объекты 4.2 При проверке отчетов после закрытия месяца обнаружены грубые ошибки

Заработная плата

Закрывается подсистема "Учет заработной платы" ("F10 - Персонал - Зарплата - Итоги - Закрытие месяца".):

1. Выполнить "RSalD: Сброс расчета зарплаты по документам" как наиболее полный сброс.
2. Выполнить "Досчет".
3. Закрыть месяц.
4. Выполнить расчет страховых взносов (требуется с 01.2010).
5. Подготовить свод начислений/удержаний и/или распределение и выполнить камеральную проверку данных по зарплате.
6. Принять решение о том, что результаты расчета приемлемы и все корректировки, которые могут потребоваться будут проведены в последующих месяцах.
7. Выполнить "Печать расчетных листов" для подготовки файлов с расчетными листами и печати их.
8. Подготовить ордер для массовой выдачи зарплаты за месяц, итоговые отчеты для соответствующих отделов и т.д.

Бухгалтерский учет

В рамках бухгалтерского учета одновременно закрываются "Платежи", "Склад", "Основные средства" и "Учет расчетов" ("F10 - Бухгалтерия - Итоги - Объекты учета - Закрытие месяца").

1. Выполнить досчет лицевых счетов.
2. Закрыть месяц.
3. Получить отчеты и проверить.

Подсистема учет расчетов

При наличии подсистемы "Учет расчетов" при закрытии месяца необходимо выполнить следующие действия:

1. Установить запрет модификации первичных документов. Обратите внимание, такой запрет предотвращает модификацию документов в соответствующем периоде, однако никак не защищает от модификации "совсем старых" документов и, соответственно, появлению оборотов в лицевых счетах учетных объектах из закрытых периодов. Поэтому только после закрытия месяца можно заниматься разнесением данных учета из АвтоПарк куда-то еще.
2. Выполнить камеральные проверки (выручка, расходы).
3. Проверить и исправить ошибки по отчету "ChVAT Расхождения в документах отгрузки и учета НДС за период".
4. Сформировать СДУНДС.
5. Выявить продажи за месяц, классифицировать их на облагаемые и не облагаемые НДС и выполнить процедуру "Перепроведение НДС к 'Распределению'". Тут следует остановиться подробнее. Как известно, с 01.01.2008 налоговым периодом по НДС установлен квартал. Следовательно, в конечном итоге, НДС должен быть принят к вычету или отнесен в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) в пропорции, основанной на соотношении выручки за квартал.
   • Что нужно сделать при подведении итогов за квартал? Заполнить текущую настройку 9011 "Пропорция для 'распределения' НДС", датировав ее первым днем квартала. Далее, стоя в закрываемом месяце, выполнить процедуру "Перепроведение НДС к 'Распределению'", которая последовательно откатит и обработает товарные документы, содержащие НДС со способом учета 'Распределение' за квартал, см. "F10 - Бухгалтерия - Итоги - Периодические процедуры - Перепроведение НДС к 'Распределению'".
   • Что следует делать в первом и втором месяцах квартала?
     • Поскольку при подведении итогов за квартал данные по себестоимости будут изменены - приведены к окончательному виду (за счет установления пропорции распределения), в первом и втором месяцах желательно иметь приближенную к реальности картину себестоимости. Для этих целей разумно использовать данные о продажах за каждый месяц квартала нарастающим итогом. Обратите внимание, такая методика, во-первых, не противоречит налоговому законодательству, во-вторых, не приводит к существенно искаженным данным бухгалтерского учета в первом и втором месяцах квартала. Таким образом при закрытии очередного месяца уточняется значение свойства 9011 "Пропорция для 'распределения' НДС" и выполняется "Перепроведение НДС к 'Распределению'".
     • Альтернативная учетная позиция (?). Принять часть НДС к вычету, а часть учесть в стоимости товаров (работ, услуг) только в третьем месяце квартала. В течение первого и второго месяцев входной НДС по позициям, требующим распределения зависнет на счете 19. В этом случае следует оформить текущую настройку только по истечении квартала - тогда, когда станут известны квартальные продажи. Обратите внимание, что к моменту подведения итогов по НДС первый и второй месяцы должны быть закрыты. Таким образом "Перепроведение НДС к 'Распределению'" делается только при закрытии последнего месяца квартала, а при закрытии первых двух месяцев ее выполнять не нужно.
     • Если по каким-то причинам пропорция распределения НДС на квартал определяется по итогам предыдущего квартала, то достаточно просто заполнить текущую настройку 9011 "Пропорция для 'распределения' НДС" на первое число квартала и выполнить "Перепроведение НДС к 'Распределению'" для тех ТД, которые успели оформить с начала квартала.
     • Помесячное распределение НДС по ОС. Согласно п.4.1 статьи 170 НК РФ в отношении ОС в первом и втором месяце квартала для распределения НДС можно брать пропорцию по итогам текущего месяца, а не квартала в целом. В случае принятия такой методики текущую настройку 9011 "Пропорция для 'распределения' НДС" нужно указывать уже не на начало квартала, а на первое число каждого месяца. При этом для распределения НДС по ОС в первых двух месяцах квартала будет использоваться пропорция за конкретный месяц, а для остальных объектов учета и для ОС в третьем месяце квартала пропорция определяется путем суммирования данных текущей настройки 9011 "Пропорция для 'распределения' НДС" за все три месяца квартала.
       • В сочетании с альтернативной учетной позицией (см. выше) НДС по ОС будет распределяться каждый месяц, а пропорция для распределения НДС по остальным объектам будет определена только после ввода всех трех значений текущей настройки 9011 "Пропорция для 'распределения' НДС".
       • Если альтернативная учетная позиция не применяется - пропорция для распределения НДС по обычным объектам учета будет автоматически "уточняться" каждый месяц нарастающим итогом.
6. Досчитать лицевые счета объектов учета (ЛС).
7. Закрыть месяц.
8. Снять запрет модификации первичных документов.
9. Получить отчеты и проверить.

Открытие месяца

Необходимость открыть месяц может возникнуть при обнаружении грубых ошибок в краткий период времени после его закрытия. Необходимо отдавать себе отчет в том, что все отчеты по итогам работы подсистемы за месяц после открытия и повторного закрытия нужно будет выполнить заново. При необходимости открытия месяца:

1. Открыть месяц (выполняется путем снятия соответствующей "галочки" в Календаре).
2. Исправить ошибки.
3. Выполнить пересчет ЛС объектов, по которым исправлялись ошибки. При большом количестве таких объектов - выполнить сброс их ЛС.
4. Досчитать ЛС.
5. Закрыть месяц.

Трудные ситуации

При досчете лицевых счетов остались недосчитанные объекты

Разобраться со списком объектов учета, по которым досчет не выполнился. "Разобраться" – означает выполнить досчет по конкретному объекту учета из списка, получить сообщение о проблеме и устранить проблему нужным способом. Возможны случаи, когда в список попадают объекты, у которых при персональном досчете не выявляется никаких проблем – очевидно при потоковом досчете произошел сетевой конфликт при доступе к данным по этому объекту. После устранения проблем следует заново выполнить досчет лицевого счета объекта.

При проверке отчетов после закрытия месяца обнаружены грубые ошибки

При выявлении проблем, требующих немедленного решения, открыть месяц, устранить проблемы и вернуться к процедуре закрытия месяца начиная с пункта "Выполнить досчет лицевых счетов".