Мероприятия для ввода в эксплуатацию АвтоПарк

Для ввода в эксплуатацию системы АвтоПарк необходимо выполнить следующее:

• в справочнике контрагентов ввести контрагента с кодом 0000 - Ваше предприятие, заполнить свойства контрагента;
• заполнить и выверить виды начислений и удержаний, тщательно - по всем полям;
• заполнить и выверить справочники: маршруты, выходы;
• ввести планы по доходам;
• заполнить справочник марок подвижного состава;
• определить группы марок по величине тарифной ставки, заполнить справочник групп марок и указать в каждой марке соответствующую тарифную группу;
• заполнить тарифные сетки по оплате путевых листов;
• ввести нормы топлива по маршрутам для каждой марки;
• заполнить и выверить список подвижного состава;
• ввести пробег по каждой единице подвижного состава на начало эксплуатации АвтоПарка; указывать дату - до пуска Автопарк, например 31.12.2009, если Автопарк вводится в эксплуатацию 01.01.2010; пробег свыше 1 миллиона километров вводить двумя значениями, которые в сумме дают нужный пробег, например: дата 30.12.2009 пробег 900,000, дата 31.12.2010 пробег 135,000, итого на 01.01.2010 пробег ТС равен 1,035,000 километров.
• заполнить штатное расписание;
• заполнить и выверить список работников;
• выверить текущие настройки;
• выполнить пробную таксировку путевых листов, по крайней мере за один полный день, а также по 10 водителям - за полный месяц;
• определиться с правилами таксировки ремонтов, резервов, простоев;
• проверить обработку путевых листов (оплату, расчет топлива, расчет плана по доходам) по путевым листам (без кондуктора; с кондуктором; со стажером; с различными видами перевозок - город, пригород, хозяйственные перевозки, заказ; с различными видами работ - линия, ремонт, простой, резерв). Предварительно следует получить подтверждение от разработчиков, что методы оплаты настроены (подготовлены);
• ввести персональные доплаты работников (бригадирские, совмещения, персональные оклады, увеличенный и дополнительный объем работ, по уходу за ребенком, за квалификацию и т.д.), предварительно согласовать с разработчиками список доплат;
• ввести регулярные удержания работников (алименты, ссуда, профсоюз). По требованию удержание профсоюзных взносов первоначально оформляется конвертером для всех работников, состоящих в штате;
• оформить удержания для перечисления зарплаты в банк. По требованию возможен первоначальный импорт лицевых счетов для перечислений зарплаты в банк;
• оформить вычеты по НДФЛ (стандартные, имущественные) в налоговых справках. По требованию первоначально оформляется конвертером персональный стандартный вычет для всех работников;
• ввести соответствующие свойства физических лиц для инвалидов, пенсионеров - для расчета страховых взносов;
• выверить список иностранцев для расчета страховых взносов, НДФЛ;
• выверить режимы работы, их распределение по работникам;
• проверить зарплату - всего персонала (выборочно).
• Оформить вступительное сальдо по счету 70 в разрезе работников. Вступительное сальдо оформляется приказом по специальному (выделенному) виду начисления (кредитовое - со знаком "плюс", дебетовое - со знаком "минус"). Приказ проводится в месяце запуска АвтоПарк. Возможны два варианта:
  1. Полный. Подразумевает оформление реального сальдо по счету 70 (по каждому работнику) и проведение в АвтоПарк всех платежных документов по зарплате в месяце запуска.
  2. Сокращенный. Заключается в оформлении только непогашенного (массовой выдачей и/или межрасчетными выплатами за месяц, предшествующий месяцу запуска) сальдо. Оформление соответствующих ПД, очевидно, не требуется.
• Документы учета отсутствия/оплаты по-среднему, переходящие из прошлого месяца, оформляются только с первого числа месяца ввода. Начисления за предыдущий месяц проводятся через приказы о начислении и удержании. Документы, начисленные в предыдущем месяце, нужные только для отражения в табеле, оформляются тоже только с первого числа месяца без оплаты (с нулевой средней).
• До месяца ввода полностью удаляются документы учета отсутствия/оплаты по-среднему, путевые листы, расчетные листы, обнуляются лицевые счета.

Импорт данных по заработной плате до пуска АвтоПарк

Импорт возможен на основе предоставленных данных в определенном формате.

Импорт заработной платы для налогов, сведений в МНС, ПФР

Производится, если АвтоПарк вводится в эксплуатацию не с начала года. Требуются файлы в формате MS Excel (или dbf), отдельные на каждый месяц, с января по месяц, предшествующий вводу АвтоПарк. Например, АвтоПарк вводится в эксплуатацию с 03.2010. Заработная плата для импорта должна быть представлена в двух файлах: 201001.XLS (январская зарплата), 201002.XLS (февральская зарплата). Каждый файл должен содержать колонки:

• tabn - табельный номер;
• F, N, O - фамилия, имя, отчество.
• mout - месяц, В котором начислено / удержано (1 - январь, 2- февраль и т.д.);
• ye - год, ЗА который начислено;
• mes - месяц, ЗА который начислено / удержано (1 - январь, 2- февраль и т.д.);
• kod - код вида начисления / удержания. Требуется таблица соответствия кодов в файле и видов Н/У в АвтоПарке, если не совпадают;
• summ - сумма;
• naim - наименование вида начисления / удержания.

Импорт для расчета средних (отпусков, больничных и т.п.)

Зарплата за нужный расчетный период требуется точно в таком же виде, как для налогов - помесячные файлы, состав файлов такой же. Помимо заработка, нужны дни из табелей по видам работ за расчетный период. Один файл (не помесячные) в формате MS Excel (или dbf) за весь расчетный период с колонками:

• tabn - табельный номер;
• F, N, O - фамилия, имя, отчество;
• mout - месяц (1 - январь, 2- февраль и т.д.);
• вид работы по табелю;
• дни.